Cómo hacer un presupuesto para tu evento en 7 pasos

Aprende a crear un presupuesto efectivo para cualquier tipo de evento con esta guía rápida en 7 pasos. Incluye ejemplos, consejos clave y plantillas prácticas para evitar gastos innecesarios y asegurar el éxito de tu evento.

Organizar un evento exitoso no solo depende de la creatividad o de una buena logística, sino también de una planificación financiera inteligente. Un presupuesto bien elaborado es la base para tomar decisiones acertadas, optimizar recursos y evitar sorpresas de último minuto.

Tanto si estás planificando un congreso, un lanzamiento de producto o una boda, conocer con claridad cuánto puedes gastar —y en qué— es esencial para lograr tus objetivos sin rebasar los límites económicos. Por eso, en esta guía rápida te explicamos cómo hacer un presupuesto para tu evento en 7 pasos, con ejemplos, consejos prácticos y herramientas que te ahorrarán tiempo y dolores de cabeza.

Aprenderás a definir objetivos claros, identificar y priorizar necesidades, clasificar gastos en fijos, variables e imprevistos, y a investigar proveedores para conseguir la mejor calidad al mejor precio.

Además, te mostraremos cómo calcular las fuentes de ingreso y asignar un margen para imprevistos, cómo usar plantillas y herramientas digitales para facilitar el control y, finalmente, la importancia de monitorear y ajustar el presupuesto de forma constante para mantener el control total de tus finanzas durante todo el proceso.

Cómo hacer un presupuesto para tu evento en 7 pasos

Paso 1: Define los objetivos y el alcance del evento

Antes de avanzar con cualquier detalle logístico o financiero, es crucial que tengas claridad absoluta sobre qué quieres lograr con el evento y cómo será en términos generales. Esta etapa establece la base para todas las decisiones futuras y ayuda a alinear al equipo y los recursos hacia un propósito común.

1.1. Establece objetivos SMART

Los objetivos deben ser claros, específicos y medibles para que puedas evaluar el éxito del evento y tomar decisiones informadas durante la planificación.

Letra	Significado	Preguntas clave	Ejemplo
S	Específico	¿Qué quiero lograr? ¿Quién está involucrado? ¿Dónde?	“Incrementar la base de datos con 100 nuevos contactos de clientes potenciales.”
M	Medible	¿Cómo mediré el progreso o el resultado?	“Lograr una asistencia mínima de 200 personas.”
A	Alcanzable	¿Es realista considerando el tiempo y recursos?	“Organizar el evento con un presupuesto máximo de €5,000.”
R	Relevante	¿Está alineado con la estrategia general o misión de la organización?	“Fortalecer la relación con clientes actuales y mejorar la imagen de marca.”
T	Temporal	¿Cuál es el plazo para alcanzar este objetivo?	“Conseguir estos resultados durante el evento que se realizará el 15 de julio.”

Consejo: Define de 2 a 4 objetivos principales para mantener el enfoque sin dispersarte.

1.2. Define el tipo de evento

Para continuar, es fundamental entender qué tipo de evento vas a organizar, ya que esto condiciona muchos aspectos logísticos, técnicos y presupuestarios.

• Formato de evento: Conferencia, seminario, taller, feria, lanzamiento de producto, boda, fiesta corporativa, evento cultural, deportivo, etc.

• Formato: Presencial, virtual o híbrido (combinación de ambos).

• Duración: Unas horas, todo un día o varios días.

• Ubicación: Ciudad, tipo de recinto, accesibilidad y características del lugar.

• Número estimado de asistentes: Incluye un margen para invitados de último momento o acompañantes.

1.3. Identifica las necesidades iniciales

Con el tipo y alcance claros, piensa en los elementos básicos que el evento necesita para funcionar:

Necesidad	Preguntas para definirla	Ejemplo
Espacio	¿Qué capacidad debe tener? ¿Qué infraestructura técnica requiere?	Salón con capacidad para 250 personas, con audio, video e iluminación.
Catering	¿Se ofrecerán comidas, snacks, bebidas? ¿Hay restricciones alimentarias?	Coffee break y almuerzo para 200 personas con opciones vegetarianas.
Equipo técnico	¿Necesitarás sonido, pantallas, proyección, streaming?	Sistema de sonido profesional y transmisión en vivo por streaming.
Personal	¿Qué tipo y cantidad? Seguridad, anfitriones, técnicos, limpieza.	2 técnicos de audio, 3 anfitriones, 1 equipo de seguridad.
Permisos y seguros	¿Qué autorizaciones legales o seguros son necesarios?	Permiso municipal para evento público y seguro de responsabilidad civil.

1.4. Presupuesto preliminar

Aunque no tengas cifras exactas, es importante definir un rango de presupuesto estimado para orientar las decisiones iniciales y negociaciones.

• Fuentes de financiamiento: Patrocinios, venta de entradas, aportes internos, donaciones, etc.

• Prioriza áreas clave: Espacio y logística, catering, tecnología, personal y promoción.

• Reserva un margen inicial para imprevistos: Aproximadamente un 5-10% del presupuesto estimado.

