Pasos clave para elaborar el briefing de un evento [Guía paso a paso + plantilla]

Desde establecer objetivos claros hasta comprender a tu público y elegir el escenario perfecto, en este artículo descubrirás los pasos esenciales para crear un briefing sólido que convierta tu evento en un verdadero éxito.

Cuando se trata de organizar un evento exitoso, contar con un brief bien elaborado es fundamental para asegurar que todo el equipo esté alineado y trabaje hacia un mismo objetivo. Este documento proporciona una guía clara y concisa que define las metas, el público objetivo, el presupuesto y otros aspectos esenciales en la planificación y ejecución.

Sin embargo, no basta con redactar un buen brief: también es clave saber cómo presentarlo y compartirlo con el equipo. A ese proceso de comunicación y puesta en común se le llama briefing. En otras palabras, el brief es el documento, y el briefing es la reunión o presentación donde se explica y valida su contenido.

En este artículo, te explicaré los pasos clave para elaborar el briefing de un evento, desde la definición de objetivos hasta la conceptualización del diseño, para que puedas transformar tus ideas en una experiencia coherente, única y memorable.

Un briefing bien elaborado es la clave para alinear al equipo, definir objetivos claros y convertir la planificación de un evento en una experiencia exitosa y memorable.

En qué consiste un briefing de un evento

El briefing de un evento es el proceso de comunicación y presentación del brief, es decir, del documento que contiene toda la información esencial sobre la planificación del evento. Su objetivo es asegurar que todo el equipo involucrado comprenda de forma clara los objetivos, las estrategias y las expectativas del proyecto.

Durante el briefing, se comparten los detalles clave del evento —como el propósito, el público objetivo, el concepto creativo, el presupuesto, el cronograma y la logística— para que cada área tenga una visión completa y alineada del proyecto.

Este proceso resulta fundamental, ya que permite resolver dudas, coordinar esfuerzos y garantizar que todas las decisiones se tomen con base en la misma información. En otras palabras, mientras el brief es el documento guía, el briefing es la reunión o dinámica que transforma ese documento en una acción colectiva bien coordinada.

En el ámbito de los eventos, un buen briefing es la base para que todo el equipo —desde la producción hasta la comunicación— trabaje en sintonía y logre un resultado exitoso y coherente con los objetivos del cliente.

El briefing de un evento es el proceso de comunicación del brief, donde se comparten y alinean los objetivos, estrategias y detalles clave para garantizar que todo el equipo trabaje en una misma dirección hacia el éxito del evento.

Diferencias entre brief y briefing

La diferencia entre "brief" y "briefing" radica en su forma, propósito y momento de uso dentro de un proceso profesional, especialmente en áreas como eventos, publicidad, diseño o gestión de proyectos.

Brief

Un brief es un documento escrito que recopila y resume toda la información esencial de un proyecto. Su objetivo principal es proporcionar una visión clara y estructurada que sirva como guía para los equipos encargados de planificar o ejecutar una tarea.Incluye aspectos clave como:

• Objetivos

• Público o destinatarios

• Requisitos técnicos o creativos

• Presupuesto

• Plazos y entregables

Es una herramienta estratégica que se utiliza al inicio de un proyecto para alinear expectativas y establecer directrices claras.

Briefing

El briefing, en cambio, es un proceso comunicativo y colaborativo, normalmente llevado a cabo en forma de reunión, presentación o sesión de trabajo.Durante el briefing, se expone y analiza el contenido del brief, se amplían detalles, se resuelven dudas y se ajustan aspectos prácticos con los equipos involucrados.Su objetivo es lograr una comprensión compartida y operativa del proyecto, antes de su ejecución.

En resumen:

• El brief es el "qué" y el "por qué" del proyecto.

• El briefing es el "cómo", el "quién" y el "cuándo", permitiendo aterrizar la estrategia en acciones concretas.

Aspecto	Brief	Briefing
Naturaleza	Documento estratégico inicial que recoge los deseos, necesidades y condiciones del cliente para el evento	Sesión (reunión) operativa o presentación donde se comunica, aclara y alinea lo que está en el brief
Quién lo origina / quién lo entrega	Cliente o solicitante del evento (o agencia recolectando información)	Project manager, director del evento o responsable que debe coordinar equipos
Contenido típico	— Datos de la empresa / organizador — Antecedentes — Objetivos del evento  — Público objetivo — Mensaje / claim — Formato / tipo de evento — Fecha(s) y lugar(es) — Presupuesto (rango o partidas) — Servicios requeridos  — Limitaciones / condicionantes  — KPIs / métricas — Antecedentes de eventos previos — Sinergias con otras acciones de comunicación	— Explicación en detalle del brief — Cronograma, escaletas, timing — Roles y responsabilidades (qué hace cada área) — Logística operacional y técnica — Aclaración de dudas — Ajustes de última hora — Coordinación entre equipos — Revisión del Plan de Acción al Minuto (P.A.M.) si aplica
Momento de aplicación	En las fases iniciales de concepción, planificación y diseño del evento	Justo antes de la parte operativa, en la puesta en marcha, y también puede hacerse briefing por áreas (logística, técnica, producción)
Objetivo principal	Establecer un “mapa claro” del evento para orientar las propuestas, la creatividad y la planificación	Alinear equipos para que todos entiendan cómo ejecutar ese mapa, resolver detalles operativos y prevenir errores
Flexibilidad / revisiones	Puede revisarse o “actualizarse” si cambian condiciones importantes del proyecto	Puede tener múltiples sesiones (por día, por fase, por área) hasta el momento del evento
Nivel de detalle	Medio-alto, pero con foco estratégico y directrices generales	Muy alto, con enfoque táctico y operativo (lo concreto)
Papel frente a tiempos y control	Define el alcance y servirá de referencia ante cambios	Sirve de herramienta de control en tiempo real (cuando los tiempos se “descontrolan”)
Relación entre ambos	El brief alimenta el briefing: el briefing es la puesta en práctica del brief	Si el briefing revela lagunas, puede requerir volver al brief (o su versión revisada)

