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¿Sabías que los puntos de contacto en el evento pueden optimizar tu embudo de conversión? Descubre cómo hacerlo

Foto del escritor: Daniela Sánchez SilvaDaniela Sánchez Silva

Aprende cómo optimizar los puntos de contacto en eventos para reducir el embudo de conversión y aumentar resultados.


embudo de conversión

Los puntos de contacto son las interacciones clave entre una empresa y sus clientes en diferentes momentos de su recorrido, y en el caso de los eventos, juegan un papel fundamental. Desde el primer correo de invitación hasta el seguimiento posterior al evento, cada punto de contacto tiene el potencial de influir en la percepción del cliente y, en última instancia, en su decisión de avanzar en el embudo de conversión. Sin embargo, cuando no se gestionan de manera estratégica, estos puntos pueden convertirse en obstáculos que reducen la efectividad del embudo.


En los eventos, ya sean presenciales, virtuales o híbridos, los asistentes suelen enfrentarse a una avalancha de información y tareas. La fragmentación de la experiencia o la falta de claridad en las interacciones puede generar frustración, desinterés o incluso la pérdida de oportunidades comerciales. Por lo tanto, optimizar estos puntos de contacto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta las posibilidades de conversión.


Este artículo explorará cómo los puntos de contacto mal gestionados pueden afectar negativamente el embudo de conversión y ofrecerá estrategias efectivas para optimizarlos. Descubre cómo simplificar y priorizar estas interacciones clave puede marcar la diferencia en los resultados de tus eventos.


¿Qué son los puntos de contacto en los eventos?


Los puntos de contacto en los eventos son todas las interacciones, directas e indirectas, que una persona tiene con una marca antes, durante y después del evento. Estos puntos incluyen desde el primer anuncio del evento en redes sociales o el correo de invitación, hasta las encuestas de satisfacción posteriores. Cada uno de estos momentos representa una oportunidad para conectar con los asistentes, influir en sus percepciones y fomentar su avance a lo largo del embudo de conversión.


En el contexto de un evento, los puntos de contacto no se limitan únicamente a las interacciones humanas, como el trato con los anfitriones o representantes de ventas. También incluyen elementos digitales, como la facilidad de registro en línea, la navegación dentro de una plataforma virtual, o incluso detalles físicos, como la señalización en un evento presencial. Cada interacción, por pequeña que parezca, contribuye a la experiencia general del asistente.


Cuando los puntos de contacto están bien diseñados, alineados y ejecutados, crean una experiencia fluida que fortalece la relación entre la marca y el asistente. Por el contrario, si están mal gestionados, pueden generar confusión, frustración e incluso hacer que los participantes abandonen el proceso, afectando directamente el éxito del evento y la conversión esperada. Por esta razón, entender y optimizar los puntos de contacto es esencial para maximizar el impacto de los eventos.


Relación entre los puntos de contacto y el embudo de conversión


Los puntos de contacto y el embudo de conversión están estrechamente vinculados, ya que cada interacción dentro de un evento puede influir positiva o negativamente en el avance de un cliente potencial a través del embudo. El embudo de conversión (conversion funnel) representa las etapas por las que pasa un prospecto, desde el conocimiento inicial de la marca hasta la decisión de compra o acción final. Los puntos de contacto son los momentos clave que facilitan este avance, y su diseño estratégico es fundamental para lograr un flujo eficiente.


Por ejemplo, un punto de contacto bien optimizado, como un proceso de registro sencillo, puede generar una primera impresión positiva y animar a los asistentes a comprometerse con el evento. Por el contrario, un sistema de registro complicado o poco intuitivo puede generar frustración y provocar que algunos prospectos abandonen incluso antes de participar. Del mismo modo, la calidad de las interacciones durante el evento, como las demostraciones en vivo, el networking o el soporte técnico, afecta directamente la percepción del valor que ofrece la marca y, con ello, las probabilidades de conversión.


Cada etapa del embudo está relacionada con puntos de contacto específicos. En la parte superior del embudo, los puntos de contacto buscan captar la atención y generar interés. En el medio, se centran en proporcionar valor y resolver dudas, mientras que en la parte inferior se enfocan en facilitar la toma de decisiones y reforzar la confianza en la marca. Si los puntos de contacto no están alineados con las necesidades y expectativas de los asistentes en cada etapa, el embudo se vuelve ineficiente, lo que puede resultar en la pérdida de oportunidades.


Por esta razón, las empresas deben analizar cuidadosamente cada interacción dentro del recorrido del cliente en el evento, identificando áreas de mejora para reducir fricciones y aumentar la efectividad del embudo.


funnel

Una experiencia de evento bien estructurada, con puntos de contacto alineados y optimizados, puede marcar la diferencia entre un cliente potencial que avanza hacia la conversión y uno que abandona el proceso.

