top of page

Cómo encontrar el lugar perfecto para un evento

Descubre los factores clave a considerar, desde la ubicación hasta el presupuesto, y aprende a evaluar las opciones disponibles para que puedas tomar la mejor decisión.


lugar perfecto para un evento

Imagina una boda donde el sol se pone en el horizonte mientras los invitados sonríen y levantan sus copas para brindar. O piensa en una conferencia en la que los participantes se sumergen en el conocimiento en un entorno inspirador y cómodo.


La elección del lugar adecuado no solo es un detalle logístico, sino que define la experiencia misma de un evento. Ya sea íntimo o majestuoso, elegante o casual, el lugar establece el escenario en el que se desarrollarán los momentos que perdurarán en la memoria de los asistentes.


En este artículo, nos sumergiremos en los matices emocionales y prácticos de cómo encontrar el lugar perfecto para un evento para tu próximo evento. Desde la chispa de creatividad que aporta hasta la comodidad que brinda a los invitados, el proceso de selección del lugar es un arte en sí mismo. Exploraremos los pasos esenciales que te guiarán para tomar una decisión informada y, en última instancia, para crear un evento verdaderamente memorable.


La importancia del espacio adecuado


El lugar adecuado puede aumentar la asistencia y la satisfacción de los invitados, mientras que un lugar mal elegido puede tener el efecto contrario y disminuir el interés en el evento.


El sitio elegido debe tener capacidad suficiente para acomodar a todos los asistentes y debe proporcionar el espacio necesario para las actividades previstas en el evento, así como para la comodidad de los invitados.


En todos los casos, se recomienda que se encuentre ubicado en una zona de fácil acceso y con buenas conexiones de transporte, de esta forma se facilita el acceso a los invitados y se asegura la puntualidad.


Por otro lado, el espacio debe estar en línea con el propósito y la temática del evento. Por ejemplo, si el evento es una conferencia de negocios, es importante que el lugar tenga un ambiente profesional, adecuado para llevar a cabo reuniones y presentaciones. Por otro lado, si el evento es una fiesta de cumpleaños, se puede optar por un lugar más informal y festivo.


Otro aspecto a tener en cuenta es el costo. Es clave establecer un presupuesto realista y buscar opciones que se ajusten a ese presupuesto. Este debe ser proporcional a la calidad y la conveniencia que ofrece. Si se elige un lugar costoso, pero que no cumple con las necesidades del evento, puede resultar en una mala inversión y en una experiencia insatisfactoria para los asistentes.


El lugar debe estar en línea con el objetivo del evento y estar dentro del presupuesto establecido.

lugar perfecto para un evento

Cómo encontrar el lugar perfecto para un evento


Aquí te presento algunos consejos imprescindibles para encontrar el lugar perfecto para tu próximo evento:


- Define tus necesidades: Antes de empezar a buscar un lugar para tu evento, es importante que definas tus necesidades. ¿Cuántas personas se espera que asistan? ¿Qué tipo de evento será? ¿Necesitas un espacio interior o al aire libre? ¿Se requiere equipamiento audiovisual o servicios de catering? Establecer estos requisitos desde el principio te ayudará a reducir la lista de opciones.


- Busca con tiempo: Una vez que tengas claras tus necesidades, empieza la búsqueda con suficiente tiempo de antelación. Esto te permitirá tener más opciones disponibles y podrás comparar precios y servicios. Además, algunos lugares pueden estar reservados con varios meses de anticipación.


- Considera la ubicación: La ubicación es un factor clave para el éxito de cualquier evento. Asegúrate de que el lugar esté bien comunicado y sea fácilmente accesible para tus invitados. Si se trata de un evento de varios días, verifica si hay opciones de alojamiento cerca.


- Verifica el tamaño y la capacidad: Antes de reservar un lugar, asegúrate de que tenga el tamaño y la capacidad adecuados para tu evento. Si el espacio es demasiado grande, puede dar la sensación de vacío y si es demasiado pequeño, puede hacer sentir incómodos a tus invitados.


- Controla la calidad de los servicios: Además del espacio físico, es importante que verifiques la calidad de los servicios que ofrece el lugar. Asegúrate de que el lugar tenga equipamiento audiovisual, servicios de catering y otros servicios que puedas necesitar. También es importante que verifiques la calidad del servicio al cliente que ofrecen.


