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Guía completa para trabajar como Event Planner profesional [parte 1]

Con esta guía estarás un paso más cerca de conseguir el trabajo que siempre has soñado.


event planners


Bienvenidos a la primera entrega de la guía completa para trabajar como event planner. En esta serie de artículos, te guiaré a lo largo de un viaje que te ayudará a convertir tu pasión por la planificación y la creatividad en una carrera exitosa en el mundo de la organización de eventos.


Desde los primeros pasos para ingresar en esta industria hasta los consejos expertos sobre cómo destacar en un mercado competitivo, estoy aquí para brindarte la información esencial que necesitas para alcanzar tus metas profesionales.


En la emocionante industria de la organización de eventos, cada día es una nueva oportunidad para crear experiencias memorables y dejar una huella duradera en la mente de las personas.

planificación y organización

Guía completa para trabajar como event planner


1. Tareas y perfil profesional


Un organizador profesional de eventos es responsable de planificar, coordinar y ejecutar eventos exitosos para sus clientes. Esto implica una variedad de tareas, tales como: establecer objetivos y presupuestos, reservar lugares, contratar proveedores y servicios, coordinar la logística, diseñar programas y actividades, y asegurarse de que todos los detalles se ejecuten sin problemas en el día del evento.


Al mismo tiempo, será responsable de garantizar la satisfacción del cliente y de los asistentes, manejar cualquier problema o cambio de último minuto, y asegurar que el evento se ajuste a los requisitos legales y de seguridad.


Este profesional deberá ser un excelente comunicador y tener habilidades para trabajar en equipo, liderar proyectos, trabajar bajo presión y resolver problemas. La atención al detalle, la capacidad de administrar múltiples tareas y plazos simultáneamente y la habilidad para adaptarse rápidamente a los cambios y mantener la calma en situaciones imprevistas, son cruciales para alcanzar los objetivos. Además, tendrá que tener una sólida comprensión de la industria de eventos y estar actualizado sobre las últimas tendencias y tecnologías del sector.



1.2. Perfiles clásicos y fundamentales de un event planner


  • Event Planner Senior: Responsable de liderar la planificación estratégica y ejecución de eventos complejos, a menudo supervisando equipos de planificadores.

  • Event Coordinator: Asiste al Event Planner Senior en tareas específicas como coordinar proveedores, gestionar logística y asegurar la ejecución sin contratiempos del evento.

  • Logistics Manager: Se concentra en la logística detallada del evento, coordinando la distribución de recursos, gestionando el tiempo y asegurando la correcta disposición de todos los elementos.

  • Meeting Planner: Se dedica la planificación de reuniones y conferencias, desde la gestión de agendas hasta la coordinación de espacios y servicios para conferencias.

  • Wedding Planner: Se enfoca en la planificación y coordinación de bodas, gestionando desde la selección del lugar hasta la logística del día del evento.

  • Corporate Event Planner: Trabaja en eventos corporativos como conferencias, lanzamientos de productos y eventos de networking, asegurando que cumplan con los objetivos empresariales.

  • Social Event Planner: Enfocado en eventos sociales como fiestas, galas y celebraciones, coordinando aspectos como decoración, catering y entretenimiento.

  • Venue Coordinator: Trabaja directamente en lugares de eventos para asegurar que se cumplan todas las necesidades del cliente y supervisar la logística del lugar.

  • Virtual Event Planner: Especializado en la planificación y ejecución de eventos virtuales, utilizando plataformas digitales para crear experiencias impactantes en línea.

  • Destination Event Planner: Se especializa en la planificación de eventos en ubicaciones específicas, coordinando todos los aspectos logísticos para eventos fuera del lugar habitual.


Además de estos perfiles tradicionales, la industria de eventos está adoptando roles emergentes para abordar las tendencias actuales:


  • Quality & Sustainability Manager: Enfocado en la sostenibilidad y calidad de los eventos, abordando aspectos ambientales y estratégicos.

  • Prompt Engineer: Encargado de recopilar información del cliente, enseñarla a algoritmos y entrenar IA para mejorar resultados, reflejando la revolución de la IA en eventos.

  • Especialistas en experiencia del visitante: Profesionales dedicados a comprender y mejorar la experiencia global de los asistentes al evento.

  • Data Analysts: Equipos especializados en la recopilación, relación y análisis de datos de sitios web, redes sociales y eventos para mejorar la creatividad y la toma de decisiones.

  • Profesionales de ciencias humanas: Perfiles como psicólogos y sociólogos que son valorados para entender el comportamiento humano en eventos, aunque aún no son comunes.

  • Profesionales del deporte: Aquellos con experiencia en deportes que aportan conocimientos sobre esfuerzo, disciplina y trabajo en equipo.

  • Planificador estratégico: Con un enfoque en la planificación estratégica, análisis de marca y comprensión del target para integrar estrategia y creatividad en la organización de eventos.


Estos roles reflejan la diversidad y la evolución de la industria de eventos, donde la capacidad de adaptación y la especialización en nuevas áreas son clave para mantenerse competitivo y satisfacer las demandas cambiantes del mercado.