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Problemas comunes con los puntos de contacto en los eventos


Fragmentación de la experiencia del cliente


La fragmentación de la experiencia del cliente ocurre cuando los puntos de contacto en un evento no están correctamente coordinados, lo que genera una desconexión entre las diferentes interacciones que tiene un asistente. En lugar de percibir un recorrido fluido y coherente, el cliente se enfrenta a una serie de momentos aislados que no parecen estar alineados con sus expectativas ni con los objetivos de la marca. Este problema es particularmente común en eventos donde las áreas organizativas trabajan de manera independiente, sin una visión integral del recorrido del cliente.


Un ejemplo típico de fragmentación puede darse cuando el proceso de registro está bien diseñado y es intuitivo, pero la comunicación previa al evento es escasa o poco clara, dejando a los asistentes inseguros sobre los detalles importantes. Asimismo, en un evento presencial, la fragmentación puede surgir si las interacciones con diferentes equipos, como el personal de recepción, los representantes de ventas y los ponentes, no comparten un mensaje consistente o parecen desconectados entre sí.


En eventos virtuales o híbridos, este problema puede intensificarse si la experiencia digital no está bien integrada. Por ejemplo, plataformas complicadas, enlaces rotos o falta de soporte técnico en tiempo real pueden hacer que los asistentes abandonen el evento o no se involucren plenamente. La sensación de estar perdido o de que cada interacción no conduce a un objetivo claro afecta negativamente la percepción de la marca y, a menudo, disuade a los asistentes de continuar avanzando en el embudo de conversión.


Para evitar la fragmentación, es crucial adoptar un enfoque centrado en el cliente, asegurándose de que todos los puntos de contacto estén diseñados con una narrativa coherente y un propósito claro. Esto incluye alinear los mensajes, personalizar las interacciones y garantizar una transición fluida entre etapas. Al eliminar las barreras y crear una experiencia unificada, las empresas pueden mejorar significativamente la satisfacción del cliente y maximizar los resultados de sus eventos.


Exceso de puntos de contacto innecesarios


El exceso de puntos de contacto innecesarios ocurre cuando las interacciones en un evento se multiplican sin un propósito claro, saturando a los asistentes con información, tareas o comunicaciones redundantes. Aunque el objetivo de estos puntos suele ser mantener el compromiso o reforzar el mensaje, su exceso puede resultar contraproducente, generando frustración, confusión e incluso agotamiento en los participantes.


Un ejemplo común de esto se da cuando un evento incluye demasiados correos electrónicos previos con información repetitiva o poco relevante. En lugar de generar entusiasmo, estas comunicaciones pueden ser percibidas como invasivas y hacer que los asistentes pierdan interés antes del evento. Del mismo modo, durante el evento, un exceso de recordatorios, encuestas o interacciones obligatorias, como visitas a stands o sesiones irrelevantes, puede hacer que los asistentes sientan que su tiempo no está siendo respetado.


Este problema también se observa en eventos virtuales, donde los asistentes deben interactuar con múltiples pantallas, herramientas o interfaces que no siempre están bien integradas. Por ejemplo, tener que cambiar constantemente entre aplicaciones, plataformas o sesiones puede interrumpir la experiencia y hacer que los participantes se desconecten emocionalmente del evento.


La clave para evitar el exceso de puntos de contacto innecesarios es enfocarse en la calidad y no en la cantidad. Es esencial analizar el recorrido del cliente y priorizar las interacciones que realmente añaden valor. Cada punto de contacto debe tener un propósito claro: informar, conectar, guiar o facilitar la toma de decisiones.


Reducir las interacciones superfluas no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta la efectividad del evento al eliminar distracciones y fricciones. Una experiencia optimizada y sin saturación hará que los asistentes se sientan más comprometidos y valorados, favoreciendo su avance en el embudo de conversión.


Falta de claridad en la comunicación


La falta de claridad en la comunicación es uno de los mayores obstáculos que enfrentan los asistentes en eventos, y tiene un impacto significativo en su experiencia y avance en el embudo de conversión. Este problema se manifiesta cuando los mensajes que se transmiten en los diferentes puntos de contacto son confusos, ambiguos o contradictorios, dificultando que los participantes entiendan qué se espera de ellos o cómo pueden sacar el máximo provecho del evento.


Por ejemplo, un correo de invitación que no explica claramente los beneficios de asistir, o una página de registro que omite detalles importantes como la fecha, el horario o el formato del evento, puede desmotivar a los prospectos desde el principio. Durante el evento, la falta de instrucciones claras sobre cómo acceder a una sesión virtual, cómo interactuar con otros asistentes o qué actividades son prioritarias puede generar frustración y disminuir el nivel de participación.


Otro caso típico de comunicación poco clara se da cuando el mensaje de la marca no es consistente en todos los puntos de contacto. Si los correos promocionales, las interacciones en redes sociales y las actividades dentro del evento transmiten objetivos diferentes o contradictorios, los asistentes pueden sentirse desorientados o perder la confianza en la organización.