- Verifica la seguridad y la limpieza: Antes de reservar el lugar, verifica que cumpla con las normas de seguridad y que tenga un adecuado plan de limpieza. Esto es especialmente importante en tiempos de pandemia.


- Lee los comentarios de otros clientes: Para tener una idea más clara de la calidad del lugar, lee los comentarios y las reseñas de otros clientes que hayan utilizado el lugar para eventos similares al tuyo.


El lugar debe ser coherente con la finalidad y el ambiente del evento, y debe lograr que los asistentes se sientan cómodos y disfruten de la experiencia.

lugar perfecto para un evento

Principales aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir un lugar para un evento

Al elegir un lugar para un evento, hay varios aspectos que deben ser considerados para asegurarse de que se cumplan los objetivos y se brinde una experiencia agradable a los participantes. A continuación se presentan algunos de los principales aspectos a tener en cuenta:


- Ubicación: La ubicación es uno de los factores más importantes a considerar. Es importante elegir un lugar que sea fácilmente accesible para los participantes y que esté cerca de los principales lugares de transporte. También es importante asegurarse de que haya suficiente estacionamiento disponible para los participantes que lleguen en coche.


- Capacidad: Es importante asegurarse de que el lugar tenga la capacidad adecuada para el tamaño del evento. Debe ser lo suficientemente grande para acomodar a todos los asistentes y cualquier equipo o material necesario. También es importante asegurarse de que el lugar tenga un diseño adecuado para el tipo de evento que se está llevando a cabo.


- Servicios y equipo: Es importante considerar los servicios y equipo que el lugar ofrece, como el equipo de audio y video, el Wi-Fi, las instalaciones para catering y otros servicios que puedan ser necesarios para el evento. Es importante asegurarse de que estos servicios y equipo sean de alta calidad y estén disponibles para su uso en el momento requerido.


- Costo: El costo es un factor importante a considerar, ya que el presupuesto disponible puede limitar las opciones de lugares. Es importante evaluar el costo en función del valor que se está obteniendo, es decir, si el lugar ofrece servicios y equipo de alta calidad que valen la pena el costo adicional.


- Ambiente y estilo: El ambiente y estilo del lugar también son importantes a considerar. Debe ser coherente con el tipo de evento que se está llevando a cabo y debe ser lo suficientemente atractivo para crear un ambiente agradable para los participantes.


- Comentarios y opiniones: Es clave buscar comentarios y opiniones de otros que hayan utilizado el lugar para eventos similares. Estas opiniones pueden ser útiles para determinar la calidad del lugar y los servicios que ofrecen.


- Flexibilidad: Se debe considerar la flexibilidad del lugar en términos de horarios de reserva y cambios en los planes del evento. Es importante asegurarse de que el lugar tenga políticas flexibles para permitir cambios y ajustes en el programa del evento.


- Seguridad: Es importante que el lugar tenga medidas de seguridad adecuadas para garantizar la seguridad de los participantes y del equipo utilizado en el evento. Esto incluye la seguridad física del lugar, como la iluminación y las salidas de emergencia, así como la seguridad en línea, como la protección de datos y la privacidad.


- Accesibilidad: Si el evento es para personas con discapacidades o movilidad reducida, es importante elegir un lugar que sea accesible para ellos. Esto puede incluir rampas de acceso, ascensores, estacionamiento reservado y baños adaptados para discapacitados.


- Reputación: La reputación del lugar también es importante. Es importante elegir un lugar con una buena reputación en términos de calidad de servicio, experiencia del cliente y relaciones públicas. Una buena reputación puede ayudar a crear una atmósfera positiva para el evento.


- Disponibilidad: Se debe comprobar la disponibilidad del lugar para la fecha y hora del evento. Si el evento es en temporada alta, puede ser difícil encontrar un lugar disponible, por lo que es importante reservar con anticipación.


- Conveniencia: Es importante considerar la conveniencia del lugar para los participantes, incluyendo la proximidad a hoteles, restaurantes y otras atracciones. Un lugar que está cerca de otras actividades puede ser más atractivo para los participantes y ayudar a aumentar la asistencia.