El proceso del briefing

El proceso de realizar un briefing comienza con la definición clara del propósito que se espera lograr durante la sesión. Antes de la reunión, es fundamental elaborar un documento de brief que sintetice la información esencial del proyecto, desde los objetivos hasta los detalles presupuestarios. Este documento servirá como guía durante el briefing, ofreciendo una visión general concisa pero completa.

El siguiente paso es identificar a los participantes clave y coordinar la fecha y hora más adecuadas para la sesión. Durante el briefing, se inicia con una introducción al proyecto, proporcionando contexto y estableciendo el marco para la discusión. A continuación, se presenta el brief, destacando sus elementos clave y utilizándolo como base para una revisión detallada.

La revisión del brief implica dedicar tiempo a cada sección, asegurándose de que todos los participantes comprendan plenamente los aspectos esenciales del proyecto. Se fomenta la interacción activa, permitiendo preguntas, ideas y aclaraciones. Es fundamental clarificar expectativas y registrar decisiones y acciones acordadas durante la sesión, para garantizar que todos compartan una misma comprensión.

La conclusión del briefing consiste en resumir los puntos clave, agradecer la participación y definir los próximos pasos y plazos. Finalmente, el seguimiento incluye la distribución de documentación actualizada y un monitoreo cercano de las acciones acordadas, asegurando que lo discutido se traduzca en resultados concretos..

Integrar el brief en todo el proceso de briefing desde el principio asegura una alineación efectiva, facilitando una base sólida para la planificación y ejecución del proyecto.

Pasos para elaborar el briefing de un evento

1. Identifica al cliente y sus objetivos

Comienza por conocer a tu cliente y entender sus objetivos. ¿Qué es lo que quiere lograr

con el evento? ¿Quiénes son los asistentes que quiere atraer? ¿Cuál es su presupuesto? Esto te ayudará a crear un evento que satisfaga las necesidades del cliente. En este primer paso, es clave dedicarle el tiempo suficiente al briefing para establecer las bases sólidas de un evento exitoso.

Una vez que se ha identificado al cliente y se ha establecido una comunicación sólida con él, es esencial explorar en profundidad sus objetivos. Esto implica tener conversaciones detalladas para comprender completamente las necesidades y expectativas del cliente y así construir un proyecto que cumpla con sus metas.

Los objetivos pueden variar ampliamente, desde aumentar la visibilidad de una marca, promover un producto o servicio, recaudar fondos para una causa benéfica, hasta proporcionar un espacio para el networking y la interacción entre los asistentes. En todos los casos se debe tratar a la marca como una persona, comprendiendo sus intenciones, propósito y cómo desea ser percibida.

Asimismo, es importante considerar las expectativas emocionales y experienciales que el cliente tiene en relación con los asistentes. Es posible agregar una sección dedicada a las emociones que se desean evocar en los asistentes del evento para guiar la planificación de manera efectiva. Al mismo tiempo, deberás asegurarte de que los responsables de negocio, marketing y otros departamentos estén alineados en los objetivos del evento desde el principio.

Al comprender completamente las metas, el equipo de planificación del evento podrá diseñar una estrategia alineada con las metas del cliente y garantizar el éxito del evento. Cada paso será esencial para guiar todas las decisiones posteriores en la planificación y ejecución del evento, procurando que se cumplan las expectativas del cliente.

2. Identifica al público objetivo

Establece a quién va dirigido el evento. ¿Son los clientes, los proveedores, los empleados, los medios de comunicación o el público en general? Identifica las características del público objetivo, como la edad, el género, los intereses, el nivel socioeconómico, entre otros aspectos. Esta información es crucial para adaptar todos los elementos del evento, desde el contenido y la temática hasta la ubicación y la promoción.

Al conocer en detalle quiénes son los asistentes potenciales y qué los motiva, es posible personalizar la experiencia del evento para satisfacer sus expectativas y necesidades. Esto no solo aumentará las posibilidades de éxito del evento, sino que también permitirá al cliente alcanzar sus objetivos de manera más efectiva al dirigirse de forma más precisa a su audiencia deseada.

La identificación del público objetivo es, por lo tanto, un paso esencial en la creación de un briefing sólido que sirva como guía para todo el proceso de planificación y ejecución del evento. Garantiza que el equipo comprenda quiénes son los asistentes y cómo deben diseñarse las estrategias para involucrarlos y generar impacto.

3. Define el mensaje clave

Un paso crucial en la elaboración de un briefing para un evento es la definición del mensaje clave que se desea transmitir. Después de identificar al cliente y su público objetivo, es fundamental determinar cuál es el mensaje central que se pretende comunicar a los asistentes. Este mensaje debe ser claro, coherente y alineado con los objetivos del cliente.

Para definir el mensaje clave, es necesario considerar los objetivos del evento y cómo estos se relacionan con las expectativas del público objetivo. El mensaje debe ser relevante, atractivo y adaptado al tono y estilo de comunicación que resonará con los asistentes.

