Descubre el poder del patrocinio de eventos: estrategias para impulsar tu marca

Daniela Sánchez Silva
15 abr 2020
40 Min. de lectura

Actualizado: 30 jun

Conoce cómo el patrocinio de eventos puede impulsar tu marca y conectar con tu audiencia de manera efectiva en este artículo.

En el competitivo mundo del marketing y los negocios, encontrar formas efectivas de destacarse es fundamental para el éxito. Una estrategia poderosa pero a menudo subestimada es el patrocinio de eventos.

En este artículo, te invito a descubrir el poder detrás del patrocinio de eventos y las estrategias inteligentes que pueden impulsar tu marca a nuevos horizontes. Exploraré tácticas probadas y te brindaré ideas frescas para aprovechar al máximo esta poderosa herramienta de marketing.

Principales beneficios del patrocinio de eventos

El patrocinio de eventos es una estrategia de marketing que reviste una gran importancia en el mundo empresarial actual. Su relevancia radica en una serie de beneficios clave que ofrece a las marcas y las empresas:

- El patrocinio de eventos proporciona a las empresas una plataforma para exponer su marca a un público amplio y diverso. Los eventos suelen atraer la atención de la prensa, asistentes y participantes, lo que aumenta la visibilidad de la marca y su reconocimiento.

- Los eventos permiten a las marcas interactuar directamente con su audiencia objetivo. Esto crea una oportunidad única para establecer relaciones más sólidas con los clientes, recibir retroalimentación en tiempo real y comprender mejor sus necesidades y deseos.

- Al patrocinar eventos de relevancia, una empresa puede asociar su marca con los valores y la imagen del evento. Esto puede mejorar la percepción de la marca y aumentar su credibilidad al ser vista como un apoyo a causas o actividades importantes.

- El patrocinio de eventos puede diferenciar a una marca de sus competidores. Las empresas que participan en eventos relevantes y bien ejecutados pueden destacarse en un mercado saturado y ganar la preferencia de los consumidores.

- Los eventos pueden ser un terreno fértil para la generación de leads y ventas. Los asistentes a menudo muestran un alto nivel de interés en los productos o servicios relacionados con el evento, lo que puede traducirse en oportunidades de negocio.

- El patrocinio de eventos no se trata solo de atraer nuevos clientes, sino también de fortalecer las relaciones con los existentes. Los eventos ofrecen una plataforma para agradecer y recompensar a los clientes leales, lo que puede aumentar la retención y la lealtad.

- Los acontecimientos programados son excelentes lugares para establecer conexiones con otros profesionales, socios potenciales y líderes de la industria. Esto puede abrir puertas para colaboraciones futuras y oportunidades de crecimiento.

- A diferencia de muchas estrategias de marketing, el patrocinio de eventos permite un seguimiento más claro y medible del retorno de la inversión. Las empresas pueden evaluar el impacto de su patrocinio a través de métricas como el aumento en las ventas, el tráfico web, la participación en redes sociales y más.

La importancia del patrocinio de eventos radica en su capacidad para impulsar el crecimiento y el éxito empresarial en un mercado cada vez más competitivo.

Diferencias terminológicas

En el ámbito del patrocinio, existen diferentes términos y conceptos que pueden llevar a confusión. Es importante comprender las diferencias para poder utilizarlos adecuadamente en el contexto correcto. Estas son algunas diferencias terminológicas clave:

1. Patrocinio: El patrocinio es el acto de apoyar financieramente un evento, actividad, organización o persona a cambio de publicidad u otros beneficios. Los patrocinadores proporcionan fondos, recursos o servicios a los patrocinados para ayudarles a llevar a cabo sus actividades.

2. Donación: Una donación implica dar dinero, bienes o servicios sin esperar nada específico a cambio. A diferencia del patrocinio, las donaciones no están vinculadas a la promoción de la marca del donante y no generan beneficios comerciales directos.

3. Mecenazgo: El mecenazgo es una forma de patrocinio donde una persona o entidad financiera apoya actividades artísticas, culturales o educativas. A menudo, los mecenas proporcionan fondos a artistas, músicos, escritores u otras personas creativas para ayudarles a desarrollar su trabajo sin esperar un retorno comercial directo.

4. Alianza estratégica: Una alianza estratégica es una asociación a largo plazo entre dos o más partes con el objetivo de lograr objetivos específicos mientras comparten recursos y riesgos. En el contexto del patrocinio, una alianza estratégica podría implicar una colaboración continua entre una empresa y un evento para beneficiarse mutuamente en áreas como el marketing, la distribución o la promoción.

5. Cooperación publicitaria: La cooperación publicitaria implica que dos o más empresas se unan para crear y compartir publicidad. Aunque no es patrocinio en el sentido tradicional, implica una forma de colaboración mutua para promocionar productos o servicios.

6. Recomendación: Ocurre cuando una persona famosa o una figura pública respalda o recomienda un producto, servicio o causa. Aunque no es patrocinio en sí mismo, puede tener un impacto significativo en la percepción de la marca y en la decisión de compra de los consumidores.

7. Promoción cruzada: La promoción cruzada implica que dos o más empresas se promocionen mutuamente, aprovechando las audiencias y los canales de marketing de cada una. Aunque no implica necesariamente apoyo financiero directo, puede ser una forma efectiva de aumentar la visibilidad y atraer a nuevos clientes.

8. Auspicio: El auspicio es otra forma de apoyo financiero o de recursos proporcionada a un evento, actividad o entidad a cambio de visibilidad y promoción. Similar al patrocinio, implica una colaboración donde el auspiciador (o "auspiciante") brinda apoyo financiero o en especie para ayudar a llevar a cabo una actividad en particular. A cambio, el auspiciador puede recibir reconocimiento y exposición en el evento o actividad auspiciada.

9. Sponsor (Patrocinador): En el contexto del patrocinio, un sponsor es una entidad o empresa que brinda apoyo financiero o recursos a un evento, organización, persona o actividad a cambio de visibilidad y otros beneficios. El término es ampliamente utilizado en el ámbito del patrocinio y puede considerarse sinónimo de "patrocinador".

Tipos de patrocinio

Explorar los diferentes tipos de patrocinio puede proporcionar una visión más completa de cómo las empresas y organizaciones utilizan esta estrategia para cumplir sus objetivos de marketing y responsabilidad social. Aquí tienes una descripción de los tipos de patrocinio más comunes:

Tipo de patrocinio	Descripción	Ejemplo
Deportivo	Apoyo financiero o de recursos a equipos, eventos, atletas o competencias deportivas. Los patrocinadores ganan visibilidad a través de logotipos, vallas publicitarias y menciones.	Nike patrocinando equipos y atletas en los Juegos Olímpicos o la NBA.
Cultural	Apoyo a actividades culturales, como festivales, exposiciones, conciertos y programas educativos, con el objetivo de preservar y promover la cultura mientras se incrementa la visibilidad.	Coca-Cola patrocinando festivales de música o exposiciones de arte.
Social	Apoyo a organizaciones sin fines de lucro y causas benéficas. Las empresas patrocinan eventos caritativos para mejorar la imagen de la marca y mostrar su responsabilidad social.	Unilever patrocinando campañas contra la pobreza o eventos de reciclaje.
De entretenimiento	Apoyo a eventos de entretenimiento como conciertos, festivales, películas o programas de televisión. Implica visibilidad a través de publicidad y asociaciones con figuras del entretenimiento.	Red Bull patrocinando conciertos, festivales o incluso pilotos en competencias de deportes extremos.
De eventos corporativos	Patrocinio de eventos como conferencias, ferias comerciales o lanzamientos de productos. Las empresas colaboran con otras para compartir costos y recursos.	Samsung patrocinando el lanzamiento de nuevos productos en ferias como el CES.
De equipos de eSports	Apoyo a equipos y torneos de eSports. Las empresas buscan llegar a una audiencia joven apasionada por los videojuegos.	Adidas patrocinando equipos de eSports como el equipo de fútbol virtual FIFA.
De medios y contenidos	Apoyo a programas de televisión, transmisiones en línea o contenido digital, con el objetivo de aumentar la visibilidad de marca entre audiencias específicas.	Spotify patrocinando pódcast populares o programas de televisión en plataformas digitales.

Definición de mecenazgo

El mecenazgo se refiere a la práctica de proporcionar apoyo financiero, recursos o patrocinio a individuos, artistas, organizaciones sin fines de lucro, proyectos culturales, eventos, actividades educativas, científicas o creativas. Este apoyo se otorga con el objetivo de promover, fomentar y respaldar el desarrollo, la preservación o la promoción de la cultura, las artes, la educación, la ciencia u otros campos, sin necesariamente buscar un retorno comercial directo.