1.5. Elabora una ficha resumen inicial

Para mantener toda esta información clara y accesible, crea una ficha resumen que incluya los puntos clave del evento. Esto facilitará la comunicación con el equipo, clientes o proveedores.

Ítem	Detalle / Ejemplo
Nombre del evento	Conferencia Anual de Innovación 2025
Objetivo principal	Incrementar base de datos con 100 nuevos contactos
Tipo de evento	Conferencia presencial con streaming
Número estimado asistentes	200 presencial + 50 virtuales
Fecha y hora	15 de julio, 9:00 a 18:00
Ubicación	Centro de Convenciones, Ciudad XYZ
Duración	1 día
Servicios indispensables	Espacio, catering, sonido, streaming
Presupuesto estimado	€8,000 - €10,000
Fuentes de financiamiento	Patrocinios, venta de entradas
Personal requerido	Técnicos, anfitriones, seguridad
Equipamiento necesario	Audio, video, proyección, internet
Permisos y seguros	Permiso municipal y seguro de responsabilidad civil
Notas adicionales	Opciones vegetarianas para catering, área de networking

Definir con claridad los objetivos y el alcance del evento es el primer y más importante paso para planificar con éxito. Esta etapa te permite:

• Dirigir tus esfuerzos hacia metas concretas.

• Tomar decisiones más acertadas sobre proveedores y recursos.

• Organizar un presupuesto coherente y realista.

• Comunicar claramente con todo el equipo y stakeholders.

Recuerda que una buena definición inicial es la base para evitar errores y gastos innecesarios a lo largo del proceso.

Paso 2: Define necesidades y prioridades del evento

Una vez que tienes definidos los objetivos y el formato del evento, el siguiente paso crucial es detallar qué recursos y servicios necesitas para cumplir esos objetivos y cómo vas a priorizarlos. No todos los elementos tienen la misma importancia ni el mismo impacto en el éxito del evento, por eso es fundamental distinguir entre lo indispensable, lo ajustable y lo prescindible.

2.1. Analiza el alcance detalladamente

El tipo de evento determina en gran medida qué recursos se requerirán, mientras que el alcance ayuda a dimensionar estos recursos.

• Modalidad:

  
  

  • ¿Será un evento presencial, virtual o híbrido?

  • Cada modalidad tiene sus necesidades específicas:

    • Presencial: espacio físico, catering, seguridad, transporte.

    • Virtual: plataformas digitales, producción audiovisual, soporte técnico.

    • Híbrido: combinación de ambos, con complejidad añadida.

      
      

• Duración:

  
  

  • Eventos cortos (unas horas) pueden requerir menos recursos humanos y logísticos.

  • Eventos largos o con varios días requieren planificación para descansos, catering, recambios de personal, entre otros.

    
    

• Actividades paralelas:

  
  

  • Talleres, networking, zonas de descanso o stands pueden implicar áreas separadas y servicios específicos.

2.2. Estima la cantidad de asistentes

El número de participantes es fundamental para dimensionar cada servicio y prever posibles picos de afluencia.

• Asistentes presenciales: Considera un margen adicional para invitados no confirmados o acompañantes.

• Asistentes virtuales: Estima el tráfico esperado en plataformas digitales y la capacidad tecnológica necesaria.

• Flujos variables: Si se esperan momentos con más asistentes (pausas, sesiones clave), asegúrate de que servicios como catering y seguridad estén preparados para esos picos.

2.3. Lista de servicios y recursos indispensables

Basado en el tipo y alcance, identifica cuáles son los servicios sin los cuales el evento no podría funcionar correctamente. Algunos ejemplos comunes:

Servicio	Detalles clave
Catering	Comidas, snacks, bebidas; opciones especiales (alergias, vegetarianos).
Sonido e iluminación	Equipos profesionales para asegurar calidad en presentaciones y ambiente.
Seguridad	Control de acceso, emergencia, protección de invitados.
Personal de apoyo	Anfitriones, coordinadores, técnicos, limpieza.
Transporte	Para invitados especiales o traslado de equipos.
Decoración y ambientación	Temática, branding, mobiliario adecuado.

2.4. Requerimientos especiales y adicionales

Algunos eventos requieren servicios adicionales para mejorar la experiencia o cumplir objetivos específicos:

• Streaming o grabación profesional: para eventos híbridos o virtuales.

• Traducción simultánea o interpretación: si hay público internacional.

• Decoración temática o branding personalizado: para reforzar la identidad del evento.

• Aplicaciones interactivas o tecnologías innovadoras: encuestas en tiempo real, realidad aumentada, networking digital.

• Material impreso o digital: programas, credenciales, merchandising.

  
  

Incluir estos elementos desde el inicio evita cambios costosos y asegura que los proveedores estén preparados.

2.5. Define expectativas de calidad y experiencia

Tu visión sobre la atmósfera y el nivel de calidad influirá en la selección de proveedores y la asignación presupuestaria.

• ¿Quieres un ambiente premium, exclusivo y sofisticado?

• ¿Prefieres un tono informal, relajado y accesible?

