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Las reuniones de carácter social contribuyen a afianzar los vínculos existentes, posibilitan la creación de nuevos contactos, otorgan prestigio y mejoran la reputación.
Si alguna vez te has enfrentado a la tarea de organizar un evento, sabes que la elección del servicio de alimentación adecuado puede marcar la diferencia entre un evento memorable y uno que pase desapercibido.
El mundo del catering es un universo fascinante y diverso que abarca desde pequeñas reuniones familiares hasta grandes eventos corporativos. Independientemente de la escala, la organización de servicios de catering exitosos implica una combinación de habilidades, planificación y creatividad.
A lo largo de este artículo, describiré los elementos esenciales que conforman un servicio de catering exitoso, desde la selección del menú perfecto hasta la logística detrás de la presentación de la comida. Además, abordaré cuestiones clave como la gestión del presupuesto, la contratación de proveedores, la coordinación de personal y la atención a las necesidades dietéticas específicas de tus invitados.
Ya sea que estés planeando una boda inolvidable, un evento corporativo importante o una fiesta íntima en casa, esta guía te brindará el conocimiento y la confianza necesarios para llevar a cabo servicios de catering que dejen una impresión duradera en tus invitados.
En esta guía para organizar servicios de catering exitosos, te proporcionaré consejos prácticos, estrategias probadas y secretos bien guardados que te ayudarán a superar cualquier desafío que se presente en el camino.
El plan de trabajo
A la hora de programar un evento social debes tener en cuenta el grado de formalidad e importancia del mismo, la cantidad de personas, el lugar, el catering y la ambientación.
Al mismo tiempo, es importante diferenciar qué clase de comida o reunión es la más adecuada en función de la actividad a realizarse. En general una cena o un banquete se realiza de forma puntual, mientras un cocktail, vino de honor o lunch se ofrecen luego de un evento previo. La elección del tipo de reunión a realizar dependerá del objetivo, el presupuesto, el personal y el tiempo disponible.
El plan de trabajo para organizar un servicio de catering debe incluir las siguientes actividades:
- La elección del menú y la bebida.
- El montaje de las mesas y colocación de comensales.
- El tratamiento de la mesa principal.
- La ambientación de las mesas y salas.
- El tipo de equipo de sonido, iluminación y traducción simultánea (en el caso que ser necesario).
- La conformación de la lista de invitados y en envío de invitaciones.
- La producción de los discursos.
- La organización del orden protocolar, los brindis y la entrega de obsequios.
- La determinación de la etiqueta.
Consejos para organizar servicios de cáterin exitosos
- Antes de iniciar el servicio de catering, asegúrate de tener todos los aspectos del evento bien definidos. Esto incluye el número de invitados, la ubicación, el presupuesto, el menú y el cronograma del evento. Una planificación sólida es la base para un servicio sin contratiempos.
- Diseña un menú que incluya una amplia gama de opciones para satisfacer diferentes gustos y necesidades. Es crucial considerar alergias alimentarias, restricciones dietéticas y preferencias culturales para que todos los asistentes se sientan atendidos.
- La presentación de los alimentos y bebidas es fundamental para causar una buena impresión. Asegúrate de que la comida esté servida de manera atractiva y que la decoración del servicio sea coherente con el tema y la formalidad del evento.
- Un personal capacitado y profesional es clave para un servicio de calidad. Desde chefs experimentados hasta meseros atentos, cada miembro del equipo debe ser amable, eficiente y estar preparado para gestionar cualquier situación que pueda surgir.
- Mantén una comunicación constante y transparente con los clientes durante todo el proceso. Escucha sus necesidades, aclara dudas y asegúrate de que las expectativas se alineen con lo que se ofrecerá en el evento.
- La calidad de los alimentos es esencial para un servicio exitoso. Trabaja con proveedores confiables que garanticen productos frescos y de alta calidad. Esto no solo mejora el sabor, sino también la experiencia general de los invitados.
- Ten en cuenta los detalles logísticos, como el transporte de alimentos, la temperatura adecuada para los platos y el montaje del área de servicio. Una buena coordinación logística evita retrasos y garantiza que todo esté listo a tiempo.
- Ajusta el estilo del catering según el evento, ya sea formal o informal. Para eventos corporativos, prioriza eficiencia y profesionalismo; en celebraciones sociales, apuesta por un enfoque más personalizado y creativo.
- Después del evento, recopila comentarios de los clientes y asistentes para evaluar qué funcionó bien y qué aspectos se pueden mejorar. Esto te ayudará a perfeccionar tus servicios en futuros eventos.
La elección del proveedor
Seleccionar la mejor empresa de catering para tu evento es clave para garantizar una experiencia exitosa. Estos son algunos consejos prácticos que te ayudarán a tomar la decisión correcta:
- Establece un presupuesto realista y asegúrate de que el proveedor seleccionado se ajuste a tus posibilidades económicas. Esto te ayudará a evitar sorpresas desagradables.
- Ten en cuenta detalles como la cantidad de invitados, la hora del evento, la ubicación, y cualquier requisito dietético especial. Esto asegurará que el servicio se adapte perfectamente a las características de tu evento.
- Revisa las opciones disponibles en el menú del proveedor para garantizar que se ajusten a las preferencias y necesidades de tus invitados.
- Procura que el proveedor tenga una trayectoria sólida y una buena reputación. Investiga su experiencia en eventos similares y revisa referencias.
- Busca opiniones de otros clientes para conocer sus experiencias. Pregunta sobre aspectos clave como la puntualidad, la calidad del servicio y la consistencia en la entrega.
- Verifica que el proveedor pueda preparar y servir la comida en la ubicación y el horario requeridos, considerando los aspectos logísticos del lugar del evento.
- Habla abiertamente con el proveedor sobre tus necesidades y preferencias. Una comunicación clara es fundamental para evitar malentendidos y garantizar que el servicio sea como lo esperas.
- Siempre que sea posible, visita las instalaciones del proveedor y solicita una degustación del menú. Esto te permitirá confirmar que la calidad y el estilo del servicio son los adecuados para tu evento.
Costos: Catering vs. restaurante
La diferencia de costos entre el catering y los restaurantes radica en las particularidades de cada servicio y su modelo de operación. Mientras que los restaurantes operan en un espacio fijo con una infraestructura ya instalada y amortizada, el catering enfrenta el desafío de trasladar y recrear esa infraestructura en un lugar externo, lo que incrementa significativamente los costos.
En los restaurantes, el mobiliario, menaje, cocina y equipo de trabajo son parte integral del espacio y están diseñados para un uso constante, lo que reduce los costos operativos. Por el contrario, en el catering es necesario alquilar o transportar todo el mobiliario y utensilios al lugar del evento. Este proceso incluye costos adicionales por montaje, desmontaje y transporte especializado, elementos que no afectan al precio en los restaurantes.