Para evitar este problema, es fundamental adoptar una estrategia de comunicación bien planificada y centrada en las necesidades del cliente. Los mensajes deben ser directos, específicos y consistentes en todos los canales y etapas del evento. Además, es útil anticiparse a posibles dudas de los asistentes, proporcionando información clave de forma proactiva y accesible. El uso de un tono amigable y profesional, junto con herramientas visuales claras como mapas, guías o tutoriales, también puede mejorar significativamente la comprensión.


Una comunicación clara y alineada no solo reduce la incertidumbre y el estrés de los asistentes, sino que también fortalece la percepción de profesionalismo y confianza en la marca. Esto, a su vez, facilita que los participantes se involucren plenamente y avancen sin fricciones a través del embudo de conversión.

networking

Impacto en el embudo de conversión


Cómo los puntos de contacto mal gestionados generan fricción


Cuando los puntos de contacto no están bien diseñados o gestionados, se convierten en obstáculos en lugar de facilitadores, generando fricción en la experiencia de los asistentes. Esta fricción, que puede tomar la forma de frustración, confusión o pérdida de interés, afecta directamente la capacidad de los asistentes para avanzar en el embudo de conversión y, en muchos casos, puede hacer que abandonen el proceso por completo.


Un ejemplo de fricción ocurre cuando los asistentes se enfrentan a procesos complicados o poco intuitivos, como formularios de registro largos o difíciles de completar. Si la plataforma de registro es confusa, requiere demasiada información o presenta problemas técnicos, los asistentes pueden sentirse desmotivados y decidir no participar en el evento. Lo mismo sucede durante el evento si la navegación en una plataforma virtual es compleja o si las instrucciones para actividades específicas no son claras.


La falta de personalización también puede generar fricción. En un evento, cada asistente tiene intereses y objetivos específicos, y cuando los puntos de contacto no se adaptan a sus necesidades, el resultado es una experiencia genérica y poco relevante. Por ejemplo, enviar mensajes promocionales que no coinciden con el perfil del asistente, o dirigirlo a sesiones que no son de su interés, puede hacer que pierda la conexión emocional con el evento.


Otro factor que genera fricción es la falta de coherencia entre los diferentes puntos de contacto. Si el tono, la información o los objetivos varían de un mensaje a otro, los asistentes pueden sentirse confundidos o inseguros sobre cómo proceder. Esto es especialmente problemático en eventos híbridos o con múltiples etapas, donde la transición entre actividades debe ser fluida para evitar interrupciones en la experiencia.


Para reducir la fricción, es crucial mapear todos los puntos de contacto desde la perspectiva del asistente y optimizarlos para que sean claros, simples y relevantes. Esto incluye utilizar tecnología confiable, personalizar las interacciones, ofrecer soporte en tiempo real y garantizar que todos los mensajes estén alineados con los objetivos del evento. Cuando los puntos de contacto están bien gestionados, los asistentes sienten que su tiempo y esfuerzo son valorados, lo que facilita su avance en el embudo de conversión y aumenta las posibilidades de éxito del evento.


Ejemplos de pérdida de leads debido a una experiencia confusa


Una experiencia confusa en un evento puede resultar en la pérdida de leads en diferentes momentos del proceso, ya sea antes, durante o después del evento. Estos son algunos ejemplos concretos que ilustran cómo una gestión ineficaz de los puntos de contacto puede afectar negativamente la conversión:


Registro complicado o poco claro


Imagina un evento con un formulario de registro que solicita demasiada información o que tiene errores técnicos frecuentes. Si los asistentes interesados tienen que dedicar más tiempo del esperado o se enfrentan a preguntas confusas, muchos de ellos abandonarán el registro. Un lead potencial puede decidir que no vale la pena continuar, incluso si estaba interesado en el contenido del evento.


Información incompleta en correos electrónicos previos


Supongamos que los correos electrónicos enviados antes del evento no incluyen detalles clave, como el enlace de acceso para un evento virtual o la ubicación exacta de un evento presencial. Los asistentes podrían perderse el evento por no saber cómo o dónde conectarse. Esta falta de claridad genera frustración y pérdida de confianza en la organización, lo que afecta la percepción de la marca y reduce la probabilidad de que esos leads participen en futuras oportunidades.


Navegación complicada en plataformas virtuales


Durante un evento virtual, una plataforma mal diseñada puede hacer que los asistentes tengan problemas para acceder a sesiones, interactuar con ponentes o participar en actividades. Por ejemplo, si un lead intenta unirse a una sesión en vivo y se encuentra con enlaces rotos, retrasos en la transmisión o una interfaz difícil de entender, es probable que se desconecte. La frustración derivada de estos problemas puede llevar a que no regrese al evento, perdiéndose así la oportunidad de conversión.


