top of page

Guía completa paso a paso para organizar eventos exitosos

La organización de un evento consiste en integrar los recursos de forma dinámica y metódica para lograr los resultados esperados.


Event manager

La producción de eventos es un proceso que combina la creatividad, la organización y la atención al detalle. Ya sea que estés preparando una boda inolvidable, un emocionante evento corporativo o una reunión especial, contar con una guía completa paso a paso puede marcar la diferencia entre el éxito y el caos.


Esta guía completa paso a paso para organizar eventos te sumergirá en el emocionante mundo de la planificación, desentrañando cada etapa, desde la definición clara de los objetivos hasta la selección de proveedores confiables, la elección del lugar perfecto y la creación de un programa cautivador.


Este material no solo te acompañará en el viaje de transformar ideas en realidad, sino que también te brindará consejos valiosos y estrategias probadas para sortear los desafíos comunes que surgen en cada etapa de la producción de un evento.


Cómo comenzar a organizar un evento


Para gestionar de manera planificada un evento es necesario coordinar las actividades de un grupo de personas a través de la división del trabajo y funciones, y utilizar una jerarquía de autoridades y responsabilidades.


Al mismo tiempo, para alcanzar el éxito será imprescindible implementar un enfoque de trabajo basado en la colaboración, lo que permite la descentralización de las tareas, la optimización de los tiempos y el incremento de la creatividad.


Pero todas estas actividades pueden ser complicadas sin un método de trabajo eficiente, el cual debe comenzar con ciertos pasos que incluyan el propósito, fecha, público y lugar, y finalmente, la planificación de cada uno de las etapas de la producción.


Pasos necesarios para planificar un evento


Paso 1: Determinar el propósito del evento: ¿Qué se espera conseguir con este evento? 

Esta primer paso supone definir los objetivos generales y específicos que se desean lograr, y cómo se alinean con la identidad corporativa de la entidad organizadora.


Paso 2 : Establecer el objetivo del evento: ¿Por qué se realiza?


Posteriormente, se deben definir los objetivos específicos y medibles que se quieren lograr. Estos objetivos deben ser claros y estar alineados con el propósito establecido previamente.


Paso 3: Seleccionar la fecha del evento: ¿Cuándo se llevará a cabo?


Una establecido el propósito y los objetivos, se debe elegir una fecha que sea oportuna y conveniente para el público objetivo, a la vez que se encuentre esté disponible para los proveedores y demás públicos. Es importante considerar otros eventos o fechas significativas que puedan afectar la participación o la disponibilidad del lugar.


Paso 4: Definir quiénes participarán: ¿Quiénes serán los asistentes o el público objetivo del evento?


A continuación, es preciso identificar y comprender a la audiencia a la que se quiere llegar. Esto permitirá adaptar el contenido, las actividades y la promoción del evento de acuerdo con sus necesidades y expectativas.


Paso 5: Elegir el lugar del evento: ¿Dónde se realizará?


La selección del lugar debe basarse en el tamaño y las necesidades del evento, así como en consideraciones como el presupuesto, la ubicación geográfica y la accesibilidad para los participantes. Además, se deben tener en cuenta los proveedores necesarios, como servicios de catering, audiovisuales, entre otros, y asegurarse de que el lugar elegido pueda proporcionar o acomodar estos servicios.


Paso 6: Desarrollar el plan de producción del evento: ¿Cómo se llevará a cabo?


Finalmente, se debe crear un plan de trabajo detallado que abarque todas las etapas de la producción del evento, las cuales son:


1. Preproducción: Incluye la preparación inicial del evento (definición del objetivo, lugar, fecha y público objetivo, elaboración del presupuesto, definición de tareas y responsabilidades, contratación de proveedores y obtención de permisos necesarios), y la organización previa (planificación de la logística, elaboración del programa/agenda, coordinación de actividades y promoción del evento).


2. Producción: Ejecución del evento, donde se llevan a cabo todas las actividades planificadas, como presentaciones, sesiones, actividades interactivas, entre otros.


3. Postproducción: Evaluación y seguimiento después del evento, que implica recopilar feedback de los participantes, analizar los resultados alcanzados en relación con los objetivos establecidos y hacer ajustes para futuros eventos.


Pasos para comenzar a organizar un evento


Guía completa paso a paso para organizar eventos exitosos


A continuación, te propongo un plan de trabajo dividido en tres etapas, el cual te ayudará a gestionar tus tareas de forma más eficiente:


1. Preproducción

1.1. Preparación.

1.2. Organización previa.


2. Producción

1. Ejecución del evento.

2. Actividades paralelas.


3. Postproducción

1. Evaluación.

2. Medición.

3. Cierre del evento.


La organización de eventos es un arte que combina la creatividad, la estrategia y la precisión para lograr que cada detalle sea una experiencia memorable para los asistentes.

event planners


1. Preproducción


1.1. Preparación


La preparación de un evento es la etapa previa al día del evento en sí mismo, en la que se llevan a cabo todas las tareas necesarias para planificar y organizar el evento de manera eficiente y efectiva.


Es una fase fundamental para el éxito de cualquier evento, ya que en ella se establecen las bases para que todo lo que suceda durante el evento sea lo más fluido posible. Esta etapa diferenciarse en una primera instancia de preparación y una segunda de organización previa.


Durante la etapa de la preparación se definen los objetivos y el alcance del evento, se determina el presupuesto y se establece el plan de acción para llevar a cabo todas las tareas necesarias. Las tareas que se deben llevar a cabo son:


- Concepción del propósito y la misión: Una vez reunida la información y los objetivos, se debe redactar un primer borrador del programa que permita contemplar las distintas propuestas. En esta primera etapa es clave determinar por qué se está organizando el evento y cuál es el mensaje central que se desea transmitir. Además, es preciso asegurarse que se encuentre alineado con los valores y la visión de su organización, así como con las necesidades del público objetivo.


- Establecer los objetivos SMART: Se debe procurar que los objetivos sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Delimitados en el tiempo. Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser "Aumentar la participación en el evento en un 30% respecto al año pasado".


- Desglosar los objetivos: Se dividen los objetivos en acciones específicas y medibles que deben realizarse para alcanzarlos. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar la participación, se puede incluir acciones como aumentar la promoción en redes sociales, colaborar con influencers, etc.


- Determinar el nombre y hashtags del evento. El naming (también conocido como "nombre" o "denominación") de un evento se refiere al nombre que se le da al evento. Es la identificación que se utiliza para referirse a ese evento en particular y puede ser un factor importante en la percepción y promoción del mismo.


Por otra parte, los hashtags son palabras o frases precedidas por el símbolo "#" (conocido como "hashtag" en inglés), que se utilizan para etiquetar contenidos en redes sociales como X, Instagram, Facebook, entre otros. Estos pueden ayudar a aumentar la visibilidad del evento y permiten a los usuarios seguir la conversación en torno a ese tema específico.


Algunos hashtags que se pueden utilizar para promocionar un evento son:


  • El nombre del evento: Se pueden utilizar el nombre del evento como hashtag para que los usuarios puedan encontrar fácilmente información sobre el evento.

  • Hashtags generales: Se pueden incorporar hashtags relacionados con la temática del evento o que sean relevantes para el público al que va dirigido. Por ejemplo, si es un evento de tecnología, se podrían utilizar hashtags como #tecnología, #innovación, #startups, entre otros.