• ¿Buscas un evento innovador con tecnología punta y experiencias interactivas?

• ¿Cuál es la percepción que quieres que tengan los asistentes?

  
  

Esta reflexión orienta la toma de decisiones en cada aspecto, desde el catering hasta la decoración.

2.6. Prioriza servicios y gastos con una matriz de decisión

Para tener claridad y facilitar negociaciones o ajustes presupuestarios, elabora una matriz donde clasifiques cada servicio o recurso según su prioridad:

Servicio/Recurso	Prioridad	Justificación	Posibilidad de ajuste
Locación	Indispensable	Necesario para alojar a todos los asistentes	No (espacio adecuado)
Catering	Indispensable	Impacta directamente en la satisfacción	Menú ajustable
Sonido e iluminación	Indispensable	Fundamental para presentaciones y ambiente	No
Seguridad	Indispensable	Seguridad y control de acceso	No
Decoración	Ajustable	Mejora estética, puede simplificarse	Sí
Regalos para asistentes	Prescindible	Detalle opcional	Sí
Tecnología avanzada	Ajustable	Mejora experiencia, no siempre esencial	Sí

Resultado esperado en esta etapa

Al finalizar este paso contarás con:

• Una lista clara de servicios y recursos indispensables para cumplir los objetivos.

• Identificación de elementos que pueden ajustarse o eliminarse si el presupuesto lo exige.

• Expectativas definidas en cuanto a calidad y experiencia.

• Una matriz que facilite decisiones inteligentes y negociaciones con proveedores.

Consejo adicional: Revisa esta matriz con tu equipo o clientes para asegurar que todos estén alineados y evitar sorpresas más adelante.

Paso 3: Clasifica los gastos

Para mantener el control financiero durante la organización del evento, es fundamental identificar y clasificar los gastos según su naturaleza. Esta clasificación te permitirá hacer un presupuesto realista, anticipar costos y reaccionar adecuadamente ante cambios o imprevistos.

3.1. Gastos fijos

Son aquellos gastos que permanecen constantes independientemente del número de asistentes o cualquier otra variable. Generalmente, son compromisos contractuales o pagos mínimos que debes cubrir sí o sí.

Ejemplos comunes de gastos fijos:

Concepto	Descripción
Alquiler del lugar	Pago por la locación, sin importar asistencia.
Honorarios de conferencistas	Contratación fija de ponentes o artistas.
Permisos y licencias	Costos legales y autorizaciones para el evento.
Publicidad inicial	Campañas de marketing establecidas.
Personal permanente	Salarios de personal contratado fijo (coordinadores, seguridad).

Estos gastos son la base del presupuesto. Si no puedes cubrirlos, el evento no puede realizarse, por lo que deben planificarse con prioridad.

3.2. Gastos variables

Estos costos varían directamente con la cantidad de asistentes o el alcance de ciertos servicios. Se ajustan al tamaño del evento y pueden optimizarse para controlar el presupuesto.

Ejemplos comunes de gastos variables:

Concepto	Descripción
Catering	Comidas y bebidas, calculadas por persona.
Material impreso	Programas, folletos y credenciales según asistentes.
Transporte	Traslados para invitados o materiales, según volumen.
Regalos o merchandising	Obsequios para asistentes.
Servicios técnicos extras	Equipos adicionales según necesidades puntuales.

Estos gastos permiten flexibilidad y ajustes según la cantidad real de participantes o cambios en el evento.

3.3. Gastos imprevistos

¿Qué es un gasto imprevisto?

Se refiere a cualquier gasto no planificado pero necesario para mantener el evento en marcha sin comprometer su calidad o seguridad. Algunos ejemplos:

Área afectada	Ejemplo de gasto imprevisto
Logística	Alquiler urgente de una carpa por lluvia inesperada
Personal	Contratación adicional por aumento de asistentes
Tecnología	Sustitución de micrófonos o adaptadores durante el evento
Catering	Aumento de raciones por inscripción de último momento
Transporte	Servicio de traslado alternativo por corte de tráfico
Legal o permisos	Multa por permiso no gestionado a tiempo

¿Cuánto reservar?

La regla general sugiere apartar entre 5% y 10% del presupuesto total como fondo de imprevistos, aunque esto puede ajustarse según:

• Complejidad del evento: más actores involucrados = más riesgo.

• Tipo de localización: zonas abiertas, rurales o con acceso limitado requieren más precaución.

• Condiciones climáticas: eventos al aire libre en estaciones inestables necesitan margen mayor.

• Experiencia previa: si es la primera edición, conviene ser más conservador.

Ejemplo práctico

Supongamos que el presupuesto base del evento es de €20,000:

Margen de seguridad	Porcentaje	Monto reservado (€)
Bajo riesgo	5%	1,000
Medio riesgo	7.5%	1,500
Alto riesgo	10%	2,000

📝 Consejo: Anota este fondo en una línea separada del presupuesto, sin distribuirlo aún entre categorías. Úsalo solo si se presenta un imprevisto real.

¿Cómo gestionarlo?

