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Foto del escritorDaniela Sánchez Silva

Lanza una rueda de negocios en dos semanas: Guía para aprovechar tiempo y recursos

Organiza una rueda de negocios en solo dos semanas, maximizando tu tiempo y recursos de manera efectiva.


 rueda de negocios

Las ruedas de negocios son eventos estratégicos que facilitan la conexión entre empresas, emprendedores y profesionales de diferentes sectores. Estos encuentros no solo fomentan el networking, sino que también abren la puerta a oportunidades de colaboración, financiamiento y expansión de mercados.


En un mundo donde el tiempo es un recurso escaso, poder organizar una rueda de negocios en tan solo dos semanas puede parecer un desafío. Sin embargo, con una planificación adecuada y una ejecución efectiva, es posible llevar a cabo un evento exitoso que satisfaga las necesidades de los participantes.


En este artículo, te ofrezco una guía detallada para lanzar una rueda de negocios en un plazo de dos semanas. A través de un enfoque sistemático, analizaré cada paso necesario, desde la definición de objetivos hasta la evaluación post-evento, para asegurarte de que aproveches al máximo tu tiempo y recursos.


Importancia de las ruedas de negocios


Las ruedas de negocios son un formato ideal para fomentar el intercambio de ideas y la creación de sinergias entre distintas empresas. A continuación, se destacan algunas razones que subrayan su importancia:


  1. Oportunidades de networking: Permiten a los asistentes establecer relaciones comerciales valiosas, que pueden llevar a futuras colaboraciones y alianzas estratégicas.

  2. Generación de leads: Las ruedas de negocios son una excelente manera de generar oportunidades de negocio, ya que los participantes pueden encontrar potenciales clientes y socios.

  3. Acceso a información: Estos eventos suelen incluir charlas y paneles que brindan información actual sobre tendencias del mercado y mejores prácticas.

  4. Visibilidad de marca: Participar o patrocinar una rueda de negocios puede aumentar la visibilidad de una empresa y posicionarla como un líder en su sector.

  5. Desarrollo de habilidades: Los asistentes pueden mejorar sus habilidades de comunicación y negociación al interactuar con otros profesionales del sector.


Una rueda de negocios es un evento donde empresas y profesionales se reúnen para establecer contactos, generar alianzas y explorar oportunidades comerciales a través de reuniones breves y estructuradas.

 rueda de negocios


Semana 1


Definición de objetivos


La planificación de una rueda de negocios comienza con un paso crítico: establecer metas claras y bien definidas. Sin un propósito claro, el evento puede carecer de dirección y efectividad, lo que puede resultar en una experiencia insatisfactoria tanto para los organizadores como para los participantes. A continuación, exploraremos en mayor profundidad cómo establecer estas metas y por qué son esenciales para el éxito del evento.


Propósito del evento


Antes de cualquier otra cosa, es esencial identificar el propósito principal de la rueda de negocios. Esto implica preguntarte:


¿Cuál es el objetivo principal? ¿Estás buscando generar leads, establecer alianzas estratégicas, compartir conocimientos o promover un producto o servicio específico?


  • Generar leads: Si el objetivo es atraer nuevos clientes, la rueda de negocios debe estar diseñada para facilitar el contacto directo entre los vendedores y potenciales compradores. Esto podría implicar la inclusión de sesiones específicas donde los vendedores presenten sus ofertas o un sistema de emparejamiento que priorice las reuniones con prospectos calificados.

  • Establecer alianzas: Si la intención es crear colaboraciones entre empresas, es importante seleccionar participantes que busquen sinergias. El evento puede incluir dinámicas que fomenten el intercambio de ideas y propuestas de colaboración.

  • Compartir conocimientos: En el caso de que desees enfocarte en la educación y el intercambio de información, puedes incorporar charlas, paneles de discusión y talleres. Así, los participantes no solo harán networking, sino que también adquirirán conocimientos valiosos.


Resultados esperados


Una vez que hayas definido el propósito del evento, es crucial establecer resultados específicos que esperas lograr. Esto incluye responder a preguntas como:


  • ¿Cuántas conexiones esperas que se realicen? ¿Tienes un número específico en mente? Por ejemplo, puedes fijar un objetivo de 50 reuniones efectivas durante el evento. Establecer cifras concretas te ayudará a medir el éxito del evento en función de las conexiones realizadas.

  • ¿Qué tipo de empresas deseas atraer? Identificar el perfil de las empresas que deseas incluir es vital. Pregúntate si buscas empresas de un sector específico, startups, grandes corporaciones o un equilibrio entre estos. Considera también las características demográficas, como el tamaño de la empresa y su ubicación geográfica.

  • ¿Qué beneficios buscas para los participantes? Reflexiona sobre los beneficios que los asistentes obtendrán al participar. ¿Se trata de oportunidades de colaboración, acceso a nuevos mercados, conocimiento del sector o conexiones con inversores? Definir estos beneficios ayudará a diseñar el evento para satisfacer las expectativas de los participantes.


Definición de metas específicas y medibles


Definir metas claras no es suficiente; también es importante que sean específicas y medibles. Esto implica establecer indicadores de rendimiento que te permitan evaluar el éxito de la rueda de negocios. Algunos ejemplos incluyen:


  • Número de asistentes: Define un objetivo de asistencia, como lograr al menos 100 participantes. Esto te permitirá tener una idea clara de cuán efectiva ha sido tu promoción.

  • Tasa de satisfacción: Diseña encuestas para evaluar la satisfacción de los participantes. Un objetivo podría ser alcanzar una tasa de satisfacción del 80% o más en las respuestas.

  • Número de alianzas concretadas: Si tu objetivo es fomentar colaboraciones, establece una meta como la firma de al menos cinco acuerdos de colaboración durante el evento.

  • Seguimiento post-evento: Determina cuántos participantes planeas mantener en contacto después del evento. Una meta puede ser hacer seguimiento a al menos el 75% de los asistentes en las semanas posteriores.


Identificar el público objetivo


Con los objetivos claros, el siguiente paso crucial en la planificación de una rueda de negocios es identificar a quién deseas invitar. Este proceso es fundamental, ya que los participantes son la esencia del evento y su calidad puede determinar su éxito. A continuación, exploraremos en profundidad cómo definir el perfil de los participantes, entender sus necesidades y crear una lista preliminar de posibles invitados.


Perfil de los participantes


Definir el perfil de los participantes te permitirá orientar tus esfuerzos de invitación y promoción de manera más efectiva. Considera los siguientes aspectos:


  • Sector: Identifica los sectores industriales que se alinean con los objetivos de tu rueda de negocios. Por ejemplo, si tu evento está orientado a la innovación tecnológica, querrás invitar a empresas de tecnología, startups, inversores y profesionales de la industria. Comprender qué sectores aportarán valor al evento es esencial para garantizar que las interacciones sean relevantes y significativas.

  • Tamaño de la empresa: Determina si deseas invitar a grandes corporaciones, pymes (pequeñas y medianas empresas) o startups. Cada tipo de empresa tiene diferentes recursos, necesidades y expectativas. Las grandes corporaciones, por ejemplo, pueden buscar alianzas estratégicas o nuevos proveedores, mientras que las startups pueden estar más interesadas en encontrar inversores o mentoría.