  • Hashtags de ubicación: Si el evento se lleva a cabo en un lugar específico, tales como: #Ciudad, #País, #Lugar, etc.

  • Hashtags de marca: Si el evento cuenta con patrocinadores o colaboradores, se suele utilizar hashtags relacionados con las marcas para aumentar su visibilidad y promoción.


- Elegir la fecha. La elección de la fecha es crucial para asegurar su éxito. Estos son algunas recomendaciones para realizarlo:


  • Planificar con suficiente antelación: Es importante comenzar a planificar el evento con suficiente antelación para poder elegir la fecha adecuada. Si se espera hasta el último momento, se pueden encontrar fechas limitadas o no disponibles.

  • Conocer el público objetivo: Es importante conocer al público objetivo del evento para poder elegir una fecha que les resulte conveniente. Por ejemplo, si el evento está dirigido a estudiantes, es mejor programarlo durante las vacaciones escolares o fines de semana.

  • Evitar fechas festivas o feriados: Es recomendable evitar programar el evento durante fechas festivas o feriados, ya que las personas suelen tener planes preestablecidos o pueden estar fuera de la ciudad.

  • Verificar el clima: Si el evento se realizará al aire libre o se verá afectado por las condiciones climáticas, es importante verificar la época del año y el clima típico para esa fecha.

  • Evitar conflictos con otros eventos: Es importante verificar si hay otros eventos importantes programados en la misma fecha para evitar conflictos y asegurar la asistencia de los invitados.

  • Considerar los días de la semana: La elección del día de la semana también es importante. Por ejemplo, los eventos de negocios suelen programarse durante la semana, mientras que los eventos sociales se realizan con mayor frecuencia los fines de semana.

  • Tener en cuenta los plazos y ciclos de la industria: Es importante tener en cuenta los plazos y ciclos de la industria en la que se encuentra el evento. Por ejemplo, un evento de moda debería programarse antes de la temporada de compras.


- Definir el público objetivo de un evento: Esto implica identificar y delimitar el grupo específico de personas a las que está dirigido el evento. Esto se logra mediante el análisis de características demográficas, intereses, comportamientos y necesidades de los posibles asistentes. Al definir el público objetivo, se puede personalizar el evento para satisfacer sus expectativas y maximizar su participación, lo que a su vez contribuye al éxito general del evento.


- Segmentar las audiencias: Refinar la segmentación de la audiencia es fundamental para dirigir el evento de manera efectiva. Dividir el público en grupos más específicos permite personalizar la experiencia según sus necesidades y preferencias. Al dirigir el evento hacia los segmentos más adecuados y rentables para el negocio, se optimizan los recursos y resultados. Además, diferenciar el evento de otros similares destacando sus beneficios, características únicas y emociones asociadas contribuye a su singularidad y atractivo.


- Definir el lugar del evento: Se debe considerar la capacidad, la ubicación y las comodidades del lugar. Para ello es preciso asegurarse de que el lugar pueda acomodar a los asistentes y proporcionar servicios necesarios como Wi-Fi, estacionamiento y equipo técnico. La ubicación debe ser conveniente y accesible para la audiencia, con opciones de transporte cercanas. Además, se deben verificar las políticas del lugar, procurando que se ajusten a tus necesidades y presupuesto.


Pasos para elegir el lugar adecuado:


  1. Definir las necesidades: Antes de comenzar la búsqueda de un lugar para un evento, es importante tener en cuenta las necesidades del evento. Es importante considerar el tamaño del espacio requerido, el tipo de evento, los servicios adicionales necesarios, como catering o tecnología.

  2. Adecuar la elección al presupuesto: El presupuesto es un factor determinante en la elección del lugar para el evento. Es importante tener un presupuesto claro antes de comenzar la búsqueda y buscar lugares que se ajusten a las posibilidades económicas.

  3. Considerar la ubicación: La ubicación es clave para el éxito del evento. Es importante que el lugar elegido sea fácilmente accesible para los invitados y que haya opciones de transporte cercanas.

  4.  Verificar las instalaciones: Antes de tomar una decisión, es esencial visitar el lugar para evaluar las instalaciones y los servicios que ofrecen. Es importante verificar si tienen los equipos necesarios para el evento, como iluminación, sonido, proyección, entre otros.

  5. Considerar la capacidad: Es importante que el lugar tenga capacidad suficiente para todos los invitados y verificar si tienen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su bienestar.

  6. Verificar la disponibilidad: Antes de tomar una decisión, es esencial verificar si el lugar está disponible en la fecha y hora del evento.

  7. Leer reseñas y opiniones: Investigar las opiniones y reseñas de otros clientes que hayan utilizado el lugar para eventos similares es importante para tener una idea de la calidad del servicio que ofrecen y tomar una decisión informada.



- Determinar el presupuesto: Definir el presupuesto de un evento es un proceso crucial en la planificación y organización de cualquier tipo de evento. Para esto, se deben seguir varios pasos:


  • Identificar los gastos principales, incluyendo el alquiler del lugar, la decoración, la comida y bebida, el entretenimiento, la seguridad y el transporte.

  • Determinar la cantidad de asistentes para estimar la cantidad de suministros necesarios.

  • Definir las prioridades y determinar qué elementos son fundamentales para el éxito del evento.

  • Investigar los precios de los diferentes proveedores y compararlos para obtener la mejor calidad al precio más razonable.

  • Crear una hoja de cálculo que incluya todos los gastos y los ingresos del evento. En la columna de gastos, se deben listar todos los elementos identificados en el paso 1 y asignarles un costo. En la columna de ingresos, se deben incluir los ingresos esperados del evento, como las entradas y el patrocinio.

  • Establecer un límite de gastos para el evento y asegurarse de que los gastos no superen este límite. Si los gastos superan el límite, se deben buscar formas de reducir los costos o aumentar los ingresos.

  • Prever gastos adicionales que puedan surgir durante el evento. Para ello, es útil tener un fondo de reserva para emergencias o imprevistos.

  • Incluir los costos indirectos, como los gastos generales y los costos de marketing y publicidad.

  • Revisar regularmente el presupuesto real frente al proyectado y realizar ajustes según sea necesario para evitar desviaciones. Es recomendable realizar el seguimiento detallado de los gastos e ingresos utilizando herramientas como hojas de cálculo o software especializado). ·     


- Evaluar la viabilidad del presupuesto: Existen varios métodos económicos que se pueden utilizar para evaluar la rentabilidad de un presupuesto de un evento, y cada uno se mide de manera diferente.


- Establecer las vías de financiación: Existen varias fuentes de financiamiento que se pueden utilizar para cubrir los costos de un evento. Las más comunes son:


  • Entradas o venta de boletos: La venta de entradas o boletos es otra fuente común de financiamiento. Los ingresos generados por la venta de entradas pueden ayudar a cubrir los costos del evento y, en algunos casos, generar ganancias adicionales.

  • Donaciones: Las donaciones son una fuente de financiamiento común para eventos sin fines de lucro o benéficos. Las personas u organizaciones pueden hacer donaciones monetarias o proporcionar recursos en especie para apoyar el evento.