Una vez establecido, el mensaje clave servirá como base para desarrollar el contenido del evento, desde presentaciones y discursos hasta actividades y decoración. Además, orientará la estrategia de marketing y promoción, asegurando que todas las comunicaciones previas al evento estén alineadas con el objetivo central. Este enfoque cohesivo garantiza una experiencia unificada y efectiva para los asistentes, maximizando el impacto del evento en relación con los objetivos del cliente.

4. Elige el tema y concepto creativo

En base a las necesidades y objetivos del cliente, selecciona un tema o concepto creativo que capture la esencia del evento y esté alineado con los objetivos y el mensaje clave. Considera elementos visuales, colores, estilo, tono de voz, música, entre otros, asegurándote de que el tema o concepto sea original, atractivo y relevante para tu audiencia.

El tema del evento representa una idea central que vincula el evento con una narrativa más amplia o concepto que resuene con el público objetivo. Por ejemplo, si el evento es una conferencia sobre tecnología, el tema podría ser “Transformación digital para el futuro”.

El concepto creativo se refiere a la ejecución tangible del tema, a través de la decoración, ambientación, música, diseño gráfico y otros elementos sensoriales. Siguiendo el ejemplo anterior, el concepto creativo podría incluir elementos futuristas, paletas de colores modernas y tecnología interactiva para sumergir a los asistentes en la experiencia.

La elección acertada del tema y concepto creativo aporta cohesión y emoción al evento, guiando todas las decisiones posteriores, desde proveedores hasta materiales promocionales. Este enfoque integral asegura que cada detalle contribuya de manera significativa al logro de los objetivos del cliente de forma memorable.

5. Determina el formato y la logística

Determina el formato del evento (conferencia, feria, concierto, gala, seminario, etc.) y establece los detalles logísticos básicos: fecha, lugar, duración, presupuesto, recursos disponibles y cualquier otro aspecto relevante para la planificación y ejecución del evento.

El formato define cómo se presentarán las actividades y el contenido del evento, mientras que la logística se centra en los aspectos prácticos y operativos. Esto incluye la selección del lugar, disposición del espacio, gestión de registros y acreditaciones, programación de horarios, tecnología, producción audiovisual, proveedores y presupuesto.

Ambos elementos deben estar alineados con los objetivos, mensaje clave y concepto creativo del evento. Una planificación detallada en esta etapa garantiza que la ejecución sea eficiente y que la experiencia final cumpla con las expectativas del cliente y del público, asegurando coherencia y éxito en todos los aspectos del evento.

6. Establece la fecha, hora y lugar del evento

Incluye información detallada sobre fechas, horarios y lugar para coordinar eficientemente todos los aspectos del evento. La elección de la fecha debe considerar la disponibilidad del público objetivo, evitando conflictos con otros eventos o días festivos, y tomando en cuenta la estación del año o condiciones climáticas si es al aire libre.

La hora del evento debe permitir la llegada cómoda de los asistentes y favorecer la experiencia general, considerando si será de día o de noche, lo que influye en la atmósfera y ambientación.

El lugar debe ser accesible, con capacidad adecuada y alineado con el tema y concepto creativo del evento. Seleccionar correctamente estos elementos logísticos garantiza coordinación eficiente, experiencia satisfactoria y cumplimiento de los objetivos planteados, contribuyendo al éxito integral del evento.

7. Identifica los canales de comunicación

Identificar los canales de comunicación es un paso crítico. Una vez definidos los objetivos, público objetivo, mensaje clave, tema, formato y logística, es esencial determinar cómo se llevará a cabo la promoción y difusión del evento.

Evalúa cuáles son los canales más efectivos: medios tradicionales como prensa, radio y televisión, y medios digitales como redes sociales, correo electrónico, sitios web y marketing online. También considera opciones específicas del sector, como publicaciones especializadas o asociaciones relevantes.

La elección debe alinearse con el perfil demográfico y las preferencias de consumo de información del público objetivo. Establecer estos canales en el briefing asegura una estrategia de comunicación coherente, maximizando el alcance y la efectividad de la promoción, y garantizando que la audiencia reciba un mensaje consistente con los objetivos del evento.

8. Define una estrategia de promoción

Establece un plan detallado de promoción que considere los diferentes canales de comunicación, buscando generar interés, aumentar la participación y fomentar la difusión del evento. Incluye tácticas creativas como concursos, descuentos, colaboraciones con influencers y actividades que generen expectación.

La estrategia debe ser coherente con el mensaje clave y concepto creativo del evento, garantizando una experiencia consistente para los asistentes. Incluye un calendario de acciones promocionales, fechas de publicación, materiales de marketing y medios de difusión, además de establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar su efectividad y realizar ajustes oportunos.

Una planificación detallada de la estrategia de promoción asegura que el evento alcance a su público objetivo y cumpla los objetivos establecidos por el cliente, maximizando la participación y el impacto de la experiencia.

La planificación detallada de la estrategia de comunicación contribuirá significativamente al éxito en la promoción del evento y a la consecución de los objetivos establecidos.

9. Crea un cronograma

Elabora un cronograma detallado que incluya todas las etapas del evento. Esta herramienta establece una línea de tiempo completa que abarca desde la fase inicial de planificación hasta la ejecución y seguimiento posterior al evento.

El cronograma debe incluir fechas clave, plazos para tareas específicas y hitos importantes, como la selección del lugar, contratación de proveedores, creación y promoción de contenido, reuniones de coordinación y actividades posteriores al evento.