  • Nivel jerárquico: Considera qué niveles jerárquicos deseas atraer. Es posible que quieras invitar a ejecutivos de alto nivel para fomentar alianzas estratégicas, así como a gerentes o responsables de áreas específicas que busquen implementar soluciones concretas. Incluir una variedad de niveles puede enriquecer el intercambio de ideas y fomentar un networking más dinámico.


Necesidades del público


Una vez que hayas definido el perfil de los participantes, es esencial comprender sus necesidades y expectativas. Esto te permitirá diseñar un evento que aporte valor a los asistentes. Pregúntate:


  • ¿Qué problemas pueden estar enfrentando? Realiza una investigación preliminar sobre los desafíos actuales en la industria o sector que abarca tu rueda de negocios. Esto te ayudará a identificar temas de interés que podrían abordarse durante el evento. Por ejemplo, si muchos de tus participantes provienen del sector de la sostenibilidad, puedes incluir sesiones que aborden las últimas tendencias en tecnologías verdes.

  • ¿Qué valor pueden obtener? Asegúrate de que tu rueda de negocios ofrezca oportunidades que sean relevantes y beneficiosas para los asistentes. Puedes ofrecer acceso a expertos del sector, oportunidades de formación o talleres prácticos. Piensa en cómo puedes ayudar a los participantes a alcanzar sus objetivos profesionales y de negocio a través del evento.

  • ¿Qué oportunidades de colaboración están buscando? Entender el tipo de colaboraciones que los participantes desean puede ayudarte a estructurar el evento para facilitar esas conexiones. Por ejemplo, si hay un interés en la investigación y desarrollo, podrías incluir sesiones donde se presenten propuestas de colaboración en proyectos específicos.


 rueda de negocios

Crear una lista preliminar de posibles invitados


Con el perfil y las necesidades del público claramente definidos, el siguiente paso es crear una lista preliminar de posibles invitados. Estos algunos pasos para facilitar este proceso:


  1. Investiga contactos relevantes: Utiliza plataformas como LinkedIn, bases de datos de empresas, y directorios profesionales para identificar empresas y contactos que se alineen con el perfil que has definido. Puedes buscar grupos relacionados en redes sociales para identificar personas influyentes en tu sector.

  2. Segmenta la lista: Una vez que hayas recopilado información sobre posibles participantes, segmenta la lista según los criterios que consideres más relevantes, como sector, tamaño y nivel jerárquico. Esta segmentación te permitirá personalizar las invitaciones y mensajes para cada grupo, aumentando así la probabilidad de asistencia.

  3. Considera referencias: No subestimes el poder de las referencias. Pregunta a colegas y contactos si pueden recomendar a empresas o profesionales que se alineen con los objetivos de tu evento. Las conexiones personales a menudo llevan a relaciones más fuertes y duraderas.

  4. Prioriza la calidad sobre la cantidad: En lugar de intentar invitar a un gran número de participantes, concéntrate en aquellos que tienen más probabilidades de beneficiarse del evento y contribuir a un networking efectivo. Un grupo más pequeño pero altamente relevante puede ser más efectivo que un gran grupo de participantes menos alineados.


La creación de una lista preliminar de invitados te permitirá dirigir tus esfuerzos de promoción de manera efectiva, asegurando que los asistentes se sientan motivados para participar y aprovechar las oportunidades de networking que ofreces.

crear lista invitados

Planificación logística


Elegir la fecha y lugar del evento


La elección de la fecha y el lugar es crucial para el éxito de la rueda de negocios. Estos dos elementos pueden influir directamente en la cantidad y calidad de los participantes, así como en la experiencia general del evento. A continuación, profundizaremos en los factores que debes considerar al seleccionar la fecha y el lugar para tu rueda de negocios.


Disponibilidad


Antes de decidir una fecha, investiga si hay otros eventos importantes en el sector que puedan atraer a tu público objetivo. Esto incluye conferencias, ferias comerciales, y otros encuentros de networking. Si tu evento coincide con uno de estos, es probable que reduzcas la asistencia, ya que los participantes tendrán que elegir entre varios compromisos.


Ten en cuenta las estaciones del año y cómo pueden afectar la disponibilidad de los participantes. Por ejemplo, si el evento se lleva a cabo durante las vacaciones o en períodos festivos, es probable que muchas personas estén fuera de la ciudad o con otros compromisos. Por otro lado, los meses posteriores a las vacaciones pueden ser ideales para eventos de networking, ya que muchas empresas comienzan nuevos proyectos.


Asegúrate de seleccionar una fecha que permita suficiente tiempo para la planificación y promoción del evento. Idealmente, deberías tener al menos dos semanas de anticipación, pero si puedes, un mes o más te brindará un margen más amplio para atraer a los participantes, coordinar detalles logísticos y crear una estrategia de promoción eficaz.


Si tu evento es presencial, ten en cuenta las condiciones climáticas de la temporada. Las tormentas, el frío extremo o el calor intenso pueden influir en la asistencia. Si es posible, selecciona una fecha en un período donde las condiciones climáticas sean más predecibles.


Ubicación


La ubicación debe ser fácilmente accesible para todos los participantes. Considera la proximidad a transporte público, como estaciones de tren, metro o autobuses. También evalúa si hay suficiente estacionamiento disponible para aquellos que opten por conducir. Una ubicación que sea fácil de alcanzar aumentará la probabilidad de asistencia.


El lugar debe ser cómodo y ofrecer servicios adecuados. Esto incluye suficiente espacio para las reuniones, áreas de descanso y acceso a servicios como baños, Wi-Fi y equipos audiovisuales. Asegúrate de que el lugar esté bien acondicionado y que se adapte al número de asistentes esperados.


El ambiente del lugar también es importante. Un espacio que favorezca la interacción y la comunicación facilitará las conexiones entre los participantes. Considera espacios que ofrezcan áreas tanto formales como informales, donde los asistentes puedan relajarse y charlar.


Si planeas ofrecer alimentos y bebidas durante el evento, asegúrate de que el lugar tenga opciones de catering. Un buen servicio de catering puede mejorar la experiencia de los asistentes y fomentar un ambiente más agradable y acogedor.


En el contexto actual, también considera la posibilidad de realizar un evento híbrido o completamente virtual. Esto te permitirá llegar a un público más amplio y brindar a aquellos que no pueden asistir en persona la oportunidad de participar. Si eliges un formato híbrido, asegúrate de que el lugar esté equipado con la tecnología necesaria para transmitir el evento de manera efectiva.


Finalmente, el presupuesto es un factor decisivo en la elección del lugar. Investiga varias opciones y compara precios, asegurándote de que el costo del espacio no comprometa otros aspectos de la planificación del evento.


A veces, los espacios más económicos pueden requerir mayores inversiones en logística, así que evalúa el costo total asociado al lugar elegido.

lugar para rueda de negocios

Definir el formato de la rueda de negocios


El formato del evento es un componente esencial que influye directamente en la dinámica de las interacciones entre los participantes. Un diseño adecuado no solo facilitará las conexiones entre los asistentes, sino que también asegurará que se cumplan los objetivos establecidos para el evento. A continuación, se presentan varias opciones de formatos y sus beneficios, junto con recomendaciones sobre cómo seleccionar el más adecuado para tu rueda de negocios.


Rondas de reuniones


Las rondas de reuniones son una de las formas más efectivas de facilitar el networking en un evento de negocios. Este formato implica establecer un horario para encuentros breves y programados entre los participantes.


Organiza el tiempo en bloques de 10 a 20 minutos por reunión. Esto permite que los asistentes se presenten y discutan sus propuestas de valor de manera concisa, y a la vez, mantenga un ritmo ágil en el evento.