Mecenazgo empresarial vs. individual:

- Empresarial: Este tipo de mecenazgo implica que una empresa o corporación brinda apoyo financiero, recursos o patrocinio a una causa, organización o evento específico. Por lo general, las empresas buscan alinear su apoyo con sus objetivos de responsabilidad social corporativa y promoción de marca. El mecenazgo empresarial a menudo se asocia con ventajas fiscales y la promoción de la imagen corporativa.

- Individual: El mecenazgo individual involucra a personas físicas que proporcionan apoyo financiero o recursos a artistas, organizaciones sin fines de lucro, proyectos culturales o actividades creativas. Los mecenazgos individuales suelen estar motivados por el deseo personal de respaldar causas o proyectos que el mecenas valora y aprecia. Esto puede incluir donaciones a museos, patrocinio de artistas emergentes o apoyo a organizaciones benéficas.

Beneficios del mecenazgo

El mecenazgo, ya sea empresarial o individual, ofrece una serie de beneficios:

Contribuye al enriquecimiento cultural, promoción de las artes, y al desarrollo de proyectos creativos, eventos culturales y actividades educativas.
Demuestra el compromiso de las empresas y personas con la responsabilidad social, al apoyar causas y proyectos beneficiosos para la sociedad.
Se asocia con el reconocimiento público y la visibilidad de la marca, lo que puede ser beneficioso para las empresas.
En muchos países, las donaciones y patrocinios pueden ofrecer beneficios fiscales a las empresas y particulares, lo que puede incentivar el mecenazgo.
Ayuda a descubrir y desarrollar talento en áreas como el arte, la música, la ciencia, la educación y otros campos.
Conduce a la creación de redes y relaciones valiosas con artistas, organizaciones, investigadores y otros mecenas.
Proporciona una gran satisfacción personal y un sentido de logro al contribuir al éxito de proyectos y causas importantes.

El mecenazgo es una forma importante de apoyar y promover actividades culturales, artísticas y educativas, así como de crear un impacto social positivo en la comunidad. También puede ser una estrategia valiosa para las empresas en su compromiso con la responsabilidad social y la promoción de marca.

Desarrollo de un plan estratégico de patrocinio

El desarrollo de un plan estratégico de patrocinio es esencial para asegurarse de que el patrocinio sea efectivo y esté alineado con los objetivos de la empresa. Estos son los pasos clave en la planificación estratégica de patrocinio, incluyendo la identificación de objetivos y metas, así como la selección de eventos adecuados:

1. Establecimiento de objetivos y metas

El establecimiento de objetivos y metas en un plan estratégico de patrocinio es un proceso crucial para definir con claridad lo que se espera lograr con la inversión en patrocinio.

En primer lugar, es fundamental identificar los objetivos clave que están directamente relacionados con la estrategia de marketing y las metas empresariales. Estos objetivos específicos pueden variar desde aumentar el reconocimiento de marca hasta mejorar las relaciones con los clientes o aumentar las ventas de los productos o servicios.

Una vez que se han definido estos objetivos clave, el siguiente paso es establecer metas medibles. Estas metas cuantificables son esenciales porque permiten evaluar de manera concreta el éxito de la estrategia de patrocinio.

Las metas pueden tomar la forma de aumentos porcentuales en las ventas, incrementos en el tráfico del sitio web, el número de nuevos clientes adquiridos, o cualquier otro indicador específico que se pueda medir. Por ejemplo, se podría establecer la meta de aumentar las ventas en un 20% después del evento patrocinado o lograr un incremento del 30% en el tráfico del sitio web durante el periodo de la campaña de patrocinio.

2. Identificación del público objetivo

La identificación del público objetivo es un paso fundamental en la planificación de patrocinio, ya que determina a quién se desea llegar con la estrategia.

En esta etapa es esencial realizar un análisis detallado de la audiencia. Esto supone comprender no solo aspectos demográficos, como edad, género, ubicación geográfica y nivel de ingresos, sino también aspectos psicográficos, como valores, intereses, actitudes y comportamientos. Este análisis proporciona una imagen completa de quiénes son los clientes ideales y qué los motiva.

Por otra parte, es crucial asegurarse de que el evento o la causa seleccionados para el patrocinio atraigan a la audiencia que se desea alcanzar. El alineamiento entre la audiencia del patrocinador y la del evento es esencial para que la estrategia de patrocinio sea efectiva.

Si el evento no resuena con la audiencia adecuada, la inversión podría no generar los resultados deseados. Por lo tanto, al seleccionar un evento, se debe considerar si este atrae a una audiencia que se superpone con el público objetivo y si el evento proporciona una oportunidad significativa para conectar con esa audiencia.

3. Evaluación de opciones de patrocinio

La evaluación de opciones de patrocinio es un proceso esencial en la planificación estratégica de patrocinio. Consiste en identificar y analizar eventos, organizaciones o proyectos que puedan beneficiarse del apoyo financiero o de recursos.

Para comenzar, se realiza una investigación inicial para identificar eventos o causas que se alineen con los objetivos de la empresa. Esto implica considerar eventos deportivos, culturales, sociales o educativos relacionados con los valores de marca o la industria.

Una vez que se han identificado algunas opciones, es crucial evaluar la idoneidad de cada evento. Esto implica investigar su historial y reputación. ¿El evento ha tenido éxito en el pasado y es respetado en su industria o comunidad? La audiencia y el alcance del evento son factores importantes. Se debe asegurar que atraiga a la demografía y psicografía del público objetivo.

Posteriormente, se establece un presupuesto. Esto implica determinar el costo del patrocinio en el evento, que varía según el nivel de patrocinio elegido. Además, se deben considerar los gastos adicionales asociados con el patrocinio, como la activación del patrocinio, la creación de materiales promocionales y otros costos relacionados.

Finalmente, después de completar la evaluación, se pueden iniciar conversaciones con los organizadores del evento, negociar los términos del acuerdo de patrocinio y, una vez que se llegue a un acuerdo, firmar un contrato que establezca claramente las expectativas y beneficios tanto para el patrocinador como para el patrocinado.

Es importante que el evento esté en línea con los valores y la misión de la empresa, ya que un alineamiento de valores sólido puede fortalecer la relación entre el patrocinador y el patrocinado.

4. Establecimiento de presupuesto

El establecimiento de un presupuesto en la planificación de patrocinio es un proceso crítico para garantizar que la inversión en patrocinio sea manejable y efectiva. Primero, se debe definir con claridad cuánto se está dispuesto a invertir en el patrocinio, incluyendo tanto el costo del patrocinio en sí como los gastos adicionales relacionados con la activación y la promoción del patrocinio.

El costo del patrocinio en el evento es una parte importante del presupuesto y varía según el nivel de patrocinio elegido. Es importante entender cuánto se debe destinar a este aspecto específico, ya que puede representar un gasto significativo.

Por otra parte, se deben considerar los gastos adicionales, como la creación de materiales promocionales relacionados con el evento, la activación del patrocinio (que puede incluir actividades en el lugar del evento), así como los gastos de marketing y promoción necesarios para maximizar la visibilidad del patrocinio.

Establecer un presupuesto sólido ayuda a administrar eficazmente los recursos financieros disponibles y garantiza que se puedan cumplir con los compromisos de patrocinio sin sobrepasar los límites financieros de la empresa. También permite evaluar el costo-beneficio de la inversión en patrocinio y planificar estratégicamente cómo aprovechar al máximo esta inversión en términos de exposición de marca y logro de objetivos de marketing.

5. Negociación y acuerdo de patrocinio

La etapa de negociación y acuerdo de patrocinio es esencial en la planificación estratégica, ya que implica la definición de los términos del acuerdo entre la empresa patrocinadora y los organizadores del evento.

Durante la negociación de los términos, ambas partes trabajan juntas para llegar a un consenso sobre varios aspectos del patrocinio. Esto incluye discutir la cantidad de apoyo financiero que la empresa patrocinadora proporcionará, los derechos de patrocinio que se otorgarán y la duración del acuerdo, entre otros detalles.

La cantidad de apoyo financiero es un aspecto crítico que debe ser acordado en esta etapa. Las partes deben determinar cuánto contribuirá la empresa patrocinadora al evento, ya sea como patrocinador principal, secundario u otro nivel de patrocinio.

Los derechos de patrocinio también son fundamentales, ya que establecen qué beneficios y visibilidad obtendrá la empresa patrocinadora a cambio de su inversión, como la presencia de marca en el evento, acceso exclusivo a ciertas áreas o actividades, oportunidades de promoción, entre otros.