- Capacidades técnicas: Si el evento incluye presentaciones multimedia o interacciones en línea, es importante asegurarse de que el lugar tenga las capacidades técnicas adecuadas para permitir esto. Esto incluye el equipo de proyección, la conexión a Internet de alta velocidad y la capacidad de transmitir en vivo.


- Flexibilidad de diseño: Si el evento requiere una disposición específica del espacio, es importante elegir un lugar que ofrezca flexibilidad de diseño y disposición de los asientos y mesas. Esto permitirá una mayor personalización del evento y una mejor experiencia para los participantes.


- Experiencia del equipo del lugar: Es importante saber si el equipo del lugar tiene experiencia en eventos similares. Esto puede ser especialmente importante si el evento es complejo o tiene requisitos técnicos específicos. Un equipo experimentado puede ayudar a garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y que cualquier problema que surja se resuelva rápidamente.


- Capacidades de catering: Si se planea ofrecer comida y bebida en el evento, es importante considerar las capacidades de catering del lugar. Esto incluye la calidad de la comida y bebida, la variedad de opciones disponibles y la capacidad del personal de catering para adaptarse a necesidades dietéticas especiales.


- Ambiente y decoración: El ambiente y la decoración del lugar también son importantes para la experiencia general del evento. Es importante elegir un lugar que se adapte al estilo del evento y que pueda ser decorado para crear el ambiente deseado.


- Estacionamiento y transporte: Además de la accesibilidad del lugar, es importante considerar la disponibilidad de estacionamiento y opciones de transporte para los participantes. Esto incluye la disponibilidad de transporte público y opciones de estacionamiento cercanas.


- Servicio al cliente: Es importante evaluar el nivel de servicio al cliente del lugar. Esto incluye la capacidad de respuesta a preguntas y solicitudes, la calidad del servicio durante el evento y la disposición del personal para solucionar cualquier problema que pueda surgir.


- Clima: Si el evento se llevará a cabo al aire libre, es importante considerar el clima. Es importante elegir un lugar con opciones de resguardo en caso de lluvia u otras condiciones climáticas adversas.


- Políticas de cancelación: Finalmente, es importante evaluar las políticas de cancelación del lugar en caso de que sea necesario cancelar o posponer el evento. Esto puede ser especialmente importante si el evento es programado con mucha anticipación o durante una temporada de mucho tráfico.


Seleccionar el lugar adecuado garantiza una experiencia positiva y satisfactoria para todos los asistentes.

lugar perfecto para un evento

Tipos de lugares


Existen una gran variedad de lugares que se pueden elegir para un evento, y la elección dependerá en gran medida del propósito del evento, el número de asistentes, la ubicación geográfica y el presupuesto disponible. A continuación, se describen algunos de los tipos de lugares más comunes para eventos:


- Salones de eventos: Son espacios especialmente diseñados para la realización de eventos, como bodas, fiestas de cumpleaños, conferencias y reuniones empresariales. Suelen tener una capacidad variable y están equipados con todas las comodidades necesarias, como mesas, sillas, iluminación, sonido, cocina, bar y estacionamiento.


- Hoteles: Los hoteles ofrecen una opción muy completa para la realización de eventos, ya que suelen contar con amplios salones y servicios de alojamiento, restauración y entretenimiento para los asistentes. Son ideales para conferencias, convenciones, bodas y otros eventos que requieren una gran cantidad de servicios y comodidades.


- Espacios al aire libre: Lugares como jardines, parques, playas y terrazas pueden ser excelentes opciones para eventos al aire libre, como bodas, conciertos, fiestas de verano y eventos deportivos. Estos lugares suelen tener una capacidad variable y ofrecen un ambiente natural y relajado.


- Museos y galerías de arte: Si el evento tiene un enfoque cultural, los museos y galerías de arte pueden ser una excelente opción. Estos lugares ofrecen un ambiente sofisticado y elegante y son ideales para eventos como inauguraciones, exposiciones de arte, cenas de gala y recepciones.


- Centros de convenciones: Los centros de convenciones son complejos grandes y bien equipados que pueden albergar eventos de gran envergadura, como ferias comerciales, exposiciones, conferencias y convenciones. Suelen contar con salones amplios, equipamiento tecnológico avanzado y servicios de catering y alojamiento para los asistentes.