  • Crowdfunding: El crowdfunding es una fuente de financiamiento relativamente nueva que ha ganado popularidad en los últimos años. Permite a los organizadores del evento recaudar fondos a través de plataformas en línea al solicitar donaciones de la comunidad.

  • Subvenciones: Las subvenciones son otra fuente de financiamiento común para eventos sin fines de lucro o benéficos. Las organizaciones gubernamentales o privadas pueden proporcionar subvenciones para apoyar eventos específicos que se ajusten a sus objetivos y criterios.

  • Venta de productos o servicios: La venta de productos o servicios durante el evento también puede ser una fuente de financiamiento. Por ejemplo, la venta de alimentos y bebidas o la venta de mercancía temática del evento pueden ayudar a generar ingresos adicionales.

  • Patrocinio: El patrocinio es una fuente de financiamiento común para eventos. Las empresas pueden proporcionar fondos o recursos en especie a cambio de publicidad o promoción de su marca durante el evento.


presupuesto

Encuentra todo lo que necesitas para elaborar el presupuesto de un evento aquí



- Definir el formato: Se puede elegir entre formatos físicos, virtuales o híbridos según tus objetivos, presupuesto y mercado objetivo. Es clave considerar el propósito del evento, el presupuesto disponible y las preferencias de tu audiencia. Por ejemplo, un taller de capacitación podría beneficiarse de un formato físico o híbrido para una interacción más práctica, mientras que un lanzamiento de producto podría funcionar bien en un formato virtual para llegar a una audiencia más amplia.


- Elaborar un plan de trabajo: Preparar un cronograma preliminar que sirva de posible guión. Incluir un croquis del lugar con propuestas de distribución de lugares y bocetos de los escenarios e imagen institucional.


- Realizar un posible listado de invitados y un breve resumen del contexto general del evento.


- Diseñar el evento: El diseño del evento implica la conceptualización completa de cómo será la experiencia para los asistentes y cómo se lograrán los objetivos establecidos. Para ello se debe:


  • Entender con claridad los objetivos del evento. ¿Qué se busca lograr? Esto puede variar desde aumentar el reconocimiento de la marca hasta fomentar relaciones profesionales o educar a los participantes.

  • Identificar y comprender al público objetivo es esencial. Definir perfiles, intereses y necesidades permite adaptar el evento a sus preferencias y garantizar una mayor participación.

  • Establecer una temática o concepto central que guíe todos los aspectos del evento, desde la elección de colores y la decoración hasta las actividades y los contenidos.

  • Seleccionar un lugar que se ajuste a la temática y al tamaño del evento. La elección del lugar tiene un gran impacto en la atmósfera y la experiencia general.

  • Desarrollar una identidad visual coherente con la temática y la marca del evento, incluyendo logotipos, paleta de colores, tipografía y elementos visuales.

  • Diseñar un programa que ofrezca una variedad de actividades, como charlas, talleres, entretenimiento y networking. Cada actividad debe contribuir a los objetivos del evento.

  • Crear ambientes y espacios que sumerjan a los asistentes en la temática. Esto puede incluir decoración temática, instalaciones interactivas y detalles cuidadosamente diseñados.

  • Elaborar estrategias de marketing que comuniquen de manera efectiva los beneficios y atractivos del evento. Utilizar diferentes canales para llegar a la audiencia objetivo.


- Elaborar un brief del evento. Este es un documento que se utiliza para comunicar a todas las partes interesadas en la planificación y producción del evento los detalles, objetivos y requisitos esenciales para su éxito. Este resumen suele ser realizado por el organizador principal o una agencia y presentado en persona o a través de medios digitales como correo electrónico o videoconferencia.


El brief del evento es un documento esencial que proporciona una guía detallada a todas las partes involucradas en la planificación y ejecución del evento. Debe ser claro, completo y fácil de entender. En general, busca garantizar que todas las partes involucradas en la planificación y producción del evento tengan una comprensión clara de los objetivos, requisitos y detalles esenciales para su éxito, de manera que se pueda llevar a cabo el evento de manera efectiva y sin problemas.



El diseño de un evento exitoso comienza con la conceptualización creativa y estratégica de la experiencia, mientras que el brief del evento asegura que todas las partes involucradas tengan una comprensión clara de los objetivos, la visión y los detalles prácticos del evento. Ambos aspectos son esenciales para la ejecución exitosa de un evento memorable y efectivo.

Briefing de un evento

Encuentra los pasos para elaborar un brief aquí


- Conformar un equipo de trabajo: Armar un equipo de trabajo para un evento puede ser un desafío considerable. En primer lugar, es fundamental identificar las áreas clave que requieren atención y luego reclutar y capacitar al equipo de acuerdo con las necesidades específicas del evento. Es crucial seleccionar a las personas idóneas para cada tarea. Estas áreas pueden abarcar aspectos como logística, marketing, atención al cliente, seguridad, entre otros. Para cada área prioritaria, es necesario definir los roles necesarios para su cobertura. Por ejemplo, en el área de marketing, podría ser necesario contar con un especialista en redes sociales, un diseñador gráfico y un redactor de contenidos.


- Definir el organigrama. Una vez definidos los roles, hay que buscar las personas adecuadas para cada uno. Se puede buscar dentro de la propia red de contactos o publicar anuncios en redes sociales, sitios web de trabajo o en tu comunidad local.


- Describir los puestos. Un grupo de trabajo de organización de eventos puede incluir diferentes puestos y roles según las necesidades del evento específico.


- Motivar y empoderar al equipo brindándoles reconocimiento, retroalimentación y autonomía, y fomente una cultura de trabajo colaborativa y positiva.


- Proporcionar apoyo y orientación al grupo para superar cualquier desafío que pueda surgir durante la planificación y ejecución del evento, y estar preparado para abordar cualquier problema o conflicto que pueda surgir.


Puestos más comunes que se encuentran en un equipo de organización de eventos

- Utilizar aplicaciones especializadas.Las aplicaciones de organización de eventos son herramientas tecnológicas que se utilizan para ayudar a planificar, coordinar y ejecutar eventos de manera más eficiente. Estas aplicaciones pueden ser útiles para todo tipo de eventos, desde pequeñas reuniones hasta grandes conferencias y festivales.


Las aplicaciones de organización de eventos pueden tener una variedad de características y funciones, como la creación y seguimiento de agendas, la gestión de invitados y asistentes, la venta de entradas, la gestión de presupuestos y finanzas, la comunicación y colaboración entre miembros del equipo y proveedores, la creación de encuestas y cuestionarios, y la recopilación y análisis de datos de asistentes.


Al utilizar estas aplicaciones, los organizadores de eventos pueden ahorrar tiempo y recursos valiosos, aumentar la eficiencia y la productividad, reducir los errores y mejorar la calidad del evento en general. Además, estas herramientas pueden proporcionar una experiencia más personalizada y atractiva para los asistentes, lo que puede aumentar la satisfacción y el interés en el evento. Algunas de las principales son:


  • Asana: Es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los organizadores crear tareas, asignarlas a miembros del equipo, establecer fechas límite y hacer seguimiento del progreso. Es una buena opción para mantener a todo el equipo informado y en la misma página.

  • Eventbrite: Esta aplicación es la versión móvil de la plataforma Eventbrite, pero está diseñada específicamente para organizadores de eventos. Permite a los organizadores realizar un seguimiento de las ventas de entradas, acceder a información de asistentes y escanear entradas en la puerta del evento.