Un cronograma bien estructurado garantiza que todos los involucrados conozcan sus responsabilidades y plazos, minimizando el riesgo de retrasos o errores. Además, permite un seguimiento constante del progreso y la posibilidad de realizar ajustes cuando surjan imprevistos. La combinación de flexibilidad y disciplina es clave para asegurar que el proyecto avance de manera ordenada y eficiente.

10. Elabora un presupuesto

Calcula el costo total del evento y establece un presupuesto realista en colaboración con el cliente. Este debe incluir todos los gastos y recursos necesarios, así como las fuentes de financiación disponibles. Contar con información clara sobre el presupuesto permite tomar decisiones fundamentadas y planificar un evento viable.

Considera todos los gastos asociados: alquiler del lugar, catering, entretenimiento, decoración, transporte, equipo técnico y producción creativa, incluyendo diseño gráfico y audiovisual. Incluye tanto costos fijos como variables, y agrega un margen para contingencias o imprevistos que puedan surgir.

Mantener un registro actualizado de los gastos y compararlos con los recursos disponibles permite controlar las finanzas y ajustar decisiones si es necesario. El presupuesto detallado asegura que el evento sea financieramente sostenible y que cada inversión contribuya de manera efectiva al logro de los objetivos.

11. Determina las métricas de éxito

Define los indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan evaluar el éxito del evento. Estos pueden incluir asistencia, alcance en redes sociales, ventas generadas, cobertura mediática, participación del público y satisfacción de los asistentes.

Las métricas deben alinearse con los objetivos establecidos en la planificación inicial, para reflejar con precisión el cumplimiento de metas. Establecerlas previamente permite recopilar información relevante durante y después del evento, facilitando un análisis completo de su impacto.

El seguimiento de estas métricas proporciona información valiosa para la mejora continua, identificando áreas de éxito y oportunidades de optimización en futuros eventos. También permite demostrar al cliente el valor generado y la efectividad de la planificación y ejecución del proyecto.

La propuesta detallada actúa como un plan maestro que guiará a todos los equipos y partes involucradas en la ejecución del evento. Es un documento de referencia esencial que garantiza que todos estén en la misma página y que se cumplan los objetivos y expectativas del cliente.

12. Elabora una propuesta detallada

Con toda la información recopilada, elabora una propuesta completa que incluya el concepto creativo, los servicios ofrecidos, el presupuesto y la estrategia de marketing y comunicación para promocionar el evento. Esta propuesta será el documento guía que oriente a todo el equipo y al cliente.

Debe detallar aspectos logísticos: elección de locación, disposición del espacio, tecnología requerida, personal necesario y necesidades especiales de producción. También debe incluir la estrategia de promoción, los canales de comunicación y las fechas clave de difusión.

El desglose financiero debe ser preciso, mostrando los costos previstos y los recursos disponibles, y evaluando la viabilidad económica del evento. La propuesta detallada actúa como un plan maestro que garantiza que todos los participantes estén alineados y que los objetivos del cliente se cumplan de manera coherente y organizada.

13. Presenta la propuesta

El paso de presentar la propuesta es fundamental para compartir el plan con el cliente o stakeholders clave. Durante esta presentación se resumen los aspectos esenciales: objetivos, concepto creativo, servicios ofrecidos, logística y presupuesto.

La presentación debe ser clara y visualmente atractiva, utilizando gráficos, ejemplos o materiales que faciliten la comprensión. Es un momento para responder preguntas, aclarar dudas y recibir retroalimentación, lo que permite ajustar la propuesta antes de su aprobación final.

Esta etapa busca no solo obtener la aprobación del cliente, sino también su compromiso y entusiasmo. Una comunicación clara y profesional transmite confianza y asegura que todas las partes tengan una visión común sobre el desarrollo del evento, facilitando la ejecución exitosa del proyecto.

Fomenta la comunicación directa, preferiblemente a través de sesiones de trabajo, para generar confianza y alineación en los objetivos.

14. Mantén una comunicación constante

La comunicación efectiva es un proceso continuo a lo largo de todo el desarrollo del evento. Implica mantener contacto con el cliente, el equipo de planificación, proveedores y otros stakeholders, asegurando que todos estén al tanto de avances, cambios y decisiones importantes.

Programa reuniones periódicas, utiliza herramientas digitales como correo electrónico, videoconferencias, mensajería instantánea y software de gestión de proyectos. Fomenta un ambiente colaborativo donde se compartan ideas, soluciones y aprendizajes, fortaleciendo la coordinación y el compromiso de todos.

Una comunicación constante permite la toma de decisiones oportuna, la resolución rápida de problemas y el alineamiento con los objetivos del evento. Además, contribuye a construir relaciones sólidas con el cliente y las partes interesadas, generando confianza y facilitando futuras colaboraciones.

15. Evalúa el éxito del evento

Una vez finalizado el evento, realiza una evaluación exhaustiva en función de los objetivos establecidos. Analiza las métricas de éxito previamente definidas: asistencia, ventas, participación en redes sociales, cobertura mediática, satisfacción del público y retorno de inversión (ROI).

Recoge opiniones del público y del cliente mediante encuestas o entrevistas, evaluando la percepción general del evento. Este análisis permite identificar fortalezas y áreas de mejora, aportando información valiosa para la planificación de futuros eventos.

Por otro lado, evaluar el éxito brinda una oportunidad para medir la efectividad de la comunicación, la logística, la ejecución creativa y la gestión financiera. También permite celebrar los logros y reconocer al equipo involucrado, cerrando el ciclo del evento y garantizando una mejora continua en la organización de experiencias futuras.

