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Descubre el poder del patrocinio de eventos: estrategias para impulsar tu marca

Descubre cómo el patrocinio de eventos puede impulsar tu marca y conectar con tu audiencia de manera efectiva en este artículo.


patrocinio

En el competitivo mundo del marketing y los negocios, encontrar formas efectivas de destacarse es fundamental para el éxito. Una estrategia poderosa pero a menudo subestimada es el patrocinio de eventos.


En este artículo, te invito a descubrir el poder detrás del patrocinio de eventos y las estrategias inteligentes que pueden impulsar tu marca a nuevos horizontes. Exploraré tácticas probadas y te brindaré ideas frescas para aprovechar al máximo esta poderosa herramienta de marketing.


Principales beneficios del patrocinio de eventos


El patrocinio de eventos es una estrategia de marketing que reviste una gran importancia en el mundo empresarial actual. Su relevancia radica en una serie de beneficios clave que ofrece a las marcas y las empresas:


- El patrocinio de eventos proporciona a las empresas una plataforma para exponer su marca a un público amplio y diverso. Los eventos suelen atraer la atención de la prensa, asistentes y participantes, lo que aumenta la visibilidad de la marca y su reconocimiento.


- Los eventos permiten a las marcas interactuar directamente con su audiencia objetivo. Esto crea una oportunidad única para establecer relaciones más sólidas con los clientes, recibir retroalimentación en tiempo real y comprender mejor sus necesidades y deseos.


- Al patrocinar eventos de relevancia, una empresa puede asociar su marca con los valores y la imagen del evento. Esto puede mejorar la percepción de la marca y aumentar su credibilidad al ser vista como un apoyo a causas o actividades importantes.


- El patrocinio de eventos puede diferenciar a una marca de sus competidores. Las empresas que participan en eventos relevantes y bien ejecutados pueden destacarse en un mercado saturado y ganar la preferencia de los consumidores.


- Los eventos pueden ser un terreno fértil para la generación de leads y ventas. Los asistentes a menudo muestran un alto nivel de interés en los productos o servicios relacionados con el evento, lo que puede traducirse en oportunidades de negocio.


- El patrocinio de eventos no se trata solo de atraer nuevos clientes, sino también de fortalecer las relaciones con los existentes. Los eventos ofrecen una plataforma para agradecer y recompensar a los clientes leales, lo que puede aumentar la retención y la lealtad.


- Los eventos son excelentes lugares para establecer conexiones con otros profesionales, socios potenciales y líderes de la industria. Esto puede abrir puertas para colaboraciones futuras y oportunidades de crecimiento.


- A diferencia de muchas estrategias de marketing, el patrocinio de eventos permite un seguimiento más claro y medible del retorno de la inversión. Las empresas pueden evaluar el impacto de su patrocinio a través de métricas como el aumento en las ventas, el tráfico web, la participación en redes sociales y más.


La importancia del patrocinio de eventos radica en su capacidad para impulsar el crecimiento y el éxito empresarial en un mercado cada vez más competitivo.

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Diferencias terminológicas


En el ámbito del patrocinio, existen diferentes términos y conceptos que pueden llevar a confusión. Es importante comprender las diferencias para poder utilizarlos adecuadamente en el contexto correcto. Estas son algunas diferencias terminológicas clave:


1. Patrocinio: El patrocinio es el acto de apoyar financieramente un evento, actividad, organización o persona a cambio de publicidad u otros beneficios. Los patrocinadores proporcionan fondos, recursos o servicios a los patrocinados para ayudarles a llevar a cabo sus actividades.


2. Donación: Una donación implica dar dinero, bienes o servicios sin esperar nada específico a cambio. A diferencia del patrocinio, las donaciones no están vinculadas a la promoción de la marca del donante y no generan beneficios comerciales directos.


3. Mecenazgo: El mecenazgo es una forma de patrocinio donde una persona o entidad financiera apoya actividades artísticas, culturales o educativas. A menudo, los mecenas proporcionan fondos a artistas, músicos, escritores u otras personas creativas para ayudarles a desarrollar su trabajo sin esperar un retorno comercial directo.


4. Alianza estratégica: Una alianza estratégica es una asociación a largo plazo entre dos o más partes con el objetivo de lograr objetivos específicos mientras comparten recursos y riesgos. En el contexto del patrocinio, una alianza estratégica podría implicar una colaboración continua entre una empresa y un evento para beneficiarse mutuamente en áreas como el marketing, la distribución o la promoción.


5. Cooperación publicitaria: La cooperación publicitaria implica que dos o más empresas se unan para crear y compartir publicidad. Aunque no es patrocinio en el sentido tradicional, implica una forma de colaboración mutua para promocionar productos o servicios.


6. Recomendación: Ocurre cuando una persona famosa o una figura pública respalda o recomienda un producto, servicio o causa. Aunque no es patrocinio en sí mismo, puede tener un impacto significativo en la percepción de la marca y en la decisión de compra de los consumidores.


7. Promoción cruzada: La promoción cruzada implica que dos o más empresas se promocionen mutuamente, aprovechando las audiencias y los canales de marketing de cada una. Aunque no implica necesariamente apoyo financiero directo, puede ser una forma efectiva de aumentar la visibilidad y atraer a nuevos clientes.


8. Auspicio: El auspicio es otra forma de apoyo financiero o de recursos proporcionada a un evento, actividad o entidad a cambio de visibilidad y promoción. Similar al patrocinio, implica una colaboración donde el auspiciador (o "auspiciante") brinda apoyo financiero o en especie para ayudar a llevar a cabo una actividad en particular. A cambio, el auspiciador puede recibir reconocimiento y exposición en el evento o actividad auspiciada.


9. Sponsor (Patrocinador): En el contexto del patrocinio, un sponsor es una entidad o empresa que brinda apoyo financiero o recursos a un evento, organización, persona o actividad a cambio de visibilidad y otros beneficios. El término es ampliamente utilizado en el ámbito del patrocinio y puede considerarse sinónimo de "patrocinador".