Falta de orientación en un evento presencial


En un evento presencial, la falta de señalización adecuada o de personal de apoyo puede hacer que los asistentes se sientan desorientados. Por ejemplo, si un lead potencial no sabe a dónde ir para asistir a una sesión específica o no puede encontrar un stand de interés, es probable que se sienta perdido y opte por abandonar el evento antes de tiempo, disminuyendo la posibilidad de establecer una conexión valiosa.


Seguimiento desorganizado después del evento


La confusión no solo afecta a los asistentes durante el evento, sino también después. Si el seguimiento no es claro, como correos electrónicos genéricos que no incluyen un llamado a la acción concreto o enlaces que no funcionan, muchos leads perderán interés. Por ejemplo, un correo que simplemente agradece la asistencia sin proporcionar recursos adicionales o información relevante puede pasar desapercibido, haciendo que los leads se enfríen rápidamente.


Estos ejemplos demuestran cómo una experiencia confusa en cualquier punto del recorrido del cliente puede llevar a la pérdida de oportunidades valiosas. La clave para evitar esto es garantizar que todos los puntos de contacto sean claros, accesibles y diseñados pensando en las necesidades de los asistentes.


trabajando

Estrategias para optimizar los puntos de contacto en eventos


Identificación y mapeo de los puntos críticos del cliente


La identificación y el mapeo de los puntos críticos del cliente es un proceso fundamental para optimizar la experiencia en los eventos y mejorar la conversión. Estos puntos críticos son aquellos momentos clave en el recorrido del cliente donde sus necesidades, expectativas o emociones pueden verse alteradas, lo que podría generar fricción o pérdida de oportunidades. Al identificar y abordar estos puntos, las empresas pueden ofrecer una experiencia más fluida y personalizada que guíe a los leads a través del embudo de conversión de manera más eficiente.


Recopilación de datos e información


El primer paso para identificar los puntos críticos es recopilar datos sobre las interacciones previas de los asistentes con la marca. Esto incluye revisar interacciones pasadas, como registros a eventos anteriores, comportamientos en plataformas digitales, respuestas a encuestas o comentarios de clientes. Además, es útil analizar métricas de comportamiento en el evento, como tasas de abandono, participación en sesiones o interacciones en stands. Estos datos permiten identificar patrones y detectar en qué momentos los leads parecen perder el interés o experimentar dificultades.


Mapeo del recorrido del cliente


Una vez que se tienen los datos, es fundamental mapear el recorrido completo del cliente, desde el primer punto de contacto (por ejemplo, la invitación al evento) hasta la post-evento (seguimiento y cierre de ventas). En cada etapa, se deben identificar los puntos de contacto clave, como el registro, la recepción de la invitación, la asistencia a sesiones, la interacción con otros participantes o el acceso a recursos. Al mapear estos momentos, se puede identificar dónde se presentan posibles fricciones o momentos de confusión.


Mapa del recorrido del cliente en eventos: Puntos de contacto y optimización

Etapa del recorrido

Puntos de contacto

Acción del cliente

Posibles fricciones

Soluciones propuestas

Pre-evento

Recepción de Invitación

El cliente recibe la invitación

Correo genérico o confuso

Simplificar y personalizar el mensaje

Pre-evento

Registro

El cliente se registra en línea

Formulario largo o complicado

Reducir pasos y simplificar el formulario

Durante el evento

Acceso al Evento

El cliente ingresa al evento

Problemas de acceso (tecnología)

Mejorar el sistema de acceso

Durante el evento

Asistencia a Sesiones

El cliente asiste a las charlas

Fallos técnicos o logística

Soporte técnico en tiempo real

Durante el evento

Networking

El cliente interactúa con otros

Dificultad para conectar

Mejorar el matchmaking

Post-evento

Seguimiento

El cliente recibe seguimiento

Mensaje no personalizado

Personalizar el mensaje

Post-evento

Conversión

El cliente recibe ofertas de productos o servicios

Ofertas irrelevantes o genéricas

Segmentar y personalizar las ofertas


Análisis de los puntos críticos


Durante el mapeo, es importante identificar los momentos más críticos, aquellos que tienen el mayor impacto en la decisión de los asistentes. Por ejemplo, el registro es uno de los puntos más críticos porque es la primera interacción con la marca, y si es confuso o largo, puede hacer que un lead abandone. De manera similar, la transición entre actividades o el acceso a sesiones también son momentos críticos que pueden causar frustración si no están bien gestionados. Estos puntos deben ser especialmente atendidos para garantizar que la experiencia del cliente sea fluida y agradable.


Priorización de los puntos de mejora


No todos los puntos críticos tienen el mismo nivel de impacto en la conversión, por lo que es necesario priorizarlos. Es fundamental centrarse en los puntos de contacto que tienen el mayor potencial de mejorar la experiencia y los resultados del evento. Por ejemplo, si la mayoría de los leads abandona el proceso de registro debido a un formulario complejo, este debe ser optimizado primero. Las herramientas de análisis, como mapas de calor y encuestas a los asistentes, pueden ayudar a determinar qué áreas deben ser mejoradas con urgencia.