Plan de contingencia y gestión de crisis en el briefing

La importancia de anticipar lo imprevisto

Un briefing completo no solo proyecta el éxito del evento, sino que también contempla los posibles escenarios adversos. Aunque ningún organizador desea enfrentar crisis, la diferencia entre un imprevisto bien gestionado y un desastre radica en la preparación previa. Incluir un protocolo de contingencia y gestión de crisis desde la fase de briefing demuestra profesionalismo y protege tanto la inversión del cliente como la reputación de todos los involucrados.

La gestión de crisis va más allá de tener un "Plan B". Implica identificar riesgos específicos del evento, establecer protocolos claros de toma de decisiones, definir responsabilidades y preparar canales de comunicación efectivos para actuar con rapidez y transparencia cuando surjan problemas. Un evento bien preparado no es aquel donde no ocurren imprevistos, sino aquel donde los imprevistos se gestionan sin que los asistentes perciban caos o desorganización.

Identificación y clasificación de riesgos

Durante la elaboración del briefing, es fundamental realizar un ejercicio de identificación de riesgos potenciales específicos del evento. Cada tipo de evento tiene vulnerabilidades características: los eventos al aire libre enfrentan riesgos climáticos, los eventos tecnológicos dependen críticamente de conectividad y equipos audiovisuales, los eventos con asistencia masiva requieren protocolos de seguridad más robustos, y los eventos con invitados VIP demandan consideraciones especiales de protocolo y privacidad.

Los riesgos deben clasificarse según su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial. Los riesgos de bajo impacto, como pequeños retrasos o ajustes logísticos menores, pueden resolverse con el equipo operativo sin comunicación externa. Los riesgos de impacto medio, como la cancelación de un ponente secundario o problemas moderados con el catering, requieren planes alternativos previamente definidos y comunicación transparente con los asistentes. Los riesgos de alto impacto, que involucran seguridad, salud, cancelación total o daños reputacionales, demandan protocolos específicos de crisis con comunicación coordinada hacia todos los stakeholders.

Definición de roles y toma de decisiones en crisis

El briefing debe establecer claramente quién toma las decisiones en situaciones de emergencia. Debe quedar documentado quién es el responsable final del evento, quién coordina la respuesta inmediata, quién gestiona la comunicación con el cliente, quién se encarga de la comunicación con asistentes y quién es el portavoz autorizado ante medios si fuera necesario.

Es recomendable conformar un comité de crisis pequeño pero efectivo, integrado por el director del evento, el responsable de comunicación, el coordinador de logística y el enlace con el cliente. Este equipo debe tener un canal de comunicación directo y exclusivo, como un grupo de WhatsApp o Slack, que permita coordinación inmediata. Cada miembro debe conocer su rol específico y tener autoridad para tomar decisiones rápidas dentro de su ámbito de responsabilidad.

Presupuesto de contingencia y coberturas de seguro

El briefing debe especificar un porcentaje del presupuesto total destinado exclusivamente a contingencias. La recomendación estándar es reservar entre el 10% y 15% del presupuesto total como fondo de emergencia. Este dinero no debe considerarse disponible para mejoras o añadidos al evento, sino que debe permanecer intocable hasta que surja un imprevisto real que lo justifique.

Además del presupuesto de contingencia, el briefing debe documentar las coberturas de seguro necesarias según el tipo y escala del evento. Esto incluye seguro de responsabilidad civil con cobertura adecuada al número de asistentes, seguro de cancelación que proteja la inversión ante causas de fuerza mayor, seguro de equipos técnicos especialmente para eventos que dependen de tecnología costosa, y seguros específicos para actividades de riesgo si el evento incluye deportes, aventura o actividades físicas.

Planes específicos de contingencia por escenario

El briefing debe incluir respuestas concretas a los escenarios de riesgo más probables del evento específico. Para eventos al aire libre, debe especificarse el plan alternativo ante lluvia, viento fuerte o temperaturas extremas, incluyendo si existe un espacio cubierto de respaldo, si hay carpas disponibles o si se contempla cambio de fecha. Para eventos dependientes de tecnología, debe documentarse qué equipos de respaldo estarán disponibles en sitio, qué proveedores técnicos de emergencia están en lista de contactos y cuánto tiempo de respuesta tienen.

Si el evento depende de ponentes o artistas clave, el briefing debe indicar quiénes son los suplentes confirmados, cómo se ajustará la agenda en caso de cancelación de último momento y qué contenido alternativo puede activarse. En eventos con catering, debe establecerse el protocolo ante problemas de calidad, retrasos en el servicio o incluso intoxicaciones alimentarias, incluyendo contactos de proveedores alternativos y servicios médicos disponibles.

Protocolo de comunicación en situaciones de crisis

Uno de los aspectos más críticos que debe quedar establecido en el briefing es cómo se comunicarán los problemas cuando ocurran. La comunicación rápida, transparente y coordinada puede transformar una crisis potencial en una demostración de profesionalismo y control. El briefing debe especificar qué canales se utilizarán para comunicar internamente al equipo, cómo se informará a los asistentes dentro del venue, qué mensajes se publicarán en redes sociales y quién tiene autorización para hablar con medios de comunicación si la situación lo requiere.

Es fundamental que todos los mensajes sean coherentes entre sí y transmitan control de la situación. Frases como "estamos trabajando activamente para resolver la situación y les mantendremos informados" o "la seguridad de nuestros asistentes es nuestra prioridad absoluta" transmiten responsabilidad sin generar pánico. El tono debe ser empático, transparente y orientado a soluciones, evitando minimizar el problema o culpar a terceros.