Una vez que ambas partes han acordado los términos del patrocinio, el siguiente paso es la firma del contrato. Este contrato formaliza todos los acuerdos y establece claramente las obligaciones y beneficios tanto del patrocinador como del patrocinado. Además, debe ser detallado y específico para evitar malentendidos futuros y asegurarse de que ambas partes estén comprometidas con el cumplimiento de sus respectivas responsabilidades.

6. Activación del patrocinio

La activación del patrocinio es una fase crítica en la ejecución de una estrategia de patrocinio. En esta etapa, la empresa patrocinadora busca maximizar los beneficios de su inversión y lograr un mayor impacto a través de diversas actividades promocionales. Para empezar, es esencial diseñar actividades de promoción que saquen el máximo provecho del patrocinio.

Esta acción supone la creación de estrategias que involucren al público de manera activa e interactiva. Estas estrategias pueden incluir actividades como muestras de productos, demostraciones, concursos, experiencias inmersivas o eventos paralelos que generen interés y entusiasmo en torno a la marca y el evento patrocinado.

Al mismo tiempo, la medición del impacto es esencial para evaluar la efectividad del patrocinio en tiempo real y determinar si se están alcanzando los objetivos y metas establecidos.

Implementar un sistema de seguimiento, que puede incluir métricas como el tráfico del sitio web, el aumento de las ventas, la participación en redes sociales o la recopilación de datos de clientes, permite a la empresa patrocinadora obtener una visión clara de cómo el patrocinio está influyendo en su marca y sus resultados.

La medición en tiempo real también ofrece la flexibilidad de realizar ajustes a medida que se desarrolla el evento o la campaña de patrocinio, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos y la optimización de la estrategia.

Tácticas de patrocinio

Las tácticas de patrocinio son estrategias concretas que permiten a las marcas asociarse de forma visible, relevante y beneficiosa con eventos físicos, virtuales o híbridos. Estas van más allá de solo colocar un logotipo: incluyen desde la participación en contenidos, el acceso a espacios exclusivos, la interacción directa con asistentes, hasta la generación de experiencias memorables. El objetivo principal es conectar la marca con la audiencia del evento de forma auténtica y valiosa, alineando intereses y fortaleciendo la percepción del patrocinador como parte integral de la experiencia del evento.

Durante la activación, estas herramientas se ponen en práctica para transformar una inversión comercial en una oportunidad de engagement real. La activación busca que el patrocinador deje de ser solo un nombre en un banner para convertirse en un actor activo del evento. Esto puede suceder antes, durante o después del evento, a través de contenidos co-creados, participación en sesiones, dinámicas interactivas, beneficios exclusivos para asistentes o acciones post-evento. Bien ejecutadas, estas acciones aumentan el retorno de la inversión (ROI), mejoran el recuerdo de marca y fortalecen la relación entre la empresa y su audiencia objetivo.

Tácticas de patrocinio para eventos estrategias, beneficios y ejemplos prácticos

Táctica	Descripción	Momento	Principal beneficio	Ejemplo
Contenido exclusivo patrocinado	Ebooks, webinars o podcasts con la marca del patrocinador	Antes	Generar valor previo y posicionar expertise	Webinar sobre sostenibilidad auspiciado por una marca de reciclaje
Control de redes sociales	El patrocinador gestiona las redes del evento por un día	Antes	Aumentar visibilidad y engagement	Día temático en Instagram dirigido por el patrocinador
Campañas de adelanto	Cuentas regresivas o teasers conjuntos	Antes	Anticipación y construcción de expectativa	Video teaser “faltan 5 días” con logo del patrocinador
Ofertas anticipadas	Entradas en preventa para audiencia del patrocinador	Antes	Exclusividad y fidelización de audiencias	Descuento exclusivo para seguidores de la marca
Invitaciones VIP	Acceso a reuniones o eventos exclusivos previos	Antes	Generar relaciones de alto valor	Cóctel privado para clientes top del patrocinador
Página de registro con marca	Logotipos y mensajes en el proceso de inscripción	Antes	Alta visibilidad desde el primer contacto	Registro con logo y eslogan de la marca patrocinadora
Encuestas previas al evento	Preguntas diseñadas junto al patrocinador	Antes	Obtener insights del público objetivo	Encuesta sobre hábitos de compra, en colaboración con un sponsor retail
Campañas de correo patrocinadas	Correos masivos con contenido destacado de la marca	Antes	Acceso directo a bases de datos del evento	Boletín mensual con banner del patrocinador
Alianzas con influencers	Colaboraciones para promocionar el evento y a los patrocinadores	Antes	Ampliar alcance a nuevas audiencias	Influencer menciona al patrocinador al invitar al evento
Landing pages personalizadas	Micrositios para cada patrocinador	Antes	Generación de leads segmentados	Página de bienvenida con formulario exclusivo para un sponsor
Salones de marca	Espacios físicos o virtuales con identidad del patrocinador	Durante	Experiencia inmersiva para asistentes	Lounge de café con decoración y productos de la marca
Estaciones de carga	Zonas para cargar dispositivos móviles con branding	Durante	Visibilidad útil y constante durante el evento	“Powered by [marca]” en estaciones de carga
Encuestas en vivo	Participación en sesiones usando herramientas con marca	Durante	Interacción en tiempo real	Votación en vivo desde app patrocinada
Wi-Fi de marca	Nombre del Wi-Fi con el nombre del patrocinador	Durante	Visibilidad constante durante la conexión	“WiFi: Red_Energía_Patrocinador”
Muestras de producto	Exhibición o entrega directa a asistentes	Durante	Prueba directa del producto	Degustación de bebidas o demo tecnológica
Funciones en app del evento	Banners o mensajes push dentro de la app del evento	Durante	Interacción digital directa	Notificación: “Sesión 2 auspiciada por [marca]”
Marca del escenario	Presencia visual en el fondo del escenario	Durante	Alta exposición visual	Logos en el fondo de cada ponencia
Transmisión en vivo patrocinada	Streaming con co-branding	Durante	Llegar a audiencias remotas con branding	Transmisión en YouTube con menciones al patrocinador
Espacios instagrameables	Zonas decoradas para fotos y redes sociales	Durante	Generar contenido orgánico	Muro de fotos con logotipo de la marca
Patrocinio de sesiones	Organización o co-branding de sesiones educativas	Durante	Asociarse a contenido de valor	“Sesión patrocinada por [marca]” en panel de innovación
Paneles de debate	Participación como panelistas o moderadores	Durante	Credibilidad y liderazgo	Representante de la marca como moderador experto
Video entrevistas	Entrevistas con branding a asistentes o ponentes	Durante	Contenido audiovisual compartible	Entrevistas con fondo de marca
Presentaciones de keynote	Introducción de oradores por parte de patrocinadores	Durante	Vinculación con líderes de opinión	Sponsor presenta a ponente estrella del evento
Contenido en redes sociales	Publicaciones dedicadas a actividades de la marca	Durante	Aumento de seguidores y reconocimiento	Story destacando el stand del patrocinador
Centro de contenido patrocinado	Biblioteca digital con materiales y branding	Durante	Generación de leads a largo plazo	Acceso a PDFs, videos y presentaciones con marca
Hashtags del evento	Hashtags oficiales que incluyan el nombre de patrocinadores	Durante	Alcance en redes y posicionamiento orgánico	#TechSummitX_Patrocinador
Cenas VIP	Reuniones privadas entre patrocinadores y clientes clave	Durante	Conexiones de alto valor	Cena ejecutiva post-conferencia
Networking rápido	Espacios de networking con identidad de la marca	Durante	Facilitar contactos con impacto visual	Speed networking con carteles de la marca
Salas privadas de reunión	Espacios cerrados para reuniones personalizadas	Durante	Generación de negocios	Sala exclusiva para demos uno a uno
Recepciones para nuevos asistentes	Bienvenida organizada por el patrocinador para asistentes primerizos	Durante	Cercanía y primera impresión positiva	Cóctel de bienvenida auspiciado
Actividades patrocinadas	Yoga, caminatas, pausas de bienestar	Durante	Asociación con bienestar y cuidado	Yoga matutino patrocinado por marca deportiva
Grabación de podcasts en vivo	Producción de episodios durante el evento	Durante	Contenido atemporal con branding	Podcast “en vivo desde el stand de [marca]”
Premios y reconocimientos	Menciones especiales a patrocinadores durante el evento	Durante	Reforzar la relación y motivar renovaciones	Entrega de trofeo “Patrocinador del Año”
Activaciones móviles	Actividades promocionales realizadas a través de vehículos o stands móviles	Durante	Captar la atención de los asistentes en ubicaciones estratégicas	Stand móvil interactivo para probar productos en diferentes zonas del evento
Patrocinio de transporte	Branding en vehículos de transporte del evento	Durante	Exposición continua durante los traslados	Autobuses con logos de patrocinadores moviéndose entre sedes del evento
Campañas de seguimiento	Correos y encuestas post-evento con branding	Después	Mantener el vínculo tras el evento	Email: “Gracias por asistir, cortesía de [marca]”
Webinars posteriores	Serie de sesiones virtuales con presencia de marca	Después	Extensión del ciclo de vida del evento	Webinar resumen del evento patrocinado
Compartir leads calificados	Datos de asistentes con consentimiento	Después	Facilita futuras acciones comerciales	Lista segmentada de asistentes para el patrocinador
Reutilización de contenido	Clips, resúmenes y videos con marca	Después	Prolongar visibilidad del patrocinador	Video resumen con logo y mención especial
Casos de éxito	Estudios de caso con resultados vinculados al patrocinador	Después	Prueba social y reputación	Documento: “Cómo [marca] conectó con 200 clientes”
Ofertas exclusivas post-evento	Promociones especiales tras el evento	Después	Incentivar ventas o fidelización	Cupón de descuento para asistentes del evento
Acceso a grabaciones	Permitir que patrocinadores compartan grabaciones	Después	Reforzar mensajes clave	Enlace con branding para compartir sesiones
Resumen en redes sociales	Publicaciones recap con foco en el patrocinador	Después	Visibilidad posterior en redes	“Gracias a nuestros patrocinadores” en post final
Informes co-brandeados	Resúmenes o reportes del evento en conjunto con marca	Después	Profesionalismo y asociación estratégica	PDF oficial con doble logotipo
Programas de compradores invitados	Conexión entre patrocinador y leads precalificados	Después	Oportunidades comerciales directas	Reuniones uno a uno agendadas por el evento