Tipos de Patrocinio


Explorar los diferentes tipos de patrocinio puede proporcionar una visión más completa de cómo las empresas y organizaciones utilizan esta estrategia para cumplir sus objetivos de marketing y responsabilidad social. Aquí tienes una descripción de los tipos de patrocinio más comunes:


1. Patrocinio deportivo: Implica el apoyo financiero o de recursos a equipos deportivos, eventos deportivos, atletas o competencias. Los patrocinadores suelen obtener visibilidad de marca a través de logotipos en uniformes, vallas publicitarias en estadios, menciones en medios de transmisión y redes sociales, y otras formas de promoción relacionadas con el deporte. Este tipo de patrocinio es popular debido a su capacidad para llegar a una audiencia apasionada y diversa.


2. Patrocinio cultural: El patrocinio cultural se centra en el apoyo a actividades y eventos relacionados con la cultura, las artes y la educación. Esto incluye festivales, exposiciones de arte, conciertos, museos y programas educativos. Los patrocinadores culturales pueden contribuir financiación para la preservación y promoción de la cultura, así como para aumentar su visibilidad de marca en eventos que atraen a audiencias interesadas en la cultura y las artes.


3. Patrocinio social: Supone el apoyo a organizaciones sin fines de lucro y causas benéficas. Las empresas pueden patrocinar a organizaciones benéficas y eventos caritativos para demostrar su compromiso con la responsabilidad social corporativa y contribuir a causas importantes. Esto no solo genera un impacto positivo en la sociedad, sino que también mejora la imagen de la marca y la lealtad del cliente.


4. Patrocinio de entretenimiento: Se enfoca en apoyar eventos de entretenimiento, como conciertos, festivales de música, películas o programas de televisión. Los patrocinadores pueden obtener visibilidad de marca a través de publicidad en estos eventos o asociarse con celebridades y figuras del entretenimiento para promocionar productos o servicios.


5. Patrocinio de eventos corporativos: Las empresas pueden patrocinar sus propios eventos corporativos, como conferencias, ferias comerciales o lanzamientos de productos. El patrocinio de eventos corporativos puede incluir la colaboración con proveedores, socios estratégicos u otras empresas para compartir costos y recursos.


6. Patrocinio de equipos de eSports: Los deportes electrónicos o eSports son una industria en crecimiento, y las empresas patrocinan equipos y torneos de eSports para llegar a una audiencia joven y apasionada por los videojuegos.


7. Patrocinio de medios y contenidos: Las empresas pueden patrocinar programas de televisión, transmisiones en línea, contenido digital y medios de comunicación para aumentar la visibilidad de marca y llegar a audiencias específicas.


Definición de mecenazgo


El mecenazgo se refiere a la práctica de proporcionar apoyo financiero, recursos o patrocinio a individuos, artistas, organizaciones sin fines de lucro, proyectos culturales, eventos, actividades educativas, científicas o creativas. Este apoyo se otorga con el objetivo de promover, fomentar y respaldar el desarrollo, la preservación o la promoción de la cultura, las artes, la educación, la ciencia u otros campos, sin necesariamente buscar un retorno comercial directo.


Mecenazgo empresarial vs. individual:


- Mecenazgo empresarial: Este tipo de mecenazgo implica que una empresa o corporación brinda apoyo financiero, recursos o patrocinio a una causa, organización o evento específico. Por lo general, las empresas buscan alinear su apoyo con sus objetivos de responsabilidad social corporativa y promoción de marca. El mecenazgo empresarial a menudo se asocia con ventajas fiscales y la promoción de la imagen corporativa.


- Mecenazgo individual: El mecenazgo individual involucra a personas físicas que proporcionan apoyo financiero o recursos a artistas, organizaciones sin fines de lucro, proyectos culturales o actividades creativas. Los mecenazgos individuales suelen estar motivados por el deseo personal de respaldar causas o proyectos que el mecenas valora y aprecia. Esto puede incluir donaciones a museos, patrocinio de artistas emergentes o apoyo a organizaciones benéficas.


Beneficios del mecenazgo


El mecenazgo, ya sea empresarial o individual, ofrece una serie de beneficios:


  • Contribuye al enriquecimiento cultural, promoción de las artes, y al desarrollo de proyectos creativos, eventos culturales y actividades educativas.

  • Demuestra el compromiso de las empresas y personas con la responsabilidad social, al apoyar causas y proyectos beneficiosos para la sociedad.

  • Se asocia con el reconocimiento público y la visibilidad de la marca, lo que puede ser beneficioso para las empresas.

  • En muchos países, las donaciones y patrocinios pueden ofrecer beneficios fiscales a las empresas y particulares, lo que puede incentivar el mecenazgo.

  • Ayuda a descubrir y desarrollar talento en áreas como el arte, la música, la ciencia, la educación y otros campos.

  • Conduce a la creación de redes y relaciones valiosas con artistas, organizaciones, investigadores y otros mecenas.

  • Proporciona una gran satisfacción personal y un sentido de logro al contribuir al éxito de proyectos y causas importantes.


El mecenazgo es una forma importante de apoyar y promover actividades culturales, artísticas y educativas, así como de crear un impacto social positivo en la comunidad. También puede ser una estrategia valiosa para las empresas en su compromiso con la responsabilidad social y la promoción de marca.

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Desarrollo de un plan estratégico de patrocinio

El desarrollo de un plan estratégico de patrocinio es esencial para asegurarse de que el patrocinio sea efectivo y esté alineado con los objetivos de la empresa. Estos son los pasos clave en la planificación estratégica de patrocinio, incluyendo la identificación de objetivos y metas, así como la selección de eventos adecuados:

1. Establecimiento de objetivos y metas


El establecimiento de objetivos y metas en un plan estratégico de patrocinio es un proceso crucial para definir con claridad lo que se espera lograr con la inversión en patrocinio.


En primer lugar, es fundamental identificar los objetivos clave que están directamente relacionados con la estrategia de marketing y las metas empresariales. Estos objetivos específicos pueden variar desde aumentar el reconocimiento de marca hasta mejorar las relaciones con los clientes o aumentar las ventas de los productos o servicios.


Una vez que se han definido estos objetivos clave, el siguiente paso es establecer metas medibles. Estas metas cuantificables son esenciales porque permiten evaluar de manera concreta el éxito de la estrategia de patrocinio.