El briefing también debe establecer la frecuencia de actualizaciones. Incluso si no hay novedades significativas, mantener una comunicación regular cada 15 o 30 minutos durante una crisis reduce la ansiedad y evita que los asistentes busquen información en fuentes no oficiales que puedan generar rumores.

Gestión post-crisis y aprendizaje continuo

El briefing debe establecer que, ante cualquier imprevisto significativo, se realizará obligatoriamente una sesión de análisis posterior dentro de las primeras 24 a 48 horas. Esta reunión debe documentar qué ocurrió exactamente, cuál fue la respuesta del equipo, qué funcionó bien, qué debe mejorarse y qué lecciones se extraen para futuros eventos.

Si la crisis afectó negativamente la experiencia de los asistentes, el briefing debe contemplar qué tipo de compensaciones son apropiadas según la gravedad: desde disculpas formales y explicaciones detalladas hasta devoluciones parciales, invitaciones a eventos futuros o servicios complementarios. La transparencia en la gestión post-crisis y la voluntad de compensar adecuadamente pueden convertir una experiencia negativa en una demostración de integridad y responsabilidad que fortalezca la relación con los asistentes y el cliente.

Incorporar la gestión de crisis como estándar profesional

Incluir un plan robusto de contingencia y gestión de crisis en el briefing no es señal de pesimismo o falta de confianza en el evento. Por el contrario, es una marca distintiva de profesionalismo y experiencia. Los mejores organizadores de eventos no son necesariamente quienes evitan todos los problemas —algo prácticamente imposible—, sino quienes demuestran capacidad para anticiparlos, prepararlos y gestionarlos con eficacia, transparencia y calma cuando inevitablemente ocurren.

Un briefing que contempla la gestión de crisis desde el inicio transmite al cliente seguridad y confianza, demostrando que el equipo organizador tiene la madurez y experiencia para manejar cualquier situación. Esta preparación no solo protege el evento específico, sino que construye reputación a largo plazo y genera la tranquilidad de saber que, pase lo que pase, existe un plan de acción claro y un equipo preparado para ejecutarlo.

PLANTILLA BRIEFING DE EVENTO.pdf

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Es recomendable realizar una reunión posterior con el cliente para aclarar dudas, recibir información adicional y plantear alternativas que se adecuen mejor al proyecto.

Las preguntas clave que pueden realizarse a la hora de elaborar el brief de un evento

• ¿Cuál es el objetivo principal del evento?

• ¿Cuál es el presupuesto disponible para el evento?

• ¿Cuántas personas se espera que asistan al evento?

• ¿Cuál es la fecha y la hora del evento?

• ¿Cuál es el perfil del público objetivo?

• ¿Qué tipo de experiencia desea que tenga el público asistente?

• ¿Qué tipo de ambiente desea crear para el evento?

• ¿Hay algún tema específico que se quiera destacar en el evento?

• ¿Hay algún requisito especial para el lugar del evento?

• ¿Qué tipo de entretenimiento o actividades desea incluir en el evento? ¿Se requiere contratación de artistas, ponentes o entretenimiento adicional?

• ¿Cómo se medirá el éxito del evento?

• ¿Cuáles son los desafíos o preocupaciones más importantes que se deben tener en cuenta al organizar el evento?

• ¿Cómo se espera que los asistentes se involucren con el evento?

• ¿Deseas incorporar elementos de sostenibilidad y responsabilidad social en el evento?

• ¿Cuál es el plazo para la planificación y ejecución del evento?

• ¿Existen restricciones de espacio o logística que debamos tener en cuenta para el evento?

• ¿Hay algún requisito específico de seguridad o protocolo a seguir para el evento?

• ¿Cuál es el mensaje o la información clave que se desea comunicar durante el evento?

• ¿Hay alguna marca o producto que se deba destacar durante el evento?

• ¿Qué tipo de servicios adicionales se necesitan, como servicios de catering, alojamiento, transporte, etc.?

• ¿Existen requerimientos especiales de accesibilidad para personas con discapacidad?

• ¿Hay alguna preferencia en cuanto al idioma utilizado durante el evento?

• ¿Cuál es el plazo para la entrega del brief completo y la propuesta del evento?

• ¿Deseas incorporar elementos interactivos o tecnológicos en el evento?

• ¿Tienes alguna preferencia en cuanto al estilo de comunicación y presentación durante el evento?

• ¿Hay algún patrocinador o empresa colaboradora que necesite ser destacado en el evento?

• ¿Se requiere algún tipo de registro previo para los asistentes?

• ¿Cuál es el enfoque de marketing y promoción que se ha utilizado previamente para eventos similares?

• ¿Deseas que el evento genere alguna acción específica por parte de los asistentes (compra, donación, firma, etc.)?

• ¿Qué recursos internos estarán disponibles para el evento (personal, materiales, equipos, etc.)?

Contenido básico del brief

Información del evento:

• Nombre del evento.

• Fecha y hora del evento.

• Lugar o ubicación del evento (incluyendo dirección exacta y mapas si es necesario).

• Duración estimada del evento, incluyendo horarios de inicio y finalización.

Objetivos del evento:

• Objetivos generales del evento (por ejemplo, lanzamiento de producto, recaudación de fondos, celebración, conferencia, etc.).

• Objetivos específicos que se desean alcanzar con el evento (por ejemplo, aumentar la conciencia de la marca, generar leads, etc.).

• Indicadores de éxito, KPIs o metas cuantificables.