• Incorpora este margen desde el inicio del presupuesto general. No lo agregues después como algo “extra”, sino como parte esencial del cálculo.

• No lo uses salvo emergencia real. Es tentador utilizarlo para mejorar detalles, pero su función es amortiguar crisis.

• Asigna una persona o rol responsable de autorizar el uso de ese fondo. Así evitarás decisiones impulsivas o injustificadas.

• Documenta cada gasto imprevisto durante el evento. Esto servirá para ajustar mejor este margen en futuras ediciones.

3.4. Ejemplo de tabla consolidada para clasificar gastos

Categoría	Concepto	Monto Estimado (€)	Observaciones
Gastos Fijos	Alquiler de sala	2,000	Contrato fijo, no negociable
	Honorarios ponentes	1,500	Confirmados
	Permisos y licencias	300	Pago obligatorio
Gastos Variables	Catering	20 x 30€ = 600	20 asistentes estimados
	Material impreso	200	Depende de asistentes
	Transporte	150	Según logística
Gastos Imprevistos	Fondo de contingencia	400 (8%)	Reserva para imprevistos
Total Estimado		5,150 €

3.5. Beneficios de esta clasificación

• Mayor claridad: Saber qué gastos son fijos o variables facilita el seguimiento y ajuste.

• Mejor control: Al separar imprevistos, evitas que gastos inesperados desestabilicen el presupuesto.

• Optimización: Identificas dónde puedes recortar costos si el presupuesto es limitado (normalmente en variables o imprevistos).

• Comunicación eficiente: Facilita el diálogo con proveedores y equipo, mostrando un análisis detallado.

Paso 4: Investiga y compara proveedores

Una selección adecuada de proveedores es clave para el éxito de cualquier evento. No solo influye en la calidad del servicio que se ofrecerá, sino también en el cumplimiento del presupuesto y los tiempos establecidos.

Este paso requiere enfoque estratégico, análisis comparativo y un proceso ordenado de validación. No se trata simplemente de elegir por precio, sino de evaluar el equilibrio entre calidad, fiabilidad y coste.

4.1. Elabora una lista preliminar de proveedores por categoría

Identifica todas las categorías de servicios que necesitarás para tu evento y crea una lista de al menos 3 proveedores por cada rubro, para poder hacer comparaciones efectivas.

Ejemplo de categorías frecuentes:

Categoría	Ejemplos de Servicios
Catering	Menús, coffee breaks, bebidas especiales
Tecnología	Sonido, iluminación, pantallas LED, streaming
Producción	Escenario, montaje, mobiliario, decoración
Seguridad	Control de accesos, vigilancia, personal extra
Personal de apoyo	Azafatas, limpieza, recepción, coordinación
Transporte	Movilidad de invitados, traslados logísticos
Comunicación	Diseño gráfico, impresión, redes sociales

4.2. Solicita cotizaciones detalladas

Envía un brief o solicitud de cotización que incluya claramente:

• Tipo de evento y fecha.

• Lugar y duración.

• Público estimado.

• Necesidades específicas.

• Nivel de calidad deseado.

• Presupuesto aproximado (si quieres orientar la oferta).

  
  

Consejo: Pide que incluyan desglose de precios, impuestos, condiciones de pago, tiempos de entrega y si hay recargos por servicios fuera de horario.

4.3. Compara precios, condiciones y garantías

Una vez que tengas varias cotizaciones, no elijas por precio solamente. Usa una tabla comparativa para evaluar cada proveedor en función de criterios clave:

Criterio	Proveedor A	Proveedor B	Proveedor C
Precio total (€)	2,500	2,300	2,700
Experiencia similar	✅ 5 eventos	✅ 3 eventos	❌
Tiempos de entrega	3 días antes	Justo a tiempo	1 día antes
Garantía de calidad	Escrita	Verbal	Escrita
Flexibilidad	Alta	Media	Alta
Penalizaciones	Incluidas	No especificadas	Incluidas
Opiniones de clientes	★★★★☆	★★★☆☆	★★★★★

4.4. Verifica referencias y reputación

No te quedes solo con la cotización. Investiga más a fondo:

• Revisa reseñas online: en Google, redes sociales o sitios especializados.

• Pide referencias concretas: de eventos similares al tuyo.

• Solicita ejemplos de trabajos anteriores: fotos, videos o presentaciones.

Consejo: Si es posible, realiza una visita previa o pide una prueba de servicio (cata de menú, demostración técnica, etc.).

4.5. Negocia condiciones claras y detalladas

Una vez que hayas preseleccionado a tus proveedores:

• Negocia cláusulas de servicio: fechas de entrega, margen para cambios, penalizaciones por retrasos.

• Define formas de pago: adelantos, pagos contra entrega, facturación por fases.

• Solicita contrato o documento formal: que resuma todo lo acordado.

  
  

Esto evitará malentendidos, incumplimientos y sobrecostos inesperados.