La creatividad y la capacidad de pensar fuera de la caja son claves para lograr que cada evento sea único y memorable.

event planners


2. Principales conocimientos y habilidades para conseguir trabajo como organizador de eventos


Para asegurar un empleo como organizador de eventos, es fundamental poseer un conjunto específico de conocimientos y habilidades que permitan organizar eventos de manera efectiva y destacarse en un mercado competitivo. Esto implica mantenerse al tanto de las últimas tendencias y tecnologías en la industria de eventos, así como contar con habilidades avanzadas en planificación y gestión de proyectos para coordinar y ejecutar eventos de manera exitosa y eficiente.


Los conocimientos extensos sobre la industria proporcionan la base necesaria para comprender las dinámicas cambiantes del sector, desde las preferencias del público hasta las innovaciones tecnológicas que pueden transformar la experiencia de los asistentes. Estar al día con estas tendencias permite anticipar demandas emergentes y ajustar los servicios ofrecidos para satisfacerlas, aspecto fundamental para mantener la relevancia y competitividad en el campo de los eventos.


Por otro lado, las habilidades en planificación y gestión de proyectos son cruciales para llevar a cabo eventos de principio a fin de manera efectiva. Esto abarca desde la conceptualización inicial del evento hasta la ejecución detallada, asegurando que todos los aspectos logísticos, presupuestarios y temporales se gestionen con precisión. La capacidad para manejar múltiples tareas y coordinar diversos elementos simultáneamente es esencial para cumplir con los plazos y objetivos establecidos, garantizando que el evento se desarrolle sin contratiempos y obtenga resultados destacados.


Conocimientos necesarios:

  • Planificación de eventos: Comprender los procesos de planificación desde la conceptualización hasta la ejecución final del evento, incluyendo la gestión de presupuestos y cronogramas.

  • Logística: Conocer cómo manejar la logística de un evento, desde la selección de ubicaciones adecuadas hasta la coordinación del transporte, el montaje y desmontaje de equipos.

  • Gestión de proveedores: Saber cómo seleccionar y negociar con proveedores clave como caterings, equipos audiovisuales, decoradores, entre otros.

  • Marketing y promoción: Tener nociones básicas de estrategias de marketing para promover eventos, incluyendo el uso de redes sociales y marketing digital.

  • Legislación y normativas: Conocer las regulaciones locales y normativas que pueden afectar la organización de eventos, como permisos, licencias y seguridad.


Habilidades clave:

  • Gestión del tiempo: Ser capaz de manejar múltiples tareas y cumplir con plazos ajustados de manera eficiente.

  • Comunicación efectiva: Habilidad para comunicarse claramente con clientes, proveedores y equipos de trabajo, tanto de manera escrita como verbal.

  • Resolución de problemas: Ser capaz de anticipar y resolver problemas que puedan surgir durante la planificación y ejecución de eventos.

  • Creatividad: Tener la capacidad de generar ideas innovadoras para la decoración, el entretenimiento y otros aspectos que hagan que el evento se destaque.

  • Liderazgo y trabajo en equipo: Ser capaz de liderar equipos multidisciplinarios y fomentar un ambiente de colaboración y trabajo en equipo.


Habilidades y conocimientos más demandados actualmente:

  • Tecnología y eventos virtuales: Con el auge de los eventos híbridos y virtuales, se valoran habilidades en plataformas de streaming, gestión de webinars y uso de tecnología para eventos.

  • Sostenibilidad: La capacidad de planificar eventos sostenibles, reduciendo el impacto ambiental y utilizando prácticas responsables.

  • Experiencia del cliente: Enfoque en crear experiencias memorables para los asistentes, utilizando técnicas de engagement y atención al detalle.

  • Adaptabilidad y flexibilidad: La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios inesperados, como regulaciones de salud pública o restricciones de viaje.

  • Cultura digital y redes sociales: Habilidad para aprovechar las plataformas digitales y redes sociales para la promoción y gestión de eventos.


El organizador de eventos es el responsable de hacer que cada evento sea un éxito y se lleve a cabo sin problemas, lo que abarca desde la planificación hasta la ejecución de cada una de las tareas.

organizando un evento

3. Estrategias para alcanzar el trabajo de tus sueños como organizador de eventos profesional


3.1. Amplía tus conocimientos


Además de la experiencia práctica, es importante tener un buen conocimiento de la industria. Para lograrlo, es posible realizar algunas de las siguientes acciones:


  • Asistir a eventos y ferias comerciales para conocer las últimas tendencias y tecnologías en la industria de eventos.

  • Tomar cursos en línea o presenciales sobre el tema y otros relacionados, como marketing, gestión de proyectos y liderazgo.

  • Conseguir experiencia práctica al trabajar en eventos y colaborar con otros organizadores.

  • Leer libros, revistas y blogs especializados en organización de eventos para estar al tanto de las últimas tendencias y mejores prácticas.

  • Buscar mentores o personas en la industria que puedan ofrecerte consejos y orientación.

  • Unirte a grupos de discusión y redes sociales para conectarte con otros organizadores y compartir conocimientos y experiencias.

  • Participar en talleres y seminarios para mejorar habilidades específicas, como la negociación o la comunicación efectiva.

  • Realizar una investigación en línea para conocer las empresas líderes en la organización de eventos y descubrir qué las hace exitosas.

  • Participar en proyectos de voluntariado para organizaciones sin fines de lucro y eventos comunitarios para obtener experiencia práctica y construir tu red de contactos.