Las metas pueden tomar la forma de aumentos porcentuales en las ventas, incrementos en el tráfico del sitio web, el número de nuevos clientes adquiridos, o cualquier otro indicador específico que se pueda medir. Por ejemplo, se podría establecer la meta de aumentar las ventas en un 20% después del evento patrocinado o lograr un incremento del 30% en el tráfico del sitio web durante el periodo de la campaña de patrocinio.


2. Identificación del público objetivo


La identificación del público objetivo es un paso fundamental en la planificación de patrocinio, ya que determina a quién se desea llegar con la estrategia.


En esta etapa es esencial realizar un análisis detallado de la audiencia. Esto supone comprender no solo aspectos demográficos, como edad, género, ubicación geográfica y nivel de ingresos, sino también aspectos psicográficos, como valores, intereses, actitudes y comportamientos. Este análisis proporciona una imagen completa de quiénes son los clientes ideales y qué los motiva.


Por otra parte, es crucial asegurarse de que el evento o la causa seleccionados para el patrocinio atraigan a la audiencia que se desea alcanzar. El alineamiento entre la audiencia del patrocinador y la del evento es esencial para que la estrategia de patrocinio sea efectiva.


Si el evento no resuena con la audiencia adecuada, la inversión podría no generar los resultados deseados. Por lo tanto, al seleccionar un evento, se debe considerar si este atrae a una audiencia que se superpone con el público objetivo y si el evento proporciona una oportunidad significativa para conectar con esa audiencia.


3. Evaluación de opciones de patrocinio


La evaluación de opciones de patrocinio es un proceso esencial en la planificación estratégica de patrocinio. Consiste en identificar y analizar eventos, organizaciones o proyectos que puedan beneficiarse del apoyo financiero o de recursos.


Para comenzar, se realiza una investigación inicial para identificar eventos o causas que se alineen con los objetivos de la empresa. Esto implica considerar eventos deportivos, culturales, sociales o educativos relacionados con los valores de marca o la industria.


Una vez que se han identificado algunas opciones, es crucial evaluar la idoneidad de cada evento. Esto implica investigar su historial y reputación. ¿El evento ha tenido éxito en el pasado y es respetado en su industria o comunidad? La audiencia y el alcance del evento son factores importantes. Se debe asegurar que atraiga a la demografía y psicografía del público objetivo.


Posteriormente, se establece un presupuesto. Esto implica determinar el costo del patrocinio en el evento, que varía según el nivel de patrocinio elegido. Además, se deben considerar los gastos adicionales asociados con el patrocinio, como la activación del patrocinio, la creación de materiales promocionales y otros costos relacionados.


Finalmente, después de completar la evaluación, se pueden iniciar conversaciones con los organizadores del evento, negociar los términos del acuerdo de patrocinio y, una vez que se llegue a un acuerdo, firmar un contrato que establezca claramente las expectativas y beneficios tanto para el patrocinador como para el patrocinado.


Es importante que el evento esté en línea con los valores y la misión de la empresa, ya que un alineamiento de valores sólido puede fortalecer la relación entre el patrocinador y el patrocinado.

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4. Establecimiento de presupuesto


El establecimiento de un presupuesto en la planificación de patrocinio es un proceso crítico para garantizar que la inversión en patrocinio sea manejable y efectiva. Primero, se debe definir con claridad cuánto se está dispuesto a invertir en el patrocinio, incluyendo tanto el costo del patrocinio en sí como los gastos adicionales relacionados con la activación y la promoción del patrocinio.


El costo del patrocinio en el evento es una parte importante del presupuesto y varía según el nivel de patrocinio elegido. Es importante entender cuánto se debe destinar a este aspecto específico, ya que puede representar un gasto significativo.


Por otra parte, se deben considerar los gastos adicionales, como la creación de materiales promocionales relacionados con el evento, la activación del patrocinio (que puede incluir actividades en el lugar del evento), así como los gastos de marketing y promoción necesarios para maximizar la visibilidad del patrocinio.


Establecer un presupuesto sólido ayuda a administrar eficazmente los recursos financieros disponibles y garantiza que se puedan cumplir con los compromisos de patrocinio sin sobrepasar los límites financieros de la empresa. También permite evaluar el costo-beneficio de la inversión en patrocinio y planificar estratégicamente cómo aprovechar al máximo esta inversión en términos de exposición de marca y logro de objetivos de marketing.


5. Negociación y acuerdo de patrocinio


La etapa de negociación y acuerdo de patrocinio es esencial en la planificación estratégica, ya que implica la definición de los términos del acuerdo entre la empresa patrocinadora y los organizadores del evento.


Durante la negociación de los términos, ambas partes trabajan juntas para llegar a un consenso sobre varios aspectos del patrocinio. Esto incluye discutir la cantidad de apoyo financiero que la empresa patrocinadora proporcionará, los derechos de patrocinio que se otorgarán y la duración del acuerdo, entre otros detalles.


La cantidad de apoyo financiero es un aspecto crítico que debe ser acordado en esta etapa. Las partes deben determinar cuánto contribuirá la empresa patrocinadora al evento, ya sea como patrocinador principal, secundario u otro nivel de patrocinio.


Los derechos de patrocinio también son fundamentales, ya que establecen qué beneficios y visibilidad obtendrá la empresa patrocinadora a cambio de su inversión, como la presencia de marca en el evento, acceso exclusivo a ciertas áreas o actividades, oportunidades de promoción, entre otros.


Una vez que ambas partes han acordado los términos del patrocinio, el siguiente paso es la firma del contrato. Este contrato formaliza todos los acuerdos y establece claramente las obligaciones y beneficios tanto del patrocinador como del patrocinado. Además, debe ser detallado y específico para evitar malentendidos futuros y asegurarse de que ambas partes estén comprometidas con el cumplimiento de sus respectivas responsabilidades.


6. Activación del patrocinio


La activación del patrocinio es una fase crítica en la ejecución de una estrategia de patrocinio. En esta etapa, la empresa patrocinadora busca maximizar los beneficios de su inversión y lograr un mayor impacto a través de diversas actividades promocionales. Para empezar, es esencial diseñar actividades de promoción que saquen el máximo provecho del patrocinio.


Esta acción supone la creación de estrategias que involucren al público de manera activa e interactiva. Estas estrategias pueden incluir actividades como muestras de productos, demostraciones, concursos, experiencias inmersivas o eventos paralelos que generen interés y entusiasmo en torno a la marca y el evento patrocinado.