Además, la gestión del personal también difiere. Los restaurantes cuentan con un equipo fijo adaptado a su capacidad diaria, mientras que el catering depende de la contratación temporal para cada evento. Este personal adicional, necesario para atender variaciones en la magnitud de los eventos, supone un sobrecosto, especialmente por las normativas que penalizan los contratos de corta duración.
Otro aspecto clave es la preparación de alimentos. En un restaurante, los platos se elaboran al momento y en un entorno controlado. En el catering, los procesos son más complejos: las preparaciones comienzan en centros de producción con envasado y etiquetado, y luego deben ser transportadas al evento en condiciones específicas para garantizar su calidad. Este nivel de logística es innecesario en los restaurantes y añade una capa importante de costos al catering.
Finalmente, los riesgos de desgaste y roturas de utensilios son mayores en el catering, debido al transporte y uso intensivo durante los eventos. En los restaurantes, estos costos están amortizados gracias al uso regular en un entorno fijo y seguro.
El catering conlleva mayores costos debido a la necesidad de adaptarse a diferentes escenarios, mientras que los restaurantes operan de forma más estable y eficiente en términos de infraestructura y logística.
Guía para organizar servicios de catering exitosos
Aquí te detallo las características y recomendaciones de algunos servicios utilizados con mayor frecuencia, tanto en el ámbito privados como público:
- Brunch
- Almuerzo
- Cocktail
- Bufé
- Cena
DESAYUNO DE TRABAJO
Un desayuno de trabajo es una reunión que se realiza por la mañana para tratar temas relacionados con el trabajo y fomentar la interacción y colaboración entre empleados o miembros del equipo. Esto suele tener lugar en un ambiente relajado y agradable y puede incluir refrigerios ligeros como café, pasteles, fruta, etc.
Además, este tipo de servicio brinda a los participantes la oportunidad de discutir nuevas ideas, resolver problemas y construir objetivos comunes.
Características y recomendaciones para su organización
- Es una reunión que tiene un carácter informal y se lleva a cabo entre miembros de una misma organización o entre individuos pertenecientes de diferentes lugares.
- Se aplica al ámbito ejecutivo, político, profesional, etc.
- Algunos de los objetivos de esta reunión pueden ser: solucionar conflictos, cerrar un trato, diseñar planes o estrategias gerenciales, realizar entrevistas, etc.
- Se pueden desarrollar en una sala de una empresa, un restaurante, en una sala de prensa, etc.
- La reunión comienza cuando todos tengan su desayuno perfectamente servido.
- Brinda el tipo de desayuno preferido de los participantes, aunque en cada comida es conveniente consultar preferencias, especialmente en el caso de alergias u otro tipo de circunstancias particulares.
- Su duración no suele superar la hora.
Pasos para su organización
1. Antes de planificar cualquier detalle, determina el propósito del desayuno de trabajo y los objetivos que deseas lograr. ¿Es una reunión informal para fortalecer relaciones o una presentación importante? ¿Cuáles son los temas que se discutirán? Definir claramente los objetivos te ayudará a tomar decisiones efectivas en los siguientes pasos.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los invitados. Ten en cuenta sus horarios y compromisos para maximizar la asistencia. Elige un lugar adecuado que sea cómodo y adecuado para el tamaño del grupo. Puede ser en un restaurante, una sala de conferencias o incluso en la oficina.
3. Identifica quiénes son las personas clave que deberían asistir al desayuno de trabajo. Esto puede incluir colegas, clientes, proveedores, socios comerciales u otros contactos profesionales. Asegúrate de enviar invitaciones con suficiente antelación para que puedan hacer planes para asistir.
4. Elige un menú que sea apropiado para un desayuno, teniendo en cuenta las preferencias dietéticas de los invitados. Puedes ofrecer opciones como café, té, jugo, frutas, panecillos, opciones saladas y dulces. Si el presupuesto lo permite, considera ofrecer un desayuno tipo buffet o platos a la carta para adaptarte a diferentes gustos.
5. Diseña una agenda detallada que incluya el horario de las actividades, los temas a tratar y los oradores si es necesario. Además, asegúrate de tener cualquier material necesario, como presentaciones, documentos o muestras de productos, listos con anticipación. Esto ayudará a mantener el evento en el camino y a lograr los objetivos establecidos.
BRUNCH
Un brunch corporativo es un tipo de desayuno de negocios que dura hasta el mediodía y combina elementos de desayuno y almuerzo.
Es una oportunidad para que los empleados o miembros del equipo se reúnan y discutan asuntos relacionados con el trabajo en un ambiente relajado y amistoso. Además, les permite conocerse mejor, intercambiar ideas y fortalecer sus relaciones profesionales.
Generalmente incluye un refrigerio y una variedad de alimentos, como huevos, panqueques, salchichas, frutas y más.
Características y recomendaciones para su organización
- El brunch tiene un carácter informal y su nombre se debe a una mezcla de las palabras breakfast y lunch.
- Se celebra a mitad de la mañana entre las 10:00 a.m. y las 2:00 p.m.
- Su traducción al castellano es tentempié=a media mañana.
- Su característica principal es que permite desayunar y almorzar a la vez.
- Si bien es una reunión muy utilizada dentro del ámbito laboral, también puede tener lugar en congresos, seminarios y reuniones que se desarrollen en hoteles o salones.
- El menú se basa en platos rápidos semejantes a un desayuno: panes, frutas, pasteles, panqueques, sandwiches, té, café, jugos naturales y agua. Se pueden incorporar platos simples y frescos.
- Generalmente el servicio tiene la modalidad de autoservicio, mediante fuentes ubicadas en las diferentes mesas, disponiendo de platos, vasos, bebidas, cubiertos y demás utensilios.
- Puedes realizarlo en el mismo lugar donde se celebra el encuentro (en el caso de reuniones pequeñas), o si se lleva a cabo en las instalaciones de un hotel (para un congreso o seminario, etc.) se ubicará en un salón aparte.
- Tiene una duración aproximada de entre una hora o una hora y media.
Pasos para su organización
1. Elige una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los invitados. El brunch suele programarse durante la mañana o temprano en la tarde, generalmente entre las 10:00 a.m. y las 2:00 p.m., pero puedes adaptarlo según tus preferencias y las de tus invitados.
2. Decide dónde se llevará a cabo. Puede ser en tu casa, en un jardín, en un restaurante o en cualquier otro lugar que te parezca apropiado. Asegúrate de que el lugar tenga suficiente espacio para acomodar a todos los invitados cómodamente y que esté bien comunicado.
3. Un brunch típico incluye una variedad de opciones tanto de desayuno como de almuerzo. Algunos elementos comunes pueden incluir huevos revueltos, bacon, panecillos, ensaladas, frutas frescas, yogur, quiches, sándwiches, pasteles y bebidas como café, té, jugos y cócteles ligeros (mimosas, por ejemplo). Asegúrate de tener en cuenta las preferencias dietéticas de tus invitados al diseñar el menú.