  • Mantener una mentalidad abierta, buscar oportunidades para seguir aprendiendo y mejorar las habilidades más requeridas en la industria.


3.2. La importancia de una buena formación


La industria de eventos es conocida por su dinamismo y continuo crecimiento, ofreciendo una amplia gama de oportunidades laborales en diversos sectores como bodas, eventos corporativos, culturales, ferias y exposiciones. Obtener formación en este campo brinda la oportunidad de destacarse, ya que certificaciones y diplomas permiten demostrar un alto nivel de habilidades específicas.


Una sólida formación proporciona las herramientas necesarias para planificar, coordinar y ejecutar eventos de manera efectiva. En los programas especializados, se adquieren habilidades clave como la gestión de presupuestos, la coordinación de equipos, la negociación con proveedores y patrocinadores, la gestión logística, la resolución eficiente de problemas y el conocimiento de las últimas tendencias y tecnologías del sector. Todo esto facilita alcanzar objetivos y satisfacer las necesidades de los clientes de manera efectiva.

Por otra parte, asistir a cursos, talleres y eventos especializados permite mantener el conocimiento actualizado y mejorar las habilidades, lo que puede ser muy útil para conseguir nuevos clientes, socios o colaboradores, o simplemente para intercambiar experiencias y conocimientos con otros profesionales.


La industria de eventos está en constante evolución y es necesario estar al tanto de los cambios para ofrecer un servicio de calidad y competitivo.

un evento

A la hora de seleccionar una formación en organización de eventos es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:


- Reputación de la institución: Es recomendable verificar que la institución que ofrece el curso o programa tenga una sólida reputación en el mercado y en el sector de eventos. Es importante investigar su experiencia, trayectoria y revisar referencias de estudiantes y empleadores.


- Contenido del programa: Es crucial confirmar que el programa cubra todos los aspectos necesarios para desarrollarse como organizador de eventos profesional. Busca programas que integren teoría y práctica, incluyendo asignaturas relacionadas con la planificación, gestión y ejecución de eventos, así como habilidades empresariales y de liderazgo.


- Credibilidad de la certificación: Si el programa ofrece una certificación al completarlo, es fundamental verificar que esta sea reconocida en la industria de eventos.


- Experiencia del profesorado: Investigar sobre la experiencia y trayectoria del cuerpo docente es clave. Es recomendable consultar con profesionales con experiencia en el sector de eventos, quienes puedan ofrecer conocimientos prácticos y herramientas aplicables en situaciones reales.


- Flexibilidad del programa: Evaluar si el curso se adapta a las necesidades y horarios es importante. Es clave buscar programas que ofrezcan opciones de estudio en línea, presenciales o mixtas que puedas ajustar según la disponibilidad individual.


- Costo: Es recomendable evaluar si el costo del programa se ajusta al presupuesto. Es importante que el costo sea razonable en comparación con otros programas similares y que ofrezca una buena relación calidad-precio.


3.3. Listado de las principales instituciones educativas que ofrecen cursos y programas relacionados con la organización de eventos (España, México, Colombia, Argentina y Chile)







Es importante recordar que estas listas no son exhaustivas y que hay muchas otras instituciones que ofrecen cursos y programas de organización de eventos. Por ello, es recomendable investigar y comparar las opciones antes de tomar una decisión antes de emprender una formación.


4. Investigar oportunidades de empleo


Investigar oportunidades de empleo en el rubro de eventos puede realizarse de diversas formas, tanto en línea como fuera de línea, y también explorando opciones de trabajo independiente. Aquí te explico cada una de estas formas:


Online:


- Portales de empleo: Plataformas como LinkedIn, Indeed, Glassdoor y Monster suelen tener listados de empleos en el sector de eventos. Puedes filtrar por ubicación, tipo de trabajo y nivel de experiencia.


- Redes sociales: Grupos y comunidades en redes sociales como LinkedIn y Facebook pueden ser útiles para conectar con profesionales del sector y enterarte de oportunidades de trabajo.


- Sitios web especializados: Hay sitios web dedicados exclusivamente a trabajos en eventos, donde las empresas publican sus vacantes y puedes enviar tu CV directamente.


- Blogs y sitios de noticias: Algunos blogs y sitios web de noticias en la industria de eventos a menudo publican ofertas de trabajo y noticias sobre eventos importantes donde podrían necesitar personal.


Offline:


- Ferias y conferencias: Asistir a ferias de empleo específicas para la industria de eventos o a conferencias profesionales te permite conectarte directamente con empleadores y profesionales del sector.


- Networking presencial: Participar en eventos de la industria, seminarios y workshops te permite establecer contactos valiosos que podrían llevar a oportunidades de empleo.


- Asociaciones profesionales: Unirse a asociaciones profesionales relacionadas con eventos puede proporcionarte acceso a listados de empleo exclusivos y eventos de networking.


Trabajo independiente:


- Plataformas freelance: Sitios como Upwork, Freelancer y Fiverr ofrecen oportunidades para trabajar como organizador de eventos independiente. Puedes crear un perfil, mostrar tu experiencia y aplicar a proyectos.


- Redes profesionales: Utilizar tu red de contactos y recomendar tu trabajo puede llevar a proyectos independientes, ya que muchos organizadores de eventos buscan profesionales autónomos para proyectos específicos.