- Restaurantes: Los restaurantes pueden ser una excelente opción para eventos más íntimos, como cenas de gala, banquetes y fiestas privadas. Algunos restaurantes ofrecen salones privados para eventos y servicios de catering personalizados.


- Teatros y auditorios: Los teatros y auditorios son lugares ideales para eventos culturales, como conciertos, obras de teatro, ballet y ópera. Estos lugares suelen tener una excelente acústica y una capacidad amplia para el público.


- Salas de reuniones: Las salas de reuniones son lugares pequeños y privados que se utilizan para reuniones empresariales, presentaciones, capacitaciones y entrevistas. Estas salas suelen contar con equipamiento audiovisual y servicios de catering.


- Espacios virtuales: En la era digital, los eventos virtuales se han convertido en una opción popular para reuniones empresariales, conferencias, seminarios y presentaciones. Las plataformas virtuales como Zoom y Microsoft Teams permiten que los participantes se conecten desde cualquier lugar del mundo.


- Clubes y centros deportivos: Los clubes deportivos y centros deportivos pueden ser una excelente opción para eventos deportivos, torneos y competencias. Suelen contar con canchas, campos de juego, piscinas y otras instalaciones deportivas.


- Bodegas y viñedos: Si el evento tiene un enfoque enológico, las bodegas y viñedos pueden ser una excelente opción. Estos lugares ofrecen un ambiente rústico y elegante y son ideales para degustaciones de vino, cenas temáticas y celebraciones.


- Espacios de coworking: Los espacios de coworking pueden ser una excelente opción para eventos empresariales, talleres y sesiones de networking. Estos lugares suelen contar con salas de reuniones y espacios de trabajo compartidos.


- Yates y barcos: Si buscas un lugar único y diferente, los yates y barcos pueden ser una excelente opción para eventos privados, fiestas temáticas y celebraciones. Estos lugares ofrecen una vista espectacular y un ambiente elegante y sofisticado.


- Lugares históricos y emblemáticos: Los lugares históricos y emblemáticos, como castillos, palacios, iglesias y monumentos, pueden ser una excelente opción para eventos culturales, bodas, y celebraciones temáticas. Estos lugares ofrecen un ambiente lleno de historia y sofisticación.


- Lugares al aire libre para actividades extremas: Si buscas un lugar para un evento de aventura, lugares como parques de atracciones, parques acuáticos, parques de nieve y pistas de carreras pueden ser una excelente opción. Estos lugares ofrecen una amplia variedad de actividades extremas, como montañismo, esquí, snowboarding, carreras y deportes acuáticos.


- Salones de baile: Si el evento tiene un enfoque en el baile, los salones de baile pueden ser una excelente opción. Estos lugares ofrecen un ambiente elegante y sofisticado y son ideales para eventos como bailes de graduación, bodas y fiestas temáticas.


- Parques y jardines: Si buscas un lugar al aire libre, los parques y jardines pueden ser una excelente opción para eventos como bodas, fiestas de cumpleaños y picnics. Estos lugares ofrecen un ambiente natural y tranquilo, y son ideales para eventos en primavera y verano.


- Espacios no convencionales: A veces, los eventos requieren un lugar único y original que no se encuentra en las opciones anteriores. En este caso, se pueden considerar lugares como lofts, almacenes, fábricas abandonadas, teatros y estadios para dar al evento un toque especial y único.


Lo importante es elegir el lugar adecuado que se ajuste al propósito del evento y que ofrezca las comodidades y servicios necesarios para garantizar una experiencia memorable.

lugar perfecto para un evento

Cómo solicitar presupuesto


Solicitar un presupuesto para un lugar de eventos es un proceso relativamente sencillo y puede realizarse de diversas maneras, dependiendo de la preferencia del solicitante y las opciones que ofrezca el lugar en cuestión.


Aquí te presento algunos pasos que puedes seguir:


1. Investiga las opciones disponibles: Antes de solicitar un presupuesto, es importante investigar las opciones disponibles y hacer una lista de los lugares que se ajusten a tus necesidades y presupuesto.


2. Ponte en contacto con el lugar: Una vez que tengas una lista de lugares, ponte en contacto con ellos para solicitar un presupuesto. Puedes hacerlo por teléfono, correo electrónico o mediante un formulario de contacto en su sitio web.