7. Evaluación y ajuste

La evaluación y ajuste son pasos esenciales en la gestión de una estrategia de patrocinio exitosa. Después de que el evento patrocinado ha concluido, es clave llevar a cabo una evaluación post-evento para analizar los resultados y compararlos con los objetivos y metas iniciales establecidos en la fase de planificación.

En este momento se debe examinar de cerca cómo se desempeñó la estrategia de patrocinio, si se lograron los beneficios deseados y si los indicadores clave, como el aumento en las ventas, la visibilidad de la marca o el compromiso del público, se han cumplido.

Una vez que se ha realizado una evaluación detallada de los resultados, es importante utilizar esta retroalimentación para realizar ajustes y mejoras en la estrategia de patrocinio para futuros eventos. Esto puede implicar la identificación de áreas donde el patrocinio funcionó excepcionalmente bien y aquellas en las que se quedó corto de las expectativas.

Los comentarios y datos recopilados pueden ser invaluables para afinar la estrategia, ya sea ajustando los objetivos y metas, modificando la elección de eventos o mejorando las actividades de activación y promoción.La capacidad de aprender de la experiencia y aplicar esos conocimientos para futuros esfuerzos de patrocinio es lo que hace que este proceso sea cíclico y de mejora continua.

Al evaluar y ajustar de manera constante, las estrategias de patrocinio pueden evolucionar y adaptarse a medida que cambian las necesidades de la empresa y las tendencias del mercado, lo que aumenta la probabilidad de éxito en eventos futuros y el logro de los objetivos de marca y marketing.

El desarrollo de un plan estratégico de patrocinio implica una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico.

20 preguntas que se debe haber una empresa a la hora de elegir patrocinar un evento

Elegir patrocinar un evento es una decisión importante para muchas empresas, ya que implica una inversión de recursos y tiempo. Esta es una lista de preguntas frecuentes que las empresas suelen hacerse a la hora de tomar esta decisión, junto con sus posibles respuestas y ejemplos prácticos:

1. ¿Por qué deberíamos considerar patrocinar este evento?

El patrocinio de este evento representa una oportunidad estratégica para ampliar la visibilidad de nuestra marca. Al participar como patrocinadores, podemos llegar a una audiencia específica de clientes potenciales alineada con nuestro mercado objetivo. Además, fortalecer nuestra presencia en el evento puede aumentar el reconocimiento de nuestra marca, generando un impacto positivo en la percepción del consumidor hacia nuestra empresa y productos.

Ejemplo: Una empresa de software de gestión empresarial considera patrocinar una conferencia de emprendedores porque puede conectar directamente con pequeñas y medianas empresas que necesitan digitalizar sus procesos, alcanzando en un solo evento a 500 potenciales clientes que de otra manera sería costoso contactar individualmente.

2. ¿Cuál es el objetivo del evento y cómo se alinea con nuestros objetivos de marketing?

Es crucial que los objetivos del evento estén estrechamente alineados con nuestros propios objetivos de marketing para garantizar un patrocinio estratégico y efectivo. Si nuestro objetivo de marketing es aumentar el conocimiento de la marca, el evento debe centrarse en la exposición de la marca. Si buscamos generar leads, el evento debe ofrecer oportunidades para interactuar directamente con clientes potenciales.

Ejemplo: Una empresa de equipos deportivos con el objetivo de expandirse al mercado juvenil encuentra perfecta alineación al patrocinar un torneo universitario de fútbol, ya que el evento busca promover el deporte entre jóvenes de 18-25 años, exactamente su público objetivo.

3. ¿Quién es la audiencia prevista?

Conocer a fondo la audiencia prevista del evento es esencial para determinar la relevancia de nuestro patrocinio. Si la audiencia del evento coincide con nuestro público objetivo, el patrocinio tiene un alto potencial de efectividad.

Ejemplo: Una empresa de productos orgánicos para bebés analiza un evento de maternidad y encuentra que el 85% de los asistentes son madres primerizas de 25-35 años con nivel socioeconómico medio-alto, exactamente su mercado ideal, versus un festival de música donde solo el 15% serían potenciales clientes.

4. ¿Cuál es el alcance y la cobertura mediática?

Evaluar el alcance del evento y su cobertura mediática proporciona información crucial sobre la visibilidad que podemos esperar como patrocinadores. Esto incluye la cantidad de asistentes esperados, la presencia en medios de comunicación, la cobertura televisiva, menciones en prensa y seguimiento en redes sociales.

Ejemplo: Un evento tech espera 2,000 asistentes presenciales, 50,000 visualizaciones en streaming, cobertura en 3 canales de TV locales, 15 medios digitales especializados y generará un hashtag que históricamente alcanza 1 millón de impresiones en redes sociales.

5. ¿Cuál es el costo del patrocinio y qué incluye?

Se debe comprender el costo total del patrocinio y los beneficios incluidos en el paquete. Esto puede variar desde la inclusión del logotipo de nuestra empresa en materiales promocionales hasta oportunidades para hablar en el evento, tener espacios de exhibición prominentes y recibir menciones destacadas.

Ejemplo:

Paquete Oro ($15,000): Stand de 6x6m, logo en materiales impresos, 2 menciones en redes sociales, 500 bolsas promocionales
Paquete Platino ($25,000): Todo lo anterior + keynote de 20 min, logo en escenario principal, base de datos de asistentes
Paquete Diamante ($40,000): Todo lo anterior + naming rights de una sala, cena VIP con speakers principales

6. ¿Cuáles son las opciones de personalización disponibles?

Algunos eventos permiten personalizar paquetes de patrocinio para adaptarse a las necesidades específicas de nuestra empresa. La capacidad de personalizar el patrocinio nos brinda la flexibilidad para elegir las opciones que mejor se alineen con nuestros objetivos.

Ejemplo: Una empresa de ciberseguridad negocia patrocinar específicamente el "Cyber Security Workshop" dentro de una conferencia tecnológica más amplia, incluyendo la moderación de un panel de expertos y la distribución de un whitepaper exclusivo, adaptando el paquete estándar a sus necesidades específicas.

7. ¿Qué tipo de exposición y promoción recibiremos como patrocinadores?

Como patrocinadores, podemos esperar una variedad de exposición y promoción, que puede incluir visibilidad en el sitio del evento a través de carteles y banners, menciones destacadas en redes sociales, oportunidades para hablar en el escenario principal y destacarse en materiales promocionales.

Ejemplo:

Pre-evento: Logo en invitaciones digitales, 3 posts en Instagram (50K seguidores), mención en newsletter (10K suscriptores)
Durante el evento: Banner en entrada principal, logo en pantallas LED, mención en discurso de apertura
Post-evento: Aparición en video resumen, mención en reporte final, inclusión en galería de fotos oficial

8. ¿Cuáles son los beneficios a largo plazo?

Al patrocinar un evento, no solo obtenemos beneficios a corto plazo, sino también beneficios a largo plazo que pueden incluir conexiones continuas con otros patrocinadores, relaciones comerciales sostenibles con los organizadores del evento y acceso a la audiencia del evento incluso después de que este haya concluido.