- Marketing personal: Crear un sitio web o portafolio en línea donde puedas mostrar tus trabajos anteriores, testimonios de clientes y habilidades puede atraer a potenciales clientes que buscan servicios de organización de eventos.


4.1. Búsqueda online


Actualmente la opción más utilizada es la de buscar oportunidades de trabajo en línea, los cuales se pueden encontrar en sitios web y en redes sociales. También es posible contactar a empresas de eventos para preguntar sobre oportunidades de trabajo. Estos son algunos de ejemplos:







4.1.1. Herramientas para gestionar la búsqueda de empleo


  • Applyish: Simplifica y gestiona el proceso de aplicación a múltiples empleos con recordatorios y automatización.

  • Careerflow.ai: Optimiza currículum y prepara a los candidatos para entrevistas, con seguimiento de aplicaciones.

  • Sonara: Automatiza la búsqueda y aplicación a trabajos, ofreciendo actualizaciones en tiempo real.


4.2. Trabajo independiente


Trabajar como organizador de eventos freelance puede ofrecer una gran flexibilidad y oportunidades emocionantes para aquellos que disfrutan planificando y coordinando celebraciones especiales. La clave para tener éxito en este campo radica en establecer una sólida reputación, construir una red sólida y perfeccionar tus habilidades organizativas.


En primer lugar, es esencial definir tu especialidad dentro del amplio espectro de eventos, ya sea bodas, conferencias, fiestas corporativas o conciertos. Identificar tu nicho te permitirá destacarte y atraer clientes específicos.


Una parte fundamental para trabajar como organizador de eventos freelance es construir una presencia en línea de alto impacto. Esto incluye la creación de un portafolio digital que destaque tus proyectos anteriores, testimonios de clientes satisfechos y detalles sobre tus servicios. Las redes sociales también son herramientas poderosas para promocionarte, ya que te permiten compartir tu experiencia y conectarte con posibles clientes y colegas de la industria.


Por otro lado, la habilidad para establecer relaciones sólidas con proveedores y lugares es crucial en este campo. Al trabajar como freelance, debes ser capaz de negociar acuerdos favorables, encontrar soluciones creativas para ajustarte a presupuestos específicos y gestionar eficientemente los recursos disponibles. Además, la capacidad de mantener una comunicación clara y efectiva con los clientes es esencial para entender sus expectativas y garantizar la ejecución exitosa del evento.


La gestión del tiempo y la capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente son habilidades fundamentales para cualquier organizador de eventos freelance. Debes ser capaz de establecer plazos realistas, mantener un seguimiento de todas las etapas del proceso de planificación y reaccionar eficazmente ante imprevistos.


4.2.1. Crea tu propia agencia


Si eres apasionado por la organización y te encanta planear y llevar a cabo eventos, crear una agencia de organización de eventos puede ser una excelente idea de negocio para ti.


En el caso de necesitar colaboradores puedes utilizar aplicaciones para emparejar candidatos con empleos adecuados mediante análisis de currículum y recomendaciones personalizadas en HireBrain, Arytic u otras herramientas similares.


Encuentra más información para desarrollar tu proyecto aquí 

La autodisciplina y la organización personal son clave para mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, ya que el trabajo freelance a menudo implica horarios flexibles pero también demandas impredecibles.

freelancer


5. Conseguir trabajo sin experiencia previa


5.1. Voluntariado


Una de las mejores maneras de mejorar las posibilidades de conseguir un trabajo de organizador de eventos es adquirir experiencia en la planificación y coordinación de actividades asociadas al trabajo social. Algunas instituciones en las que es posible colaborar son:







- Voluntariado internacional: Volunteer World, GoAbroad, Workaway, Voluntarios ONU, AIESEC, Go Overseas, Omprakash, Idealist, etcétera.



Busca organizaciones sin fines de lucro, eventos comunitarios o festivales que necesiten voluntarios para ayudar con la planificación y organización. Esto te dará la oportunidad de aprender de otros organizadores y ganar experiencia práctica en la planificación y ejecución de eventos.

voluntariado


5.2. Realizar prácticas


Otra buena opción es aplicar a oportunidades de prácticas o pasantías con empresas de planificación de eventos, agencias de publicidad o departamentos de eventos en empresas grandes.


Para obtener esos empleos, es crucial realizar una investigación exhaustiva de las empresas del sector. Este proceso implica revisar sus sitios web y perfiles en redes sociales para entender sus valores, proyectos y programas de desarrollo de talento, incluyendo pasantías.


Es recomendable preparar cuidadosamente un currículum y carta de presentación adaptados a las necesidades específicas de las empresas seleccionadas. Estos documentos deben resaltar habilidades relevantes como organización, comunicación y gestión de proyectos, así como cualquier experiencia previa pertinente.


Además, establecer conexiones con profesionales del sector a través de plataformas como LinkedIn es fundamental. Participar en grupos y discusiones relacionadas con eventos permite aprender de experiencias compartidas y obtener información valiosa sobre oportunidades de pasantías.


Asistir a ferias de empleo y eventos de networking específicos de la industria de eventos es otra estrategia efectiva. Estos eventos ofrecen la posibilidad de conocer directamente a profesionales del sector y representantes de empresas que podrían estar buscando talento para programas de pasantías.