3. Proporciona detalles del evento: Al solicitar el presupuesto, proporciona detalles específicos del evento, como la fecha, el número de asistentes, el tipo de evento, el tiempo de duración y las necesidades específicas (por ejemplo, servicios de catering, equipo de audio y video, etc.).


4. Pregunta por los servicios incluidos: Asegúrate de preguntar por los servicios incluidos en el presupuesto, como el alquiler del espacio, los servicios de catering y el equipo técnico, así como cualquier costo adicional que pueda aplicarse.


5. Compara las opciones: Una vez que hayas recibido varios presupuestos, compara las opciones disponibles y elige el lugar que mejor se ajuste a tus necesidades y presupuesto.


Recuerda que es importante hacer todas las preguntas necesarias para asegurarte de que el lugar de eventos sea el adecuado para tu evento y que se ajuste a tu presupuesto. También es recomendable visitar el lugar en persona antes de tomar una decisión final.


Un presupuesto para un lugar de eventos debe contener información detallada y clara sobre los servicios y costos asociados al evento.

lugar perfecto para un evento

A continuación, te presento algunos ítems que suelen incluirse:


- Alquiler del espacio: Este es el costo principal del presupuesto y debe incluir detalles como la fecha y el tiempo de alquiler, la capacidad del espacio, el tipo de evento y cualquier requisito especial.


- Servicios de catering: Si el lugar de eventos ofrece servicios de catering, el presupuesto debe incluir información sobre los menús disponibles, el costo por persona y los requisitos alimenticios especiales.


- Servicios de audio y video: Se refieren a los detalles sobre los equipos disponibles y los costos asociados, como el alquiler de proyectores, pantallas, sistemas de sonido, micrófonos, entre otros.


- Decoración y mobiliario: Si el lugar de eventos ofrece servicios de decoración y mobiliario, el presupuesto debe incluir detalles sobre los elementos disponibles y los costos asociados.


- Personal y servicios adicionales: Si el lugar de eventos ofrece personal para el evento, como un coordinador de eventos, un chef o un equipo de limpieza, el presupuesto debe incluir detalles sobre los costos asociados. También puede agregarse servicios adicionales, como servicios de valet parking o servicios de seguridad.


- Costos adicionales: El presupuesto debe incluir cualquier costo adicional relacionado al evento, como impuestos, propinas y cualquier otro cargo.


- Servicios de transporte: Si el lugar de eventos ofrece servicios de transporte para los asistentes, el presupuesto debe incluir detalles sobre los vehículos disponibles, el costo por persona y los horarios de salida y llegada.


- Servicios de alojamiento: En el caso de ofrecer servicios de alojamiento, el presupuesto debe incluir detalles sobre las habitaciones disponibles, las tarifas y los servicios incluidos.


- Servicios de fotografía y videografía: Si el evento requiere servicios de fotografía o videografía, el presupuesto debe contener información sobre los paquetes disponibles y sus costos.


- Costos de permisos y licencias: Si se requieren permisos o licencias para el evento, el presupuesto debe incluir detalles sobre los costos asociados y los requisitos para obtenerlos.


- Servicios de entretenimiento: En el caso que el lugar ofrezca servicios de entretenimiento, el presupuesto puede incluir detalles sobre los artistas disponibles y sus costos.


- Servicios de limpieza: Si el lugar de eventos no incluye servicios de limpieza, el presupuesto puede incluir detalles sobre los costos asociados con la limpieza antes, durante y después del evento.


- Servicios de traducción o interpretación: Si el evento requiere servicios de traducción o interpretación, el presupuesto debe tener los idiomas disponibles con sus respectivos costos.


- Alquiler de equipo: Si se necesita alquilar equipos adicionales, como mesas, sillas o equipo de audiovisual, el presupuesto puede incluir detalles sobre los costos asociados.


- Costos de coordinación de eventos: En el caso de que se necesite un coordinador para supervisar el evento, el presupuesto puede incluir los costos asociados a su contratación.


- Costos de contingencia: Es posible que surjan imprevistos durante el evento, por lo que el presupuesto puede incluir un fondo de contingencia para cubrir cualquier gasto imprevisto.


- Servicios de valet y estacionamiento: Si se necesitan servicios de valet y estacionamiento, el presupuesto puede incluir detalles sobre los costos asociados.