4. Basándote en el menú que hayas decidido, crea una lista de compras detallada que incluya todos los ingredientes y suministros necesarios. Asegúrate de tener suficiente comida y bebida para satisfacer a todos los invitados. Además, considera la decoración y otros elementos que puedan mejorar la experiencia del brunch.
5. Prepara la mesa de manera atractiva con vajilla, cubiertos, servilletas y elementos decorativos apropiados para la ocasión. La decoración puede ser sencilla y elegante o más informal, según el estilo que desees. Asegúrate de tener suficientes sillas y espacio para todos los invitados.
COFFEE BREAK / CAFÉ
Un coffee break o pausa para el café es un breve descanso durante el trabajo para tomar café o una bebida similar que brinda una oportunidad para que los empleados o colegas se relajen y se reúnan.
Las pausas les permiten a los empleados descansar, recargar energías y concentrarse en el trabajo con más energía. Además, esta puede ser una oportunidad para construir relaciones más cercanas entre colegas y mejorar la dinámica del equipo.
Estos descansos pueden ser organizados por la empresa o pueden ser espontáneos, dependiendo de la cultura de trabajo.
Características y recomendaciones para su organización
- Generalmente se realiza para producir un corte y descanso en un evento.
- Es muy utilizado en congresos, en donde se programan actividades a lo largo de toda una jornada de trabajo, por lo que es necesario disponer de un tiempo para luego continuar con el programa.
- Puedes servirlo a media mañana o media tarde y ofrecerlo con un catering liviano.
- Su duración no supera la media hora.
Pasos para su organización
1. Antes de planificar el coffee break, asegúrate de tener claro su propósito. ¿Es un descanso durante una conferencia, una reunión de negocios o un evento social? Además, establece la hora exacta del coffee break para que los asistentes sepan cuándo esperar este descanso.
2. Planifica el menú teniendo en cuenta las preferencias y restricciones alimentarias de los asistentes. Las opciones comunes suelen incluir café, té, agua, jugo, galletas, pastas, mini sándwiches, frutas y otros bocadillos ligeros. Asegúrate de tener opciones para personas con dietas especiales, como vegetarianas o sin gluten.
3. Elige un lugar adecuado que sea accesible y cómodo para los asistentes. Puedes organizarlo en un área adyacente a la sala de reuniones o en un espacio designado para el evento. Asegúrate de contar con mesas, sillas, tazas, platos, cubiertos y servilletas suficientes para todos.
4. La presentación de la mesa del coffee break es importante. Utiliza una decoración sencilla y atractiva que refleje la ocasión. Puedes utilizar manteles, flores frescas, letreros con el menú y elementos decorativos relacionados con la temática del evento si la hay. También, asegúrate de que los alimentos y las bebidas estén dispuestos de manera atractiva y organizada.
5. Comunica el horario a los asistentes con anticipación y establece un protocolo para su desarrollo. Esto puede incluir instrucciones sobre cuándo y cómo servirse las bebidas y los alimentos, así como recordatorios para ser considerados con otros asistentes al elegir sus opciones.
APERITIVO
Un aperitivo es una comida ligera o bebida que se toma antes de una comida principal para estimular el apetito y preparar el estómago para la comida. Estos servicios de catering pueden ser una oportunidad para socializar con amigos y familiares, así como convertirse en una parte importante de la cultura gastronómica de un país.
Un aperitivo corporativo es una reunión social o profesional celebrada en un ambiente relajado, cuyo objetivo es promover la interacción y cooperación entre empleados o miembros de un grupo de trabajo.
Generalmente, puede ser una oportunidad para conocer nuevos compañeros o estrechar relaciones con los ya existentes. Este puede incluir una variedad de bocadillos y bebidas y puede servir como una alternativa más relajada y social a las reuniones de negocios formales. En lugar de discutir asuntos laborales formalmente, los miembros pueden socializar y formar relaciones personales más informales.
Los bocadillos pueden incluir una variedad de alimentos y bebidas, como bocadillos salados (como papas fritas o copos de maíz), bocadillos dulces (como frutas o pasteles), con alcohol (como vino o cerveza) o sin alcohol (como jugo) . o sanción). En algunos casos, los bocadillos se pueden servir en bares o restaurantes antes de una comida, o se pueden preparar en casa para disfrutarlos en un ambiente más informal.
El aperitivo de empresa es una oportunidad para fomentar la cultura del trabajo en equipo y mejorar la dinámica de los equipos.
Características y recomendaciones para su organización
- En general se ofrece antes del almuerzo o cena.
- Puedes servirlo a través de un servicio de personal que circula la comida en bandejas o en mesas donde se colocan las bandejas preparadas y la vajilla para que cada persona pueda servirse.
- El menú consta de pequeños bocados fríos y calientes que puedan ser servidos con la mano o en pequeños platos.
- Puedes ofrecer bebidas con alcohol como vino blanco o tinto, vermouth, jerez ,y bebidas sin alcohol como refrescos, jugos, gaseosas y agua.
- Su duración no suele superar la hora.
Pasos para su organización
1. Antes de comenzar la planificación, es fundamental tener claro el propósito de tu aperitivo corporativo y los objetivos que deseas lograr. ¿Es para celebrar un logro empresarial, establecer contactos con clientes potenciales o fortalecer relaciones con socios y colaboradores? Establecer los objetivos te ayudará a tomar decisiones estratégicas en los pasos siguientes.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los invitados corporativos. Ten en cuenta los horarios de trabajo y otros compromisos profesionales. El lugar debe ser un espacio adecuado para el tipo de evento que estás organizando, como un salón de eventos, un restaurante de negocios o incluso las instalaciones de tu empresa.
3. Planifica un menú que ofrezca aperitivos y bocadillos de alta calidad que se adapten al estilo del evento. Puedes incluir opciones frías y calientes, así como platos que reflejen la cultura de la empresa o la temática del evento. Considera las preferencias dietéticas de los invitados y ofrece una variedad de bebidas, incluyendo cócteles, vino, cerveza, refrescos y agua.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, servilletas, cubiertos y vajilla. Decide si habrá estaciones de comida o si se servirá de manera pasada por bandejas. La decoración debe ser profesional y acorde con la imagen de la empresa. Utiliza elementos como banners, logotipos corporativos, centros de mesa elegantes y luces ambientales. También, considera la necesidad de equipo de sonido y micrófonos si se realizarán discursos o presentaciones.
5. Establece una agenda que incluya momentos clave, como la bienvenida, discursos, presentaciones o cualquier actividad especial que tengas planeada. Comunica cualquier protocolo o instrucciones importantes a los invitados, como la etiqueta de vestimenta o la estructura del evento. Asegúrate de que haya tiempo suficiente para que los asistentes puedan socializar y establecer contactos.