Finalmente, enviar solicitudes bien redactadas y seguir de cerca el progreso de cada aplicación es clave. Prepararse adecuadamente para las entrevistas, investigar sobre la empresa y mostrar entusiasmo por aprender son aspectos importantes durante el proceso de selección para una pasantía en la industria de eventos.


Trabajar como pasante o becario te dará la oportunidad de aprender de profesionales experimentados y ganar experiencia en el campo.

becarios

10 tips para conseguir empleo como organizador de eventos sin experiencia

6. La entrevista laboral


6.1. Claves para el éxito

Conseguir una entrevista laboral para un puesto de organizador de eventos puede ser un gran logro pero la clave para asegurar el éxito es prepararse adecuadamente.


A continuación, te presento algunas recomendaciones que pueden ayudarte a destacar en una entrevista y asegurar el puesto de trabajo de tus sueños.


 ✔ Conoce la empresa: Antes de la entrevista, investiga sobre la empresa y su historia. Familiarizarse con la empresa te permitirá tener una idea más clara de lo que buscan y podrás prepararte mejor para responder preguntas específicas sobre su actividad.


 ✔ Destaca tus logros: Resalta tus logros en la organización de eventos mencionando hitos anteriores tanto en el ámbito académico como laboral. Algunos de los más relevantes son:


  • Planificación y realización exitosa de diversos tipos de eventos, desde bodas y cumpleaños hasta conferencias, conciertos y eventos deportivos.

  • Gestión eficiente de presupuestos de eventos, garantizando el cumplimiento de objetivos financieros.

  • Creación de experiencias memorables para los asistentes mediante la selección de lugares distintivos, la implementación de actividades interactivas y el diseño de decoraciones atractivas.

  • Liderazgo en la gestión de equipos, incluyendo la asignación de tareas, seguimiento del progreso y resolución de problemas para asegurar la realización fluida del evento.

  • Éxito en la obtención de patrocinios y colaboraciones, involucrando la búsqueda activa de patrocinadores, negociación de acuerdos y coordinación de la participación de empresas en el evento.

  • Evaluación constante y mejora continua de los eventos, utilizando retroalimentación y análisis para perfeccionar futuras organizaciones.


 ✔ Sé honesto: No intentes exagerar tus habilidades o conocimientos. Si no sabes algo, es mejor decirlo pero demostrando interés por aprenderlo y mejorarlo.


 ✔ Demuestra tus habilidades: Procura demostrar tus habilidades en la entrevista. Comparte ejemplos de cómo has organizado eventos en el pasado, describe tus habilidades de comunicación y cómo las has utilizado para interactuar con proveedores, clientes y otros miembros del equipo.


 ✔ Sé proactivo: Durante la entrevista, no esperes a que te hagan preguntas para hablar. Asegúrate de demostrar interés y hacer preguntas sobre el puesto y la empresa. También puedes compartir ideas y sugerencias sobre cómo mejorar sus eventos.


 ✔ Ten en cuenta la vestimenta: Refleja una imagen profesional, cuidada y adecuada al tipo de empresa y trabajo al que estás aplicando. Es recomendable investigar sobre la cultura de la empresa antes de la entrevista para tener una idea más clara de lo que se espera en cuanto a la vestimenta.


Consejos generales para vestirse en una entrevista laboral en el área de la organización de eventos


consejos generales para hombres de cómo vestirse para una entrevista laboral en el área de la organización de eventos

consejos generales para mujeres de cómo vestirse para una entrevista laboral en el área de la organización de eventos

Es importante recordar que la vestimenta debe ser adecuada al tipo de empresa y al trabajo al que se está aplicando. Por ejemplo, si es para un trabajo en un ambiente creativo la vestimenta puede ser informal, pero si se trata de una empresa financiera o legal, la vestimenta debe ser más formal.


 ✔ Sigue el protocolo: Asegúrate de seguir un protocolo correcto antes y después de la entrevista. No olvides enviar un correo de agradecimiento después de la entrevista para demostrar tu interés y gratitud por la oportunidad.


Modelo de correo agradeciendo la entrevista laboral

Modelo de correo agradeciendo la entrevista laboral


6.1.1. Herramientas para preparar entrevistas


  • Huru by BeatView: Plataforma para entrevistas que utiliza tecnología avanzada para mejorar el proceso de selección.

  • Interview GPT.io: Herramienta impulsada por GPT para simular entrevistas y mejorar las habilidades de los candidatos.

  • Interview Igniter: Plataforma que ofrece recursos y simulaciones para preparar a los candidatos para entrevistas laborales.

  • Interview Pre AI: Utiliza IA para proporcionar preguntas y respuestas simuladas para entrevistas.

  • Skillora: Plataforma que ayuda a mejorar y practicar habilidades para entrevistas de trabajo.

  • Wizco: Herramienta que ofrece recursos y consejos para mejorar las habilidades de entrevista de los candidatos.



6.2. El proceso de selección


El proceso de selección para un puesto en el área de eventos puede variar dependiendo de la empresa y del puesto específico al que estés aplicando, pero estos son algunos pasos comunes que podrías esperar:


1. Solicitud de empleo o currículum vitae: Por lo general, el proceso comienza con la presentación de una solicitud de empleo o el envío de tu currículum vitae y carta de presentación.