4.6. Usa herramientas digitales para gestionar comparaciones

Apóyate en herramientas y apps para hacer más fácil este proceso:

Herramienta	Uso principal
Google Sheets	Comparación de cotizaciones
Trello / Asana	Seguimiento de tareas de selección
Notion	Registro centralizado de proveedores
Monday.com	Gestión de presupuestos y calendarios
DocuSign / Adobe Sign	Firma digital de contratos

Resultado Esperado

Al finalizar este paso, deberías tener:

• Una selección confiable de proveedores con condiciones claras.

• Cotizaciones validadas y comparadas con base en criterios objetivos.

• Un mayor control sobre los riesgos y costos reales del evento.

• Mayor capacidad de negociación gracias a información sólida y contrastada.

Paso 5: Calcula las fuentes de ingreso

Una correcta planificación financiera no solo implica controlar los gastos, sino también prever con realismo cómo se financiará el evento. Este paso consiste en identificar y proyectar las posibles fuentes de ingreso que compensarán los costos e incluso podrán generar rentabilidad o beneficios sociales, según el tipo de evento.

5.1. Establece un objetivo financiero claro

Antes de calcular los ingresos, es fundamental definir el propósito financiero del evento:

• ¿Debe cubrir todos los gastos?

• ¿Se espera que genere ganancias?

• ¿Es un evento benéfico o autofinanciado por otros medios?

  
  

Esta decisión afectará el modelo de financiamiento que elijas.

5.2. Fuentes comunes de ingreso

A continuación, se detallan las principales vías de ingreso que puedes contemplar:

Venta de entradas

Una de las fuentes más habituales. Requiere estrategia de precios y proyección de asistencia realista.

Aspectos a considerar:

• Tipo de entrada: General, VIP, Early Bird, Estudiantes, Paquetes.

• Canales de venta: Web, redes, plataformas de ticketing (Eventbrite, Entradium, etc.).

• Comisiones por venta (plataformas o TPV).

• Política de devoluciones o descuentos.

Ejemplo de proyección:

Tipo de Entrada	Precio (€)	Cantidad esperada	Ingreso estimado (€)
General	20	300	6,000
VIP	50	50	2,500
Descuento	10	100	1,000
Total estimado			9,500

Patrocinios y colaboraciones

Fundamentales en eventos culturales, deportivos o corporativos. Los patrocinadores pueden aportar dinero, productos o servicios a cambio de visibilidad o posicionamiento de marca.

Tipos de patrocinio:

• Económico: Aportan fondos.

• En especie: Aportan catering, tecnología, regalos, etc.

• Mediático: Ayudan con difusión a través de medios o influencers.

Cómo atraer patrocinadores:

• Prepara un dossier profesional: incluye objetivos del evento, público objetivo, beneficios del patrocinador y opciones de visibilidad.

• Ofrece paquetes escalables: Ej. Patrocinador Oro, Plata y Bronce.

• Establece claramente qué recibe a cambio cada patrocinador (logo en cartelería, menciones en redes, espacio físico, presencia en prensa, etc.).

Donaciones o aportes voluntarios

Ideales para eventos sin fines de lucro o solidarios. Puedes habilitar canales para:

• Donaciones libres en la web.

• Aportes por inscripción.

• Subastas o rifas.

Plataformas recomendadas: Goteo, GoFundMe, Stripe, Bizum.

Otros ingresos adicionales

Diversificar fuentes puede ayudarte a superar imprevistos o generar beneficios.

Fuente de Ingreso	Descripción	Consideraciones
Venta de merchandising	Productos promocionales como camisetas, tazas, agendas u otros artículos personalizados.	Incluir costos de producción, almacenamiento y logística de distribución. Evaluar márgenes de ganancia.
Stands comerciales	Alquiler de espacios para marcas o patrocinadores dentro del evento.	Establecer contratos claros, definir ubicación y logística de montaje y desmontaje. Controlar accesos y normativas.
Actividades paralelas	Talleres, sesiones de meet & greet, networking u otras experiencias adicionales.	Añaden valor al evento y pueden ser cobradas por separado. Planificar recursos y horarios para no interferir con el programa principal.
Servicios premium	Accesos VIP, zonas exclusivas, servicios de traducción simultánea o contenido exclusivo.	Deben justificar un precio más alto mediante exclusividad, calidad o beneficios adicionales para los asistentes.

5.3. Haz un pronóstico de ingresos realista

Crea una tabla resumen de ingresos para visualizar la viabilidad financiera del evento:

Fuente de ingreso	Ingreso estimado (€)
Venta de entradas	9,500
Patrocinadores (3)	6,000
Venta de merchandising	1,200
Stands comerciales (5)	2,000
Donaciones online	800
Total estimado	19,500

💡 Consejo: Siempre trabaja con un escenario conservador y otro optimista para prepararte ante diferentes niveles de ingreso.

Resultado esperado

Al terminar este paso deberías contar con:

• Una lista clara de todas las posibles fuentes de ingreso

• Proyecciones realistas y sustentadas con datos o experiencias anteriores.

• Herramientas para presentar tu modelo de ingresos ante socios, patrocinadores o inversores.

• Un marco financiero sólido para cubrir los costos y asegurar el éxito económico del evento.