VINO DE HONOR
Una vino de honor es un evento social o profesional diseñado para celebrar ocasiones especiales como graduaciones, bodas, promociones o nuevos proyectos. Cuando se lleva a cabo una cena de gala, a los invitados se les sirve vino y aperitivos para celebrar la ocasión.
Este tipo de evento puede ser una oportunidad para socializar y conocer gente nueva en un ambiente relajado y amigable. Por lo general, se llevan a cabo en salas elegantemente decoradas, como salas de recepción, hoteles o restaurantes.
Asimismo, es una forma tradicional de celebrar una ocasión especial y se puede servir como una alternativa más informal a una cena o banquete formal. A la hora de elegir un vino para una celebración, es importante tener en cuenta el número de invitados, el presupuesto, la elección de alimentos y otros factores específicos para que sea un éxito.
Características y recomendaciones para su organización
- Este evento suele ofrecerse para celebrar una ocasión puntual como una presentación de un producto, un libro, una conferencia de prensa o inauguraciones.
- Puedes ofrecer bebidas con alcohol como vino blanco, rosado o tinto, champagne o cava, y bebidas sin alcohol como refrescos, jugos, gaseosas y agua; y como acompañamiento un catering liviano de canapés y bocadillos.
- Generalmente el servicio es ofrecido con bandejas.
- Su duración máxima es de una hora aproximadamente.
Pasos para su organización
1. Antes de empezar la planificación, establece claramente el propósito de tu vino de honor y la ocasión que estás celebrando. ¿Es una inauguración de un negocio, una presentación de un libro, un reconocimiento a un logro o un evento similar? Entender el propósito te ayudará a tomar decisiones estratégicas sobre la organización y el alcance del evento.
2. Escoge una fecha y hora que sean apropiadas para la ocasión y que sean convenientes para la mayoría de los invitados. El lugar puede ser un salón de eventos, una galería de arte, una bodega de vinos, un jardín o cualquier otro espacio que sea adecuado para el evento. Asegúrate de que el lugar tenga capacidad suficiente y esté bien comunicado.
3. Elige una selección de vinos de calidad que sean apropiados para la ocasión. Considera la posibilidad de ofrecer vinos blancos, tintos y espumosos para satisfacer diversos gustos. También, planifica una variedad de bocadillos y aperitivos que complementen los vinos, como quesos, embutidos, frutas, panes y canapés. Asegúrate de tener opciones para personas con restricciones alimentarias.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, copas de vino, servilletas, cubiertos y otros elementos necesarios. Decora el lugar de acuerdo con la ocasión y el estilo del evento. Puedes utilizar elementos como centros de mesa, candelabros, flores frescas y carteles temáticos. También, considera la música o el entretenimiento en vivo para ambientar el evento.
5. Establece una agenda que incluya momentos clave, como la bienvenida, brindis o discursos, y actividades especiales si las hay. Comunica cualquier protocolo o instrucciones importantes a los invitados, como la etiqueta de vestimenta o la estructura del evento. Asegúrate de que haya tiempo suficiente para que los asistentes puedan degustar los vinos, socializar y disfrutar del ambiente.
ALMUERZO
El almuerzo es una comida que generalmente se come a la mitad del día entre el desayuno y la cena. Es una de las tres comidas del día y suele ser más ligera y menos sustanciosa que la cena.
El contenido del almuerzo variará según la cultura y las preferencias personales de la persona. Algunos ejemplos de alimentos que se pueden incluir en el almuerzo pueden ser: ensaladas, sándwiches, ensalada de pasta, sopas, arroz y pollo.
También puede ser una oportunidad para socializar con amigos, colegas o familiares. Mucha gente va a almorzar a un restaurante o cafetería, que puede ser una forma de relajarse después del trabajo.
En general, el almuerzo es una comida importante que proporciona la energía y los nutrientes necesarios para continuar con las actividades diarias.
Características y recomendaciones para su organización
- Cuando se habla de almuerzo se puede diferenciar entre un encuentro de gran formalidad como una boda o una reunión entre amigos. En función de ello, el lugar elegido puede ser un salón, un restaurante o un espacio al aire libre.
- Es una de las principales comidas del día y se realiza en un rango de horas que va de las 12:00 a las 15:00 horas.
- Si el evento es formal, puedes enviar una tarjeta con la fecha, hora y lugar.
- La decoración de las mesas puede ser más sobria en comparación con una cena, utilizándose una cristalería y vajilla más informal.
- El menú debe ser equilibrado y liviano prevaleciendo la calidad y sencillez. Generalmente consta de tres o cuatro pasos: una entrada, un plato principal a base de proteínas y un postre como una fruta, pastel, degustación de dulces o helados.
- En este tipo de evento se sugiere ser moderado en la ingesta de bebidas alcohólicas y agregar siempre la opción de agua, jugos o gaseosas.
- Es importante consultar previamente si hay invitados que requieren de un menú especial.
Pasos para su organización
1. Antes de comenzar la planificación, establece claramente el propósito de tu almuerzo y la ocasión que estás celebrando. ¿Es una reunión social, una comida de trabajo, una celebración especial o una comida informal con amigos? Comprender el propósito te ayudará a tomar decisiones sobre el estilo y el alcance del almuerzo.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los invitados. Si es un almuerzo de trabajo, ten en cuenta los horarios laborales. Elige un lugar que sea adecuado para el tipo de almuerzo que deseas organizar, ya sea en casa, en un restaurante, en un parque o en cualquier otro lugar que se adapte a la ocasión.
3. Planifica un menú que sea apropiado para la ocasión y que satisfaga los gustos y preferencias de tus invitados. Considera platos principales, guarniciones y postres que se adapten al horario del almuerzo. Asegúrate de tener opciones para personas con restricciones dietéticas o alergias alimentarias.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, cubiertos, platos, vasos y servilletas. Decide si habrá un servicio de mesa completo, un almuerzo tipo buffet o una combinación de ambos. La decoración debe ser apropiada para la ocasión y el lugar. Utiliza elementos como centros de mesa, manteles, flores frescas y otros detalles decorativos según el estilo del almuerzo.
5. Establece una agenda que incluya momentos clave, como la bienvenida, discursos o brindis si es necesario, y actividades especiales. Comunica cualquier protocolo o instrucciones importantes a los invitados, como la etiqueta de vestimenta o cualquier detalle relevante. Asegúrate de tener tiempo suficiente para que los asistentes disfruten de la comida y la conversación.
ALMUERZO DE TRABAJO
Un almuerzo de negocios es una reunión profesional o una reunión que se lleva a cabo durante el almuerzo para discutir asuntos relacionados con el trabajo, construir relaciones y redes, o tomar decisiones importantes.
Estos servicios de catering pueden ser organizados por un gerente, jefe o compañero de trabajo y pueden ser una oportunidad para discutir proyectos, estrategias y objetivos. Puede ser informal o más estructurado, dependiendo de la dinámica de la empresa y el propósito de la reunión.