2. Primera entrevista telefónica o por videoconferencia: Muchas empresas realizan una primera entrevista preliminar por teléfono o videoconferencia para evaluar tu idoneidad inicial y determinar si continúan el proceso contigo.


3. Entrevista en persona o por videoconferencia: Si pasas la primera etapa, es probable que te inviten a una entrevista más detallada, ya sea en persona o por videoconferencia. En esta etapa, es posible que te hagan preguntas específicas sobre tu experiencia en la planificación y gestión de eventos, tus habilidades para resolver problemas, trabajar bajo presión y tus conocimientos sobre la industria de eventos.


4. Evaluación de habilidades prácticas: Dependiendo del puesto, es posible que te pidan que realices una tarea práctica, como crear un plan de eventos ficticio o resolver un escenario hipotético relacionado con la gestión de eventos.


5. Entrevista con varios miembros del equipo: En algunas empresas, es posible que te entrevisten varios miembros del equipo, incluidos gerentes de eventos, personal de ventas y marketing, para evaluar cómo te integrarías en el equipo y cómo tus habilidades y experiencia se alinean con las necesidades de la empresa.


6. Referencias: Es posible que te pidan referencias laborales para verificar tu experiencia y desempeño previos en roles relacionados con eventos.


7. Oferta de empleo: Si todo va bien y eres seleccionado como el candidato ideal, recibirás una oferta de empleo formal, que puede incluir detalles sobre salario, beneficios y otras condiciones de empleo.


Recuerda prepararte bien para cada etapa del proceso, investigando sobre la empresa y mostrando cómo tus habilidades y experiencia se alinean con los requisitos del puesto y las necesidades de la empresa.

Cómo tener éxito en su primera entrevista

7. Recomendaciones para elegir el puesto adecuado


La industria de eventos es un campo diverso y dinámico que abarca una amplia gama de funciones y responsabilidades. Desde la planificación y ejecución de eventos hasta la gestión logística y la coordinación de equipos, cada posición desempeña un papel crucial en el éxito general de un evento.


Al considerar una carrera en esta industria, es esencial analizar las diferentes posiciones disponibles para determinar cuál se alinea mejor con las habilidades, intereses y objetivos profesionales de cada postulante.


Una posición común en la industria de eventos es la de planificador de eventos, encargado de conceptualizar, organizar y ejecutar eventos según las necesidades del cliente. Este rol implica habilidades de negociación, gestión de presupuestos, creatividad y atención al detalle.


Otro puesto importante es el coordinador logístico, responsable de garantizar que todos los elementos necesarios para un evento estén en su lugar a tiempo y de manera eficiente. Esto incluye la coordinación de proveedores, transporte y gestión de inventario.


La promoción y comercialización de eventos también juegan un papel vital, dando lugar a roles como el especialista en marketing de eventos. Estos profesionales se centran en estrategias de promoción, publicidad y participación del público para maximizar la asistencia y el impacto del evento.


Por otro lado, la gestión de personal en eventos masivos requiere roles como el coordinador de personal, encargado de seleccionar, capacitar y supervisar a un equipo diverso de trabajadores temporales.


Es importante analizar detenidamente cada posición dentro de la industria de eventos, ya que cada una demanda conjuntos específicos de habilidades y ofrece experiencias únicas. Al comprender las responsabilidades y desafíos asociados con cada puesto es posible tomar decisiones informadas sobre cuál podría ser el más adecuado.


Además, una evaluación exhaustiva permite destacar las fortalezas y habilidades específicas a la hora de postularse para roles que se alineen mejor con el perfil, lo que aumenta las posibilidades de éxito y satisfacción profesional en el emocionante y multifacético mundo de los eventos.


7.1. Herramientas para aplicación a vacantes:


  • AIApply: Automatiza el proceso de solicitud de empleo y optimiza currículums con inteligencia artificial.

  • Lazy Apply: Servicio que automatiza la aplicación a múltiples empleos con un solo clic.

  • Talentprise: Empareja talentos con oportunidades laborales basadas en competencias y habilidades.

8 posiciones en el área de organización de eventos

8. Preparar la solicitud de trabajo


Es clave preparar una solicitud de trabajo profesional y personalizada para cada oportunidad de trabajo que se solicite. En tal sentido, se debe procurar que el currículum y carta de presentación destaquen las habilidades y experiencia que mejor se ajusten a cada posición.


A la hora de redactar un curriculum vitae es fundamental:  ✔ Destacar la experiencia: Mostrar las habilidades organizativas y experiencia en la planificación y ejecución de eventos. Incluir un porfolio o cualquier trabajo previo en eventos, así como cualquier formación o certificación relevante en este ámbito.


 ✔ Demostrar habilidades de comunicación: La capacidad de comunicar efectivamente con clientes, proveedores y otros miembros del equipo es esencial en este campo. Es imprescindible destacar cualquier experiencia previa en la gestión de relaciones con clientes y la coordinación de equipos.


 ✔ Mencionar la habilidad para trabajar bajo presión: Muestra cómo se ha manejado situaciones estresantes en el pasado y cómo se ha logrado cumplir los objetivos.


 ✔ Destacar habilidades de negociación: La habilidad para negociar con proveedores, patrocinadores y otros interesados es fundamental en la organización de eventos. Si se tiene experiencia previa en negociación, no hay que olvidar incluirla. Estos logros son muy valorados.