Ejemplo: Una empresa de consultoría que patrocinan un evento anual de RR.HH. establece relaciones con otros patrocinadores (empresa de software HR, firma de reclutamiento) que se convierten en aliados comerciales, además de quedar como "sponsor preferencial" para el evento del próximo año con descuento del 20%.

9. ¿Cómo mediremos el retorno de la inversión (ROI)?

Establecer métricas claras para evaluar el éxito del patrocinio y medir el retorno de la inversión es fundamental. Estas métricas pueden incluir la generación de leads, el aumento del tráfico al sitio web, las ventas incrementales atribuibles al evento y el aumento en la conciencia de la marca.

Ejemplo:

Métricas cuantitativas: 150 leads generados, 40% incremento en tráfico web (semana del evento), 25 demos programadas, 8 contratos cerrados por valor de $120,000
Métricas cualitativas: Aumento del 15% en reconocimiento de marca (medido por encuesta post-evento), 200 nuevos seguidores en LinkedIn
ROI calculado: Inversión $20,000 → Retorno directo $120,000 = ROI 500%

10. ¿Cuáles son los riesgos asociados?

Evalúa posibles riesgos para tomar una decisión informada sobre el patrocinio. Estos riesgos pueden incluir una mala organización del evento, la posibilidad de controversias durante el evento que podrían afectar negativamente la imagen de nuestra marca o incluso la falta de interacción significativa con la audiencia prevista.

Ejemplo:

Riesgo de organización: El evento del año pasado tuvo problemas técnicos que afectaron las presentaciones (mitigación: solicitar plan de contingencia técnica)
Riesgo reputacional: Otros patrocinadores incluyen competidores directos o empresas con controversias recientes
Riesgo climático: Evento al aire libre en temporada de lluvias sin plan B de locación cubierta

11. ¿Qué experiencia tienen otras empresas que han patrocinado este evento en el pasado?

Investigar la experiencia de otros patrocinadores anteriores proporciona información valiosa sobre la efectividad del evento como plataforma de marketing. Podemos aprender de las experiencias de otras empresas, incluyendo los éxitos y desafíos que enfrentaron.

Ejemplo: Contactar a IBM (patrocinador 2023) que reporta haber generado 200 leads cualificados y cerrado $500K en nuevos contratos, versus Oracle (patrocinador 2022) que consideró la audiencia "poco madura" para sus productos enterprise. Además, revisar casos de estudio publicados por patrocinadores anteriores.

12. ¿Cuál es el plazo para tomar una decisión?

Conocer el plazo para tomar una decisión es crucial para asegurarse de tener tiempo suficiente para planificar y ejecutar el patrocinio de manera efectiva. Dependiendo de la magnitud del evento y la complejidad de la estrategia de patrocinio que deseamos implementar, necesitaremos un tiempo adecuado.

Ejemplo:

Evento en marzo, decisión requerida en diciembre: 3 meses para diseño de stand, producción de materiales, coordinación de speakers, contratación de personal adicional
Decisión tardía (6 semanas antes): Solo tiempo para paquetes básicos, materiales digitales, sin personalización de stand
Early bird (6 meses antes): Descuento del 15% + mejores ubicaciones disponibles

13. ¿Cómo se promocionará nuestra empresa específicamente como patrocinador?

Es fundamental entender cómo el evento planea destacar tu empresa como patrocinadora. Esto podría incluir menciones en anuncios promocionales, logotipos en materiales impresos, mención en discursos de apertura o cierre, menciones en redes sociales y más.

Ejemplo:

Promoción pre-evento: "Gracias a nuestro patrocinador principal TechCorp por hacer posible este evento" en cada email de confirmación (2,000 asistentes)
Durante evento: "Este panel es presentado por TechCorp" antes de cada sesión patrocinada
Material branded: Folders, lanyards y bolsas con logo de TechCorp junto al logo del evento
Redes sociales: Tag obligatorio @TechCorp en todos los posts oficiales del evento

14. ¿Cuál es la duración del evento y cuánto tiempo durará nuestra exposición como patrocinadores?

Es clave conocer la duración del evento y el periodo en el que la marca estará en exhibición como patrocinadores. Esta información es útil para planificar estratégicamente las estrategias de marketing y la gestión de recursos durante el evento.

Ejemplo:

Evento de 3 días: Exposición continua en stands, pero keynote solo el día 2, networking VIP solo día 1
Exposición extendida: Logo permanece en sitio web del evento por 6 meses post-evento, en videos de YouTube indefinidamente
Activaciones específicas: Demo en vivo día 1 (10-12h), taller práctico día 2 (14-16h), panel de expertos día 3 (9-10h)

15. ¿Existen oportunidades para interactuar con los asistentes y recopilar datos de leads?

Se debe saber si el evento ofrece actividades específicas, como mesas de exhibición, sesiones de networking o presentaciones, que permitan la interacción directa con los asistentes y la recopilación de información de contacto valiosa para futuras estrategias de marketing.

Ejemplo:

Stand interactivo: Demo de producto + escáner QR para contactos + concurso con premio (iPad) para captar datos
Networking estructurado: Speed networking de 15 min con 20 prospectos pre-seleccionados según perfil
Workshop hands-on: Sesión de 2 horas donde asistentes usan el producto, generando leads cualificados naturalmente
App del evento: Mensajería directa con asistentes + calendario de reuniones integrado

16. ¿Cuáles son las políticas y requisitos para el uso de

nuestra marca en materiales promocionales?

Es esencial conocer las restricciones que existen y saber cuál es la guía para utilizar tu marca en el contexto del evento. Es importante comprender cualquier guía de estilo, normativas de uso de logotipos y otras pautas relacionadas con la promoción de tu empresa como patrocinadora.

Ejemplo:

Restricciones: Logo debe aparecer siempre acompañado del logo del evento, no puede ser más grande que el logo principal
Formatos requeridos: Vectorial (.ai, .eps), PNG transparente alta resolución, versiones monocromáticas
Colores corporativos: Deben respetar paleta oficial del evento (proporcionan códigos Pantone específicos)
Textos: Cualquier claim o copy debe ser pre-aprobado por el comité organizador 48h antes

17. ¿El evento ofrece soporte logístico, como espacios de exhibición o equipo técnico?

Asegúrate de saber si se proporcionan recursos o si debes gestionarlos por tu cuenta. Comprende si el evento proporciona recursos logísticos, como espacio de exhibición, mobiliario, equipo técnico o personal de apoyo, o si debes encargarte de estos aspectos por tu cuenta.

Ejemplo: Incluido en paquete:

Stand armado 3x3m con mesa, 2 sillas, toma corriente
Proyector y pantalla para presentaciones
WiFi dedicado
Limpieza diaria del stand

Costos adicionales:

Personal de apoyo: $200/día por persona
Equipos AV avanzados: $500/día
Catering en stand: $50 por persona
Decoración personalizada: Cotización según diseño

18. ¿El evento tiene una trayectoria exitosa y buenas críticas de ediciones anteriores?

Investigar la historia del evento y buscar opiniones y reseñas de ediciones anteriores permite evaluar su reputación y calidad. Una trayectoria exitosa y reseñas positivas pueden ser indicativos de un evento bien organizado que tiene el potencial de brindar un retorno de inversión satisfactorio.

Ejemplo:

Trayectoria: 8 ediciones anuales, crecimiento constante de 1,200 (2016) a 3,500 asistentes (2023)
Reseñas: 4.2/5 estrellas en Eventbrite, 87% de asistentes "muy satisfechos" en encuesta post-evento
Reconocimientos: "Mejor Evento Tech 2023" por TechNews Magazine
Retención: 70% de patrocinadores repiten al año siguiente (indicador de satisfacción)
Referencias: Microsoft, Google y Amazon han patrocinado múltiples ediciones

19. ¿Cuál es la política de cancelación o reembolso en caso de que necesitemos retirar el patrocinio?

Conoce los términos y condiciones de cancelación para estar preparado en caso de cambios inesperados. Esto incluye si se permiten cancelaciones, las fechas límite para hacerlo y si existe algún reembolso en caso de retirar el patrocinio.

Ejemplo:

120+ días antes: Reembolso 100% menos gastos administrativos ($500)
60-119 días: Reembolso 75%
30-59 días: Reembolso 50%
Menos de 30 días: Sin reembolso, pero crédito del 50% para el evento del próximo año
Fuerza mayor: Reembolso 90% si el evento se cancela por causas ajenas (pandemia, desastres naturales)
Cambio de formato: Si cambia de presencial a virtual, opción de reducir patrocinio al 60% del valor original

20. ¿Cómo se alinea el evento con los valores y la misión de nuestra empresa?