Paso 6: Utiliza herramientas y plantillas de apoyo

El uso de herramientas digitales y plantillas profesionales es clave para organizar, controlar y ajustar el presupuesto de tu evento de manera ágil y colaborativa.

Beneficios de usar herramientas digitales

• Control centralizado: Toda la información del evento en un solo lugar, accesible para todo el equipo.

• Comunicación eficiente: Coordinación fluida entre proveedores, finanzas, logística y responsables de cada área.

• Actualización dinámica: Los cambios de última hora se reflejan automáticamente y en tiempo real.

• Automatización de cálculos: Reduce errores humanos y permite un análisis financiero más preciso y rápido.

• Visualización clara: Gráficos, alertas, dashboards y reportes permiten tener un control total y visual del avance del evento.

Herramientas recomendadas (por función)

Presupuesto y control financiero

Herramienta	Función principal	Enlace
Google Sheets	Hojas de cálculo colaborativas	Gratuito, ideal para presupuestos simples
Microsoft Excel	Plantillas personalizadas, macros, tablas dinámicas	Versátil, ideal para usuarios avanzados
Notion	Todo-en-uno: bases de datos, tareas, calendario	Muy visual, fácil de compartir
Airtable	Base de datos con vista tipo Excel + automatización	Gran diseño y filtros inteligentes

Gestión de tareas y organización del equipo

Herramienta	Función principal	Enlace
Trello	Gestión visual de tareas en tableros	Muy intuitivo, ideal para equipos pequeños
Asana	Seguimiento de tareas y responsables	Perfecto para proyectos medianos y complejos
ClickUp	Todo-en-uno: tareas, tiempo y presupuesto	Extremadamente flexible y potente

Venta de entradas, registro y asistencia

Plataforma	Función principal	Enlace
Eventbrite	Gestión de entradas y asistentes	Ideal para eventos públicos, con integración de pagos
Bizzabo	Plataforma integral de eventos	CRM, registro, análisis y app personalizada
Meetmaps	Registro, networking, agenda	Plataforma española muy usada en eventos corporativos

Software para control de gastos empresariales

Recomendado especialmente si gestionas grandes presupuestos o si el evento está vinculado a una empresa con control financiero riguroso.

Software	Enlace	Características principales
Divvy	Seguimiento de gastos, tarjetas corporativas	Control automático y políticas de gasto configurables
Spendesk	Gastos, reembolsos y facturas en un solo lugar	Flujo completo para finanzas y contabilidad
Payhawk	Gastos empresariales y control contable	Compatible con ERP, muy útil para multinacionales
Expensya	Informes de gastos automatizados con OCR	Rápido, móvil y multiidioma
Yokoy	IA para automatizar la gestión de gastos	Potente y orientado a empresas de gran tamaño
Circula	Gastos de empleados y contabilidad automatizada	Enfocado en transparencia financiera
Fyle	Reembolsos y seguimiento financiero con IA	Fácil integración con herramientas contables
Bizneo HR	Recursos humanos + gestión económica	Ideal para empresas con muchos departamentos
Expensify	Reembolsos rápidos y control de gastos	Muy popular por su interfaz simple y funciones móviles

Plantillas que deberías tener listas

1. Presupuesto general

Permite controlar y visualizar el presupuesto total del evento, con un desglose claro por categorías, para facilitar el seguimiento financiero.

Categoría	Descripción	Monto Estimado	Monto Real	Diferencia	Notas
Gastos Fijos	Ej. alquiler, honorarios
Gastos Variables	Ej. catering, material impreso
Gastos Imprevistos	Fondo para emergencias (5%-10%)
Ingresos	Venta entradas, patrocinios, donaciones
Total

2. Cronograma de tareas

Organiza las actividades a realizar, con fechas límite y responsables, para asegurar el cumplimiento de cada etapa.

Tarea	Responsable	Fecha Inicio	Fecha Fin	Dependencias	Estado	Comentarios
Ejemplo: Reserva de lugar	Juan Pérez	01/06/2025	05/06/2025	Ninguna	Pendiente	Confirmar disponibilidad

3. Comparativa de proveedores

Facilita la evaluación objetiva de opciones para seleccionar la mejor relación calidad-precio.

Proveedor	Servicio	Precio Cotizado	Condiciones de Pago	Garantías	Penalizaciones por incumplimiento	Observaciones
Ejemplo: ABC Catering	Catering completo	€3,000	50% adelantado, 50% al evento	Reposición de comida	Penalización del 10%	Buen historial

4. Control de gastos ejecutados

Permite comparar lo presupuestado contra lo realmente gastado y detectar desviaciones a tiempo.

Categoría	Presupuesto Inicial	Gasto Actual	Diferencia	Estado	Alertas
Alquiler de Sala	€1,000	€1,100	+€100	Sobrepasado	Revisar contrato
Catering	€2,000	€1,850	-€150	Dentro presupuesto
Seguridad	€500	€450	-€50	Dentro presupuesto

5. Matriz de prioridades

Ayuda a clasificar los servicios y recursos del evento según su importancia para facilitar decisiones presupuestarias.