 ✔ Mostrar creatividad: Destacar cualquier experiencia previa en el desarrollo de ideas innovadoras y la capacidad de personalizar eventos para satisfacer las necesidades específicas de los clientes.


 ✔ Incluir un porfolio: Si se referencias de trabajos anteriores se deben incluirlas en el CV. Estas pueden ayudar a respaldar lass habilidades y experiencia, y demostrar que se es un profesional confiable y competente.


8.1. Herramientas para hacer un CV online


  • Canva: Es una herramienta de diseño gráfico que ofrece una variedad de plantillas de currículum para personalizar.

  • CraftCv: Adapta el CV fácilmente garantizando una personalización sencilla y efectiva.

  • CV Engineer: Aplicación práctica para organizar datos laborales en dispositivos móviles.

  • CVlogin: Genera rápidamente un CV profesional utilizando plantillas, con opción de descarga.

  • CVmaker: Plataforma en línea que ofrece una amplia variedad de plantillas para elegir y personalizar.

  • DoYouBuzz: Crea un CV personalizable en minutos con guías y consejos de editores.

  • Enhancv: Herramienta que ofrece plantillas de currículums personalizables y sugerencias para destacar las habilidades y experiencias del usuario.

  • Kickresume: Plataforma que permite crear currículums y cartas de presentación profesionales mediante plantillas personalizables.

  • MicVideal: Plataforma que ofrece una variedad de herramientas y recursos.

  • Novoresume: Plataforma para crear CV y opción de crear cartas de presentación.

  • OnlineCV: Crea y edita el CV en línea con diversas plantillas.

  • Rezi: Generador de currículums que utiliza IA para crear documentos optimizados para sistemas de seguimiento de candidatos (ATS).

  • Resume.io: Servicio en línea para crear currículums y cartas de presentación con plantillas personalizables y herramientas de seguimiento.

  • Teal: Herramienta que gestiona y optimiza el proceso de búsqueda de empleo con seguimiento y organización de aplicaciones.

  • Visual CV: Ofrece plantillas atractivas y estadísticas sobre el interés de empleadores.

  • Zety: Plataforma de creación de currículums y cartas de presentación con plantillas profesionales y consejos personalizados.

  • Cvapp: Ejemplo de CV como organizador de eventos.


En general, todos estos programas para hacer un CV online son útiles para aquellos que desean crear un currículum profesional de manera rápida y fácil. Cada plataforma tiene diferentes características y opciones para personalizar el diseño y el contenido deel currículum, así que es recomendable probarlos y elegir el que mejor se adapte a las necesidades y preferencias personales.


Ejemplo de CV


Ejemplo de CV - Organizadora de eventos

Ejemplo de carta de presentación


Ejemplo de carta de presentación - Organizadora de eventos

Crea tu propio CV con formato estándar con esta plantilla gratuita



9. Recomendaciones para utilizar un chat de inteligencia artificial (IA) para encontrar trabajo


- Prepara una descripción clara de tus habilidades y experiencias relevantes que puedas usar en perfiles de redes sociales y aplicaciones de empleo.


- Solicita al chat que revise tu currículum y te sugiera mejoras.


- Pregunta cuáles son las palabras clave más buscadas por los empleadores en el campo de organización de eventos y asegúrate de que estén incluidas en tu currículum.


Ejemplo de prompts:

"¿Puedes revisar mi currículum y sugerir mejoras?"

"Crea un currículum vitae para un [posición / título] basándote en esta descripción de trabajo [copia / pega la descripción]"

"¿Cuáles son las habilidades principales que debería de incluir en un currículum vitae para [posición / título]?"

"¿Cuáles son las palabras clave más importantes que debería incluir en mi currículum como organizador de eventos?"

"Crea un currículum vitae para la un [posición / título] basándote en esta descripción de trabajo [copia / pega la descripción]"

"¿Cuáles son las habilidades principales que debería de incluir en un currículum para [posición / título]?"

"Estoy por entrevistarme con [empresa] para [posición / título] ¿Puedes revisar su [sitio web] y resumir lo que hacen? [habilita la navegación web]"

"¿En qué debo enfocarme para comprender la posición de [empresa] en el mercado con respecto a su [producto/servicio] ?"


- Pregunta al chat de IA por sitios web o aplicaciones especializadas en empleo para organizadores de eventos, como LinkedIn, Indeed, Eventbrite, entre otros.


- Pide al chat que te proporcione consejos sobre cómo optimizar tus búsquedas de empleo en estas plataformas, como usar palabras clave específicas relacionadas con la organización de eventos.


Ejemplo de prompts:

"¿Cuáles son las mejores plataformas para encontrar empleo como organizador de eventos?"

"¿Cómo puedo optimizar mi perfil de LinkedIn para atraer a reclutadores en el campo de organización de eventos?"


- Solicita consejos sobre cómo destacarte en una entrevista para un puesto de organizador de eventos.


- Pide al chat que te haga preguntas típicas de entrevistas para organizadores de eventos y práctica tus respuestas.


Ejemplo de prompts:

"¿Puedes hacerme una simulación de entrevista para un puesto de organizador de eventos?"

"¿Qué consejos me puedes dar para sobresalir en una entrevista de trabajo para organizar eventos?"