Público objetivo:

• Descripción detallada del público al que se dirige el evento, incluyendo datos demográficos, intereses, necesidades y expectativas.

Concepto y temática:

• Explicación detallada del concepto o tema del evento.

• Cualquier estilo o enfoque específico que se debe seguir (por ejemplo, elegante, informal, temático, etc.).

• Inspiración visual o elementos de diseño que se deben considerar.

Mensaje clave:

• Enumeración de los mensajes clave que se desean transmitir durante el evento.

• Cómo se relacionan estos mensajes con los objetivos del evento.

Presupuesto:

• Presupuesto total disponible para el evento.

• Desglose de costos estimados, incluyendo gastos de producción, marketing, logística, etc.

Fechas clave:

• Calendario de fechas importantes, como fecha de inicio de la planificación, fecha de entrega de materiales promocionales, y fecha del evento en sí.

Logística:

• Diseño y disposición del espacio, incluyendo planos y diagramas.

• Necesidades técnicas, como equipo audiovisual, iluminación, sonido, etc.

• Requisitos de catering, incluyendo menús, restricciones dietéticas, y servicio.

• Plan de registro y flujo de invitados.

• Necesidades de transporte y estacionamiento si es aplicable.

Programa o agenda:

• Agenda detallada del evento, con horarios precisos de todas las actividades planificadas.

• Descripciones de las actividades y nombres de los presentadores o ponentes.

Promoción y marketing:

• Estrategia de promoción, incluyendo campañas publicitarias, redes sociales, correo electrónico, y otros canales.

• Diseño y producción de materiales promocionales, como folletos, pósters, invitaciones, y anuncios.

• Estrategia de venta de entradas o registro si es necesario.

Patrocinios y colaboraciones:

• Información sobre patrocinadores potenciales, incluyendo niveles de patrocinio y beneficios para los patrocinadores.

• Colaboraciones con otras organizaciones o entidades, si las hay.

Medios de comunicación y PR:

• Estrategia de relaciones públicas, incluyendo notas de prensa, ruedas de prensa, y comunicados de prensa.

• Coordinación con medios de comunicación y periodistas, si es necesario.

Evaluación del evento:

• Criterios de éxito y métricas de evaluación.

• Plan para recopilar comentarios de los asistentes y encuestas post-evento.

Contactos clave:

• Información de contacto de las personas responsables de la planificación y ejecución del evento, incluyendo nombres, números de teléfono y correos electrónicos.

Otros requisitos especiales:

• Cualquier necesidad o requisito especial, como medidas de seguridad, permisos, necesidades de traducción o interpretación, o cualquier otro detalle que deba tenerse en cuenta.

Diferencias entre un brief interno y uno destinado a una agencia

La diferenciación entre un brief interno y uno destinado a una agencia radica principalmente en el enfoque y el nivel de detalle.

Un brief interno es un documento utilizado dentro de la propia organización, donde un departamento o equipo interno es responsable de organizar el evento. Suele ser más informal y suele ser menos detallado que el que se enviaría a una agencia externa, ya que el equipo interno ya está familiarizado con la empresa, sus objetivos y su cultura.

Por otra parte, el brief para una agencia se centra en comunicar claramente los objetivos, requisitos y expectativas del cliente al equipo de la agencia externa. Este tipo de brief tiende a ser más detallado y específico, ya que necesita proporcionar a la agencia toda la información necesaria para planificar y ejecutar el evento de manera efectiva. Puede incluir elementos adicionales, como una descripción más detallada de la marca y la identidad corporativa, el historial de eventos anteriores, y cualquier requisito técnico o logístico específico que se va a requerir.

Ejemplo 1: Brief para la realización de un evento

Modelo de brief para la realización de un evento

Rol del brief en el diseño del evento

El brief creativo desempeña un rol central en el diseño de un evento al establecer objetivos claros y definir la visión creativa que guiará todo el proceso. Al proporcionar una descripción detallada de los objetivos del evento, desde aumentar la conciencia de marca hasta generar ventas o educar a los asistentes, garantiza que todo el equipo esté alineado en cuanto a lo que se espera lograr. Al mismo tiempo, define la visión del evento, incluyendo la temática, el estilo visual y la experiencia general que se busca ofrecer, proporcionando así una base sólida para el diseño.

Otro rol clave del brief creativo es establecer parámetros creativos dentro de los cuales debe operar el equipo. Esto puede incluir restricciones de presupuesto, limitaciones de tiempo y espacio, requisitos de marca y cualquier otro factor relevante. Asimismo, guía la toma de decisiones durante el proceso de diseño, asegurando que cada decisión se evalúe en función de cómo contribuye a cumplir con los requisitos establecidos.

Esta valiosa herramienta facilita la comunicación y la colaboración entre todas las partes involucradas en el diseño, desde el cliente hasta los proveedores y colaboradores externos. Al establecer un punto de referencia compartido, garantiza que todos estén en la misma página y trabajen juntos hacia un objetivo común.

Al finalizar el encuentro, el brief sirve como criterio para evaluar el éxito del evento una vez que ha tenido lugar. Se compara el resultado final con los objetivos y expectativas establecidos en el brief para determinar si se lograron satisfactoriamente.

El brief creativo en el diseño de eventos es esencial para proporcionar dirección, coherencia y alineación en todo el proceso, asegurando la realización de la visión del cliente y la entrega de una experiencia excepcional para los asistentes.