  • Whova: es una plataforma que combina la gestión de eventos con una aplicación móvil para los asistentes. Permite a los organizadores crear agendas personalizadas, enviar actualizaciones y notificaciones a los asistentes, y recopilar comentarios y opiniones en tiempo real.

  • Aventri: Es una plataforma de gestión de eventos que permite a los organizadores crear agendas, enviar invitaciones, vender entradas, realizar encuestas y analizar los resultados del evento.

  • Bizzabo: Es una aplicación de gestión de eventos que permite a los organizadores crear agendas, enviar invitaciones, vender entradas, realizar encuestas y analizar los resultados del evento.

  • HeySummit: Es una plataforma de gestión de eventos en línea que permite a los organizadores crear eventos virtuales, incluyendo conferencias, webinars, talleres y otros tipos de eventos en línea. La plataforma incluye herramientas para la gestión de entradas, la programación de eventos y la transmisión en vivo.


- Elaborar un plan de comunicación. El plan de comunicación es un documento fundamental para la gestión de la comunicación y la promoción del evento, por lo que debe estar bien estructurado, planificado y ejecutado para garantizar su éxito.


Este es un documento clave que detalla la estrategia de comunicación y difusión que se llevará a cabo para promocionar y posicionar el evento ante el público objetivo. Además, debe incluir todas las acciones que se llevarán a cabo antes, durante y después del evento con el objetivo de alcanzar los objetivos de comunicación y marketing establecidos.


El plan de comunicación debe establecer las acciones que se llevarán a cabo para mejorar la participación activa y el nivel de conexión emocional que se establece con los asistentes a lo largo de todo el evento. Algunas de estas son:


Antes del evento


  • Involucrar a los asistentes en la planificación del evento: Permitirles proponer ponentes, lugares y participar en votaciones para personalizar el evento a sus gustos y preferencias, lo que aumenta su entusiasmo y sentido de pertenencia.

  • Conocer los gustos de los asistentes: Realizar encuestas o focus groups para comprender las necesidades y expectativas de los asistentes, lo que crea una atmósfera de cercanía y muestra interés genuino en satisfacer sus requerimientos.

  • Permitir acompañantes: Facilitar la asistencia de acompañantes fomenta la diversidad en el evento, enriqueciendo la experiencia y promoviendo el intercambio interdisciplinario.

  • Generar misterio y anticipación: Utilizar el storytelling y teasers para crear expectativa y emoción entre los asistentes, involucrándolos emocionalmente y promoviendo una conexión más profunda con el evento.

  • Contacto personalizado: Si es posible, establecer comunicaciones personalizadas y directas con los asistentes, desde firmas personalizadas en correos hasta llamadas individuales, para que se sientan acogidos y valorados.

  • Implicar a los patrocinadores: Colaborar estrechamente con los patrocinadores para desarrollar activaciones y contenidos atractivos que mejoren la experiencia del evento y agreguen valor para los asistentes.


Durante el evento


  • Interacción activa: Fomentar la participación activa de los asistentes a través de actividades interactivas, sesiones de preguntas y respuestas, encuestas en tiempo real, etc.

  • Networking: Facilitar oportunidades para que los asistentes se conecten entre sí, ya sea a través de sesiones de networking estructuradas, áreas de descanso designadas o aplicaciones móviles que permitan la interacción entre los participantes.

  • Contenido relevante y variado: Ofrecer una variedad de contenidos relevantes y de calidad que aborden los intereses y necesidades de los asistentes, incluyendo conferencias, talleres, paneles de discusión, demostraciones, etc.

  • Experiencias memorables: Incorporar elementos experienciales y sorprendentes que hagan que el evento sea memorable para los asistentes, como demostraciones en vivo, exhibiciones interactivas, experiencias sensoriales, etc.

  • Feedback en tiempo real: Permitir que los asistentes proporcionen feedback en tiempo real sobre el evento, ya sea a través de encuestas digitales, aplicaciones móviles o dispositivos de votación en vivo, para adaptar y mejorar la experiencia en el momento.

  • Soporte y atención personalizada: Brindar un servicio atento y personalizado a los asistentes para abordar cualquier problema o inquietud que puedan tener, asegurando que se sientan valorados y bien atendidos durante todo el evento.

  • Involucramiento de patrocinadores: Incorporar activaciones y promociones de los patrocinadores que agreguen valor a la experiencia del evento y generen interacción adicional con los asistentes.


Después del evento


  • Seguimiento personalizado: Enviar correos electrónicos de agradecimiento personalizados a los asistentes, destacando momentos clave del evento y expresando gratitud por su participación.

  • Encuesta de satisfacción: Realizar una encuesta de satisfacción para recopilar comentarios y opiniones de los asistentes sobre su experiencia en el evento. Esto proporciona información valiosa para mejorar futuros eventos y demuestra que sus opiniones son valoradas.

  • Contenido post-evento: Compartir contenido relevante y destacados del evento en las redes sociales y en el sitio web del evento. Esto permite a los asistentes revivir momentos importantes y también puede atraer a aquellos que no pudieron asistir.

  • Mantener la comunidad: Crear grupos en redes sociales o foros en línea donde los asistentes puedan seguir interactuando, compartiendo ideas y estableciendo conexiones después del evento.

  • Ofertas especiales: Ofrecer ofertas especiales o descuentos exclusivos para futuros eventos o productos relacionados como una forma de incentivar la participación continua y la lealtad de los asistentes.

  • Agradecimiento a patrocinadores: Enviar notas de agradecimiento y resúmenes de los resultados del evento a los patrocinadores, destacando su contribución y el impacto positivo que tuvieron en el éxito del evento.

  • Evaluación de resultados: Analizar métricas clave, como la asistencia, el compromiso en redes sociales, las conversiones de ventas posteriores al evento, etc., para evaluar el rendimiento del evento y planificar mejoras para futuras ediciones.


Pasos para elaborar un plan de comunicación de un evento


plan de comunicación de un evento

Encuentra las mejores estrategias de marketing para promocionar un evento aquí


- Elaborar un plan de contingencia: Este protocolo es una parte esencial de la planificación de eventos, ya que te permite estar preparado para afrontar situaciones imprevistas que podrían surgir durante el evento.


Pasos para elaborar un plan de contingencia sólido


  1. Identificar posibles riesgos: Haz una lista exhaustiva de los posibles problemas o situaciones adversas que podrían surgir. Estos pueden incluir problemas climáticos, fallas técnicas, problemas de salud, retrasos, cancelaciones de proveedores, entre otros.

  2. Evaluar el impacto y la probabilidad: Clasifica cada riesgo según su gravedad y la probabilidad de que ocurra. Esto te ayudará a priorizar los riesgos más críticos y a planificar en consecuencia.

  3. Desarrollar estrategias de mitigación: Para cada riesgo identificado, desarrolla estrategias para minimizar su impacto o probabilidad de ocurrencia. Esto podría implicar tener medidas preventivas en su lugar, como inspecciones técnicas previas, contar con proveedores alternativos en reserva o elegir un lugar cubierto en caso de mal tiempo.

  4. Establecer un equipo de respuesta: Designa a personas clave que serán responsables de implementar el plan de contingencia en caso de que surja un problema. Define claramente sus roles y responsabilidades.