Puedes usar un sistema de emparejamiento basado en los intereses y objetivos de cada participante, asegurando que las reuniones sean relevantes. Por ejemplo, un asistente que busca inversión puede ser emparejado con inversores potenciales.


Facilita la rotación de los participantes para maximizar el número de conexiones. Al finalizar cada bloque de tiempo, los asistentes pueden cambiar de mesa o espacio, lo que fomenta una mayor interacción.


Proporciona a los participantes una lista de contactos o una aplicación que les permita tomar notas sobre cada reunión y seguir el contacto post-evento, lo que puede mejorar las oportunidades de colaboración futura.


Presentaciones rápidas


Las presentaciones rápidas son un formato que permite a las empresas presentar su propuesta de valor en un tiempo limitado, generalmente de 3 a 5 minutos por presentación. Este enfoque tiene varias ventajas:


  • Claridad y concisión: Limitar el tiempo obliga a los presentadores a ser claros y concisos en sus mensajes, lo que ayuda a captar la atención de los asistentes y a facilitar la comprensión.

  • Variedad de ideas: Este formato permite que varias empresas compartan sus propuestas en un corto período, brindando a los asistentes una variedad de ideas y oportunidades. Las presentaciones pueden seguirse con una sesión de preguntas y respuestas, donde el público puede profundizar en los puntos de interés.

  • Generación de interés: Las presentaciones rápidas pueden actuar como un "gancho" que atrae a participantes a acercarse a aquellos que les interesen. Los asistentes pueden identificar rápidamente a las empresas con las que desean conversar más en profundidad.

  • Fomento de conexiones: Al final de las presentaciones, puedes organizar un tiempo para el networking informal, donde los participantes puedan acercarse a las empresas que más les interesaron.


Paneles de discusión


Incluir paneles de discusión es otra opción valiosa que puede enriquecer la experiencia del evento. Este formato implica reunir a expertos en un tema relevante para el público y permitirles discutir diferentes perspectivas.


Invitar a ponentes reconocidos en la industria no solo aporta credibilidad al evento, sino que también ofrece a los participantes la oportunidad de aprender de las experiencias y conocimientos de estos profesionales.


Selecciona temas que sean de gran interés para los asistentes y que estén alineados con sus necesidades. Puedes incluir temas como tendencias del mercado, innovaciones tecnológicas o mejores prácticas en el sector.


Facilita una sesión de preguntas y respuestas al final de la discusión para involucrar a los asistentes. Esto no solo fomenta la interacción, sino que también permite a los participantes abordar temas que son importantes para ellos.


Después del panel, considera organizar un tiempo de networking donde los participantes puedan acercarse a los panelistas y profundizar en los temas discutidos, creando oportunidades de conexión y colaboración.

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Seleccionar el formato adecuado


Elegir el formato adecuado para tu rueda de negocios es fundamental y debe alinearse con los objetivos que has establecido. Aquí hay algunas consideraciones para ayudarte a tomar esta decisión:


  • Objetivos del evento: Reflexiona sobre tus metas. Si el objetivo principal es facilitar conexiones rápidas, las rondas de reuniones pueden ser más efectivas. Si deseas que los participantes adquieran conocimiento, los paneles de discusión pueden ser más apropiados.

  • Perfil de los asistentes: Considera las preferencias y expectativas del público. Algunos participantes pueden sentirse más cómodos en un formato de presentación rápida, mientras que otros pueden preferir un enfoque más interactivo como las rondas de reuniones.

  • Recursos disponibles: Evalúa los recursos que tienes a tu disposición. Algunos formatos, como las presentaciones rápidas o los paneles de discusión, pueden requerir más preparación en términos de logística y programación de ponentes. Asegúrate de contar con el tiempo y los recursos necesarios para implementarlos de manera efectiva.

  • Combinación de formatos: No dudes en combinar varios formatos para enriquecer la experiencia del evento. Por ejemplo, puedes comenzar con presentaciones rápidas, seguir con un panel de discusión y terminar con rondas de reuniones. Esto no solo mantendrá el interés de los participantes, sino que también les ofrecerá diversas oportunidades para interactuar.


El formato de la rueda de negocios juega un papel crítico en la forma en que los participantes interactúan entre sí y cómo se logran los objetivos del evento. Al considerar opciones como rondas de reuniones, presentaciones rápidas y paneles de discusión, puedes crear una experiencia enriquecedora que fomente el networking y el aprendizaje.

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Selección de participantes


Cómo invitar a empresas y contactos relevantes


Una vez que hayas definido tu público objetivo, el siguiente paso crucial es enviar invitaciones a las empresas y contactos relevantes. La forma en que presentes y promuevas tu evento puede marcar una gran diferencia en la tasa de asistencia y el impacto que tendrá. A continuación, exploraremos estrategias efectivas para invitar a los participantes deseados, asegurando que tu rueda de negocios sea un éxito.


Personalización


La personalización es clave para captar la atención de los destinatarios. Utiliza sus nombres y menciona su empresa en la invitación. Además, considera diseñar plantillas atractivas que reflejen la identidad visual de tu evento y de las empresas que estás invitando.


Incluye información relevante sobre cómo el evento puede beneficiar a cada empresa. Por ejemplo, si conoces el enfoque de negocio de un invitado, resalta cómo su participación puede resultar en oportunidades de colaboración, acceso a nuevos mercados o la posibilidad de presentar sus productos o servicios a un público objetivo.


Si has realizado eventos similares anteriormente, incluir testimonios de participantes pasados puede ser muy persuasivo. Menciona casos de éxito que surgieron de eventos previos, destacando cómo las conexiones realizadas beneficiaron a las empresas involucradas.


Procura que tu invitación incluya una llamada a la acción clara. Por ejemplo, incluye un enlace para confirmar asistencia, registrarse o para obtener más información. Esto facilitará el proceso para los invitados y aumentará la probabilidad de que respondan.


Utiliza redes profesionales


LinkedIn es una de las plataformas más efectivas para conectar con profesionales y empresas del sector. Utiliza tu red existente para enviar invitaciones personalizadas a contactos relevantes. También puedes buscar nuevas conexiones a través de grupos relacionados con tu industria.


También puedes enviar mensajes directos a contactos clave en LinkedIn, explicando brevemente el evento y cómo podrían beneficiarse de su participación. Además, considera compartir la invitación en grupos relevantes donde los miembros podrían estar interesados en asistir.


Publica contenido relacionado con el evento en tu perfil y en grupos de LinkedIn. Esto puede incluir artículos, infografías o publicaciones sobre los temas que se abordarán. Generar interés en torno al evento antes de enviar las invitaciones puede aumentar la probabilidad de que los contactos respondan positivamente.


Si el presupuesto lo permite, considera realizar anuncios pagados en LinkedIn dirigidos a tu público objetivo. Esta estrategia puede ampliar tu alcance y atraer a empresas que quizás no estén en tu red actual.


Colabora con asociaciones


Colaborar con asociaciones o cámaras de comercio relevantes en tu industria puede ser una estrategia efectiva para promover el evento. Estas organizaciones a menudo tienen una red de contactos bien establecida y pueden ayudar a difundir la invitación entre sus miembros.


Considera coorganizar el evento con una asociación del sector. Esto no solo aportará credibilidad al evento, sino que también puede incrementar la asistencia, ya que los miembros de la asociación se sentirán más motivados a participar en un evento respaldado por una organización reconocida.