Servicio/Recurso	Prioridad	Justificación	Posibilidad de Ajuste
Locación	Alta	Espacio adecuado para asistentes	No
Catering	Alta	Influye en satisfacción del evento	Sí
Sonido e iluminación	Alta	Fundamental para presentaciones	No
Decoración	Media	Mejora ambiente, puede simplificarse	Sí
Regalos para asistentes	Baja	Detalle opcional	Sí

Plantillas_Presupuesto.xlsx

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Paso 7: Monitorea y ajusta el presupuesto constantemente

El seguimiento del presupuesto no debe limitarse al momento de la planificación. Durante toda la preparación y ejecución del evento, es imprescindible implementar un control financiero continuo para anticipar desvíos, tomar decisiones informadas y garantizar la sostenibilidad económica del proyecto.

¿Por qué es crucial este paso?

Un presupuesto es un ente vivo, y como tal, debe revisarse, adaptarse y corregirse con base en la realidad que se va presentando a lo largo del proceso. Este control es clave para:

• Evitar sobrecostos.

• Aprovechar oportunidades de ahorro.

• Detectar errores a tiempo.

• Ajustar prioridades.

7.1. Acciones clave para el seguimiento presupuestario

Para asegurar un control financiero efectivo durante toda la planificación y ejecución del evento, es fundamental establecer una revisión periódica del presupuesto. Dependiendo del tamaño y complejidad del evento, estas revisiones pueden ser semanales o quincenales. Este ritmo permite mantenerse actualizado sobre el estado de las finanzas y anticipar cualquier problema antes de que se convierta en un inconveniente mayor.

Además, es importante realizar una comparación constante entre el gasto real y el estimado para cada categoría presupuestaria. De esta forma, podrás evaluar si los recursos asignados se están utilizando como se planificó y detectar si alguna área está gastando más o menos de lo esperado.

En caso de que surjan gastos no previstos o se detecten sobregiros, la detección oportuna de desviaciones es clave para actuar rápidamente. Identificar estos desvíos a tiempo te permitirá tomar decisiones informadas para mantener el control del presupuesto y evitar impactos negativos en el resto del evento.

Una vez detectadas desviaciones o cambios en las prioridades, es necesario realizar una reasignación de partidas presupuestarias. Esto implica trasladar fondos desde áreas con excedentes a aquellas que requieren más recursos, siempre teniendo en cuenta las prioridades establecidas para el evento, para garantizar que lo esencial esté cubierto.

Todo cambio o ajuste que se realice en el presupuesto debe ser debidamente documentado. La documentación de decisiones es fundamental para mantener la transparencia y la trazabilidad financiera. Esto facilita la comunicación con el equipo y sirve como registro para futuras referencias o auditorías.

La comunicación clara y constante con el equipo es otro aspecto clave. Todas las personas involucradas en compras, logística, finanzas y demás áreas deben estar informadas sobre cualquier modificación en el presupuesto para que puedan ajustar sus planes y acciones en consecuencia.

Finalmente, una vez concluido el evento, es esencial llevar a cabo un cierre financiero y evaluación. Esto consiste en elaborar un informe detallado que compare los gastos reales contra los presupuestados y analizar los resultados obtenidos. Esta evaluación permite extraer aprendizajes valiosos que mejorarán la planificación y gestión de futuros eventos.

7.2. Herramientas recomendadas para seguimiento en tiempo real

Herramienta	Función principal	Ejemplo de uso
Google Sheets	Control colaborativo en línea	Crear y compartir planillas presupuestarias con el equipo en tiempo real
Asana / Trello	Seguimiento de tareas y responsables	Organizar tareas y asignar responsables para compras y pagos
Spendesk	Gestión y monitoreo de gastos	Controlar gastos de proveedores y aprobar pagos automáticamente
Expensify	Control de reembolsos y reportes	Registrar y aprobar reembolsos de gastos de viaje del equipo
Fyle	Seguimiento financiero detallado	Seguimiento en tiempo real de gastos y facturas por categoría
Divvy	Control de gastos y tarjetas corporativas	Emitir tarjetas virtuales para controlar gastos específicos
Yokoy	Automatización de gastos y finanzas	Automatizar conciliaciones y reportes financieros
Circula	Gestión de gastos y reportes fiscales	Generar informes fiscales para gastos corporativos
Bizneo HR	Gestión integral de recursos humanos y gastos	Controlar gastos de personal y asignar presupuestos por departamento
Payhawk	Gestión de gastos y pagos corporativos	Centralizar pagos y seguimiento presupuestario en una plataforma
Expensya	Digitalización y control de gastos	Digitalizar recibos y controlar gastos en movilidad

Ejemplo: Pasos para confeccionar el presupuesto de un evento de tecnología

Organizar un evento tecnológico exitoso requiere no solo creatividad y visión, sino también una planificación financiera rigurosa. A continuación, se detallan los pasos esenciales para diseñar un presupuesto realista, escalable y estratégico para ferias, congresos, jornadas o exposiciones tecnológicas.