Creación de soluciones específicas


Después de identificar y priorizar los puntos críticos, es esencial crear soluciones que aborden directamente las dificultades. Esto puede incluir simplificar formularios, proporcionar instrucciones claras, ofrecer soporte en tiempo real, o personalizar la experiencia en función de las preferencias de los asistentes. La tecnología puede ser una gran aliada en este proceso, permitiendo automatizar y personalizar la comunicación, así como facilitar la navegación y la participación en el evento.


Evaluación continua


El mapeo de los puntos críticos no debe ser un proceso estático. A medida que se realizan más eventos, es importante seguir evaluando y ajustando la experiencia. Las nuevas tecnologías, los cambios en las expectativas de los clientes y el feedback continuo deben incorporarse al mapeo de puntos críticos, garantizando que la experiencia se mantenga relevante y efectiva.


Al identificar y mapear correctamente los puntos críticos del cliente, las empresas pueden optimizar cada interacción durante el evento, eliminando fricciones y ofreciendo una experiencia mucho más atractiva. Esto no solo facilita el avance de los leads a través del embudo de conversión, sino que también fortalece la relación con los asistentes y aumenta la probabilidad de que se conviertan en clientes a largo plazo.


Simplificación y priorización de interacciones clave


La simplificación y priorización de las interacciones clave son dos estrategias fundamentales para mejorar la experiencia del cliente en eventos y garantizar una transición más fluida a través del embudo de conversión. Estas prácticas se centran en identificar los momentos más importantes del recorrido del cliente y hacer que cada uno de esos puntos de contacto sea lo más eficiente y efectivo posible, eliminando pasos innecesarios y enfocándose en lo que realmente tiene impacto en la experiencia.


La simplificación implica reducir la complejidad de las interacciones en el evento. Por ejemplo, el proceso de registro, uno de los primeros puntos de contacto, debe ser lo más sencillo posible. Formularios largos o requerimientos innecesarios pueden frustrar a los asistentes y hacer que abandonen el proceso antes de completarlo. La clave está en pedir solo la información esencial y asegurarse de que el diseño del formulario sea intuitivo y rápido de completar. De igual manera, en eventos virtuales, las plataformas deben ser fáciles de navegar, con un acceso claro a las sesiones y actividades. Si los asistentes tienen que perder tiempo buscando instrucciones o enfrentándose a interfaces complicadas, se genera fricción, lo que afecta su experiencia y su decisión de seguir participando.


Por otro lado, la priorización se refiere a identificar y centrarse en los puntos de contacto que realmente tienen un impacto en la conversión y la satisfacción del cliente. No todas las interacciones tienen el mismo peso en el recorrido del cliente, por lo que es crucial determinar cuáles son las más relevantes.


Por ejemplo, si el objetivo principal del evento es generar ventas o establecer relaciones, los puntos de contacto que facilitan la conexión entre los asistentes y los representantes de ventas deben recibir atención especial. La prioridad debe ser dada a los momentos en los que los leads están más cerca de tomar una decisión, como las sesiones de preguntas y respuestas, las oportunidades de networking o las llamadas a la acción claras que conduzcan a la siguiente etapa del proceso de compra.


Simplificar y priorizar interacciones también implica eliminar pasos innecesarios y optimizar la comunicación. Esto puede incluir la automatización de ciertos procesos, como recordatorios previos al evento o agradecimientos posteriores, que permiten reducir la carga de trabajo manual y asegurar que cada mensaje sea relevante para el asistente.


Además, las interacciones que no contribuyen directamente a la conversión o a la satisfacción del cliente deben ser minimizadas. Si un asistente está recibiendo demasiados correos electrónicos, encuestas o mensajes no solicitados, puede sentirse abrumado y menos inclinado a interactuar con la marca en el futuro.


Al implementar una estrategia que simplifique y priorice las interacciones clave, las empresas no solo mejoran la experiencia del cliente, sino que también optimizan el tiempo y los recursos. Esta aproximación centrada en lo esencial ayuda a guiar a los leads de manera más eficiente hacia la conversión, maximizando el impacto de cada punto de contacto y reduciendo la fricción en el camino.


Uso de tecnología para personalizar y automatizar puntos de contacto


La tecnología juega un papel crucial en la mejora de la experiencia del cliente durante los eventos, permitiendo personalizar y automatizar puntos de contacto de manera eficiente. Estas herramientas no solo optimizan los recursos y el tiempo, sino que también ofrecen experiencias más relevantes y atractivas para los asistentes, lo que puede incrementar la satisfacción y aumentar las tasas de conversión.