Pide a las asociaciones que compartan tu invitación en sus boletines informativos, redes sociales y eventos. A cambio, puedes ofrecerles una participación en el evento, como un espacio para que presenten sus actividades o servicios.


Ofrece incentivos para que los miembros de la asociación asistan, como descuentos en la inscripción o acceso exclusivo a ciertas sesiones del evento. Esto puede aumentar la motivación de los miembros para participar.


Seguimiento


Envía recordatorios a las empresas que no han respondido a la invitación inicial. Un recordatorio amable puede ser suficiente para motivarlos a confirmar su asistencia.


Asegúrate de agradecer a quienes confirmen su asistencia, ya sea a través de un correo electrónico personalizado o una mención en tus canales de comunicación. Esto no solo muestra aprecio, sino que también fomenta una relación más cercana con los participantes.


Considera la posibilidad de organizar una pequeña reunión virtual o un grupo en redes sociales antes del evento para fomentar la interacción entre los participantes. Esto puede ayudar a romper el hielo y generar interés en el evento.

 rueda de negocios virtual

Estrategias para asegurar la asistencia


Asegurarte de que los invitados asistan es clave para el éxito de tu rueda de negocios. Una alta tasa de asistencia no solo maximiza las oportunidades de networking, sino que también contribuye a la creación de un ambiente dinámico y productivo. Aquí te presentamos algunas estrategias efectivas para garantizar que tus invitados se presenten al evento.


Confirmaciones previas


Desde el momento en que envíes las invitaciones, es fundamental pedir a los invitados que confirmen su asistencia. Puedes incluir un enlace a un formulario de registro en el correo electrónico o una opción para responder directamente. Cuanto más fácil sea para ellos confirmar, mayores serán las posibilidades de obtener respuestas.


Considera utilizar plataformas de gestión de eventos que permitan a los asistentes registrarse y confirmar su asistencia en línea. Estas herramientas suelen ofrecer opciones de seguimiento y recordatorios automatizados, lo que facilita la gestión del evento.


A medida que se acerque la fecha del evento, envía recordatorios a los invitados que han confirmado su asistencia. Puedes programar recordatorios para que se envíen una semana antes, un día antes y el mismo día del evento. Estos recordatorios pueden ser correos electrónicos, mensajes de texto o notificaciones a través de aplicaciones de mensajería.


Personaliza los recordatorios mencionando el nombre del invitado y cualquier detalle específico que pueda ser relevante para él. Esto no solo recuerda la fecha, sino que también refuerza la importancia de su presencia en el evento.


Incentivos


Ofrecer contenido exclusivo a los asistentes puede ser un gran incentivo. Esto puede incluir acceso a materiales, recursos o talleres que no estarán disponibles para aquellos que no asistan. Por ejemplo, podrías ofrecer un informe o un estudio de caso exclusivo que solo se compartirá con los participantes del evento.


Proporcionar descuentos especiales en productos o servicios a los asistentes puede motivar a las empresas a participar. Este tipo de incentivo puede ser especialmente atractivo para empresas que están buscando adquirir nuevos productos o servicios.


Una buena idea es organizar un sorteo o premio durante el evento puede generar interés y emoción. Asegúrate de que el premio sea relevante y atractivo para tu público objetivo, como un servicio gratuito, una membresía a una organización profesional o un producto innovador.


Otra buena idea es ofrecer a las empresas asistentes la oportunidad de ser reconocidas durante el evento, lo que puede incluir menciones en las redes sociales, oportunidades de hablar en el evento o espacios para exhibir productos. Este tipo de visibilidad puede ser un fuerte incentivo para que las organizaciones que asistan.


Considera ofrecer oportunidades de networking exclusivas a los asistentes, como sesiones privadas con ponentes, encuentros con líderes del sector o acceso a áreas VIP. Este tipo de interacción puede ser muy valiosa y puede motivar a los invitados a asistir.

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Seguimiento post-evento


Una vez finalizado el evento, asegúrate de enviar un correo electrónico de agradecimiento a todos los asistentes. Esto no solo es una buena práctica, sino que también refuerza las relaciones y puede abrir la puerta a futuras interacciones.


Incluye una breve encuesta de satisfacción en tu correo de agradecimiento para recoger opiniones sobre el evento. Esto te ayudará a comprender qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuros eventos, además de mostrar a los asistentes que valoras su opinión.


Utiliza el evento como una oportunidad para establecer conexiones a largo plazo. Mantén el contacto con los asistentes a través de boletines informativos, actualizaciones sobre futuras ruedas de negocios o eventos relacionados en su industria.


Semana 2


Promoción del evento


Canales de comunicación para atraer participantes


Una buena promoción es esencial para asegurar la asistencia a tu rueda de negocios. Para maximizar el alcance y atraer a la audiencia deseada, es fundamental utilizar múltiples canales de comunicación. Aquí exploramos algunas estrategias efectivas que puedes implementar para promocionar tu evento.


Email marketing


Antes de enviar correos electrónicos, segmenta tu lista de contactos para personalizar los mensajes según el perfil de cada grupo. Por ejemplo, puedes crear categorías basadas en la industria, el tamaño de la empresa o la relación previa con los contactos. Esto te permitirá resaltar de manera más efectiva los beneficios que más les interesen.


Garantiza que el contenido del correo electrónico sea atractivo y directo. Utiliza un asunto llamativo que incite a los destinatarios a abrir el correo. En el cuerpo del mensaje, destaca los beneficios de asistir, como oportunidades de networking, aprendizaje sobre tendencias de la industria o acceso a ponentes clave.


Incluye botones o enlaces que lleven a los destinatarios a registrarse fácilmente. Utiliza frases como "Confirma tu asistencia aquí" o "Regístrate ahora" para que la acción sea clara y accesible. Esto simplifica el proceso y aumenta las probabilidades de que se inscriban.


Envía correos de seguimiento a aquellos que no hayan respondido o confirmado su asistencia. Un recordatorio amable puede ser suficiente para motivar a algunos contactos a participar.


Considera incluir contenido adicional relevante, como artículos, videos o estudios de caso, que resalten la importancia del evento y el valor que los participantes pueden obtener.

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Redes sociales


Utiliza plataformas como Facebook, LinkedIn y Eventbrite para crear eventos que faciliten el registro y la promoción. Asegúrate de incluir detalles completos sobre el evento, como la fecha, la hora, la ubicación y la agenda.


Implementa hashtags relacionados con tu industria y el evento para aumentar la visibilidad en las redes sociales. Investiga qué hashtags son populares y relevantes para tu público objetivo. Esto ayudará a que tu evento llegue a personas que no están en tu red actual.


Publica contenido visual atractivo en tus redes sociales, como imágenes, infografías y videos cortos. Este tipo de contenido tiende a generar más interacción y puede captar la atención de potenciales asistentes.


Comparte testimonios y comentarios de participantes de eventos anteriores para generar interés. Esto puede ser en forma de citas, videos o publicaciones en redes sociales que reflejen la experiencia positiva de asistentes pasados.


Si es posible, colabora con influencers o líderes de opinión en tu industria que puedan ayudar a promocionar el evento. Su respaldo puede aumentar la credibilidad y atraer a más participantes.


Sitio Web


Si tienes un sitio web, crea una sección específica para el evento. Incluye información detallada sobre la agenda, los participantes, los ponentes y cómo registrarse. Una página bien estructurada puede servir como un recurso central para cualquier persona interesada en asistir.