Por otra parte, se pueden utilizar para discutir temas relacionados con el desarrollo de la empresa. En un ambiente distendido y agradable, es una forma eficaz de construir relaciones interpersonales y profesionales.
Vale la pena señalar que los almuerzos de negocios pueden tener un gran impacto en la productividad y la toma de decisiones, por lo que es necesario planificarlos cuidadosamente para lograr un equilibrio entre discutir temas relevantes y disfrutar de una buena comida.
Características y recomendaciones para su organización
- Son reuniones de equipo con personal jerárquico, profesionales, directivos y ejecutivos para tratar y discutir temas profesionales, laborales o empresariales entre personas de una misma organización u otra diferente.
- El lugar seleccionado puede ser un restaurante cercano o la misma empresa, priorizando la cercanía, la calidad del servicio y la tranquilidad.
- Suele tener una duración de una hora, y el horario más adecuado para su desarrollo es de 12:00 a 13:00 o de 13:00 a 14:00 horas.
- Antes de comenzar la reunión propiamente dicha es importante realizar el pedido y hablar sobre temáticas generales.
Pasos para su organización
1. Antes de empezar la planificación, establece claramente el propósito de tu almuerzo de trabajo y la agenda que se seguirá. ¿Es una reunión para discutir un proyecto, cerrar un trato, presentar ideas o simplemente fortalecer relaciones profesionales? Tener un objetivo claro te ayudará a estructurar el almuerzo de manera efectiva.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los participantes y que se ajusten a sus horarios laborales. Elige un lugar apropiado para el almuerzo, como un restaurante, una sala de reuniones en la oficina o cualquier otro lugar que sea adecuado para la ocasión. Asegúrate de que el lugar tenga la capacidad y la comodidad necesarias.
3. Selecciona un menú que sea adecuado para un almuerzo de trabajo. Opta por opciones que sean prácticas y fáciles de comer mientras se llevan a cabo discusiones. Puedes elegir platos como ensaladas, sándwiches, wraps, opciones vegetarianas, acompañamientos ligeros y bebidas como agua, té y café. Asegúrate de considerar las restricciones alimentarias de los participantes.
4. Planifica la logística del almuerzo, incluyendo la disposición de las mesas, las sillas, la vajilla y los cubiertos. Comunica a los participantes la ubicación, la hora de inicio y cualquier detalle importante sobre el almuerzo de trabajo con anticipación. También, asegúrate de tener una agenda clara para el almuerzo y establece un límite de tiempo para las discusiones.
5. Durante el almuerzo, crea un ambiente propicio para la conversación y el trabajo en equipo. Fomenta la participación de todos, establece un tono positivo y asegúrate de que los temas de la agenda se traten de manera efectiva. Evita distracciones y mantén el enfoque en los objetivos del almuerzo de trabajo.
MERIENDA DE TRABAJO
Las meriendas de trabajo son reuniones profesionales o reuniones por la tarde para discutir asuntos relacionados con el trabajo, construir relaciones y redes, o tomar decisiones importantes. Es similar a un almuerzo de negocios, pero se lleva a cabo a una hora diferente del día y, a menudo, incluye comidas y bebidas más ligeras y sencillas que un almuerzo completo.
Este tipo de encuentros pueden ser organizados por un supervisor, gerente o compañero de trabajo y pueden ser una oportunidad para discutir proyectos, estrategias y objetivos. Puede ser informal o más estructurado, dependiendo de la dinámica de la empresa y el propósito de la reunión.
Se suelen usar para discutir temas relacionados con el desarrollo empresarial y esta es una forma efectiva de construir relaciones mutuas y profesionales en un ambiente relajado y cómodo.
Es importante tener en cuenta que las meriendas de trabajo pueden tener un gran impacto en la productividad y la toma de decisiones, por lo que será clave planificarlas cuidadosamente, y asegurarse de que haya un equilibrio entre discutir temas relevantes y divertirse.
Características y recomendaciones para su organización
- El más lugar adecuado es en el propio despacho de quien la organiza o un lugar cercano a la localización de la organización.
- La duración máxima recomendada es de una hora.
- Se brindan entre las 17:00 y 19:00 horas (aunque puede variar de acuerdo a cada país).
- Se recomienda servir café, té y agua, y pequeños bocados dulces y/o salados.
Pasos para su organización
1. Antes de comenzar la planificación, establece claramente el propósito de tu merienda de trabajo y la agenda que se seguirá. ¿Es una reunión para discutir proyectos, tomar decisiones, resolver problemas o simplemente para fortalecer relaciones profesionales? Tener un objetivo claro te ayudará a estructurar la merienda de manera efectiva.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los participantes y que se adapten a sus horarios laborales. El lugar puede ser una sala de reuniones en la oficina, un espacio de coworking, una cafetería o incluso una merienda virtual por videoconferencia si los participantes están geográficamente dispersos.
3. Selecciona un menú ligero y adecuado para una merienda de trabajo. Opta por opciones que sean fáciles de comer y no requieran mucho tiempo de preparación. Puedes ofrecer café, té, agua, jugos, bocadillos saludables, galletas, frutas, pasteles o muffins. Asegúrate de tener en cuenta las preferencias dietéticas de los participantes, como opciones sin gluten o veganas.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, tazas, platos, servilletas y otros elementos necesarios. Comunica a los participantes la ubicación o el enlace para la merienda de trabajo virtual con anticipación. Establece una agenda clara para la merienda, definiendo los temas a tratar y el tiempo asignado para cada uno.
5. Durante la merienda de trabajo, crea un ambiente propicio para la conversación y la colaboración. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de participar, mantén un tono positivo y enfócate en los objetivos establecidos en la agenda. Evita distracciones y mantén el evento dentro de los límites de tiempo previstos.
COCKTAIL
Un cóctel es un tipo de recepción social donde los invitados disfrutan de bebidas y aperitivos mientras conversan y charlan en un ambiente relajado.
Estos eventos suelen durar de 2 a 3 horas y se llevan a cabo en un lugar exclusivo, como un hotel o un salón de baile. Los invitados suelen ir vestidos con ropa formal o elegante, y el evento destila elegancia y sofisticación.
El objetivo principal de un cóctel es permitir que las personas se relajen y socialicen en un ambiente divertido y amigable.
Características y recomendaciones para su organización
- Es un tipo de recepción formal que se brinda a una autoridad pública o privada, o también adquirir un matiz informal.
- La palabra cocktail significa combinado, y designa a una mezcla de diversos licores. La palabra en castellano se denomina aperitivo.
- A través del tiempo se ha empleado para designar a aquellos acontecimientos que tienen un grado variable de formalidad.
- El evento se caracteriza por ser una reunión donde los invitados permanecen de pie y circulan libremente por el espacio.