  5. Crear un plan de acción detallado: Para cada riesgo, crea un plan de acción detallado que indique los pasos específicos a seguir en caso de que ese riesgo se materialice. Incluye instrucciones claras, contactos importantes y recursos necesarios.

  6. Comunicación: Define cómo se comunicará la situación a los asistentes, al equipo de organización y a otros stakeholders relevantes en caso de que surja un problema. Establece canales de comunicación claros y asegúrate de que el mensaje sea consistente y tranquilizador.

  7. Simulacros y entrenamiento: Realiza simulacros y entrenamientos con tu equipo para que estén familiarizados con el plan de contingencia y sepan cómo actuar en situaciones de crisis. Esto ayuda a garantizar una respuesta rápida y efectiva.

  8. Revisión y actualización: Los planes de contingencia no son estáticos; deben revisarse y actualizarse periódicamente. A medida que se acerca el evento, verifica si ha habido cambios en los riesgos identificados o en las circunstancias que podrían afectar el plan.

  9. Prueba y ajuste: Siempre es recomendable realizar pruebas preliminares de ciertas partes del plan de contingencia antes del evento. Esto puede incluir verificar la funcionalidad de equipos técnicos críticos o asegurarse de que los contactos de emergencia estén disponibles y sean precisos.

  10. Documentación: Asegúrate de tener una copia impresa del plan de contingencia en el lugar del evento y que todos los miembros clave del equipo tengan acceso a él digitalmente. También puedes proporcionar una breve capacitación sobre el plan a todo el personal involucrado.


Un plan de contingencia sólido puede marcar la diferencia en la forma en que se manejan los desafíos durante un evento. Al estar preparado para lo inesperado, podrás mantener la calma y tomar medidas efectivas para garantizar que el evento siga adelante de manera exitosa.

trabajando

Encuentra más información en el artículo: cómo gestionar la crisis en un evento: consejos y estrategias para una solución rápida y efectiva aquí


1.2. Organización previa


La organización previa de un evento es la etapa de preproducción en la que se establecen los detalles y se toman las decisiones necesarias para llevar a cabo un evento con éxito. Esta fase puede abarcar desde unos pocos días hasta algunos meses, dependiendo de la magnitud del evento. Durante esta etapa, se debe realizar una serie de tareas clave que son esenciales para su éxito, tales como:


- Establecer el calendario de tareas y funciones, y establecer los diferentes roles y responsabilidades de los miembros del equipo de organización del evento y de otros proveedores que puedan estar involucrados en cada etapa de la organización.


- Confeccionar una escaleta: La escaleta de un evento es un documento detallado que muestra el horario y el orden en que se realizarán las diferentes actividades, presentaciones y/o actuaciones que forman parte del evento. Es una herramienta importante para coordinar las diversas partes del evento y asegurarse de que todo se desarrolle de manera organizada y sin contratiempos.


La escaleta suele incluir información sobre la hora de inicio y finalización de cada actividad, así como el nombre de las personas que participarán en cada una de ellas y cualquier otra información relevante que sea necesaria para su realización. También puede incluir información sobre la configuración de escenarios, equipos de sonido, iluminación y otros detalles técnicos necesarios para el evento.


La elaboración de una escaleta es una tarea importante en la planificación de eventos, ya que permite a los organizadores tener una idea clara de cómo se desarrollará el programa y anticipar posibles problemas o retrasos.


Una escaleta bien planificada puede ayudar a garantizar que el evento se desarrolle sin contratiempos y que los asistentes disfruten de una experiencia fluida y bien organizada.


Pasos para elaborar una escaleta efectiva


  1. Identificar las actividades que se llevarán a cabo: Hacer una lista de todas las actividades que se van a realizar en el evento, incluyendo las presentaciones, discursos, actividades interactivas, entre otras.

  2. Definir el orden y la duración de cada actividad: Una vez que se tienen identificadas las actividades, es importante definir el orden en el que se llevarán a cabo y la duración de cada una. Esto permitirá establecer el tiempo que se dedicará a cada actividad, lo que evitará retrasos.

  3. Añadir los tiempos de transición: Es importante tener en cuenta que entre cada actividad se necesita un tiempo de transición, para permitir que los asistentes se muevan de un lugar a otro y para que los presentadores se preparen para la siguiente actividad. Incluir estos tiempos en la escaleta.

  4. Asignar responsabilidades: Es fundamental asignar responsabilidades para cada actividad y asegurarse de que todas las personas involucradas en el evento sepan qué se espera de ellas y cuándo deben participar en cada actividad.

  5. Revisar y ajusta la escaleta: Una vez que se ha creado la escaleta, es clave revisarla y hacer ajustes, en caso de ser necesario. Todas las actividades deben encajar en el horario previsto y se debe dejar suficiente tiempo para cada una.


Ejemplo de escaleta para una entrega de premios


- Contratar los servicios necesarios para ejecutar la planificación. En el caso de ser necesario una licitación se deberán redactar los pliegos con todas las especificaciones técnicas que deberán cumplir los proveedores.


Algunos aspectos clave a considerar al elegir proveedores para un evento:


  • Experiencia y reputación: Buscar proveedores que tengan experiencia en el tipo de evento que está organizando y que tengan una buena reputación en la industria. Investigue en línea y pregunte a otros organizadores de eventos sobre sus experiencias con proveedores potenciales.

  • Calidad de los productos o servicios: Verificar de que los productos o servicios ofrecidos cumplan con los estándares de calidad. Solicitar muestras o referencias para evaluar la calidad de los productos o servicios que proporciona.

  • Precio y presupuesto: Controlar que tengan precios competitivos y que estén dentro de su presupuesto. Sin embargo, no solo hay que buscar los proveedores más baratos, ya que esto puede resultar en una calidad inferior o en problemas durante el evento.

  • Capacidad y disponibilidad: Deben tener la capacidad de manejar el evento y de que estar disponibles para proporcionar los productos o servicios en la fecha y hora requeridas.

  • Flexibilidad y capacidad de adaptación: Los eventos pueden ser impredecibles y pueden surgir cambios en el último minuto. Es importante que los proveedores sean flexibles y capaces de adaptarse a las necesidades del evento.

  • Comunicación y servicio al cliente: Deben ser fáciles de contactar y tener una buena comunicación. También deben ser receptivos a sus necesidades y proporcionar un buen servicio al cliente.

  • Seguro y cumplimiento normativo: Es necesario asegurarse de que tengan los seguros necesarios y cumpla con las normativas pertinentes para su sector y país.


event planner

- Realizar el croquis del evento: Este es un dibujo o plano que muestra la disposición y distribución de los elementos y espacios que se utilizarán en el evento. Puede incluir detalles como la ubicación del escenario, las áreas de asientos para el público, la ubicación de los baños, las estaciones de comida y bebida, y cualquier otra característica importante del lugar del evento.


El croquis del evento se utiliza como una herramienta de planificación para los organizadores y los proveedores de servicios del evento. Les ayuda a visualizar cómo se verá el evento y a coordinar la disposición de los elementos y espacios de manera eficiente.


Además, esta herramienta también es útil para los asistentes, ya que les permite ver cómo estará distribuido el espacio y planificar su ubicación y movimientos durante el evento.