Optimiza el contenido de la página del evento para motores de búsqueda (SEO) utilizando palabras clave relevantes. Esto puede ayudar a atraer tráfico orgánico de personas que buscan eventos de networking en tu industria.


Incorpora un formulario de registro fácil de usar en la página del evento. Asegúrate de que sea accesible y que solo pida la información necesaria para no desincentivar a los visitantes.


Ofrece actualizaciones sobre el evento, como anuncios de nuevos ponentes o cambios en la agenda. También puedes incluir contenido adicional, como artículos o recursos relacionados con los temas que se abordarán en el evento.


Incluye enlaces a tus redes sociales en la página del evento para que los visitantes puedan seguirte y mantenerse al tanto de las últimas novedades. Esto también facilitará la compartición de la información del evento en sus propias redes.


Otros canales de promoción


Si tienes un boletín informativo, considera incluir una sección sobre tu evento en ediciones anteriores. Esto puede ayudar a recordar a tus suscriptores sobre la fecha del evento y motivar su asistencia.


De ser posible, colabora con medios de comunicación especializados en tu sector para que cubran el evento o lo promocionen. Esto puede ser una forma efectiva de llegar a una audiencia más amplia y establecer credibilidad.


Participa en comunidades y grupos de interés en línea que estén relacionados con tu industria. Comparte la información sobre tu evento y participa en las conversaciones para aumentar la visibilidad.


Si el presupuesto lo permite, considera invertir en publicidad pagada en redes sociales o Google Ads. Esto puede aumentar el alcance y atraer a un público más amplio.

redes sociales

Creación de material promocional efectivo


Desarrollar material promocional atractivo y efectivo es fundamental para atraer participantes a tu rueda de negocios. Un buen material puede transmitir el valor del evento, generar interés y facilitar el registro de los asistentes. A continuación, exploraremos varios tipos de material promocional que puedes crear y cómo optimizarlos para maximizar su impacto en el contexto de ruedas de negocios.


Flyers


Crea flyers que reflejen la temática de la rueda de negocios y la identidad de tu marca. Utiliza colores y fuentes coherentes con la imagen de tu evento. Incluye gráficos o imágenes de eventos anteriores para generar confianza y atraer la atención.


Asegúrate de que el flyer contenga información clave como la fecha, hora, lugar, agenda del evento y detalles sobre los ponentes o empresas participantes. Este contenido debe estar claramente organizado para que los interesados puedan captar rápidamente la información esencial.


Enfatiza los beneficios de asistir, como la oportunidad de hacer networking con empresas relevantes, acceder a información valiosa y explorar posibles colaboraciones. Utiliza frases persuasivas que resalten lo que los asistentes podrían ganar al participar.


Diseña tanto versiones digitales como impresas del flyer. La versión digital puede ser enviada por correo electrónico y compartida en redes sociales, mientras que la versión impresa puede ser distribuida en ferias, conferencias o centros de negocios locales.


Por otra parte, planifica cómo y dónde distribuirás los flyers. Puedes compartirlos en eventos relacionados, dejar copias en espacios de coworking, o enviarlos a tu lista de contactos. También considera la posibilidad de enviar flyers a través de plataformas de mensajería o en grupos de WhatsApp relacionados con tu industria.


Videos cortos


Crea videos breves que expliquen el propósito y la importancia de la rueda de negocios. Asegúrate de que el video capte la atención en los primeros segundos y que presente de manera clara los objetivos del evento y los beneficios de participar.


Mantén los videos entre 30 segundos y 2 minutos. Este tiempo es suficiente para captar la atención y transmitir el mensaje sin perder el interés del espectador.


Considera agregar clips de participantes de eventos anteriores hablando sobre su experiencia y el valor que obtuvieron. Esto puede ser un poderoso motivador para quienes están considerando asistir.


Comparte el video en tus redes sociales, en la página web del evento y en correos electrónicos. Utiliza plataformas como YouTube, Instagram y LinkedIn para llegar a una audiencia más amplia y aumentar la visibilidad del evento.


Es clave que el video tenga un diseño visual atractivo. Usa gráficos, animaciones o efectos especiales que mejoren la comprensión del mensaje. La música de fondo y una voz en off clara pueden también agregar un nivel profesional al video.


Presentaciones


Prepara una presentación que resuma los puntos clave de la rueda de negocios. Utiliza diapositivas que aborden la agenda, los participantes destacados, las actividades programadas y los beneficios específicos de participar.


Incorpora gráficos, diagramas y fotografías para hacer la presentación más atractiva y fácil de seguir. Asegúrate de que la información sea clara y no esté sobrecargada de texto.


La presentación debe ser breve, idealmente entre 10 y 15 minutos, para mantener la atención de la audiencia. Puedes utilizar esta presentación en eventos previos como una herramienta de promoción o compartirla en línea para generar interés.


Además, considera incluir en la presentación ejemplos de cómo se facilitará el networking durante la rueda de negocios. Esto puede incluir la descripción de actividades interactivas, como rondas de presentación o talleres.


Después de la rueda de negocios, envía la presentación a los asistentes y a quienes no pudieron asistir. Esto no solo proporciona un valor añadido, sino que también refuerza la relevancia de tu evento y puede fomentar la asistencia a futuras ediciones.


Otros materiales promocionales


  • Infografías: Crea infografías que resuman el valor del evento, los temas a discutir y las empresas participantes. Las infografías son altamente compartibles en redes sociales y pueden captar la atención rápidamente.

  • Boletines informativos: Envía boletines informativos a tu lista de contactos destacando el evento. Incluye información sobre los ponentes, las oportunidades de networking y cómo registrarse. Asegúrate de hacerlo con suficiente antelación para que las personas tengan tiempo para responder.

  • Contenido en blogs y artículos: Escribe artículos o publicaciones en blogs que destaquen la importancia de la rueda de negocios y cómo puede beneficiar a las empresas. Publica estos artículos en tu sitio web y compártelos en redes sociales para generar más interés.

  • Material de seguimiento: Después del evento, prepara un resumen del evento o un informe que destaque los puntos más relevantes y las conexiones realizadas. Este material no solo refuerza la experiencia de los asistentes, sino que también sirve como promoción para futuros eventos.


Al combinar diferentes tipos de material y distribuirlo de manera estratégica, aumentarás las posibilidades de que tu evento sea un éxito rotundo en el ámbito del networking empresarial.

flyer  rueda de negocios

Preparación del evento


Detalles logísticos de última hora


A medida que el evento se aproxima, revisar todos los detalles logísticos se convierte en una tarea vital para garantizar el éxito de tu rueda de negocios. Una planificación meticulosa y una atención a los detalles pueden marcar la diferencia entre un evento fluido y uno lleno de contratiempos. A continuación, se describen aspectos clave a tener en cuenta en esta etapa final de preparación.


Confirma el lugar


Revisa la reserva del lugar para asegurarte de que no haya cambios inesperados. Confirma la fecha y la hora del evento y asegúrate de que no haya conflictos de programación con otros eventos.


Contacta a los encargados del lugar para confirmar que el espacio esté preparado según tus especificaciones. Esto incluye la disposición de mesas y sillas, la limpieza del área y la decoración si es pertinente. Asegúrate de que el ambiente sea acogedor y adecuado para el tipo de networking que deseas fomentar.