- Puedes ofrecer un cocktail en presentaciones, congresos, convenciones, seminarios, festejos personales, etc. Siempre en actos en los que se congreguen gran cantidad de participantes.
- Este tipo de evento requiere de espacios amplios, equipados y con buena distribución.
- Generalmente la invitación se envía con una anticipación máxima de un mes y un mínimo de 15 días. La forma dependerá del grado de formalidad del evento.
- El horario recomendado es de 19:00 a 21:00 horas y su duración es de dos a tres horas. Sin embargo, hay ocasiones en que se puede realizar al mediodía entre las 12:00 y 13:30 horas.
- Respecto a la indumentaria adecuada dependerá de la formalidad, importancia y horario.
- El lugar elegido podrá ser las instalaciones de un hotel, un salón privado o al aire libre.
- El servicio de comida podrá ser ofrecido por personal de servicio o se pueden colocar mesas principales en el salón para que los invitados se sirvan por sus propios medios, ubicando en una todo lo dulce y salado, y en la otra la bebida, cristalería, vajilla y servilletas.
- El menú se basa en bocados fríos y calientes que puedan ser presentados en pequeñas porciones como por ejemplo cazuelas, tabla de fiambres y quesos, canapés, y todo tipo de miniaturas.
- Como en todo evento de larga duración es importante habilitar un servicio de guardarropa.
Pasos para su organización
1. Antes de comenzar la planificación, establece claramente el propósito del cóctel y el estilo que deseas. ¿Es una fiesta formal, un evento de networking, una celebración especial o algo más? El propósito te ayudará a tomar decisiones clave en cuanto al estilo, la decoración y la selección del menú.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los invitados. Decide si el cóctel se llevará a cabo en un lugar cerrado, como un salón de eventos, una galería de arte o un restaurante, o al aire libre, como en un jardín o una terraza. Asegúrate de que el lugar sea lo suficientemente amplio y apropiado para el estilo del cóctel.
3. Planifica un menú que ofrezca una variedad de aperitivos y bocadillos elegantes que se adapten al horario del cóctel. Puedes incluir opciones frías y calientes, platos dulces y salados, así como opciones vegetarianas y para personas con restricciones alimentarias. También, selecciona una variedad de bebidas, como cócteles, vino, cerveza, refrescos y agua. Considera la posibilidad de ofrecer una estación de barman para preparar cócteles personalizados en vivo.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, servilletas, cubiertos, platos, vasos y otros elementos necesarios. Decora el lugar de acuerdo con el estilo del cóctel, utilizando elementos como manteles, centros de mesa, luces ambientales, velas y detalles decorativos que reflejen la ocasión. También, asegúrate de contar con música o entretenimiento en vivo que se adapte al ambiente.
5. Establece una agenda que incluya momentos clave, como la bienvenida, discursos o brindis si los hay, y cualquier actividad especial programada. Comunica cualquier protocolo o instrucciones importantes a los invitados, como la etiqueta de vestimenta o la estructura del evento. Asegúrate de que haya tiempo suficiente para que los asistentes socialicen y disfruten del cóctel.
VERNISSAGE
Este evento puede denominarse también "cóctel de apertura" o "cóctel de bienvenida" y refiere al cóctel con el que se da al inicio de una exposición de arte.
El término proviene del francés y significa "barnizado", refiriendo a las exposiciones oficiales en el siglo XIX , en donde los artistas daban un toque final a sus obras barnizándolas. La costumbre de la élite de visitar las academias durante el barnizado, previo a la apertura formal de la exposición, dio lugar a la tradición de celebrar la finalización de una obra de arte o una serie de obras de arte con amigos y patrocinadores.
En el siglo XX se convirtió en una oportunidad para comercializar las obras a la vista de compradores y críticos. Actualmente se lleva a cabo para muestras, presentaciones de libros, inauguraciones, etc.
Características y recomendaciones para su organización
- Es una reunión social similar a un cocktail pero más informal.
- El menú es similar al Vino de Honor.
- El servicio lo realiza personal que circula la comida en bandejas.
- Se recomienda que su duración no supere las dos horas.
Pasos para su organización
1. Investiga y selecciona un proveedor de catering confiable con experiencia en eventos similares. Asegúrate de que ofrezcan una variedad de opciones de menú y servicios que se ajusten al estilo del vernissage.
2. Colabora con el proveedor de catering para diseñar un menú que incluya aperitivos y bocadillos adecuados para el evento. Opta por opciones elegantes y creativas que sean fáciles de comer mientras los invitados recorren la exposición de arte. Considera las preferencias dietéticas de los asistentes y ofrece opciones vegetarianas y para personas con restricciones alimentarias.
3. Coordina con el proveedor de catering para garantizar que la comida y las bebidas se entreguen puntualmente en el lugar del vernissage. Planifica la disposición de las mesas de servicio y asegúrate de que el personal del catering esté presente para atender a los invitados. Proporciona una presentación atractiva de la comida y las bebidas.
4. Informa a los invitados sobre el servicio de catering y la ubicación de las estaciones de comida y bebida. Esto puede hacerse mediante señalización, anuncios o guías impresas en el evento. Proporciona personal del catering que pueda responder a las preguntas de los invitados y garantizar un servicio eficiente.
5. Realiza un seguimiento durante el evento para evaluar la satisfacción de los invitados con el catering. Si es necesario, realiza ajustes para garantizar que el servicio se desarrolle sin problemas y que los invitados disfruten de la experiencia gastronómica mientras aprecian el arte.
RECEPCIÓN
Una recepción es un evento social donde se da la bienvenida a los invitados y se les da la bienvenida a una reunión, fiesta o evento especial. Las recepciones pueden ser formales o informales y se pueden utilizar para fines especiales, como la celebración de una boda, una graduación, el lanzamiento de un producto o una reunión.
Durante el servicio, los huéspedes pueden socializar y conversar mientras disfrutan de comidas y bebidas. A menudo también hay programas o eventos como conferencias, entretenimiento o juegos.
El objetivo principal de la recepción es permitir que las personas se reúnan y socialicen en un ambiente agradable y relajado. También puede ser una oportunidad para que los anfitriones den la bienvenida y agradezcan a sus invitados por asistir.
Características y recomendaciones para su organización
- Se suele asignar a la recepción un carácter formal y oficial, ya que en muchos casos se ofrece a una autoridad o personalidad importante.
- El estilo y menú presenta las mismas características que un cocktail pero tiene una duración máxima de dos horas.
- El servicio es ofrecido por personal de servicio mediante bandejas y/o mesas de apoyo.
- La duración de la recepción puede variar, pero suele durar de una a tres horas.
Pasos para su organización
1. Antes de empezar la planificación, establece claramente el propósito de la recepción y el estilo que deseas. ¿Es una celebración formal, informal, una fiesta temática o una recepción de negocios? Comprender el propósito te ayudará a tomar decisiones clave sobre la organización y la decoración.