La personalización a través de la tecnología permite ofrecer una experiencia más adaptada a las necesidades y preferencias individuales de cada asistente. Por ejemplo, con el uso de plataformas de gestión de eventos, se puede recopilar información sobre los intereses de los participantes durante el registro (como temas específicos o ponentes preferidos) y luego personalizar las comunicaciones previas al evento, como correos electrónicos con agendas adaptadas o recomendaciones de sesiones. De igual manera, en eventos virtuales, se pueden crear experiencias interactivas donde los asistentes eligen las actividades o el contenido que más les interesa, mejorando su nivel de participación y conexión con la marca.


Además, las herramientas de automatización juegan un papel esencial al hacer que el proceso de interacción sea más eficiente. Por ejemplo, el envío de recordatorios automáticos para los asistentes sobre la fecha y hora del evento, o la programación de mensajes personalizados que se envían en momentos específicos del recorrido del cliente.


Las plataformas de automatización de marketing pueden enviar mensajes de bienvenida tras el registro, actualizaciones de la agenda, o incluso recomendaciones de sesiones basadas en las interacciones previas del asistente. Esta automatización no solo ahorra tiempo, sino que asegura que la información crucial llegue a los participantes de manera oportuna y relevante, sin necesidad de intervención manual.


La inteligencia artificial (IA) y los chatbots también son herramientas poderosas para personalizar los puntos de contacto. Durante un evento, un chatbot puede responder en tiempo real a las preguntas de los asistentes, guiarlos en la navegación de la plataforma o proporcionarles detalles adicionales sobre las sesiones.


De este modo, la experiencia es más fluida y los asistentes reciben respuestas inmediatas, lo que reduce la fricción y mejora la satisfacción. Además, con el uso de IA, los sistemas pueden analizar las interacciones de los asistentes y ofrecer recomendaciones de contenido o actividades personalizadas, lo que aumenta la relevancia de la experiencia para cada persona.


En cuanto al seguimiento posterior al evento, la tecnología permite automatizar la segmentación de los leads y personalizar los mensajes según la interacción de cada asistente. Si un participante mostró interés en una sesión específica o en una oferta particular, se pueden enviar correos electrónicos con contenido relacionado, invitaciones a demostraciones o incluso ofertas exclusivas.


Las plataformas de CRM (Customer Relationship Management) facilitan la segmentación de contactos y el seguimiento automatizado, asegurando que cada lead reciba la información que más le interesa, lo que aumenta las probabilidades de conversión.


El uso de tecnología para personalizar y automatizar puntos de contacto no solo optimiza la experiencia del cliente, sino que también mejora la eficiencia operativa y aumenta las tasas de conversión. Al integrar estas herramientas, las marcas pueden ofrecer una experiencia mucho más conectada, relevante y fluida, guiando a los leads a través del embudo de conversión de manera efectiva y sin fricciones innecesarias.

analizando datos

Casos de éxito: empresas que optimizaron sus puntos de contacto


Ejemplo 1: Optimización en eventos presenciales


En los eventos presenciales, la optimización de los puntos de contacto a través de la tecnología puede mejorar significativamente la experiencia del asistente y, a su vez, aumentar las posibilidades de conversión. Un ejemplo de cómo se puede lograr esto es mediante la integración de una aplicación móvil personalizada para el evento, que actúa como un centro de información centralizado y mejora las interacciones en tiempo real.


Caso: Evento de tecnología empresarial


Imagina un evento presencial para una conferencia de tecnología empresarial. Desde el momento en que los asistentes se registran, se les invita a descargar una aplicación móvil exclusiva para el evento. Esta app personaliza la experiencia al permitir a los participantes crear su propia agenda dentro de la aplicación, eligiendo las sesiones, paneles y actividades que más les interesan. Además, la app proporciona información relevante sobre los ponentes, los temas tratados y las ubicaciones de las sesiones, lo que evita que los asistentes se pierdan y les ahorra tiempo.


Optimización de la llegada y el registro


Al llegar al evento, los asistentes pueden utilizar la app para realizar un registro sin contacto, evitando largas filas en el mostrador de inscripción. A través de un código QR generado en la app, pueden ser registrados de manera rápida y eficiente. Además, la app puede guiarles en tiempo real sobre la ubicación de la entrada, lo que elimina cualquier incertidumbre.


Interacción y participación


Durante las sesiones, la app permite a los asistentes interactuar en tiempo real con los ponentes a través de encuestas, preguntas y respuestas, y otras herramientas de participación. Por ejemplo, si un asistente tiene una pregunta durante una charla, puede enviarla directamente al ponente desde la app, sin necesidad de levantar la mano o interrumpir la sesión. Esto fomenta una mayor interacción, ya que los asistentes se sienten más involucrados y pueden participar de manera más activa.


Networking y oportunidades de negocio


Uno de los puntos críticos de cualquier evento presencial es el networking. Para optimizar esta parte, la app puede sugerir conexiones basadas en los intereses y perfiles de los asistentes. Por ejemplo, la app puede recomendar personas con las que un asistente podría querer conectarse, ya sea por compartir intereses similares o por estar trabajando en proyectos complementarios. Además, la función de mensajería en la app permite a los participantes intercambiar información de contacto de manera fácil y digital, facilitando la creación de relaciones comerciales duraderas.