Departamentos corporativos que trabajan con agencias de eventos

En una empresa, los departamentos que se encargan de trabajar con agencias de eventos pueden variar dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa. Algunos de los que típicamente trabajan con agencias de eventos son:

- Marketing: Este departamento se encarga de la promoción y comercialización de los productos y servicios de la empresa. Trabajando con una agencia de eventos, pueden crear estrategias de marketing efectivas que involucren eventos y promociones.

- Comunicaciones/Prensa: Tiene a su cargo la comunicación interna y externa de la empresa. Junto con una agencia de eventos, pueden crear eventos y experiencias que refuercen la marca y la imagen de la empresa.

- Recursos humanos/Gestión del talento: Esta área se encarga del reclutamiento, selección y capacitación de los empleados de la empresa. Con una agencia de eventos, pueden organizar eventos para el desarrollo de habilidades, incentivar el trabajo en equipo y motivar a los empleados.

- Ventas/Comercialización: Este departamento es responsable de la generación de ingresos para la empresa. Trabajando con una agencia de eventos, pueden crear eventos que fomenten el networking y las relaciones comerciales con clientes potenciales.

- Relaciones Públicas y Publicidad: Es el responsable de mantener y mejorar la imagen pública de la empresa. Junto con una agencia de eventos, pueden crear eventos y experiencias que muestren el compromiso de la empresa con la responsabilidad social y el bienestar comunitario.

El brief de un evento es un documento esencial que ayuda a los organizadores a establecer los objetivos, el público objetivo y los detalles logísticos del evento.

Principales errores a la hora de realizar el briefing de un evento

Al realizar el briefing de un evento, es fundamental evitar ciertos errores que pueden afectar tanto la comprensión del proyecto como la ejecución del mismo. A continuación, se detallan los principales errores a tener en cuenta y cómo prevenirlos:

• Falta de claridad en los objetivos del briefing: Durante la sesión de briefing, es esencial que los objetivos del evento se presenten de manera clara y específica. Si no se comunican adecuadamente, el equipo puede interpretar mal las metas, dificultando la alineación y la toma de decisiones.

• No presentar correctamente al público objetivo: Es importante que el briefing detalle claramente quién es la audiencia, sus intereses y preferencias. La falta de información o su presentación confusa puede impedir que el equipo entienda a quién se dirige el evento y cómo diseñar experiencias que conecten emocionalmente con los asistentes.

• Deficiencias en la organización de la sesión: El briefing debe seguir una estructura organizada, que abarque objetivos, mensaje clave, logística, presupuesto, cronograma y responsabilidades. Una sesión desordenada puede generar confusión y retrasos en la ejecución del proyecto.

• No comunicar las limitaciones presupuestarias: Durante el briefing, es crucial explicar con claridad el presupuesto disponible y cómo se distribuirá. Ignorar esta comunicación puede provocar expectativas irreales, decisiones equivocadas y dificultades para cumplir con los objetivos financieros del evento.

• No definir roles y responsabilidades durante la reunión: El briefing es el momento adecuado para asignar y confirmar quién se encargará de cada tarea. La falta de claridad en este punto puede generar duplicación de esfuerzos, confusión y falta de responsabilidad en el equipo.

• Descuidar la estrategia de promoción y comunicación: Un error común es no incluir en el briefing información sobre los canales de difusión, mensajes clave y tácticas de marketing. Esto puede llevar a una planificación incompleta y a un evento con baja visibilidad o participación.

• No contemplar un plan de contingencia: Durante el briefing, se deben discutir posibles riesgos y cómo abordarlos. Ignorar este punto puede dejar al equipo sin estrategias claras frente a problemas técnicos, cambios climáticos u otros imprevistos, afectando la ejecución del evento.

• Falta de seguimiento y evaluación de acuerdos: Es esencial que el briefing concluya con un resumen de decisiones, tareas y plazos, así como un plan para dar seguimiento. No hacerlo puede generar malentendidos, retrasos y la repetición de errores en futuras actividade

Beneficios de trabajar con un brief creativo

Trabajar con un brief de un evento ofrece una serie de beneficios que pueden asegurar la realización exitosa del evento, estos beneficios son:

- Establece claramente los objetivos, lo que ayuda a todos los miembros del equipo a comprender y enfocarse en lo que se espera del evento. Esto puede garantizar que todos trabajen juntos en la misma dirección y que se logren los objetivos establecidos.

- Facilita la planificación. Al tener una comprensión clara de los objetivos, la audiencia, el presupuesto y otros detalles importantes, el equipo de organización puede desarrollar un plan integral para el evento y asegurarse de que todos los detalles estén cubiertos.

- Detalla todas las expectativas y requisitos, lo que puede reducir la posibilidad de errores y malentendidos. Al trabajar con un brief detallado, todos los miembros del equipo pueden estar seguros de que están trabajando hacia un objetivo común.

- Puede ayudar a ahorrar tiempo y recursos. Esto se debe a que todos los miembros del equipo saben exactamente qué se espera y qué deben hacer para lograrlo, lo que puede evitar problemas de última hora y garantizar que el evento se realice sin problemas.

- Permite una evaluación más precisa del éxito del evento. Al medir los resultados en función de los objetivos establecidos en el brief, el equipo puede comprender mejor el impacto del evento y hacer ajustes para futuros eventos.

Trabajar con un brief de un evento puede ayudar a garantizar que todos los miembros del equipo estén en la misma sintonía y trabajen hacia un objetivo común. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia y efectividad en la planificación y realización del evento y asegurar el éxito del mismo.

"Un evento exitoso no es aquel que termina perfectamente, sino aquel que deja recuerdos inolvidables". - Catherine Pulsifer

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Daniela Sánchez Silva©