Evaluar la coherencia entre el evento y los valores y la misión de la empresa es esencial. Es fundamental asegurarse de que el evento refleje los principios éticos y objetivos fundamentales de la empresa. Esto garantiza una asociación auténtica y efectiva, lo que puede fortalecer la conexión con la audiencia.

Ejemplo: Empresa con valores de sustentabilidad:

✅ Evento alineado: Conferencia de Energías Renovables con certificación carbon-neutral, materiales reciclables, catering orgánico local
❌ Evento no alineado: Feria automotriz enfocada en vehículos de alto consumo, sin políticas ambientales

Empresa con misión de inclusión digital:

✅ Evento alineado: Congreso de Tecnología Accesible con intérpretes de señas, aplicaciones para personas con discapacidad visual, becas para estudiantes de bajos recursos
❌ Evento no alineado: Conferencia tech exclusiva solo para ejecutivos C-level, sin consideraciones de accesibilidad

Checklist de evaluación rápida

Puntaje: 1-5 (siendo 5 excelente)

□ Alineación con audiencia objetivo: _____ / 5

□ Coherencia con objetivos de marketing: _____ / 5

□ Relación costo-beneficio: _____ / 5

□ Calidad y reputación del evento: _____ / 5

□ Oportunidades de ROI medible: _____ / 5

□ Alineación con valores corporativos: _____ / 5

□ Gestión de riesgos: _____ / 5

Puntaje total: _____ / 35

30-35 puntos: Excelente oportunidad, proceder con patrocinio
25-29 puntos: Buena oportunidad, negociar mejores términos
20-24 puntos: Oportunidad regular, evaluar alternativas
Menos de 20: No recomendado, buscar otras opciones

Evaluar la coherencia entre el evento y los valores y la misión de la empresa es esencial. Es fundamental asegurarse de que el evento refleje los principios éticos y objetivos fundamentales de la empresa. Esto garantiza una asociación auténtica y efectiva, lo que puede fortalecer la conexión con la audiencia y contribuir al éxito del patrocinio.

Creación de presupuestos para patrocinio

La creación de un presupuesto para patrocinio es un paso esencial en la planificación de cualquier estrategia de patrocinio. Establecer un presupuesto sólido es fundamental por varias razones:

Facilita el control y la asignación los recursos de manera eficiente. Al conocer cuánto se está dispuesto a invertir es posible evitar gastos excesivos y mantener el control financiero.
Establece límites claros y ayuda a evitar compromisos que podrían ser financieramente insostenibles. Esto es particularmente importante para garantizar no sobrepasar los recursos disponibles de la empresa.
Permite medir con precisión el retorno de la inversión (ROI) de la estrategia de patrocinio. Al comparar lo se ha gastado con los resultados obtenidos, se puede evaluar la efectividad de la estrategia.

Evaluación de necesidades financieras y materiales

El análisis de las necesidades financieras y materiales es una parte fundamental en la creación de un presupuesto sólido para una estrategia de patrocinio. En esta etapa, se realizan análisis detallados para determinar cuánto dinero y recursos materiales se requieren para llevar a cabo el patrocinio de manera efectiva.

En el ámbito financiero, se debe considerar el costo del patrocinio en sí, que puede variar según el evento o proyecto que se esté respaldando. Esto incluye la cuota de patrocinio, que puede variar según el nivel de patrocinio que se elija, como patrocinio principal o secundario.

Por otra parte, es importante tener en cuenta los gastos adicionales asociados con la activación del patrocinio, como la creación de materiales promocionales, actividades de marketing y promoción, personal de eventos y otros costos relacionados con la ejecución efectiva de la estrategia.

En cuanto a los recursos materiales, se refiere a los elementos tangibles que se necesitan para respaldar el patrocinio, como materiales de promoción, productos para regalar o exhibir, equipo de exhibición, stands o espacios de exhibición y cualquier otro recurso físico necesario para maximizar la visibilidad y participación en el evento patrocinado.

Esta evaluación cuidadosa de las necesidades financieras y materiales es crucial para establecer un presupuesto realista y sostenible. Ayuda a garantizar que se disponga de los recursos necesarios para llevar a cabo la estrategia de patrocinio de manera eficiente y efectiva. También es útil para evitar sorpresas financieras desagradables durante la ejecución de la estrategia, lo que puede llevar a una gestión más eficiente de los recursos disponibles.

Estrategias para optimizar el presupuesto

Optimizar el presupuesto de patrocinio es esencial para garantizar que se obtenga el máximo valor de la inversión. Aquí hay algunas estrategias clave para lograrlo:

- En lugar de patrocinar numerosos eventos sin un enfoque claro, se puede considerar la priorización y selección cuidadosa de aquellos que se alineen de manera efectiva con los objetivos de marketing y negocio. Al centrarse en eventos estratégicos es posible asignar el presupuesto de manera más eficaz y aumentar las posibilidades de lograr un impacto significativo.

- La habilidad de negociación desempeña un papel crucial en la optimización del presupuesto. Se debe trabajar en estrecha colaboración con los organizadores del evento para obtener el mejor acuerdo posible. A menudo, la flexibilidad en las negociaciones puede resultar en términos de patrocinio más favorables, lo que puede incluir reducciones en la cuota de patrocinio o la adición de beneficios adicionales.

- Es recomendable buscar oportunidades para colaborar con otros patrocinadores o socios en el evento. Compartir costos y recursos con otras empresas puede ser beneficioso para ambas partes y reduce significativamente la carga financiera individual.

- Es preciso implementar un sistema de seguimiento y medición sólido para evaluar el impacto de la estrategia de patrocinio. Esto permite realizar ajustes a medida que se desarrolla la estrategia, optimizando las inversiones en tiempo real. Si un enfoque no está dando los resultados deseados, se pueden ajustar de manera proactiva.

- En lugar de limitarse a un solo evento, se debe considerar la diversificación de la estrategia de patrocinio. Explorar diversas oportunidades y tipos de eventos que puedan ser más rentables o alineados con los objetivos. A veces, es beneficioso diversificar la inversión en varios eventos en lugar de centrarse en uno solo.

El dossier de patrocinio

Al analizar una propuesta de patrocinio, es esencial contar con un dossier bien estructurado que capte la atención de las empresas interesadas. Este documento debe presentar de forma atractiva y persuasiva la oportunidad de patrocinio, destacando los beneficios y las ventajas que la empresa podrá obtener. A continuación se detallan los componentes clave que suele contener:

Portada: Inicia con una portada llamativa que incluya el nombre del evento o proyecto, el logotipo de la organización y elementos visuales que reflejen la esencia y el objetivo del evento, creando una primera impresión positiva.
Introducción y resumen ejecutivo: Ofrece una introducción clara y concisa que capte rápidamente el interés de los patrocinadores potenciales. El resumen ejecutivo debe resaltar los aspectos más relevantes, como el público objetivo, los objetivos principales del evento y las oportunidades de visibilidad que la empresa puede aprovechar.
Descripción del evento o proyecto: Expone de manera detallada qué es el evento o proyecto, su historia, su propósito y su relevancia en el contexto actual. Explicar por qué esta es una excelente oportunidad para la empresa patrocinadora, en términos de posicionamiento y exposición.
Público objetivo: Describe minuciosamente el perfil de la audiencia a la que llegará el patrocinador, incluyendo aspectos demográficos, intereses y comportamientos, de manera que la empresa comprenda cómo se alinea su marca con este público específico.
Oportunidades de patrocinio: Presenta de forma clara y detallada las diversas opciones de patrocinio disponibles, tales como patrocinio principal, secundario, y otras alternativas específicas, como la colocación de logotipos, presencia en puntos de exposición, menciones en medios de comunicación, etc.
Beneficios para el patrocinador: Resalta los beneficios tangibles e intangibles que la empresa obtendrá al apoyar el evento. Esto puede incluir mayor visibilidad de la marca, acceso exclusivo a audiencias específicas, oportunidades de promoción personalizadas, entre otros elementos de valor agregado.
Datos demográficos y estadísticas: Proporciona datos relevantes sobre el público objetivo, así como métricas e informes de ediciones anteriores (si existen), lo cual ayuda a validar la propuesta y demuestra el potencial de retorno de la inversión para el patrocinador.
Casos de éxito anteriores: Si el evento o proyecto ha tenido patrocinadores en ediciones anteriores, incluye ejemplos de casos exitosos que muestren cómo las marcas se beneficiaron al respaldar el evento.
Plan de activación: Explica cómo se llevará a cabo la activación del patrocinio y cómo se maximizará la visibilidad de la marca antes, durante y después del evento. Detallar las acciones específicas y las estrategias de comunicación asegurará que el patrocinador vea el valor en su inversión.
Propuesta de valor única: Destaca lo que hace único al evento o proyecto y por qué los patrocinadores deben elegirlo sobre otras oportunidades de patrocinio. Esto debe ser un diferenciador clave que le dé a la empresa una razón poderosa para invertir.
Información de contacto: Incluye detalles de contacto claros y accesibles para que los patrocinadores puedan comunicarse sin inconvenientes. Esto debe facilitar el proceso de toma de decisiones y darles la posibilidad de actuar rápidamente.