Existen varios programas que se pueden utilizar para hacer croquis de eventos. Algunos de ellos son:

  • SketchUp: Es un programa de modelado en 3D que permite a los usuarios crear modelos y diseños en tres dimensiones. Es ideal para hacer croquis de espacios y escenarios para eventos, ya que permite una visualización precisa y detallada.

  • Adobe Illustrator: Es un programa de diseño gráfico que se puede utilizar para crear croquis de eventos. Permite a los usuarios crear dibujos vectoriales y agregar elementos gráficos y texto para ilustrar el diseño del evento.

  • Canva: Es una herramienta de diseño gráfico en línea que permite a los usuarios crear diseños gráficos personalizados, incluyendo croquis para eventos. Es una opción fácil y accesible para aquellos que no tienen experiencia en diseño gráfico.

  • AllSeated: es una plataforma de planificación de eventos que ofrece una herramienta de diseño de plantas en línea para planificar y crear planos de asientos para eventos en vivo. Es fácil de usar y ofrece una amplia variedad de opciones para la disposición de los asientos.

  • Vfairs: es una plataforma de eventos virtuales que ofrece herramientas para la planificación y ejecución de eventos en línea. Una de las herramientas que ofrece es un sistema de diseño de plantas, que permite a los organizadores del evento crear y personalizar la disposición del espacio virtual, incluyendo la ubicación de los stands virtuales, áreas de reuniones, escenarios y más.


- Instalar el montaje, ambientación, sonido e iluminación.


- Ubicar mesas, sillas, menú, personal de servicio y zona interna de apoyo.


venue


- Implementar el sistema de control de acceso y acreditaciones. Preparar lectores ópticos u otro tipo de sistema que requiera asistencia técnica.


- Determinar el espacio de aparcamiento de vehículos oficiales, Zona VIP, áreas exclusivas, recorridos especiales, etc.


- Preparar los presentes, material promocional, diplomas, premios, títulos, etc.


- Habilitar el servicio de guardarropas, información y atención al público.


- Elaborar un listado final de invitados, tarjetas o cartas de invitación, y todo el material gráfico.


Encuentra una guía definitiva para la gestión de invitados aquí


evento

- Definir el protocolo de entrada y salida.



- Preparar las memorias, discursos y programas para entregar.


Encuentra consejos y técnicas para redactar discursos memorables aquí


- Coordinar la seguridad con las empresas encargadas de la misma.


- Gestionar la inscripción: chequear que el personal encargado se ocupe de los listados de invitados, enviar invitaciones y realizar seguimiento y control de las mismas, atender a los invitados y asignarles lugares. Algunos programas y herramientas para gestionar la inscripción son:


  • Eventbrite: Es una plataforma en línea que permite a los organizadores del evento crear y publicar eventos en línea, gestionar las inscripciones y pagos de los participantes y llevar un seguimiento de la asistencia.

  • Cvent: Es una plataforma de software de gestión de eventos que incluye herramientas para la gestión de la inscripción y el registro de los asistentes, la gestión de pagos, el control de acceso y la gestión de la información del evento.

  • Regpack: Es una plataforma de registro en línea que permite a los organizadores del evento crear formularios personalizados de inscripción, procesar pagos y gestionar la asistencia a través de un panel de control intuitivo.

  • Google Forms: Es una herramienta gratuita en línea que permite crear formularios personalizados de inscripción para eventos. Los organizadores pueden recopilar la información de los asistentes, procesar los pagos y exportar los datos a una hoja de cálculo para su análisis.

  • Whova: Es una aplicación móvil para la gestión de eventos que permite a los organizadores del evento gestionar las inscripciones, enviar mensajes a los participantes, publicar actualizaciones en tiempo real y compartir información sobre el evento.

  • SignUpGenius: Es una herramienta en línea gratuita que permite crear y gestionar formularios de registro para eventos. Los organizadores pueden personalizar los formularios y gestionar la información de los participantes de forma centralizada.


- Establecer los ensayos generales y comprobar el estado final de todo el montaje.


- Organizar conferencias de prensa, eventos de lanzamiento y todas aquellas acciones incluidas en el plan de difusión.


Aprende a planificar, organizar y ejecutar una conferencia de prensa efectiva que llegue a tu público objetivo aquí


conferencia de prensa

2. Producción


2.1 Ejecución del evento


La etapa de ejecución de un evento es el momento en el que se lleva a cabo el evento planificado, es decir, cuando se realiza la actividad o el conjunto de actividades que se habían programado para ese evento en particular. En esta instancia, se ponen en marcha los planes y las estrategias diseñadas durante la fase de planificación del evento.


Durante la etapa de ejecución, se llevan a cabo diversas tareas, como la configuración del lugar donde se realizará el evento, la preparación de los materiales necesarios, la decoración, la instalación de equipos de sonido y de iluminación, la recepción de los asistentes, el inicio de las presentaciones o actividades programadas, entre otros.


Es importante que durante la etapa de ejecución del evento, se sigan los planes y los horarios establecidos para garantizar el éxito del evento y la satisfacción de los asistentes.

Además, es necesario estar preparado para cualquier eventualidad y contar con un equipo capacitado para resolver cualquier problema que pueda surgir durante la ejecución del evento.


En general, algunas de las principales tareas que se deben realizar son:


- Desarrollar el programa cumpliendo con todo lo programado.


- Implementar el ceremonial y protocolo preestablecido.


- Mantener un alto nivel de control de todas las variables en cada momento. Para ello es de gran utilidad tener una lista de chequeo que incluya las principales tareas a llevar a cabo.


- Distribuir los espacios (organización / distribución / señalización) de acuerdo a lo planificado.


- Considerar el equipamiento y operatividad de los espacios, lo que incluye tanto la escenografía y ornamentación como al personal de sala (técnicos y personal de protocolo).


- Proceder a la entrega de elementos como regalos, folletos, memorias, etc.


- Organizar el programa social (en caso de existir), teniendo de acuerdo los objetivos y en función del público al que se quiere llegar.


El programa social de un evento es una serie de actividades planificadas para los participantes, diseñadas para fomentar la interacción, el entretenimiento y la relajación en un ambiente social.


Estas actividades se llevan a cabo fuera del programa principal del evento y están diseñadas para crear una atmósfera informal y agradable donde los participantes puedan interactuar y hacer networking.


Los programas sociales pueden variar ampliamente según el tipo de evento y los intereses de los asistentes. Algunos ejemplos de actividades comunes en programas sociales incluyen:


  • Recepciones de bienvenida: Una oportunidad para que los asistentes se conozcan y se relacionen antes del inicio del evento principal.

  • Cenas de gala: Un evento elegante y formal que incluye cena, bebidas y entretenimiento.

  • Actividades recreativas: Actividades deportivas, visitas turísticas o excursiones diseñadas para brindar a los asistentes una experiencia única en la ciudad donde se realiza el evento.

  • Noches temáticas: Una actividad que involucra disfraces, decoración y entretenimiento para crear un ambiente divertido y temático.

  • Eventos sociales en línea: Actividades diseñadas específicamente para fomentar la interacción entre los participantes en línea, como grupos de discusión, juegos en línea o eventos en vivo por internet.

2.2 Actividades paralelas


Organizar actividades paralelas a un evento principal es una práctica común para enriquecer la experiencia de los asistentes y proporcionar oportunidades adicionales de interacción y aprendizaje. Estas actividades suelen abordar diferentes aspectos, como el aspecto social, educativo o recreativo, y están diseñadas para complementar el programa principal del evento.