Al mismo tiempo, la medición del impacto es esencial para evaluar la efectividad del patrocinio en tiempo real y determinar si se están alcanzando los objetivos y metas establecidos.


Implementar un sistema de seguimiento, que puede incluir métricas como el tráfico del sitio web, el aumento de las ventas, la participación en redes sociales o la recopilación de datos de clientes, permite a la empresa patrocinadora obtener una visión clara de cómo el patrocinio está influyendo en su marca y sus resultados.


La medición en tiempo real también ofrece la flexibilidad de realizar ajustes a medida que se desarrolla el evento o la campaña de patrocinio, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos y la optimización de la estrategia.


7. Evaluación y ajuste

La evaluación y ajuste son pasos esenciales en la gestión de una estrategia de patrocinio exitosa. Después de que el evento patrocinado ha concluido, es clave llevar a cabo una evaluación post-evento para analizar los resultados y compararlos con los objetivos y metas iniciales establecidos en la fase de planificación.


En este momento se debe examinar de cerca cómo se desempeñó la estrategia de patrocinio, si se lograron los beneficios deseados y si los indicadores clave, como el aumento en las ventas, la visibilidad de la marca o el compromiso del público, se han cumplido.


Una vez que se ha realizado una evaluación detallada de los resultados, es importante utilizar esta retroalimentación para realizar ajustes y mejoras en la estrategia de patrocinio para futuros eventos. Esto puede implicar la identificación de áreas donde el patrocinio funcionó excepcionalmente bien y aquellas en las que se quedó corto de las expectativas.


Los comentarios y datos recopilados pueden ser invaluables para afinar la estrategia, ya sea ajustando los objetivos y metas, modificando la elección de eventos o mejorando las actividades de activación y promoción.La capacidad de aprender de la experiencia y aplicar esos conocimientos para futuros esfuerzos de patrocinio es lo que hace que este proceso sea cíclico y de mejora continua.


Al evaluar y ajustar de manera constante, las estrategias de patrocinio pueden evolucionar y adaptarse a medida que cambian las necesidades de la empresa y las tendencias del mercado, lo que aumenta la probabilidad de éxito en eventos futuros y el logro de los objetivos de marca y marketing.


El desarrollo de un plan estratégico de patrocinio implica una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico.

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20 preguntas a la hora de elegir patrocinar un evento

Elegir patrocinar un evento es una decisión importante para muchas empresas, ya que implica una inversión de recursos y tiempo. Esta es una lista de preguntas frecuentes que las empresas suelen hacerse a la hora de tomar esta decisión, junto con sus posibles respuestas:


1. ¿Por qué deberíamos considerar patrocinar este evento?

El patrocinio de este evento representa una oportunidad estratégica para ampliar la visibilidad de nuestra marca. Al participar como patrocinadores, podemos llegar a una audiencia específica de clientes potenciales alineada con nuestro mercado objetivo. Además, fortalecer nuestra presencia en el evento puede aumentar el reconocimiento de nuestra marca, generando un impacto positivo en la percepción del consumidor hacia nuestra empresa y productos.


2. ¿Cuál es el objetivo del evento y cómo se alinea con nuestros objetivos de marketing?

Es crucial que los objetivos del evento estén estrechamente alineados con nuestros propios objetivos de marketing para garantizar un patrocinio estratégico y efectivo. Si nuestro objetivo de marketing es aumentar el conocimiento de la marca, el evento debe centrarse en la exposición de la marca. Si buscamos generar leads, el evento debe ofrecer oportunidades para interactuar directamente con clientes potenciales. Evaluar esta alineación asegura que nuestra participación contribuirá positivamente a nuestros objetivos comerciales a largo plazo.


3. ¿Quién es la audiencia prevista del evento?

Conocer a fondo la audiencia prevista del evento es esencial para determinar la relevancia de nuestro patrocinio. Si la audiencia del evento coincide con nuestro público objetivo, el patrocinio tiene un alto potencial de efectividad. Al comprender las características demográficas y los intereses de los asistentes previstos, podemos adaptar nuestras estrategias de marketing y participación para maximizar la efectividad de nuestro patrocinio.


4. ¿Cuál es el alcance y la cobertura mediática del evento?

Evaluar el alcance del evento y su cobertura mediática proporciona información crucial sobre la visibilidad que podemos esperar como patrocinadores. Esto incluye la cantidad de asistentes esperados, la presencia en medios de comunicación, la cobertura televisiva, menciones en prensa y seguimiento en redes sociales. Cuanto mayor sea el alcance y la cobertura mediática, mayor será la exposición que recibiremos como patrocinadores, lo que puede tener un impacto significativo en el reconocimiento de nuestra marca.


5. ¿Cuál es el costo del patrocinio y qué incluye?

Se debe comprender el costo total del patrocinio y los beneficios incluidos en el paquete. Esto puede variar desde la inclusión del logotipo de nuestra empresa en materiales promocionales hasta oportunidades para hablar en el evento, tener espacios de exhibición prominentes y recibir menciones destacadas en las comunicaciones del evento. Conocer los detalles del paquete de patrocinio nos permite evaluar su valor en relación con nuestros objetivos de marketing y determinar si se ajusta a nuestro presupuesto.


6. ¿Cuáles son las opciones de personalización disponibles?

Algunos eventos permiten personalizar paquetes de patrocinio para adaptarse a las necesidades específicas de nuestra empresa. La capacidad de personalizar el patrocinio nos brinda la flexibilidad para elegir las opciones que mejor se alineen con nuestros objetivos de marketing y estrategias comerciales. Esto puede incluir la oportunidad de organizar actividades específicas, personalizar materiales promocionales o diseñar experiencias interactivas para los asistentes.


7. ¿Qué tipo de exposición y promoción recibiremos como patrocinadores?

Como patrocinadores, podemos esperar una variedad de exposición y promoción, que puede incluir visibilidad en el sitio del evento a través de carteles y banners, menciones destacadas en redes sociales, oportunidades para hablar en el escenario principal y destacarse en materiales promocionales impresos y digitales. Estas oportunidades nos permiten llegar a una audiencia más amplia y generar un mayor interés en nuestra marca entre los asistentes al evento.


8. ¿Cuáles son los beneficios a largo plazo de patrocinar este evento?