"¿Cuáles son las 10 preguntas más comunes que los empleadores suelen plantear a los candidatos para un puesto como organizador de eventos?"

"Estoy entrevistándome para [título del puesto] en [empresa/tipo de empresa] y esta es parte de la descripción del trabajo [pegar descripción del puesto]. ¿Cómo puedo demostrar esta habilidad  [insertar habilidad] en una entrevista?"

"¿Cuáles son algunas de las habilidades que un candidato ideal debería tener?"

"¿Cuáles son los desafíos que pudiera encontrarme durante los primeros 3 meses?"

"¿Cómo puedo destacar como el mejor candidato?"


- Pregunta sobre eventos, conferencias y talleres de networking donde podrías conocer a otros profesionales del campo.


- Solicita consejos sobre cómo utilizar redes sociales profesionales para conectarte con otros organizadores de eventos y posibles empleadores.


Ejemplo de prompts:

"¿Dónde puedo encontrar eventos y conferencias para hacer networking en la industria de la organización de eventos?"

"¿Cómo puedo utilizar LinkedIn para conectarme con otros organizadores de eventos?"


- Configura alertas de empleo en plataformas recomendadas para recibir notificaciones de nuevas oportunidades.


- Mantén tu currículum y perfil en línea actualizados regularmente.


- Utiliza herramientas de IA para gestionar tu tiempo, solicitudes de empleo y negociaciones salariales.


Ejemplo de prompts:

- Tengo [X] años de experiencia en [área] y estoy buscando aplicar [rol-trabajo] ¿Qué debería mantener en mente cuando negocie el sueldo? ¿Y cómo me recomiendas manejar la situación, si mi solicitud no es aprobada?


- Configura respuestas automáticas y recordatorios para seguir todas tus aplicaciones de empleo y comunicaciones con reclutadores.


Asegúrate de tener un currículum actualizado que destaque tu experiencia, habilidades y logros en la organización de eventos.

persona con cv

10. Videocurrículum


Un videocurrículum, también conocido como video CV o vídeo resumen, es una forma de presentar tu perfil profesional y habilidades mediante un video. En lugar de enviar un currículum tradicional en papel o por correo electrónico, esta opción permite grabar un video en el que se puede destacar los logros, experiencia laboral, habilidades y personalidad de una manera más dinámica y visual.


Este formato proporciona a los reclutadores y empleadores una oportunidad única de conocer a los candidatos de una manera más completa. Les permite evaluar no solo las habilidades y experiencia de una persona, sino también su comunicación verbal, habilidades de presentación y su capacidad para transmitir información de manera efectiva.


Ejemplo de videocurrículum



10. 1. Pasos para elaborar un videocurrículum


1. Planificar y escribir un guión detallado antes de comenzar a grabar: Es crucial tener una estructura clara antes de iniciar la grabación. El guión debe incluir los puntos clave que se desea destacar, como la experiencia laboral relevante, logros, habilidades y cualquier otro aspecto que se considere importante para el perfil profesional.


2. Utilizar un dispositivo de grabación de alta calidad para capturar el vídeo: La calidad del video es fundamental para transmitir una imagen profesional. Se sugiere usar una cámara o un teléfono inteligente con una buena resolución de video para asegurar que la imagen sea nítida y clara.


3. Instalar una iluminación adecuada que no genere sombras ni reflejos: La iluminación es crucial para la calidad visual del videocurrículum. Usar luz natural siempre que sea posible o artificial suave y difusa para evitar sombras duras o reflejos indeseados.


4. Comenzar el video con una introducción impactante para captar la atención: La primera impresión es crucial. En los primeros segundos, se debe mencionar nombre, formación académica y una breve descripción de las habilidades y experiencia para captar rápidamente la atención del espectador.


5. Organizar el contenido del videocurrículum en secciones claras y coherentes: Dividir el videocurrículum en secciones como experiencia laboral, educación, habilidades y logros. Esto facilita que los reclutadores puedan navegar y encontrar la información relevante de manera estructurada.


6. Destacar habilidades relevantes y mostrar personalidad durante la grabación: No hay que limitarse a mencionar las habilidades, es preciso dar ejemplos concretos y relevantes. Además, mostrar personalidad y pasión por el área de especialización es crucial.


7. Editar cuidadosamente el video para mejorar la calidad y la presentación: Después de la grabación, es preciso editar el videocurrículum. Recortar las partes innecesarias, mejorar la calidad de audio y vídeo si es necesario, y agregar elementos gráficos o texto para hacer la presentación más atractiva y profesional.


8. Mantener el videocurrículum breve y en un formato que sea fácil de consumir: La duración ideal suele ser entre uno y tres minutos. Los reclutadores suelen tener poco tiempo, por lo que mantener el videocurrículum conciso y directo facilita que puedan verlo completamente y captar la información clave.


9. Practicar varias veces la presentación y revisar el videocurrículum antes de finalizarlo para asegurar su efectividad: Antes de enviar el videocurrículum, se debe practicar la presentación varias veces para asegurarse de transmitir el mensaje de manera clara y segura. Además, es aconsejable pedir retroalimentación a amigos o familiares para obtener comentarios constructivos que ayuden a mejorar al videocurrículum antes de compartirlo con empleadores potenciales.


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Daniela Sánchez Silva©

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