Seguimiento post-evento


Después del evento, la app no solo ofrece acceso a las grabaciones de las sesiones y recursos adicionales, sino que también envía encuestas automatizadas para obtener retroalimentación sobre la experiencia.


Los datos recabados permiten a los organizadores entender mejor las necesidades de los asistentes y personalizar futuros eventos, además de segmentar los leads según su interés en productos o servicios específicos. Por ejemplo, si un asistente muestra interés en una solución tecnológica durante el evento, el sistema puede enviarle automáticamente material relacionado, demostraciones o incluso ofrecerle una llamada con un representante de ventas.


Resultado


Gracias a la aplicación móvil, los asistentes disfrutan de una experiencia fluida, personalizada y libre de fricciones. Desde el registro hasta el seguimiento posterior al evento, cada punto de contacto está optimizado y facilita la interacción. Esto no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también aumenta las posibilidades de conversión al proporcionar a los leads la información correcta en el momento adecuado, guiándolos eficazmente a través del embudo de conversión.


Este ejemplo demuestra cómo, mediante el uso de la tecnología, un evento presencial puede ser optimizado para mejorar la experiencia del cliente, reducir la fricción y maximizar el impacto de cada punto de contacto, contribuyendo al éxito del evento y al cierre de oportunidades comerciales.


Ejemplo 2: Integración en eventos virtuales o híbridos


Los eventos virtuales o híbridos presentan un desafío único cuando se trata de optimizar los puntos de contacto, ya que los asistentes no están físicamente presentes y, por lo tanto, dependen completamente de la tecnología para navegar por el evento. Sin embargo, la integración de herramientas digitales avanzadas puede transformar la experiencia, personalizando la interacción y automatizando el proceso de conversión. A continuación, se presenta un ejemplo de cómo la tecnología puede optimizar los puntos de contacto en un evento híbrido.


Caso: Congreso de innovación digital (híbrido)


Imaginemos un evento híbrido, como un congreso sobre innovación digital, donde se combina la asistencia presencial y virtual. La optimización de la experiencia en este tipo de eventos depende de integrar de manera eficiente las interacciones tanto para los asistentes presenciales como para los virtuales, asegurando que ambos grupos reciban una experiencia fluida, personalizada y sin fricciones.


Interacción inicial y registro automatizado


El proceso comienza con la automatización del registro. Para los asistentes presenciales, el registro se realiza a través de una plataforma online que genera un código QR único para cada participante. Al llegar al evento, los asistentes escanean este código en un punto de registro sin contacto, que les da acceso a un brazalete, entrada o incluso a una tarjeta de identificación digital.


Para los asistentes virtuales, el registro se realiza de manera automática al acceder a la plataforma del evento, donde se les presenta un formulario sencillo que adapta el contenido según sus preferencias. La plataforma ofrece la opción de personalizar su agenda virtual, seleccionando las conferencias y talleres que les interesan, y también puede sugerir contenidos basados en su historial o intereses previos.


Plataforma interactiva de eventos


Durante el evento, los asistentes virtuales tienen acceso a una plataforma de eventos intuitiva y fácil de usar. Esta plataforma ofrece un panel de control personalizado donde pueden acceder a las sesiones en vivo, interactuar con los ponentes a través de chats en tiempo real y ver contenido adicional. Por ejemplo, si un asistente virtual asiste a una conferencia sobre "Transformación Digital", la plataforma puede sugerir automáticamente recursos adicionales, como artículos, videos relacionados o incluso ofertas de productos relevantes de los patrocinadores.


Los asistentes presenciales pueden acceder a la misma plataforma a través de una app móvil, que les proporciona el mismo nivel de personalización, incluidas recomendaciones de sesiones basadas en sus intereses o participación previa. Además, la app móvil permite a los asistentes presenciales participar en encuestas, ver mapas interactivos del evento y conectarse con otros participantes de forma fácil, de manera similar a la experiencia virtual.


Networking inteligente y oportunidades de conexión


Uno de los mayores beneficios de los eventos híbridos es la posibilidad de ofrecer oportunidades de networking tanto a los asistentes virtuales como a los presenciales.


Gracias a la inteligencia artificial integrada en la plataforma, se pueden sugerir conexiones de manera inteligente. Por ejemplo, si un asistente virtual ha mostrado interés en las conferencias de un tema específico, la plataforma puede sugerir que se conecte con otros asistentes que también han expresado interés en ese tema. De igual forma, los asistentes presenciales pueden ver perfiles de otros participantes a través de una pantalla digital en el evento o recibir notificaciones push con sugerencias de contactos y reuniones.


Además, la plataforma de networking virtual ofrece la posibilidad de realizar reuniones cara a cara a través de videollamadas, sin importar la ubicación del participante. Esta funcionalidad mejora la accesibilidad y la interacción, y también permite a los patrocinadores conectarse directamente con leads interesados, facilitando la conversión de forma más efectiva.