Un componente clave de la organización de actividades paralelas es la selección cuidadosa de actividades que sean relevantes e interesantes para los asistentes. Esto implica considerar sus perfiles, intereses y necesidades, así como asegurarse de que las actividades sean coherentes con el tema y los objetivos del evento principal.


Una vez seleccionadas las actividades, es importante planificar y coordinar todos los aspectos logísticos, como la reserva de lugares, la contratación de proveedores, la programación de horarios y la comunicación de los detalles a los participantes. Esto garantiza que las actividades se desarrollen sin contratiempos y que los asistentes puedan participar de manera efectiva.


Durante la ejecución de las actividades paralelas, es fundamental proporcionar la orientación y el apoyo necesarios para asegurar una experiencia satisfactoria para los participantes. Esto puede implicar la presencia de personal de apoyo, la coordinación de actividades de networking, y la facilitación de la interacción entre los asistentes.


Finalmente, después de que las actividades paralelas hayan concluido, es importante recopilar comentarios y evaluar su impacto en la experiencia general del evento. Esto proporciona información valiosa para futuros eventos y ayuda a mejorar continuamente la oferta de actividades paralelas para los asistentes.


Tipos de actividades paralelas


Programa social


  • Cenas de gala.

  • Recepciones o cócteles de networking.

  • Fiestas temáticas.

  • Tours culturales o excursiones locales.


Sesiones de capacitación y talleres


  • Talleres prácticos sobre temas específicos relacionados con el evento.

  • Sesiones de capacitación para desarrollar habilidades relevantes.

  • Mesas redondas o paneles de discusión sobre temas específicos.


Actividades de networking


  • Almuerzos o desayunos de networking.

  • Sesiones de speed networking.

  • Grupos de discusión o mesas temáticas.


Actividades recreativas y de team building


  • Actividades al aire libre, como caminatas o deportes.

  • Juegos de equipo y actividades de construcción de equipos.

  • Sesiones de yoga, meditación o ejercicios de relajación.


Exposiciones y ferias


  • Exposiciones comerciales o ferias donde los participantes pueden exhibir productos o servicios relacionados con el tema del evento.

  • Demostraciones en vivo o muestras de productos.


Sesiones de entretenimiento


  • Conciertos, espectáculos de música o presentaciones artísticas.

  • Actuaciones de comedia o espectáculos de magia.

  • Exhibiciones de arte o proyecciones de películas.


Sesiones adicionales de aprendizaje


  • Sesiones de tutoría o mentoría.

  • Presentaciones adicionales de oradores destacados.

  • Sesiones de preguntas y respuestas con expertos en el campo.


La etapa de ejecución de un evento es crucial para el éxito del mismo, ya que es en este momento en el que se llevan a cabo las actividades planificadas y se materializan los objetivos y metas previamente establecidos.

event planner

3. Postproducción


La etapa de postproducción de un evento es la fase que ocurre después de la realización del mismo, y que implica la revisión, edición y distribución de los contenidos generados durante la etapa de ejecución.


Esta fase es fundamental para garantizar la calidad y el impacto de los resultados obtenidos y para evaluar el éxito del evento en función de los objetivos establecidos.


Durante la etapa de postproducción, se llevan a cabo diversas tareas, como la revisión de las grabaciones de audio y video, la edición y postproducción de los contenidos, la selección de los mejores momentos, la elaboración de presentaciones, la realización de informes, la actualización de las bases de datos, entre otras.


Asimismo, también incluye la distribución y promoción de los contenidos generados en el evento, ya sea a través de medios digitales, impresos, redes sociales, correo electrónico, entre otros.


Es importante que la distribución de estos contenidos se realice de forma estratégica, de manera que lleguen al público adecuado y generen el impacto deseado.


La etapa de postproducción es clave para maximizar los resultados obtenidos en un evento, ya que permite revisar, editar y distribuir los contenidos generados, lo que contribuye a su difusión y al logro de los objetivos establecidos.

postproducción

Habitualmente, algunas de las tareas que se deben realizar son:


3.1. Evaluación


- Evaluar los KPIs. Los KPIs (Key Performance Indicators) son indicadores clave que se utilizan para medir el éxito de un evento. Su evaluación dependerá de los objetivos específicos que se hayan establecido para el evento. A continuación te presento algunos ejemplos de KPIs que se pueden utilizar para evaluar un evento:


  • Asistencia: Para calcular la asistencia, simplemente cuenta el número de personas que ingresan al evento.

  • Porcentaje de asistencia: Para calcular el porcentaje de asistencia, divide el número de personas que asistieron al evento por el número de personas que se registraron o se esperaba que asistieran.

  • Costo por asistente: El costo por asistente se refiere al costo total del evento dividido por el número de asistentes. Incluye todos los gastos asociados con la organización del evento, como el alquiler del espacio, la contratación de proveedores, la publicidad, entre otros.

  • Satisfacción del cliente: Para medir la satisfacción del cliente, se puede realizar una encuesta a los participantes para obtener comentarios y opiniones sobre el evento.

  • Tasa de conversión: La tasa de conversión se refiere a la cantidad de personas que realizan una acción deseada durante el evento, como comprar un producto o suscribirse a un servicio. Para calcular la tasa de conversión, se divide el número de personas que realizan la acción deseada por el número total de personas que asistieron al evento.

  • Participación de patrocinadores: Para medir la participación de los patrocinadores, se puede rastrear la cantidad de patrocinadores y la cantidad de dinero que contribuyeron al evento.

  • Calidad de los oradores: Se puede medir la calidad de los oradores mediante la realización de encuestas para evaluar la efectividad de los discursos o presentaciones.

  • Calidad del contenido: Se puede calcular mediante la realización de encuestas para evaluar el nivel de satisfacción de los participantes con respecto a la información presentada.

  • Tiempo de permanencia: Se puede medir el tiempo de permanencia promedio de los participantes en el evento mediante el análisis de los registros de entrada y salida.

  • Nivel de interacción entre participantes: Se mide mediante la realización de encuestas para evaluar el nivel de interacción social durante el evento.

  • Nivel de satisfacción con la ubicación del evento: Se mide mediante la realización de encuestas para evaluar la efectividad de la elección del lugar.

  • Tasa de abandono: La tasa de abandono se refiere al porcentaje de personas que abandonan el evento antes de su finalización. Para calcular la tasa de abandono, se divide el número de personas que abandonaron el evento por el número total de personas que asistieron.

  • Calidad del servicio de catering: Se mide mediante la realización de encuestas para evaluar el nivel de satisfacción de los participantes con respecto a la comida y bebida ofrecida durante el evento.

  • Nivel de satisfacción con el transporte: Se puede medir el nivel de satisfacción de los participantes.

  • Impacto en la marca: Se calcula a través de la realización de encuestas para evaluar la percepción de la marca antes y después del evento.

  • Tiempo de respuesta: El tiempo de respuesta se refiere al tiempo que tarda la organización en responder a las solicitudes de información o consultas de los participantes. Se puede medir el tiempo de respuesta calculando el tiempo que tarda la organización en responder a las consultas, ya sea mediante correo electrónico, redes sociales, teléfono, entre otros.