Con un dossier bien preparado, la empresa patrocinadora podrá evaluar de manera efectiva las ventajas y oportunidades de asociarse con el evento o proyecto, tomando decisiones informadas sobre su inversión.

Criterios para valorar los patrocinios

Para valorar adecuadamente los patrocinios, es fundamental establecer criterios claros y utilizar métricas específicas para evaluar el éxito de la estrategia de patrocinio y su retorno de inversión (ROI).

Criterios para valorar los patrocinios

- Evaluar en qué medida el patrocinio se alinea con los objetivos de marketing y negocio de la empresa. Cuanto más estrecha sea esta alineación, mayor será el valor del patrocinio.

- Medir la exposición de la marca a través del patrocinio. Esto puede incluir métricas como la cantidad de menciones en medios, el alcance en redes sociales, la presencia en el lugar del evento y la visibilidad en materiales promocionales.

- Evaluar si el patrocinio contribuye a la lealtad del cliente y a la retención. Esto puede incluir métricas como la tasa de retención de clientes y el aumento en las compras repetidas..

- Examinar la respuesta del público al patrocinio, lo que incluye la participación en actividades de activación, la asistencia a eventos y el compromiso en redes sociales.

- Si uno de los objetivos es la generación de leads, se debe realizar un seguimiento de la cantidad y la calidad de los leads generados a través del patrocinio, lo que puede incluir la recopilación de datos de contacto de los asistentes al evento.

- En caso que el patrocinio este diseñado para aumentar las ventas, se debe medir el impacto en las cifras de ventas antes y después del evento.

Principales métricas de éxito en el patrocinio

Categoría	KPI	Descripción	Fórmula	Ejemplo
Visibilidad de marca	Alcance total en redes sociales	Medir cuántas personas vieron el contenido vinculado al patrocinador.	Número total de impresiones	350,000 impresiones en publicaciones del evento patrocinado
	Menciones de marca en medios/redes	Evaluar la notoriedad de marca en medios y redes sociales.	Conteo de menciones directas o etiquetadas	120 menciones de marca durante la semana del evento
	Tiempo de exposición de marca	Cuantificar la visibilidad directa de la marca durante el evento.	Minutos totales de exposición	45 minutos de logotipo en pantalla durante sesiones
	Visitas a la web/landing del patrocinador	Medir el tráfico digital derivado del evento.	Total de visitas referidas desde enlaces del evento	1,800 visitas desde la app del evento al micrositio del patrocinador
Interacción y compromiso	Participación en activaciones/dinámicas de marca	Medir el grado de involucramiento del público en actividades relacionadas con el patrocinio.	(Participantes / Asistentes totales) × 100	250 de 1,000 asistentes participaron (25%)
	Leads calificados generados	Evaluar la calidad de los contactos comerciales generados.	Conteo de formularios o escaneos calificados	85 leads con interés en productos del patrocinador
	Nuevos seguidores en redes sociales	Medir el crecimiento de la comunidad digital del patrocinador.	Seguidores después del evento – antes del evento	+430 seguidores en Instagram durante el evento
	Tiempo promedio en stand	Determinar el nivel de atención sostenida de los asistentes en el stand patrocinado.	Tiempo total / Número de visitantes	3.5 minutos promedio por visitante
Resultados comerciales	Incremento en ventas	Medir el impacto del patrocinio sobre las ventas directamente atribuibles al evento.	Ventas después del evento – Ventas antes	$15,000 más en ventas tras el evento
	Tasa de conversión de leads a clientes	Evaluar la efectividad de la conversión de leads generados en el evento en clientes reales.	(Clientes nuevos / Leads generados) × 100	10 de 50 leads se convirtieron (20%)
	Redención de promociones u ofertas	Medir la respuesta a los incentivos del patrocinador ofrecidos durante o después del evento.	(Cupones usados / Cupones distribuidos) × 100	60 de 200 cupones usados (30%)
	Costo por lead	Evaluar la eficiencia del patrocinio en términos de adquisición de leads.	Inversión total / Número de leads	$5,000 / 100 leads = $50 por lead
Valor percibido y reputación	Nivel de satisfacción del patrocinador	Medir la satisfacción del patrocinador con respecto al evento y el retorno obtenido.	Promedio en escala de satisfacción (1 a 5)	4.6/5 en encuesta interna post-evento
	Feedback del público sobre el patrocinador	Evaluar cómo perciben los asistentes la marca patrocinadora.	Promedio de valoración o NPS	82 en Net Promoter Score
	Sentimiento de marca en redes sociales	Medir el tono de las menciones sociales (positivo, neutro, negativo) relacionadas con el patrocinador.	% menciones positivas – % negativas	72% positivas, 18% neutras, 10% negativas
	Interacciones positivas (likes, comentarios, compartidos)	Cuantificar el nivel de engagement cualitativo generado en las plataformas digitales del patrocinador.	Total de interacciones en publicaciones patrocinadas	1,200 likes, 300 comentarios, 180 compartidos
Reconocimiento de marca	Índice de reconocimiento de marca	Mide el aumento en el reconocimiento de marca como resultado del patrocinio.	(Porcentaje de reconocimiento post-evento / Porcentaje pre-evento) × 100	Una encuesta post-evento muestra que el 40% de los asistentes recuerda haber visto la marca patrocinadora en el evento, frente al 10% antes del patrocinio.
	Tasa de participación en actividades de patrocinador	Medir el nivel de participación de los asistentes en actividades de activación organizadas por el patrocinador.	(Número de participantes / Asistentes totales) × 100	En un evento patrocinado, el 60% de los asistentes participa en un concurso de la marca, mientras que el 30% participó el año anterior.
	Asistencia a actividades VIP	Cuantificar la cantidad de asistentes a actividades exclusivas o VIP organizadas por el patrocinador.	(Asistentes a actividades VIP / Total de invitados VIP) × 100	120 de 200 invitados asistieron a la actividad VIP organizada por el patrocinador.
	Participación en encuestas o feedback	Medir la disposición del público para proporcionar feedback o completar encuestas.	(Respuestas a encuestas / Asistentes totales) × 100	500 respuestas de 1,000 asistentes a la encuesta post-evento (50%)
Valor publicitario	Valor equivalente en publicidad (VEP)	Cuantifica el valor en términos de publicidad que se obtendría si se tuviera que comprar la misma visibilidad y exposición de marca que el patrocinio proporciona.	(Menciones × Valor promedio por mención)	Si el patrocinio generó 500 menciones en medios sociales y 100 en televisión, con un valor promedio de 10€ por mención, el VEP sería de 6,000€.
Eficiencia de inversión	Costo por adquisición (CPA)	Calcula cuánto cuesta adquirir un nuevo cliente o lead a través del patrocinio.	Costo del patrocinio / Nuevos leads generados	Si el costo del patrocinio fue de 10,000€ y se generaron 200 nuevos leads, el CPA sería de 50€.
	Retorno de inversión (ROI)	Mide el beneficio obtenido por cada unidad de dinero invertido en el patrocinio.	(Beneficios del patrocinio – Costo del patrocinio) / Costo del patrocinio × 100	Si se generaron $30,000 en ventas a partir de un patrocinio de $10,000, el ROI sería del 200%.
	Costo por mil impresiones (CPM)	Calcula el costo de generar mil impresiones con el patrocinio.	(Costo del patrocinio / Impresiones generadas) × 1,000	Si el costo fue de 5,000€ y se generaron 1,000,000 impresiones, el CPM sería 5€.

Medir el ROI y ajustar estrategias

Medir el retorno de inversión (ROI) y ajustar estrategias es una parte crucial de un patrocinio efectivo. Antes del evento, se deben establecer métricas de éxito específicas. Esto podría incluir el aumento en el reconocimiento de marca, la generación de leads, el aumento de ventas u otros indicadores clave de desempeño. Estas métricas deben ser claras y cuantificables para que se pueda evaluar el éxito de la inversión.

Durante el evento, es fundamental implementar sistemas de seguimiento en tiempo real para evaluar el impacto del patrocinio. Esto permite tomar decisiones informadas y realizar ajustes según sea necesario.

Después del evento, es importante llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los resultados y compararlos con los objetivos iniciales. Esto proporciona información valiosa sobre el rendimiento del patrocinio.