No olvides verificar que todos los equipos necesarios estén disponibles y funcionando correctamente. Esto incluye proyectores, pantallas, micrófonos, sistemas de sonido y cualquier tecnología adicional que vayas a usar. Realiza pruebas previas para asegurarte de que todo esté en orden.


Asegúrate de que haya acceso a internet confiable, ya que muchos asistentes pueden necesitar conectividad para trabajar o para compartir información en tiempo real. Además, verifica que el lugar sea accesible para todos los participantes, incluidas las personas con discapacidades.


Considera cómo orientar a los participantes dentro del espacio. Coloca señales claras que indiquen dónde se llevará a cabo el evento, así como áreas específicas como registro, descanso y espacios de networking. Esto facilitará la navegación y creará un ambiente más profesional.


Check-in


Organiza un sistema de registro eficiente para que los participantes puedan registrarse al llegar. Puedes optar por un registro manual en papel o utilizar herramientas digitales que permitan el registro en línea. Si decides usar un sistema digital, asegúrate de que haya tablets o computadoras disponibles para facilitar el proceso.


Designa a un equipo de personas responsables de gestionar el check-in. Este equipo debe estar bien informado sobre el evento, la agenda y los participantes. Proporciona a cada miembro del equipo etiquetas o distintivos para que los asistentes puedan identificarlos fácilmente.


Prepara paquetes de bienvenida que incluyan el programa del evento, materiales promocionales y tal vez algunos obsequios. Esto no solo es un detalle agradable, sino que también puede ayudar a los participantes a tener una idea clara de lo que pueden esperar durante el evento.


Anticipa la cantidad de asistentes y organiza el espacio de registro para evitar aglomeraciones. Si es posible, establece franjas horarias para que los participantes lleguen y registren, de modo que se minimice el tiempo de espera.

acreditación de una  rueda de negocios

Plan B


Antes del evento, considera todos los posibles contratiempos que podrían surgir, como mal tiempo, fallas técnicas o problemas de logística. Haz una lista de estos problemas y desarrolla soluciones anticipadas para cada uno.


Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén al tanto del plan de contingencia y sepan cómo actuar en caso de que surja un problema. Esto incluye instrucciones claras sobre quién debe ser contactado y qué pasos seguir.


Si el evento incluye actividades al aire libre, ten un plan alternativo en caso de mal tiempo. Esto puede incluir una ubicación alternativa o una modificación en la agenda del evento. Comunica este plan a los participantes en caso de que sea necesario implementarlo.


Ten a mano personal técnico que pueda ayudar en caso de problemas con el equipo audiovisual o la tecnología. Asegúrate de que este personal esté presente durante todo el evento para poder resolver problemas de inmediato.


No olvides mantener una cierta flexibilidad en la agenda del evento para poder adaptarte a situaciones imprevistas. Por ejemplo, si hay un retraso en una de las presentaciones, ten un tiempo de sobra para que los participantes puedan hacer networking o disfrutar de una pausa.


Herramientas necesarias para el día del evento


El éxito de una rueda de negocios no solo depende de la planificación previa, sino también de las herramientas que utilices durante el evento para garantizar que todo funcione sin problemas. Aquí se detallan algunas herramientas esenciales que puedes considerar para facilitar la gestión y maximizar las oportunidades de networking durante el evento.


Software de gestión de eventos


  • Eventbrite: Esta plataforma es muy popular para la creación, promoción y gestión de eventos. Permite configurar un sitio de registro personalizado donde los participantes pueden inscribirse, pagar (si aplica) y recibir confirmaciones por correo electrónico. Además, puedes rastrear las ventas de entradas y la asistencia en tiempo real, lo que facilita la planificación logística.

  • Cvent: Ideal para eventos de mayor escala, Cvent ofrece una solución integral que incluye herramientas para la gestión de registros, la planificación de agendas y la recolección de datos. Permite personalizar la experiencia del asistente, generar informes detallados y gestionar aspectos como el alojamiento y el transporte.

  • Whova: Esta plataforma combina la gestión de eventos con funciones de networking. Permite a los asistentes registrarse, acceder a la agenda del evento, y participar en discusiones y encuestas. Además, ofrece una función de networking que facilita la conexión entre participantes mediante un directorio de asistentes.

  • Eventzilla: Otra opción útil que ofrece gestión de registros, creación de páginas de eventos y seguimiento de asistencia. También incluye herramientas de marketing por correo electrónico para promover tu evento y mantener a los participantes informados.


Aplicaciones de networking


  • Bumble Bizz: Aunque originalmente es una aplicación de citas, Bumble Bizz ha ampliado su enfoque para incluir networking profesional. Permite a los usuarios crear perfiles de negocio y conectarse con otros profesionales en su área, lo que puede ser útil para fomentar interacciones durante la rueda de negocios.

  • Meetup: Ideal para la creación de comunidades, esta plataforma permite a los organizadores de eventos conectarse con personas que tienen intereses similares. Puedes usar Meetup para fomentar el networking antes y durante el evento, creando grupos de discusión o sesiones de intercambio de ideas.

  • LinkedIn: Utiliza LinkedIn para promocionar el evento y facilitar el networking. Puedes crear un grupo específico para los asistentes al evento, donde puedan interactuar antes y después del mismo, y programar reuniones con otros profesionales durante la rueda de negocios.

  • Swapcard: Esta plataforma está diseñada específicamente para eventos y conferencias, y facilita el networking al permitir a los asistentes crear perfiles, buscar otros participantes, y programar reuniones. Además, ofrece funcionalidades de gestión de agendas y seguimiento de sesiones.

  • HeySummit: Si tu rueda de negocios incluye ponencias o talleres, esta plataforma permite a los asistentes registrarse, interactuar y hacer preguntas en tiempo real. Fomenta el networking al permitir que los participantes conecten entre sí mientras se llevan a cabo las sesiones.


Herramientas de comunicación


  • Slack: Considera la creación de un canal específico en Slack para el evento. Esto permite a los asistentes comunicarse en tiempo real, hacer preguntas y coordinar reuniones. También es útil para compartir actualizaciones sobre el evento o cambios en la agenda.

  • WhatsApp: Crear un grupo de WhatsApp para los participantes puede facilitar la comunicación rápida y efectiva. A través de este grupo, los asistentes pueden coordinarse para reuniones informales o intercambiar información relevante sobre el evento.

  • Microsoft Teams es una plataforma de colaboración ideal para gestionar ruedas de negocios, ya que permite la comunicación en tiempo real a través de chats y videoconferencias, facilitando la conexión entre participantes.


Herramientas de evaluación y feedback


  • Google Forms: Utiliza Google Forms para crear encuestas que te ayuden a recoger feedback de los asistentes sobre el evento. Esto te permitirá evaluar qué funcionó bien y qué áreas necesitan mejoras para futuras ediciones.

  • SurveyMonkey: Otra herramienta para recopilar opiniones de los participantes. Puedes enviar encuestas antes y después del evento para obtener información valiosa sobre la experiencia del asistente y los resultados alcanzados.

  • Kahoot!: Esta herramienta gamificada puede ser utilizada para realizar encuestas en tiempo real durante el evento, incentivando la participación de los asistentes. Puedes hacer preguntas relacionadas con el evento o temas de interés general, lo que fomenta la interacción.


Herramientas técnicas


Procura tener acceso a tecnología adecuada para presentaciones, incluyendo proyectores, pantallas, micrófonos y sistemas de sonido. Realiza pruebas previas para asegurarte de que todo funcione correctamente el día del evento.