Al patrocinar un evento, no solo obtenemos beneficios a corto plazo, como la exposición durante el evento, sino también beneficios a largo plazo que pueden incluir conexiones continuas con otros patrocinadores, relaciones comerciales sostenibles con los organizadores del evento y acceso a la audiencia del evento incluso después de que este haya concluido. Estas relaciones a largo plazo pueden abrir puertas para futuras colaboraciones y oportunidades de negocio que perduran mucho después de que el evento haya finalizado.


9. ¿Cómo mediremos el retorno de la inversión (ROI) del patrocinio?

Establecer métricas claras para evaluar el éxito del patrocinio y medir el retorno de la inversión es fundamental. Estas métricas pueden incluir la generación de leads a través del evento, el aumento del tráfico a nuestro sitio web durante y después del evento, las ventas incrementales atribuibles al evento y el aumento en la conciencia de la marca. Definir objetivos medibles nos permite cuantificar el impacto del patrocinio y determinar su eficacia en términos de generación de negocio y retorno financiero.


10. ¿Cuáles son los riesgos asociados con el patrocinio de este evento?

Evalúa posibles riesgos para tomar una decisión informada sobre el patrocinio. Estos riesgos pueden incluir una mala organización del evento, la posibilidad de controversias durante el evento que podrían afectar negativamente la imagen de nuestra marca o incluso la falta de interacción significativa con la audiencia prevista. Identificar y comprender estos riesgos nos permite tomar medidas proactivas para mitigarlos o decidir si el beneficio potencial del patrocinio supera los posibles riesgos.


11. ¿Qué experiencia tienen otras empresas que han patrocinado este evento en el pasado?

Investigar la experiencia de otros patrocinadores anteriores proporciona información valiosa sobre la efectividad del evento como plataforma de marketing. Podemos aprender de las experiencias de otras empresas, incluyendo los éxitos y desafíos que enfrentaron al patrocinar el evento. Esto nos permite tomar decisiones más informadas y ajustar nuestras estrategias de patrocinio en consecuencia.


12. ¿Cuál es el plazo para tomar una decisión?

Conocer el plazo para tomar una decisión es crucial para asegurarse de tener tiempo suficiente para planificar y ejecutar el patrocinio de manera efectiva. Dependiendo de la magnitud del evento y la complejidad de la estrategia de patrocinio que deseamos implementar, necesitaremos un tiempo adecuado para negociar los detalles, diseñar materiales promocionales y coordinar la logística. Asegurarse de que haya suficiente margen de tiempo para tomar una decisión informada y ejecutar el patrocinio con éxito es crucial para maximizar los beneficios.


13. ¿Cómo se promocionará nuestra empresa específicamente como patrocinador?

Es fundamental entender cómo el evento planea destacar tu empresa como patrocinadora. Esto podría incluir menciones en anuncios promocionales, logotipos en materiales impresos, mención en discursos de apertura o cierre, menciones en redes sociales y más. Asegúrate de conocer los detalles de las oportunidades de promoción personalizada que se ofrecen a los patrocinadores.


14. ¿Cuál es la duración del evento y cuánto tiempo durará nuestra exposición como patrocinadores?

Es clave conocer la duración del evento y el periodo en el que la marca estará en exhibición como patrocinadores. Esta información es útil para planificar estratégicamente las estrategias de marketing y la gestión de recursos durante el evento.


15. ¿Existen oportunidades para interactuar con los asistentes y recopilar datos de leads?

Se debe saber si el evento ofrece actividades específicas, como mesas de exhibición, sesiones de networking o presentaciones, que permitan la interacción directa con los asistentes y la recopilación de información de contacto valiosa para futuras estrategias de marketing.


16. ¿Cuáles son las políticas y requisitos para el uso de nuestra marca en materiales promocionales?

Es esencial conocer las restricciones que existen y saber cuál es la guía para utilizar tu marca en el contexto del evento. Conoce si existen restricciones en cuanto al uso de tu marca en el contexto del evento. Es importante comprender cualquier guía de estilo, normativas de uso de logotipos y otras pautas relacionadas con la promoción de tu empresa como patrocinadora.


17. ¿El evento ofrece soporte logístico, como espacios de exhibición o equipo técnico?

Asegúrate de saber si se proporcionan recursos o si debes gestionarlos por tu cuenta. Comprende si el evento proporciona recursos logísticos, como espacio de exhibición, mobiliario, equipo técnico o personal de apoyo, o si debes encargarte de estos aspectos por tu cuenta. Esto influirá en los costos y la logística del patrocinio.


18. ¿El evento tiene una trayectoria exitosa y buenas críticas de ediciones anteriores?

Investigar la historia del evento y buscar opiniones y reseñas de ediciones anteriores permite evaluar su reputación y calidad. Una trayectoria exitosa y reseñas positivas pueden ser indicativos de un evento bien organizado que tiene el potencial de brindar un retorno de inversión satisfactorio.


19. ¿Cuál es la política de cancelación o reembolso en caso de que necesitemos retirar el patrocinio?

Conoce los términos y condiciones de cancelación para estar preparado en caso de cambios inesperados. Esto incluye si se permiten cancelaciones, las fechas límite para hacerlo y si existe algún reembolso en caso de retirar el patrocinio.


20. ¿Cómo se alinea el evento con los valores y la misión de nuestra empresa?

Evaluar la coherencia entre el evento y los valores y la misión de la empresa es esencial. Es fundamental asegurarse de que el evento refleje los principios éticos y objetivos fundamentales de la empresa. Esto garantiza una asociación auténtica y efectiva, lo que puede fortalecer la conexión con la audiencia y contribuir al éxito del patrocinio.



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Creación de presupuestos para patrocinio


La creación de un presupuesto para patrocinio es un paso esencial en la planificación de cualquier estrategia de patrocinio. Establecer un presupuesto sólido es fundamental por varias razones:


  • Facilita el control y la asignación los recursos de manera eficiente. Al conocer cuánto se está dispuesto a invertir es posible evitar gastos excesivos y mantener el control financiero.

  • Establece límites claros y ayuda a evitar compromisos que podrían ser financieramente insostenibles. Esto es particularmente importante para garantizar no sobrepasar los recursos disponibles de la empresa.