Seguimiento post-evento y automatización de la conversión


Después de que el evento termina, la plataforma digital sigue funcionando como un punto de contacto clave. Los asistentes virtuales y presenciales reciben correos electrónicos automatizados con contenidos exclusivos, grabaciones de las sesiones a las que asistieron, así como material adicional que se alineaba con sus intereses durante el evento.


Los leads que mostraron un interés específico en productos o servicios a lo largo del evento, como por ejemplo soluciones de software presentadas en una conferencia, recibirán automáticamente ofertas personalizadas o invitaciones para una demostración privada.


Además, los datos recopilados durante el evento, tanto de la interacción en la plataforma como de las respuestas en encuestas, permiten segmentar los leads de manera efectiva, asegurando que los mensajes post-evento estén dirigidos de manera precisa. Esto hace que el seguimiento sea mucho más efectivo, manteniendo a los asistentes comprometidos y aumentando las oportunidades de conversión a través de comunicaciones personalizadas.


Resultado


Gracias a la integración de tecnología en este evento híbrido, los puntos de contacto fueron optimizados de manera que tanto los asistentes virtuales como presenciales tuvieron una experiencia fluida y personalizada.


Desde el registro hasta el seguimiento post-evento, la automatización y personalización mejoraron la participación, redujeron la fricción y maximizaron las oportunidades de conversión. Este tipo de optimización tecnológica no solo asegura una experiencia sin fisuras para los asistentes, sino que también facilita que los organizadores y patrocinadores aprovechen al máximo el evento, con una mayor efectividad en la conversión de leads.


La integración tecnológica en eventos virtuales o híbridos no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también optimiza los puntos de contacto de manera que se guíen a los leads a través del embudo de conversión de manera más eficiente.

evento

Conclusión


La optimización de los puntos de contacto en los eventos es una de las claves para mejorar la experiencia del cliente y, a su vez, incrementar la efectividad del embudo de conversión.

Al centrarse en cada interacción durante el evento, desde el registro hasta el seguimiento post-evento, las marcas tienen la oportunidad de eliminar fricciones, personalizar la experiencia y crear un recorrido más fluido que guíe a los leads hacia la conversión de manera más eficiente. Sin embargo, para que esto sea efectivo, es fundamental adoptar un enfoque estratégico que considere tanto las necesidades de los asistentes como los objetivos de negocio.


La importancia de un enfoque estratégico en los puntos de contacto


  • Cada punto de contacto en el recorrido del cliente representa una oportunidad para impactar positivamente en la percepción que los asistentes tienen de la marca. Un enfoque estratégico permite que cada interacción esté alineada con el objetivo final: convertir los leads en clientes.


  • Al mapear y comprender los momentos clave en el embudo de conversión, las empresas pueden asegurarse de que sus esfuerzos estén centrados en lo que realmente importa, eliminando lo que no genera valor y simplificando las interacciones.


  • Es importante recordar que no todos los puntos de contacto tienen el mismo peso; algunos son más críticos para la toma de decisiones que otros. Por eso, optimizarlos de manera estratégica puede ser la diferencia entre un evento exitoso y uno que no cumpla con sus expectativas comerciales.


Consejos finales para mantener un embudo eficiente


- Simplificación y enfoque: Mantén los puntos de contacto simples, directos y relevantes. Evita la sobrecarga de información o pasos innecesarios. Si cada interacción tiene un propósito claro, los asistentes tendrán una experiencia más fluida, lo que aumentará las posibilidades de conversión.


- Automatización inteligente: Utiliza tecnología para automatizar procesos sin perder la personalización. Los mensajes y seguimientos automatizados pueden asegurar que la información adecuada llegue a los asistentes en el momento adecuado, sin perder el toque humano que genera confianza.


- Personalización: Conoce a tu audiencia. A través de la recolección de datos previos y la segmentación durante el evento, podrás ofrecer experiencias personalizadas que incrementen la relevancia de cada punto de contacto, desde la agenda personalizada hasta las recomendaciones de productos o servicios.


- Recopilación de feedback: Después del evento, recopila datos y opiniones de los asistentes para identificar qué funcionó y qué no. Esta información te permitirá ajustar futuras estrategias y garantizar que el embudo de conversión siga siendo eficiente.


- Seguimiento proactivo: Un embudo de conversión eficiente no termina al finalizar el evento. Realiza un seguimiento post-evento con comunicaciones relevantes y oportunas que mantengan el interés de los leads, guiándolos al siguiente paso de la conversión.


La clave para optimizar los puntos de contacto en los eventos radica en adoptar un enfoque estratégico y basado en datos. Al hacerlo, no solo mejorarás la experiencia del cliente, sino que también aumentarás las oportunidades de conversión y maximizarás el retorno de inversión de tus eventos.

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Daniela Sánchez Silva©



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