Es importante que el presupuesto sea claro y fácil de entender para que el cliente pueda comprender fácilmente los costos asociados al evento y evitar sorpresas desagradables en el futuro. Además, es importante que el presupuesto incluya detalles de contacto para que el cliente pueda hacer preguntas y solicitar cambios si es necesario.


lugar perfecto para un evento

Sitios para buscar locaciones para eventos


- Eventos.es: Es un sitio web que ofrece una amplia selección de lugares para eventos. Ofrece una búsqueda por ubicación, tipo de evento y capacidad.


- Espacios+Eventos: Se trata de un directorio de lugares que ofrece una variedad de opciones para todo tipo de eventos. Cuenta con una búsqueda por ubicación, tipo de evento y capacidad.


- VenuesPlace: Es un directorio de lugares para eventos. Ofrece una búsqueda por ubicación, tipo de evento y capacidad, así como información detallada sobre cada lugar.


- Eventoplus: Es un sitio web que ofrece una amplia selección de lugares para eventos en España y en otros países de habla hispana. Ofrece una búsqueda por ubicación, tipo de evento y capacidad, así como información detallada sobre cada lugar.


- Meetingselect: Es un sitio web que ofrece una selección de lugares para eventos. Ofrece una búsqueda por ubicación, tipo de evento y capacidad, así como información detallada sobre cada lugar.


- Spacebase: Es un sitio web que ofrece una amplia selección de lugares para eventos. Ofrece una búsqueda por ubicación, tipo de evento y capacidad, y permite reservar directamente a través del sitio.


Recuerda que al buscar lugares para eventos en línea, siempre es importante verificar la reputación y credibilidad del sitio web, así como de los proveedores que se anuncian allí.

lugar perfecto para un evento

Tendencias en la elección de lugares para eventos


En general, las tendencias en la elección de lugares para eventos están cambiando y evolucionando constantemente en respuesta a las necesidades y preferencias del mercado y de los organizadores de eventos. Algunas tendencias actuales incluyen:


- Espacios versátiles que puedan ser adaptados fácilmente a diferentes tipos de eventos y configuraciones, como espacios que puedan convertirse de una sala de conferencias a una pista de baile.


- Tecnología avanzada, tales como sistemas de audio y video de alta calidad, conexión Wi-Fi rápida y acceso a plataformas de transmisión en vivo.


- Espacios al aire libre como parques, jardines y terrazas, para ofrecer a los asistentes una experiencia más fresca y relajante.


- Lugares que sean respetuosos con el medio ambiente y que estén comprometidos con prácticas sostenibles.


-Espacios que ofrezcan experiencias únicas para los asistentes, como lugares temáticos, espacios creativos y lugares inusuales.


- Los organizadores de eventos buscan lugares que ofrezcan una capacidad flexible, para que puedan acomodar a diferentes tamaños de grupos y asegurar que todos los asistentes tengan una experiencia cómoda y satisfactoria.


- Con el auge de los eventos virtuales, se ha visto un aumento en la demanda de espacios híbridos que puedan incluir tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales.


- Espacios que ofrezcan experiencias inmersivas que involucren varios sentidos, como la vista, el oído y el tacto.


- En contraposición a las grandes convenciones y conferencias, hay una creciente demanda de espacios más íntimos y acogedores que permitan una mayor interacción y conexión entre los asistentes.


- Los espacios que pueden ser utilizados por la comunidad local también están ganando popularidad, especialmente en áreas urbanas donde los espacios son limitados.


- Lugares que tengan medidas adecuadas de salud y seguridad, como una buena ventilación y desinfección regular.


- Los organizadores de eventos están buscando cada vez más lugares en áreas rurales para ofrecer a los asistentes una experiencia más tranquila y natural, alejada del ruido de la ciudad.


Principales beneficios de elegir lugares para eventos de calidad

Principales beneficios de elegir lugares para eventos de calidad


El lugar de un evento es fundamental para crear una experiencia memorable y exitosa.

venue



 

Encuentra más consejos, ideas y tendencias sobre organización de eventos, comunicación e imagen pública en www.danielasanchezsilva.com

 

Daniela Sánchez Silva©

Comments

Couldn’t Load Comments
It looks like there was a technical problem. Try reconnecting or refreshing the page.
bottom of page