Verifica que el lugar tenga acceso a internet de alta velocidad y suficiente capacidad para que todos los asistentes puedan conectarse sin problemas. Considera la posibilidad de ofrecer un punto de acceso Wi-Fi específico para los participantes del evento.


Si planeas grabar las presentaciones o sesiones del evento, asegúrate de contar con el equipo necesario, como cámaras y micrófonos adecuados. Esto te permitirá compartir contenido posterior con los asistentes y aquellos que no pudieron asistir.


Contar con las herramientas adecuadas durante el día del evento es esencial para facilitar la gestión, maximizar las oportunidades de networking y garantizar una experiencia fluida para todos los participantes.

equipo sonido

Ejecución de la rueda de negocios


Cómo facilitar las reuniones de networking


Durante el evento, es crucial facilitar las interacciones:


  • Presentación inicial: Abre el evento con una breve presentación que explique los objetivos y el formato del evento.

  • Moderación: Asegúrate de que cada reunión se mantenga dentro del tiempo establecido y que todos tengan la oportunidad de participar.


Técnicas para maximizar la interacción


Maximizar la interacción durante una rueda de negocios es fundamental para fomentar conexiones significativas entre los participantes. Aquí se presentan algunas técnicas efectivas que puedes implementar para incentivar la participación activa y el networking durante el evento.


Dinámicas de grupo


  • Preguntas y respuestas: Abre el evento con una sesión de preguntas y respuestas en la que los participantes puedan hacer preguntas a los ponentes o entre ellos. Esto no solo rompe el hielo, sino que también permite que los asistentes compartan sus inquietudes y experiencias. Además, puedes utilizar herramientas como Slido o Mentimeter para que las preguntas se envíen de manera anónima y en tiempo real, lo que anima a más personas a participar.

  • Debates breves: Organiza breves debates sobre temas relevantes para el público. Divide a los asistentes en grupos pequeños y asigna un tema de discusión. Después de un tiempo determinado, permite que cada grupo comparta sus conclusiones. Esta técnica no solo involucra a los participantes, sino que también promueve la diversidad de ideas y la colaboración.

  • Icebreakers: Inicia el evento con actividades de "rompehielos" que permitan a los participantes conocerse de manera divertida y relajada. Preguntas divertidas o juegos cortos pueden ayudar a establecer un ambiente más ameno y propicio para el networking.

  • Talleres interactivos: Organiza talleres donde los asistentes puedan trabajar en grupos en torno a un problema o desafío específico. Esto fomenta la colaboración y permite que los participantes aporten sus habilidades y conocimientos, generando interacciones más significativas.


Horarios flexibles


Incluye en la agenda bloques de tiempo libre donde los participantes puedan acercarse y conversar de manera informal. Estos espacios son ideales para que los asistentes se mezclen y establezcan conexiones sin la presión de una agenda estricta.


Además de ofrecer tiempo libre, considera programar sesiones de networking específicas, donde los participantes puedan presentarse y compartir sus intereses o necesidades. Esto puede incluir "speed networking", donde los asistentes tienen breves encuentros uno a uno en intervalos de tiempo definidos.


Crea zonas de descanso cómodas donde los participantes puedan relajarse y conversar. Puedes ofrecer café, aperitivos o bebidas, lo que puede hacer que las interacciones sean más informales y fluidas.


Utilización de tecnología


Implementa aplicaciones diseñadas para facilitar el networking, donde los asistentes puedan crear perfiles, buscar otros participantes y programar reuniones. Estas herramientas permiten que los asistentes se conecten de manera más organizada y eficiente.


Utiliza plataformas como Kahoot! o Poll Everywhere para hacer encuestas o cuestionarios en tiempo real. Esto puede ser una forma divertida de mantener a los participantes comprometidos y generar discusiones basadas en sus respuestas.


Moderadores y facilitadores


Designa moderadores o facilitadores que ayuden a guiar las discusiones y a involucrar a los participantes. Estos moderadores pueden hacer preguntas provocativas, invitar a otros a compartir sus opiniones y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de participar.


Proporciona guías de conversación o temas sugeridos para las interacciones informales. Esto puede ayudar a los participantes a iniciar conversaciones y encontrar puntos en común.

rueda de negocios

Seguimiento post-evento


Después de la rueda de negocios, envía un correo electrónico de seguimiento a los participantes con información sobre los contactos que hicieron, recursos adicionales y enlaces a grupos de discusión o plataformas de networking. Esto puede motivar a los asistentes a mantener las conexiones que establecieron durante el evento.


Envía encuestas para recoger feedback sobre las interacciones y la experiencia general del evento. Pregunta a los participantes sobre las conexiones que realizaron y cómo podrían mejorarse las oportunidades de interacción en el futuro.


Planificación de rueda de negocios: Cronograma de dos semanas




Evaluación y seguimiento


Métodos para recoger feedback post-evento


Evaluar el éxito de una rueda de negocios es esencial para entender su impacto y mejorar futuros eventos. Aquí te presento algunas estrategias efectivas para recoger feedback de los participantes después de la rueda de negocios.


Encuestas


Después del evento, envía encuestas a los participantes utilizando herramientas como Google Forms, SurveyMonkey o Typeform. Estas encuestas pueden incluir preguntas sobre la calidad de las reuniones, la relevancia de los contactos establecidos y la organización del evento. Es recomendable enviar el enlace a la encuesta poco después de finalizar el evento, cuando la experiencia aún esté fresca en la mente de los asistentes.


Asegúrate de incluir preguntas específicas, como “¿Cuántos contactos nuevos lograste establecer?” y “¿Qué aspectos de la rueda de negocios consideras que fueron más valiosos?”. Las preguntas abiertas también son útiles para recoger sugerencias y comentarios más detallados.


Para aumentar la tasa de respuesta, considera ofrecer incentivos, como la posibilidad de participar en un sorteo o descuentos en futuras ruedas de negocios.


Análisis de resultados


Una vez recopilado el feedback, compara los resultados con los objetivos establecidos antes del evento. Por ejemplo, si tu meta era generar un número específico de conexiones o reuniones, verifica cuántos se concretaron realmente. Este análisis te ayudará a medir el éxito de la rueda de negocios y a identificar áreas de mejora.


No solo analices los datos numéricos. Revisa también los comentarios cualitativos de las encuestas para obtener información más profunda sobre la experiencia de los asistentes y las percepciones que tienen sobre el evento.


Reuniones de evaluación interna


Organiza una reunión con tu equipo para discutir el feedback recibido y evaluar la rueda de negocios en conjunto. Comparte las opiniones y observaciones de los participantes y reflexiona sobre cómo se pueden aplicar estos aprendizajes a futuras ediciones.


Utiliza esta reunión para identificar claramente qué funcionó bien y qué aspectos se pueden mejorar. Este ejercicio es crucial para el crecimiento y la mejora continua.


Focus groups


Considera la posibilidad de realizar sesiones de focus group con un grupo selecto de participantes para profundizar en su experiencia. Esto puede ofrecerte insights valiosos sobre sus opiniones y percepciones respecto al evento.


Un moderador debe guiar la conversación, haciendo preguntas abiertas que permitan a los participantes expresar sus pensamientos sobre aspectos específicos de la rueda de negocios.

 rueda de negocios

Redes sociales y comentarios públicos


Revisa las menciones y comentarios sobre el evento en redes sociales. Anima a los participantes a compartir sus experiencias usando un hashtag específico relacionado con la rueda de negocios.