2. Escoge una fecha y hora que sean convenientes para la mayoría de los invitados y que se ajusten al estilo del evento. Decide dónde se llevará a cabo la recepción, ya sea en casa, en un salón de eventos, en un jardín, en un restaurante u otro lugar que sea adecuado para la ocasión. Asegúrate de que el lugar tenga la capacidad necesaria y la disposición adecuada.
3. Planifica un menú que se adapte al estilo de la recepción y a las preferencias de los invitados. Opta por opciones de comida y bebida que reflejen el tipo de evento que estás organizando. Asegúrate de tener en cuenta las restricciones alimentarias y las preferencias dietéticas de los invitados. También, selecciona una variedad de bebidas, incluyendo opciones alcohólicas y sin alcohol.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, servilletas, cubiertos, platos, vasos y otros elementos necesarios. La decoración debe ser apropiada para el estilo de la recepción y puede incluir elementos como centros de mesa, flores frescas, luces ambientales, velas y detalles decorativos. También, considera la música o el entretenimiento en vivo para ambientar el evento.
5. Establece una agenda que incluya momentos clave, como la bienvenida, discursos o brindis, actividades especiales y cualquier otro detalle relevante. Comunica cualquier protocolo o instrucciones importantes a los invitados, como la etiqueta de vestimenta o la estructura del evento. Asegúrate de que haya tiempo suficiente para que los asistentes socialicen y disfruten de la recepción.
BUFÉ
Un bufé es un evento donde los invitados disfrutan de una selección de alimentos y bebidas en una mesa o estación.
Estos servicios de catering suelen ser populares en bodas, cumpleaños, eventos corporativos y otros eventos sociales. Se prepara una variedad de platos, que incluyen platos principales, entradas, ensaladas y postres. También suelen estar disponibles una variedad de bebidas como agua, jugos, vino y cerveza.
El estilo del buffet variará según el tipo de evento y la ocasión, pero generalmente mantiene un ambiente relajado e informal que permite a los invitados moverse libremente y socializar mientras se sirven.
El objetivo es brindar una experiencia gastronómica informal en la que los huéspedes puedan controlar la cantidad y el tipo de alimentos que consumen.
Características y recomendaciones para su organización
- Este tipo de evento es una alternativa intermedia entre la cena formal y el cocktail.
- Tiene una modalidad de autoservicio, ya que son los propios comensales quienes se sirven, y a diferencia de otras comidas se ubican en mesas.
- Dado que no hay mesas asignadas los participantes pueden desplazarse libremente por el espacio, lo que facilita el contacto entre los invitados.
- Se puede ofrecer el servicio en dos maneras: una en la que los invitados se sirven en forma individual y el servicio es entregado por personal designado para este fin; y otra manera en la que los invitados se sientan en mesas y ellos mismos se deben levantar para servirse los platos de una mesa principal. La primera alternativa es más simple para su planificación y demanda menos espacio, en tanto que la segunda tiene un carácter más formal e implica mayor organización.
- El personal de servicio debe ser profesional y contar con una formación adecuada. Se estima a razón de uno por cada diez comensales.
- La hora sugerida es entre las 20:00 y las 22:00 horas, aunque este horario de las rutinas propias de cada país.
- Respecto al diseño del recorrido, se puede presentar una única mesa de tamaño grande situada sobre una pared o en el centro del salón, o distribuir los alimentos en varias mesas de menor tamaño. Si la mesa se sitúa contra la pared, el servicio comienza por la izquierda y el invitado se desplazar hacia la derecha pero si se sitúa en el centro se inicia el recorrido por la derecha para luego circular en el sentido de las agujas del reloj.
- La variedad del menú incluye platos calientes, fríos y mixtos. En las mesas se ordenan los alimentos de acuerdo a su consumo: entrada, plato principal, acompañamientos y postres. - No se debe colocar sobre una misma mesa los platos salados y los postres.
- En las mesas de los invitados se debe colocar arreglos decorativos, cubiertos, vajilla, saleros y pimenteros, servilletas y cristalería.
- Se recomienda por lo menos dos mesas de apoyo: una con platos y cubiertos (correspondientes a entrada, plato principal y postre) y servilletas; y otra con la bebida, el hielo y la cristalería.
- Las bebidas deberán ser servidas por el personal de servicio y las fuentes de alimentos (no deben permanecer más de dos horas sobre las mesas).
- Las mesas pueden ser redondas, cuadradas o rectangulares o en forma de herradura.
- Si colocas una mesa contra la pared debes dejar suficiente espacio para la movilidad del personal de servicio. Se aconseja ubicarla en la entrada del salón y con un mantel lo suficientemente largo para tapar todos los lados.
Pasos para su organización
1. Antes de comenzar la planificación, decide qué tipos de alimentos y platos quieres ofrecer. Asegúrate de que haya una variedad de opciones que se adapten a los gustos y las restricciones dietéticas de tus invitados. Considera tener platos fríos y calientes, opciones vegetarianas y no vegetarianas, así como bocadillos, entradas, platos principales y postres.
2. Decide dónde se ubicará el bufé y cómo se organizarán las mesas de comida. Asegúrate de tener suficiente espacio para que los invitados se muevan cómodamente y se formen filas si es necesario. Organiza las mesas de manera lógica, agrupando los platos de manera coherente y proporcionando suficiente espacio para que los invitados se sirvan.
3. Asegúrate de contar con suficiente equipo y utensilios, como mesas, manteles, recipientes para la comida, pinzas, cucharones, platos, servilletas, cubiertos, vasos y bebidas. También, considera la posibilidad de tener estaciones de servicio, como una mesa de bebidas, una de postres o una de ensaladas.
4. Coloca etiquetas y señalización junto a cada plato o estación para que los invitados puedan identificar fácilmente los alimentos y conocer posibles ingredientes alérgenos o restricciones dietéticas. También, proporciona utensilios adecuados para servirse, como cucharas, tenedores o pinzas.
5. Presta atención a la presentación de los alimentos en el bufé. Asegúrate de que la comida se vea apetitosa y se sirva de manera ordenada. Además, organiza el flujo de invitados para evitar congestiones. Considera tener un punto de entrada y salida al bufé y asigna personal para reponer la comida y mantener las estaciones limpias y ordenadas durante todo el evento.
CENA DE GALA
Una cena es un evento social en el que los invitados se reúnen para disfrutar de una comida en un ambiente formal o semiformal. La cena suele ser la comida principal del día y se puede servir en una mesa de servicio completo donde un camarero sirve la comida y las bebidas. Este evento suele ser una parte importante de muchos eventos sociales y, a menudo, es el punto culminante del evento.
Una cena de gala puede ser parte de un evento más grande, como una entrega de premios o un congreso internacional, o puede ser un evento independiente, como una cena formal o de negocios.