Con base en la evaluación post-evento, se deben ajustar las estrategias de patrocinio para futuros eventos. Se deben utilizar los datos recopilados para aprender de las experiencias pasadas y optimizar las inversiones.

Para calcular el ROI del patrocinio, utiliza la siguiente fórmula:

ROI=(Gananciasgeneradas−Costodelpatrocinio)/Costodelpatrocinio

El ROI da una medida clara de la rentabilidad de la inversión en patrocinio. Un ROI positivo indica que se ha obtenido un beneficio, mientras que un ROI negativo sugiere que la inversión no fue rentable.

Es importante realizar un seguimiento constante de estas métricas antes, durante y después del evento para evaluar el éxito del patrocinio y hacer ajustes en futuras estrategias. A través de la evaluación de los resultados y el cálculo es posible tomar decisiones más informadas y maximizar el valor de tus patrocinios.

La medición de ROI es esencial para determinar si el patrocinio fue rentable y para tomar decisiones informadas en futuras estrategias de patrocinio.

Firmas de acuerdos de patrocinio

Los acuerdos de patrocinio son documentos legales que establecen las condiciones y términos de la colaboración entre una marca o empresa (el patrocinador) y una entidad (el patrocinado). Estos acuerdos pueden abarcar una amplia variedad de aspectos, desde la colocación de logotipos en el equipo o en el lugar del evento hasta la promoción conjunta y las obligaciones financieras.

Contrato o acuerdo de esponsorización

El contrato de esponsorización es el documento escrito que detalla todos los términos y condiciones de la colaboración. Algunos de los elementos clave que suele incluir un contrato de esponsorización son:

Identificación de las partes involucradas (patrocinador y patrocinado).
Objetivos y metas del patrocinio.
Alcance y duración del acuerdo.
Derechos y obligaciones de ambas partes, incluyendo las cláusulas de exclusividad.
Compensación y financiamiento acordado, que puede ser en forma de efectivo, productos, servicios o una combinación de estos.
Detalles sobre la activación del patrocinio y las obligaciones relacionadas con la promoción de la marca.
Cláusulas relacionadas con la propiedad intelectual y el uso de logotipos y marcas.
Términos y condiciones de terminación o rescisión del acuerdo.
Acuerdos sobre resolución de disputas y jurisdicción.

Cláusulas habituales en acuerdos

Algunas de las cláusulas habituales en acuerdos de esponsorización incluyen:

- Cláusula de exclusividad: Esta cláusula puede otorgar al patrocinador el derecho exclusivo de promocionar su marca en relación con el evento o entidad patrocinada, evitando la competencia de otras marcas similares.

- Cláusula de renovación: Esta cláusula establece si el acuerdo se renovará automáticamente después de su vencimiento o si se requerirá una negociación por separado.

- Cláusula de derechos de imagen: Específica cómo se utilizarán las imágenes y los derechos de imagen del patrocinado para promocionar al patrocinador.

- Cláusula de uso de marca: Define cómo se pueden utilizar los logotipos y marcas comerciales del patrocinador y el patrocinado.

- Cláusulas negociables: Las cláusulas negociables en un contrato de esponsorización pueden variar según las circunstancias y las partes involucradas. Algunos elementos que a menudo son objeto de negociación incluyen:

La cantidad de compensación financiera o el valor del patrocinio.
El alcance y la naturaleza de las obligaciones promocionales.
Las condiciones de rescisión del contrato y las penalizaciones asociadas.
Los derechos de propiedad intelectual y licencias.
La duración del acuerdo y las opciones de renovación.

Convenios de mecenazgo

Los convenios de mecenazgo son una forma de acuerdo de patrocinio que se utiliza en el ámbito cultural y artístico. Estos convenios establecen una relación de apoyo financiero o de otro tipo entre un mecenazgo (patrocinador) y un artista, organización cultural u otro proyecto artístico.

Proceso de firma del acuerdo

El proceso de firma de un acuerdo de esponsorización generalmente implica las siguientes etapas:

1. Negociación: Las partes involucradas negocian los términos y condiciones del acuerdo, incluyendo los aspectos financieros, las obligaciones y los derechos de ambas partes.

2. Borrador del contrato: Un abogado o profesional legal redacta un borrador del contrato que refleja los términos acordados durante las negociaciones.

3. Revisión legal: Ambas partes revisan el borrador del contrato y pueden hacer enmiendas según sea necesario.

4. Firma del contrato: Una vez que ambas partes están satisfechas con los términos y condiciones, firman el contrato.

5. Cumplimiento del contrato: Durante la duración del acuerdo, ambas partes cumplen con las obligaciones y los compromisos establecidos en el contrato.

La firma de un acuerdo de esponsorización es un paso crítico para formalizar la relación entre el patrocinador y el patrocinado. Es esencial que todas las cláusulas y términos se comprendan y acuerden antes de la firma para evitar malentendidos y disputas en el futuro.

Consejos para un patrocinio efectivo

Mantener la coherencia con la marca

Para lograr un patrocinio efectivo, es fundamental mantener una coherencia sólida con la identidad y los valores de la marca. Esto comienza por definir objetivos claros que se alineen con la estrategia de la empresa. Si se busca aumentar el reconocimiento de marca, mejorar la relación con los clientes o impulsar las ventas, estos objetivos deben reflejar la visión a largo plazo de la empresa.

La elección de oportunidades de patrocinio debe basarse en una coincidencia estratégica. Esto significa que se deben seleccionar eventos, proyectos o actividades relacionados con el público objetivo y la industria. La relevancia es clave para que el patrocinio sea efectivo.

Una vez seleccionada una oportunidad de patrocinio adecuada, se debe asegurar que la asociación con el evento refuerce los mensajes clave de la marca y posicione la empresa de manera estratégica en el mercado.

La coherencia con la marca se basa en establecer objetivos claros, alinear estratégicamente tus patrocinios y utilizarlos para fortalecer la percepción de tu marca entre el público objetivo.

Interacción activa con los asistentes

La interacción activa con los asistentes es esencial para maximizar los beneficios del patrocinio. Esto implica crear experiencias significativas que involucren a los asistentes de manera auténtica. Diseñar actividades de activación creativas es una estrategia efectiva.

Las actividades pueden incluir muestras de productos, concursos interactivos o experiencias únicas relacionadas con tu industria. La clave es hacer que los asistentes se involucren de manera activa, se conecten con tu marca y vivan experiencias memorables.

Además, las redes sociales desempeñan un papel crucial en la interacción con los asistentes. Utiliza plataformas como Twitter, Instagram y Facebook para interactuar con el público antes, durante y después del evento.

Es recomendable fomentar la participación en línea, como la creación de contenido generado por los usuarios, promoviendo el uso de hashtags relacionados con el evento o realizando concursos en línea. Esta interacción no solo aumenta la visibilidad de tu marca, sino que también crea una relación más profunda con los asistentes.

Tendencias emergentes

El mundo del patrocinio de eventos está en constante evolución, y nuevas fórmulas y tendencias emergen regularmente. Estas son algunas tendencias y ejemplos de innovación en el patrocinio:

Tendencia	Descripción	Ejemplo
Patrocinio digital	Crecimiento del patrocinio en línea, incluyendo eventos virtuales, transmisiones en vivo y contenido digital.	Una empresa de tecnología patrocina un festival de música en línea y ofrece una experiencia interactiva.
Patrocinio sostenible	Asociarse con eventos que comparten valores de sostenibilidad y responsabilidad social.	Una marca de ropa patrocina un evento deportivo ecológico y promueve la conciencia ambiental.
Patrocinio de experiencias inmersivas	Creación de experiencias interactivas o actividades exclusivas en eventos para que los asistentes vivan una experiencia memorable.	Una compañía de automóviles patrocina un festival de alimentos y ofrece degustaciones exclusivas en un entorno personalizado.
Patrocinio de eventos híbridos	Combinación de eventos en persona y en línea, permitiendo que las empresas lleguen a audiencias más amplias.	Una empresa de tecnología patrocina una conferencia que se transmite en vivo y también tiene una presencia en el lugar.
Micro-patrocinio y crowdsourcing	Financiar eventos a través de pequeñas contribuciones de muchas personas, usando plataformas de crowdfunding.	Una startup usa una plataforma de crowdfunding para financiar su participación en una feria comercial.
Patrocinio de causas sociales	Patrocinio de eventos relacionados con causas sociales y filantrópicas para mejorar la imagen de la marca y mostrar compromiso con causas importantes.	Una empresa de alimentos patrocina un evento benéfico para recaudar fondos en la lucha contra el hambre.
Patrocinio de eSports	Creciente patrocinio de equipos y eventos de eSports para llegar a una audiencia joven y apasionada por los videojuegos.	Una marca de bebidas energéticas patrocina un equipo de eSports y un torneo.