  • Permite medir con precisión el retorno de la inversión (ROI) de la estrategia de patrocinio. Al comparar lo se ha gastado con los resultados obtenidos, se puede evaluar la efectividad de la estrategia.


Evaluación de necesidades financieras y materiales


La evaluación de necesidades financieras y materiales es una parte fundamental en la creación de un presupuesto sólido para una estrategia de patrocinio. En esta etapa, se realizan análisis detallados para determinar cuánto dinero y recursos materiales se requieren para llevar a cabo el patrocinio de manera efectiva.


En el ámbito financiero, se debe considerar el costo del patrocinio en sí, que puede variar según el evento o proyecto que se esté respaldando. Esto incluye la cuota de patrocinio, que puede variar según el nivel de patrocinio que se elija, como patrocinio principal o secundario.


Por otra parte, es importante tener en cuenta los gastos adicionales asociados con la activación del patrocinio, como la creación de materiales promocionales, actividades de marketing y promoción, personal de eventos y otros costos relacionados con la ejecución efectiva de la estrategia.


En cuanto a los recursos materiales, se refiere a los elementos tangibles que se necesitan para respaldar el patrocinio, como materiales de promoción, productos para regalar o exhibir, equipo de exhibición, stands o espacios de exhibición y cualquier otro recurso físico necesario para maximizar la visibilidad y participación en el evento patrocinado.


Esta evaluación cuidadosa de las necesidades financieras y materiales es crucial para establecer un presupuesto realista y sostenible. Ayuda a garantizar que se disponga de los recursos necesarios para llevar a cabo la estrategia de patrocinio de manera eficiente y efectiva. También es útil para evitar sorpresas financieras desagradables durante la ejecución de la estrategia, lo que puede llevar a una gestión más eficiente de los recursos disponibles.


Estrategias para optimizar el presupuesto


Optimizar el presupuesto de patrocinio es esencial para garantizar que se obtenga el máximo valor de la inversión. Aquí hay algunas estrategias clave para lograrlo:


- En lugar de patrocinar numerosos eventos sin un enfoque claro, se puede considerar la priorización y selección cuidadosa de aquellos que se alineen de manera efectiva con los objetivos de marketing y negocio. Al centrarse en eventos estratégicos es posible asignar el presupuesto de manera más eficaz y aumentar las posibilidades de lograr un impacto significativo.


- La habilidad de negociación desempeña un papel crucial en la optimización del presupuesto. Se debe trabajar en estrecha colaboración con los organizadores del evento para obtener el mejor acuerdo posible. A menudo, la flexibilidad en las negociaciones puede resultar en términos de patrocinio más favorables, lo que puede incluir reducciones en la cuota de patrocinio o la adición de beneficios adicionales.


- Es recomendable buscar oportunidades para colaborar con otros patrocinadores o socios en el evento. Compartir costos y recursos con otras empresas puede ser beneficioso para ambas partes y reduce significativamente la carga financiera individual.


- Es preciso implementar un sistema de seguimiento y medición sólido para evaluar el impacto de la estrategia de patrocinio. Esto permite realizar ajustes a medida que se desarrolla la estrategia, optimizando las inversiones en tiempo real. Si un enfoque no está dando los resultados deseados, se pueden ajustar de manera proactiva.


- En lugar de limitarse a un solo evento, se debe considerar la diversificación de la estrategia de patrocinio. Explorar diversas oportunidades y tipos de eventos que puedan ser más rentables o alineados con los objetivos. A veces, es beneficioso diversificar la inversión en varios eventos en lugar de centrarse en uno solo.


El dossier de patrocinio


A la hora de solicitar una propuesta de patrocinio solicita un dossier. Este presenta la propuesta de manera atractiva y persuasiva. Estos son los componentes esenciales que contienen habitualmente:


- Portada atractiva: Comienza con una portada atractiva que incluye el nombre del evento o proyecto, el logotipo de la organización y elementos visuales que reflejan la temática o el espíritu del evento.


- Introducción y resumen ejecutivo: Brinda una introducción breve y atractiva que captura la atención de los posibles patrocinadores. Incluye un resumen ejecutivo que destaca los aspectos más importantes de la propuesta, como la audiencia objetivo, los objetivos y las oportunidades de visibilidad.


- Descripción del evento o proyecto: Detalla la naturaleza del evento o proyecto, su historia, propósito y relevancia. Deja claro por qué es una oportunidad atractiva para el patrocinador.


- Público objetivo: Describe en detalle quién es la audiencia objetivo. Esto es fundamental para que los posibles patrocinadores comprendan a quién llegarán a través de su inversión.


- Oportunidades de patrocinio: Se enumeran de manera clara y detallada las diferentes oportunidades de patrocinio disponibles. Esto puede incluir niveles de patrocinio (principal, secundario, etc.), así como oportunidades específicas como la colocación de logotipos, espacios de exposición, menciones en medios, entre otros.


- Beneficios para el patrocinador: Destaca los beneficios que los patrocinadores potenciales obtendrán al respaldar el evento. Esto puede incluir visibilidad de marca, acceso a una audiencia específica, oportunidades de promoción y cualquier otro valor agregado que se ofrezca.


- Datos demográficos y estadísticas: Proporciona datos demográficos relevantes sobre la audiencia, así como estadísticas y métricas relacionadas con ediciones anteriores (si corresponde). Esto respalda el caso y demuestra la viabilidad del evento.


- Casos de éxito anteriores: Si ha habido patrocinadores en ediciones anteriores, se muestran ejemplos de casos de éxito que destacan los beneficios que obtuvieron.


- Plan de activación: Describe cómo se planea activar el patrocinio y cómo se maximizará la visibilidad de la marca del patrocinador antes, durante y después del evento.


- Propuesta de valor única: Destaca lo que hace que el evento sea único y por qué los patrocinadores deberían elegirlo sobre otras oportunidades de patrocinio.


- Detalles de contacto: Proporciona información de contacto clara para que los posibles patrocinadores puedan comunicarse con facilidad.


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Criterios para valorar los patrocinios


Para valorar adecuadamente los patrocinios, es fundamental establecer criterios claros y utilizar métricas específicas para evaluar el éxito de la estrategia de patrocinio y su retorno de inversión (ROI).