En las cenas formales, los invitados suelen llevar ropa elegante y seguir protocolos de etiqueta, como esperar a que los presenten antes de sentarse o esperar hasta que todos los invitados hayan recibido sus platos antes de comer.
El objetivo principal de la cena de gala es brindar a los invitados una experiencia gastronómica placentera y sofisticada, así como una oportunidad para socializar y conectar en un ambiente elegante.
Características y recomendaciones para su organización
- Se aplica tanto al ámbito privado como público.
- El horario variar entre las 20:00 a las 22:00 horas (dependiendo de cada país), y puede extenderse de 2 horas en adelante, especialmente si luego se ofrece algún entretenimiento.
- El menú debe ser equilibrado sin cargar demasiado los platos. Se recomienda que se organice en tres o cuatro pasos en la que no deben faltar las opciones para vegetarianos y celíacos. No olvides consultar con anterioridad los pedidos particulares.
- Es fundamental adaptar el menú a la época del año, eligiendo los productos frescos y ligeros en primavera y verano; y los alimentos más consistentes para el otoño e invierno.
- En una cena formal te recomiendo brindar un cocktail de bienvenida previo al comienzo del evento.
Pasos para su organización
1. Antes de comenzar la planificación, establece claramente el propósito de la cena de gala y los objetivos que deseas alcanzar. ¿Es una recaudación de fondos, una celebración de logros, una gala benéfica o un evento de networking? Comprender el propósito te ayudará a tomar decisiones estratégicas en los pasos siguientes.
2. Escoge una fecha y hora que sean apropiadas para la ocasión y convenientes para la mayoría de los invitados. Elige un lugar que sea elegante y adecuado para el estilo de una cena de gala, como un hotel de lujo, un salón de eventos o una locación similar. Asegúrate de que el lugar tenga la capacidad suficiente y ofrezca comodidades como estacionamiento y acceso para personas con discapacidad.
3. Planifica un menú de alta calidad que sea apropiado para una cena de gala. Trabaja en colaboración con un chef o un servicio de catering para crear platos gourmet que satisfagan los paladares de los invitados. Considera la posibilidad de ofrecer opciones para personas con restricciones dietéticas. También, selecciona una variedad de bebidas, como vino, champán y cócteles, para complementar la comida y ofrecer una experiencia gastronómica completa.
4. Planifica la disposición de las mesas, sillas, vajilla, cubiertos y servilletas. Diseña la decoración de acuerdo con la temática o el estilo de la cena de gala. Utiliza elementos como centros de mesa elegantes, iluminación ambiental, detalles decorativos y mantelería de alta calidad. También, considera la necesidad de equipo de sonido y micrófonos si habrá discursos o presentaciones.
5. Establece una agenda que incluya momentos clave, como la recepción, discursos, presentaciones, actividades especiales y la cena en sí. Comunica cualquier protocolo o instrucciones importantes a los invitados, como la etiqueta de vestimenta o el orden de los eventos. Asegúrate de que haya tiempo suficiente para que los asistentes puedan socializar y disfrutar de la experiencia de la cena de gala.
Ejemplos de disposición de mesa formal e informal
Esta disposición puede variar ligeramente según la cultura y la región, pero estas son las pautas generales para una mesa formal. El objetivo principal es crear una presentación ordenada y facilitar el uso adecuado de los cubiertos y los platos durante la comida.
CATERING PARA EVENTOS VIRTUALES E HÍBRIDOS
El catering de eventos virtuales es un servicio para invitados en eventos que se realizan en línea. En los eventos virtuales, los invitados participan desde sus casas u oficinas, por lo que el catering debe cumplir con los requisitos del formato.
Este servicio puede incluir opciones de alimentos y bebidas que se pueden preparar y consumir fácilmente en el hogar, así como opciones de entrega a domicilio. Algunas ideas incluyen almuerzos para llevar, canastas de frutas y refrigerios, bebidas especiales y opciones veganas o sin gluten.
Es importante trabajar con una empresa de catering confiable que tenga experiencia en la organización de eventos virtuales y sea capaz de brindar soluciones efectivas y seguras para satisfacer las necesidades de todos los invitados. También se recomienda coordinar con anticipación para que los alimentos y bebidas lleguen a tiempo y en buenas condiciones.
Por otra parte, el catering híbrido combina componentes virtuales y presenciales. En un evento híbrido, algunos invitados pueden asistir en persona y otros pueden asistir virtualmente. Este servicio debe tener en cuenta las necesidades de los invitados tanto presenciales como virtuales.
Para los invitados en el lugar, los servicios de catering pueden incluir comidas y bebidas servidas en el lugar, sujeto a las regulaciones locales con respecto al distanciamiento social y las medidas de seguridad alimentaria. En el caso de los invitados virtuales, el catering puede incluir alimentos y bebidas que se pueden preparar y consumir fácilmente en casa, así como opciones de entrega a domicilio.
Es importante asociarse con un proveedor confiable que tenga experiencia con eventos híbridos y pueda brindar soluciones eficientes y seguras para satisfacer todas las necesidades de los huéspedes (virtuales y en persona).
Organizar el catering para un evento virtual o híbrido puede ser difícil, pero seguir estos pasos lo ayudará a desarrollar una solución efectiva:
1. Determina el propósito del evento: ¿es una reunión de negocios, una fiesta o un evento especial? Conocer el propósito del evento ayudará a determinar el tipo de comida y bebida que se servirá.
2. Establece un presupuesto: decide cuánto estás dispuesto a gastar en catering y asegúrate de que la cantidad sea adecuada para el tamaño y la naturaleza del evento.
3. Conoce la logística: si el evento es virtual, es importante comprender la plataforma que se utilizará para transmitir el evento y verificar que no haya restricciones en la entrega de alimentos o bebidas. Si se trata de un evento híbrido, sigue las restricciones de distanciamiento social y las normas locales de servicio de alimentos.
4. Elige un servicio de catering: busca un proveedor confiable que pueda ofrecer opciones de catering personalizadas para eventos virtuales o híbridos. Si el evento es virtual, asegúrate que el proveedor pueda entregar comidas a los invitados de manera eficiente.
5. Decide el menú: Ofrece una variedad de opciones para satisfacer las necesidades de tus invitados, incluidas opciones vegetarianas y sin gluten si es necesario. Si el evento es virtual, procura que la comida sea fácil de preparar y comer.
6. Comunícate con los invitados: contacta a tus invitados antes del evento para comprender s.us preferencias dietéticas y ver si tienen alguna necesidad especial.
7. Supervisa el proceso: comunícate con los proveedores de servicios de catering durante la preparación y la entrega para asegurarte de que todo esté en orden. Si el evento es híbrido, chequea que el servicio sea eficiente y cumpla con todas las normas necesarias.
8. Mide el éxito: después del evento, mide la satisfacción de los invitados y el éxito de la comida. Ten en cuenta lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse en el futuro.
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Daniela Sánchez Silva©