Los comentarios en redes sociales pueden proporcionarte una perspectiva externa sobre cómo se percibió el evento, lo que puede complementar el feedback obtenido a través de encuestas.


Seguimiento personalizado


Envía correos de agradecimiento a los asistentes y aprovecha para preguntarles sobre su experiencia. Este enfoque personal no solo te ayudará a obtener feedback, sino que también fortalecerá las relaciones con los participantes.


En tu seguimiento, invita a los participantes a asistir a futuras ruedas de negocios, lo que puede ayudar a construir una comunidad sólida y comprometida en torno a tus eventos.

networking

Pasos para mantener el contacto con los participantes


El seguimiento posterior a una rueda de negocios es clave para consolidar las conexiones establecidas durante el evento y fomentar futuras oportunidades comerciales. Aquí te presento algunos pasos efectivos para mantener el contacto con los asistentes después del evento.


1. Email de agradecimiento


Envía un correo de agradecimiento a todos los participantes poco después del evento. Este mensaje debe ser cordial y personalizado, resaltando la importancia de su asistencia y participación. Puedes mencionar aspectos específicos del evento, como los paneles o las presentaciones más destacadas, para que el correo sea más relevante y significativo.


Incluye en el correo un resumen de los puntos clave discutidos durante la rueda de negocios, los resultados obtenidos (como el número de contactos generados o las alianzas potenciales) y los próximos pasos para mantenerse en contacto. También puedes agregar enlaces a contenido adicional, como grabaciones de las sesiones, presentaciones o artículos relacionados.


2. Intercambio de materiales


Proporciona a los participantes acceso a los materiales del evento, como presentaciones, grabaciones de las sesiones o resúmenes de los debates. Esto añade valor después del evento y refuerza tu posición como organizador comprometido con la utilidad de la rueda de negocios.


Considera compartir una lista de contactos (con permiso previo) de todos los asistentes, facilitando que ellos mismos continúen la conversación y generen nuevas oportunidades de colaboración.


3. Redes sociales


Mantén una presencia activa en redes sociales después del evento, compartiendo fotos, videos o testimonios de los asistentes. Asegúrate de etiquetar a las empresas participantes para aumentar la visibilidad y generar interacciones en línea. Publicar resúmenes visuales o infográficos también puede ser una manera efectiva de reactivar la conversación entre los asistentes.


Considera la creación de grupos en plataformas como LinkedIn o Facebook, donde los asistentes puedan seguir interactuando, compartir sus experiencias y generar debates en torno a los temas tratados en el evento. Esto refuerza el networking más allá de la rueda de negocios.


4. Invitaciones a futuras iniciativas


Invita a los participantes a otros eventos que puedas estar organizando en el futuro, como ruedas de negocios adicionales, webinars o talleres. Mantener a los asistentes informados sobre futuras iniciativas comerciales refuerza tu relación con ellos y aumenta las posibilidades de que continúen asistiendo.


Si ofreces programas de membresía, clubes de negocios o alianzas estratégicas, este es un buen momento para invitar a los participantes a unirse. Explícale cómo continuar la relación puede beneficiarles, ya sea a través de eventos exclusivos, acceso a contenido premium o programas de mentoría.


5. Encuestas de seguimiento


Además de recoger feedback post-evento, enviar encuestas periódicas o preguntas de seguimiento puede ayudarte a mantener el contacto con los asistentes. Pregunta sobre cómo han aplicado los aprendizajes del evento o si han establecido conexiones significativas que resultaron en oportunidades comerciales.


6. Newsletter regular


Crea un newsletter o boletín informativo que incluya noticias relevantes del sector, casos de éxito de otros participantes del evento, y actualizaciones sobre próximas ruedas de negocios o iniciativas de networking. Un boletín mensual o trimestral te ayudará a mantener el contacto regular con los asistentes sin resultar invasivo.


Ofrece contenido exclusivo a los asistentes que continúen suscritos a tu newsletter. Esto puede incluir informes de tendencias, artículos de expertos o acceso a eventos exclusivos que mantendrán a los participantes comprometidos a largo plazo.


7. Seguimiento personalizado


Aparte de los correos masivos, considera hacer un seguimiento más personalizado con los participantes clave o aquellos que mostraron un interés especial en el evento. Un mensaje personalizado o una llamada para conocer su opinión sobre el evento, y si hubo conexiones valiosas, puede ayudar a fortalecer la relación a nivel individual.


Si es pertinente, puedes aprovechar este contacto personalizado para ofrecerles servicios o productos que complementen las oportunidades discutidas durante el evento, ya sea descuentos, paquetes promocionales o consultorías.


Conclusiones


Resumen de claves para un evento exitoso


Para lanzar una rueda de negocios en solo dos semanas, es fundamental:


  1. Establecer objetivos claros: Define el propósito del evento (generar leads, crear alianzas) y metas medibles para guiar toda la planificación.

  2. Seleccionar participantes adecuados: Identifica empresas y profesionales que aporten valor, ajustando el perfil de los asistentes al propósito del evento.

  3. Planificación logística detallada: Elige la fecha y el lugar adecuados, asegurando que los equipos y el formato del evento estén alineados con los objetivos.

  4. Promocionar efectivamente: Usa canales como email marketing, redes sociales y flyers digitales para atraer a los participantes clave y generar expectativa.

  5. Facilitar interacciones significativas: Utiliza moderadores, herramientas de networking y dinámicas que promuevan reuniones efectivas entre los asistentes.

  6. Evaluar y seguir en contacto: Recoge feedback post-evento, envía resúmenes y agradecimientos, y mantén el contacto para futuras oportunidades comerciales.


 rueda de negocios

Consejos finales para futuras ruedas de negocios


  • Flexibilidad: Prepárate para adaptarte a cambios inesperados, como ajustes en la logística o en la participación de los asistentes. Un plan de contingencia siempre es útil.

  • Colaboración: Busca aliados estratégicos o patrocinadores que aporten valor al evento, ya sea con recursos, promoción o contenido especializado.

  • Evaluación continua: Analiza el feedback y los resultados de cada rueda de negocios para aprender y mejorar en ediciones futuras. Cada evento es una oportunidad para optimizar la experiencia.

  • Networking efectivo: Fomenta relaciones de calidad, no solo cantidad. Prioriza las conexiones significativas y facilita interacciones personalizadas.

  • Adaptación tecnológica: Utiliza las últimas herramientas tecnológicas para mejorar la organización y experiencia del evento, desde plataformas de registro hasta apps de networking.

  • Diversificación de participantes: Asegúrate de invitar a una mezcla diversa de industrias y niveles jerárquicos para fomentar interacciones más amplias y enriquecedoras.

  • Centrarse en el valor: Mantén el foco en el valor que el evento proporciona a los participantes, tanto a nivel de oportunidades de negocio como en aprendizaje.

  • Feedback inmediato: Ofrece encuestas y herramientas para recoger opiniones durante el evento, no solo al final, para capturar impresiones frescas y reales.

  • Conectar con los asistentes pre y post-evento: Comienza la interacción antes del evento, y continúa después con material de seguimiento o nuevas propuestas de colaboración.

  • Innovar en el formato: No te limites a un solo formato. Explora nuevas formas de interacción, como talleres o dinámicas interactivas que mantengan el interés.



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Daniela Sánchez Silva©

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