Criterios para valorar los patrocinios


- Evaluar en qué medida el patrocinio se alinea con los objetivos de marketing y negocio de la empresa. Cuanto más estrecha sea esta alineación, mayor será el valor del patrocinio.


- Medir la exposición de la marca a través del patrocinio. Esto puede incluir métricas como la cantidad de menciones en medios, el alcance en redes sociales, la presencia en el lugar del evento y la visibilidad en materiales promocionales.


- Evaluar si el patrocinio contribuye a la lealtad del cliente y a la retención. Esto puede incluir métricas como la tasa de retención de clientes y el aumento en las compras repetidas..


- Examinar la respuesta del público al patrocinio, lo que incluye la participación en actividades de activación, la asistencia a eventos y el compromiso en redes sociales.


- Si uno de los objetivos es la generación de leads, se debe realizar un seguimiento de la cantidad y la calidad de los leads generados a través del patrocinio, lo que puede incluir la recopilación de datos de contacto de los asistentes al evento.


- En caso que el patrocinio este diseñado para aumentar las ventas, se debe medir el impacto en las cifras de ventas antes y después del evento.


Métricas de éxito en el patrocinio


- Índice de reconocimiento de marca: mide el aumento en el reconocimiento de marca como resultado del patrocinio. Esto se puede llevar a cabo mediante encuestas o el seguimiento de menciones en medios y redes sociales.


- Tasa de participación: calcula la tasa de participación de la audiencia en las actividades de activación relacionadas con el patrocinio. Esto puede incluir la asistencia a eventos, participación en concursos o actividades interactivas.


- Valor equivalente en publicidad (VEP): cuantifica el valor en términos de publicidad que se obtendría si se tuviera que comprar la misma visibilidad y exposición de marca que el patrocinio proporciona.


- Costo por adquisición (CPA): calcula cuánto cuesta adquirir un nuevo cliente o lead a través del patrocinio. Esto se logra dividiendo el costo del patrocinio por la cantidad de nuevos clientes o leads generados.


- Incremento en ventas: evalúa el aumento en las ventas directamente atribuible al patrocinio. Se comparan las cifras de ventas antes y después del evento patrocinado.


Medir el ROI y ajustar estrategias


Medir el retorno de inversión (ROI) y ajustar estrategias es una parte crucial de un patrocinio efectivo. Antes del evento, se deben establecer métricas de éxito específicas. Esto podría incluir el aumento en el reconocimiento de marca, la generación de leads, el aumento de ventas u otros indicadores clave de desempeño. Estas métricas deben ser claras y cuantificables para que se pueda evaluar el éxito de la inversión.


Durante el evento, es fundamental implementar sistemas de seguimiento en tiempo real para evaluar el impacto del patrocinio. Esto permite tomar decisiones informadas y realizar ajustes según sea necesario.


Después del evento, es importante llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los resultados y compararlos con los objetivos iniciales. Esto proporciona información valiosa sobre el rendimiento del patrocinio.


Con base en la evaluación post-evento, se deben ajustar las estrategias de patrocinio para futuros eventos. Se deben utilizar los datos recopilados para aprender de las experiencias pasadas y optimizar las inversiones.


Para calcular el ROI del patrocinio, utiliza la siguiente fórmula:


ROI=(Gananciasgeneradas−Costodelpatrocinio)/Costodelpatrocinio


El ROI da una medida clara de la rentabilidad de la inversión en patrocinio. Un ROI positivo indica que se ha obtenido un beneficio, mientras que un ROI negativo sugiere que la inversión no fue rentable.


Es importante realizar un seguimiento constante de estas métricas antes, durante y después del evento para evaluar el éxito del patrocinio y hacer ajustes en futuras estrategias. A través de la evaluación de los resultados y el cálculo del ROI es posible tomar decisiones más informadas y maximizar el valor de tus patrocinios.


La medición de ROI es esencial para determinar si el patrocinio fue rentable y para tomar decisiones informadas en futuras estrategias de patrocinio.

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Firmas de acuerdos de patrocinio


Los acuerdos de patrocinio son documentos legales que establecen las condiciones y términos de la colaboración entre una marca o empresa (el patrocinador) y una entidad (el patrocinado). Estos acuerdos pueden abarcar una amplia variedad de aspectos, desde la colocación de logotipos en el equipo o en el lugar del evento hasta la promoción conjunta y las obligaciones financieras.


Contrato o acuerdo de esponsorización


El contrato de esponsorización es el documento escrito que detalla todos los términos y condiciones de la colaboración. Algunos de los elementos clave que suele incluir un contrato de esponsorización son:


  • Identificación de las partes involucradas (patrocinador y patrocinado).

  • Objetivos y metas del patrocinio.

  • Alcance y duración del acuerdo.

  • Derechos y obligaciones de ambas partes, incluyendo las cláusulas de exclusividad.

  • Compensación y financiamiento acordado, que puede ser en forma de efectivo, productos, servicios o una combinación de estos.

  • Detalles sobre la activación del patrocinio y las obligaciones relacionadas con la promoción de la marca.

  • Cláusulas relacionadas con la propiedad intelectual y el uso de logotipos y marcas.

  • Términos y condiciones de terminación o rescisión del acuerdo.

  • Acuerdos sobre resolución de disputas y jurisdicción.



Cláusulas habituales en acuerdos


Algunas de las cláusulas habituales en acuerdos de esponsorización incluyen:


- Cláusula de exclusividad: Esta cláusula puede otorgar al patrocinador el derecho exclusivo de promocionar su marca en relación con el evento o entidad patrocinada, evitando la competencia de otras marcas similares.


- Cláusula de renovación: Esta cláusula establece si el acuerdo se renovará automáticamente después de su vencimiento o si se requerirá una negociación por separado.


- Cláusula de derechos de imagen: Específica cómo se utilizarán las imágenes y los derechos de imagen del patrocinado para promocionar al patrocinador.


- Cláusula de uso de marca: Define cómo se pueden utilizar los logotipos y marcas comerciales del patrocinador y el patrocinado.


- Cláusulas negociables: Las cláusulas negociables en un contrato de esponsorización pueden variar según las circunstancias y las partes involucradas. Algunos elementos que a menudo son objeto de negociación incluyen:


  • La cantidad de compensación financiera o el valor del patrocinio.

  • El alcance y la naturaleza de las obligaciones promocionales.