  • Generación de leads: Se mide mediante el seguimiento de las personas que proporcionan información de contacto durante el evento.

  • Nivel de satisfacción con la organización: Se mide mediante la realización de encuestas para evaluar la efectividad de la planificación y ejecución del evento.

  • Retención de clientes: Se puede calcular mediante el seguimiento de los clientes que asistieron al evento y la cantidad de ellos que continúan haciendo negocios con la empresa después del evento.

  • Nivel de satisfacción con la atención al cliente: Se mide mediante la realización de encuestas para evaluar la calidad del servicio y la capacidad de respuesta.

  • Nivel de compromiso en las redes sociales: Se puede calcular mediante el seguimiento de los comentarios, menciones, hashtags y otros indicadores de actividad en las plataformas sociales utilizadas.


- Analizar lo programado y lo realizado, remarcando tanto los aciertos como errores.


Es importante seleccionar los KPIs que sean más relevantes para los objetivos específicos del evento y que sean medibles de manera confiable.

Qué aspectos evaluar en un evento

3.2. Medición


- Medir el impacto y el ROI: Después de haber planificado y ejecutado un evento exitoso, el siguiente paso es evaluar su impacto y retorno de la inversión (ROI). Este proceso es crucial para los líderes y gestores de eventos, ya que les permite evaluar la efectividad de sus estrategias, identificar áreas de mejora y justificar el valor de sus eventos ante las partes interesadas. La evaluación del evento puede realizarse de varias maneras, dependiendo de las metas y objetivos del mismo. Estos son algunos métodos y métricas comunes:


  • Encuestas de retroalimentación: Una forma directa y sencilla de recopilar comentarios de los asistentes, oradores, patrocinadores y socios de su evento es a través de encuestas en línea o fuera de línea. Para ello, se pueden utilizar herramientas como Google Forms, SurveyMonkey o Eventbrite para crear y distribuir sus encuestas. Las preguntas pueden abordar la satisfacción, el compromiso, el aprendizaje y el cambio de comportamiento de los participantes. Por ejemplo, pueden calificar la calidad del contenido, los oradores, el lugar y la experiencia general del evento, además de brindar sugerencias y testimonios para eventos futuros.

  • Análisis de redes sociales: Otra manera de medir el impacto y el ROI es monitorear y analizar la actividad en redes sociales relacionada con su evento. Herramientas como Hootsuite, Sprout Social o Buffer permiten rastrear el alcance, las impresiones, la participación y el sentimiento de los hashtags, menciones y publicaciones del evento. Esto proporciona información sobre el conocimiento, interés y promoción del evento, así como la generación de clientes potenciales.

  • Análisis web: Realizar un seguimiento y analizar el tráfico y el comportamiento en línea relacionado con su evento es otra forma efectiva de medir su impacto y ROI. Herramientas como Google Analytics, Mixpanel o Hotjar pueden medir visitas, tasas de rebote, tiempo en la página, conversiones y objetivos del sitio web del evento. Además, herramientas como Google Tag Manager o Facebook Pixel permiten optimizar el rendimiento de anuncios y campañas de promoción. Esto proporciona información sobre la atracción, retención y conversión de visitantes del evento, así como el costo por cliente potencial y adquisición.

medir evento

Encuentra más información sobre cómo medir el éxito de un evento aquí


3.3. Cierre del evento e informes finales


Cerrar el presupuesto e informar sobre el evento son aspectos esenciales para concluir de manera adecuada y transparente. Estas son las principales tareas a realizar:


- Realizar una revisión exhaustiva de todos los gastos e ingresos relacionados con el evento. Asegurarse de que todos los costos estén debidamente documentados y justificados.


- Comparar los gastos reales con el presupuesto inicial para identificar posibles desviaciones. Analizar las razones detrás de cualquier diferencia significativa y documentar las lecciones aprendidas para futuros eventos.


- Completar todos los pagos pendientes y asegurarse de que todas las facturas hayan sido procesadas y pagadas. También es importante recopilar y archivar todos los recibos y comprobantes de gastos para referencia futura.


- Preparar un reporte financiero. Este reporte sirve para evaluar la rentabilidad, los resultados obtenidos y para planificar futuras actividades.


Preparar un reporte financiero al finalizar un evento es una tarea esencial para evaluar su rentabilidad y tomar decisiones informadas para futuras actividades.

reporte financiero

- Devolver el material a préstamo en perfectas condiciones.


- Enviar gacetillas a los medios de prensa con las conclusiones.


- Gestionar el registro fotográfico, las grabaciones y todo el material audiovisual.


- Difundir el evento de acuerdo al plan de comunicación.


- Preparar un archivo de documentación con todo el material gráfico utilizado.


- Enviar cartas de agradecimiento a todos los participantes y a los que contribuyeron con su aporte.


- Elaborar un informe final. Para elaborar un informe final de un evento que incluya propuestas de mejora, es necesario seguir ciertos pasos que permitan presentar una visión completa del evento y de las áreas que pueden mejorarse. Estas son las secciones que deben incluirse en el informe:


  • Introducción: Se presentará el contexto del evento, incluyendo los objetivos que se establecieron al inicio del mismo, la organización y desarrollo del evento, y los participantes. No se debe olvidar de incluir información relevante que permita situar al lector en el contexto adecuado.


  • Descripción del evento: Se debe incluir una descripción detallada de cada una de las actividades que se llevaron a cabo durante el evento, así como el horario, los temas tratados y las conclusiones obtenidas. Se busca proporcionar una imagen completa del evento, y permitir al lector comprender su alcance y logros.


  • Evaluación de los resultados: En esta sección, se realizará una evaluación crítica de los resultados obtenidos en el evento. Se analizará si se lograron los objetivos planteados y si las actividades programadas se desarrollaron de manera adecuada. Es importante incluir datos estadísticos sobre la asistencia, la satisfacción de los participantes, el impacto en la audiencia, entre otros, para apoyar el análisis.


  • Propuestas de mejora: Se planteará propuestas de mejora para futuros eventos similares, basadas en los resultados obtenidos y las experiencias adquiridas durante la organización y desarrollo del evento. Se deben incluir recomendaciones sobre cómo mejorar la organización, la promoción, la logística, el contenido, entre otros aspectos.


  • Conclusiones: Se presentarán las conclusiones generales del evento y los beneficios obtenidos para los participantes y la organización. También se debe brindar una reflexión sobre el proceso de organización y desarrollo del evento y cómo se pueden aplicar las propuestas de mejora en eventos futuros.


  • Anexos: Se pueden agregar información adicional que respalde la información presentada en el informe, como fotografías, videos, encuestas de satisfacción, etc.


El informe final de un evento debe ser claro y conciso, y debe proporcionar información detallada y relevante para el lector. Además, debe ser crítico y constructivo, destacando los aspectos positivos del evento, pero también identificando áreas en las que se pueden hacer mejoras para futuros eventos.


Encuentra un modelo de informe final de un evento aquí


tendencias actuales en organización de eventos

tendencias actuales en organización de eventos




 

Guía para organizar ferias y congresos memorables
 

Encuentra más consejos, ideas y tendencias sobre organización de eventos, comunicación e imagen pública en www.danielasanchezsilva.com


Daniela Sánchez Silva©

Comments


Commenting has been turned off.
bottom of page