  • Las condiciones de rescisión del contrato y las penalizaciones asociadas.

  • Los derechos de propiedad intelectual y licencias.

  • La duración del acuerdo y las opciones de renovación.


Convenios de mecenazgo


Los convenios de mecenazgo son una forma de acuerdo de patrocinio que se utiliza en el ámbito cultural y artístico. Estos convenios establecen una relación de apoyo financiero o de otro tipo entre un mecenazgo (patrocinador) y un artista, organización cultural u otro proyecto artístico.


Proceso de firma del acuerdo


El proceso de firma de un acuerdo de esponsorización generalmente implica las siguientes etapas:


1. Negociación: Las partes involucradas negocian los términos y condiciones del acuerdo, incluyendo los aspectos financieros, las obligaciones y los derechos de ambas partes.


2. Borrador del contrato: Un abogado o profesional legal redacta un borrador del contrato que refleja los términos acordados durante las negociaciones.


3. Revisión legal: Ambas partes revisan el borrador del contrato y pueden hacer enmiendas según sea necesario.


4. Firma del contrato: Una vez que ambas partes están satisfechas con los términos y condiciones, firman el contrato.


5. Cumplimiento del contrato: Durante la duración del acuerdo, ambas partes cumplen con las obligaciones y los compromisos establecidos en el contrato.


La firma de un acuerdo de esponsorización es un paso crítico para formalizar la relación entre el patrocinador y el patrocinado. Es esencial que todas las cláusulas y términos se comprendan y acuerden antes de la firma para evitar malentendidos y disputas en el futuro.


Consejos para un patrocinio efectivo


Mantener la coherencia con la marca


Para lograr un patrocinio efectivo, es fundamental mantener una coherencia sólida con la identidad y los valores de la marca. Esto comienza por definir objetivos claros que se alineen con la estrategia de la empresa. Si se busca aumentar el reconocimiento de marca, mejorar la relación con los clientes o impulsar las ventas, estos objetivos deben reflejar la visión a largo plazo de la empresa.


La elección de oportunidades de patrocinio debe basarse en una coincidencia estratégica. Esto significa que se deben seleccionar eventos, proyectos o actividades relacionados con el público objetivo y la industria. La relevancia es clave para que el patrocinio sea efectivo.


Una vez seleccionada una oportunidad de patrocinio adecuada, se debe asegurar que la asociación con el evento refuerce los mensajes clave de la marca y posicione la empresa de manera estratégica en el mercado.


La coherencia con la marca se basa en establecer objetivos claros, alinear estratégicamente tus patrocinios y utilizarlos para fortalecer la percepción de tu marca entre el público objetivo.

marca

Interacción activa con los asistentes


La interacción activa con los asistentes es esencial para maximizar los beneficios del patrocinio. Esto implica crear experiencias significativas que involucren a los asistentes de manera auténtica. Diseñar actividades de activación creativas es una estrategia efectiva.


Las actividades pueden incluir muestras de productos, concursos interactivos o experiencias únicas relacionadas con tu industria. La clave es hacer que los asistentes se involucren de manera activa, se conecten con tu marca y vivan experiencias memorables.


Además, las redes sociales desempeñan un papel crucial en la interacción con los asistentes. Utiliza plataformas como Twitter, Instagram y Facebook para interactuar con el público antes, durante y después del evento.


Es recomendable fomentar la participación en línea, como la creación de contenido generado por los usuarios, promoviendo el uso de hashtags relacionados con el evento o realizando concursos en línea. Esta interacción no solo aumenta la visibilidad de tu marca, sino que también crea una relación más profunda con los asistentes.


Tendencias emergentes en el patrocinio de eventos


El mundo del patrocinio de eventos está en constante evolución, y nuevas fórmulas y tendencias emergen regularmente. Estas son algunas tendencias y ejemplos de innovación en el patrocinio:


- Patrocinio digital: A medida que el mundo se vuelve cada vez más digital, el patrocinio en línea está en auge. Las empresas están buscando oportunidades para patrocinar eventos virtuales, transmisiones en vivo y contenido digital. Ejemplo: una empresa de tecnología que patrocina un festival de música en línea y ofrece una experiencia interactiva para los espectadores.


- Patrocinio sostenible: La sostenibilidad es una tendencia importante en el patrocinio. Las empresas buscan asociarse con eventos y organizaciones que compartan sus valores de sostenibilidad y responsabilidad social. Ejemplo: una marca de ropa que patrocina un evento deportivo ecológico y promueve la conciencia ambiental.


- Patrocinio de experiencias inmersivas: Las marcas están buscando formas de ofrecer experiencias memorables a través del patrocinio. Esto puede incluir la creación de zonas de experiencia interactivas en eventos o la organización de actividades exclusivas para los asistentes. Ejemplo: una compañía de automóviles que patrocina un festival de alimentos y ofrece degustaciones exclusivas en un entorno personalizado.


- Patrocinio de eventos híbridos: Con la combinación de eventos en persona y en línea, el patrocinio de eventos híbridos se está volviendo más común. Las empresas pueden patrocinar tanto la presencia física como la digital para llegar a audiencias más amplias. Ejemplo: una empresa de tecnología que patrocina una conferencia que se transmite en vivo y también tiene una presencia en el lugar.


- Micro-patrocinio y crowdsourcing: Algunas empresas están explorando el concepto de micro-patrocinio, donde muchas personas contribuyen pequeñas cantidades para financiar un evento. Esto puede ser facilitado a través de plataformas de crowdsourcing. Ejemplo: una startup que utiliza una plataforma de crowdfunding para financiar su participación en una feria comercial.


- Patrocinio de causas sociales: Las empresas están buscando oportunidades para patrocinar eventos relacionados con causas sociales y filantrópicas. Esto puede mejorar su imagen de marca y mostrar su compromiso con cuestiones importantes. Ejemplo: una empresa de alimentos que patrocina un evento benéfico para recaudar fondos para la lucha contra el hambre.


- Patrocinio de eSports: Los deportes electrónicos (eSports) están experimentando un crecimiento significativo, y muchas marcas están patrocinando equipos y eventos de eSports para llegar a un público joven y comprometido. Ejemplo: una marca de bebidas energéticas que patrocina un equipo de eSports y un torneo.





 

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Daniela Sánchez Silva©

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