Paso 1: Establece los objetivos y el alcance del evento

Antes de entrar en números, es imprescindible definir con precisión qué tipo de evento estás organizando. Puede tratarse de una feria de innovación, una jornada de networking empresarial, un congreso académico o una exposición de startups.

Pregúntate:

• ¿Cuál es el propósito principal del evento? (formación, captación de leads, posicionamiento de marca, networking, generación de ingresos)

• ¿Cuál será el formato: presencial, virtual o híbrido?

• ¿Qué duración tendrá y dónde se celebrará?

• ¿A qué público está dirigido (profesionales, estudiantes, inversores, instituciones)?

Escribe objetivos concretos utilizando el modelo SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales).Ejemplo: “Reunir a 500 asistentes en tres días para fomentar la innovación en inteligencia artificial y captar al menos 10 patrocinadores del sector TIC”.

Recomendación: redacta un “brief de evento” de una página que incluya el nombre del evento, fecha, sede, formato, público estimado y objetivos específicos. Este documento servirá como referencia para todo el equipo organizador.

Paso 2: Define necesidades y prioridades

Con los objetivos claros, identifica todos los recursos necesarios para llevar a cabo el evento. Distingue entre lo imprescindible, lo deseable y lo prescindible.

En un evento tecnológico, los elementos esenciales suelen incluir:

• Un recinto con salas para conferencias y zonas de exposición.

• Infraestructura audiovisual (pantallas LED, microfonía, streaming).

• Ponentes nacionales o internacionales.

• Web oficial con sistema de inscripción.

• Personal técnico, producción y apoyo logístico.

• Estrategia de comunicación y marketing digital.

A continuación, analiza qué partidas tienen un impacto directo en la experiencia del público y en el cumplimiento de tus objetivos. Por ejemplo, si el evento incluye cenas institucionales o visitas técnicas, y tu meta es fomentar networking de alto nivel, estas actividades deben considerarse prioritarias.

Recomendación: organiza una tabla con tres columnas para clasificar cada ítem como indispensable, deseable o prescindible. Esto facilitará la toma de decisiones si necesitas hacer recortes.

Paso 3: Clasifica los gastos

Dividir el presupuesto según el tipo de gasto es una práctica fundamental para tener control financiero desde el inicio.

- Gastos fijos: no cambian según la cantidad de asistentes. Incluyen alquiler de sede, montaje de stands, equipos audiovisuales, honorarios de ponentes, señalética y traducción simultánea.

- Gastos variables: dependen del número de asistentes o de la duración del evento. Algunos ejemplos son catering, personal de atención, merchandising, transporte o kits de bienvenida.

- Gastos imprevistos: reserva entre un 5% y un 10% del total para cubrir contratiempos como subidas de precios, sustituciones urgentes o problemas técnicos.

Una buena estructura de clasificación mejora la precisión de tu presupuesto y te permite calcular márgenes.

Fórmula clave: Ingresos estimados - Costos variables = Margen bruto.

Tip útil: en tu hoja de cálculo, incluye una columna de “Tipo de gasto” (fijo, variable, imprevisto). Esto te permitirá filtrar fácilmente y analizar el peso de cada categoría.

Paso 4: Investiga y compara proveedores

Solicita varias cotizaciones por cada servicio clave: sede, audiovisuales, catering, diseño gráfico, impresión, mobiliario, etc.

Al evaluar presupuestos, no te centres solo en el precio. Analiza también:

• Experiencia previa con eventos similares.

• Garantías ofrecidas y plazos de entrega.

• Capacidad de respuesta ante imprevistos.

• Qué incluye exactamente el servicio y qué no.

Negocia condiciones claras y asegúrate de que todo quede reflejado por escrito,

incluyendo penalizaciones por incumplimiento y plazos de pago.

Recomendación: pide a cada proveedor un desglose detallado por ítem, condiciones específicas y referencias. Esto facilitará tanto la comparación como el seguimiento posterior.

Paso 5: Calcula las fuentes de ingreso

Tu presupuesto debe estar respaldado por una estimación realista de ingresos. Las fuentes típicas en eventos tecnológicos incluyen:

• Venta de entradas (anticipadas, generales, VIP, con descuento para estudiantes).

• Venta de espacios expositivos o stands.

• Patrocinios con distintos niveles de visibilidad.

• Merchandising oficial del evento.

• Actividades paralelas pagas (talleres, cenas, sesiones exclusivas).

No asumas que venderás todo. Crea dos escenarios: uno conservador (mínimos asegurados) y uno optimista. Esto te permitirá gestionar mejor el riesgo.

Recomendación: arma una tabla con columnas para cada fuente de ingreso, precio unitario, volumen estimado, total diario y acumulado. Añade una hoja de cash-flow para proyectar ingresos vs. egresos según las fechas previstas.

Paso 6: Utiliza herramientas y plantillas de apoyo

Un buen presupuesto no solo se hace, se mantiene vivo durante toda la producción del evento. Utiliza herramientas que te ayuden a organizarlo por categorías, responsables y plazos.

• Google Sheets o Excel: para elaborar el presupuesto, aplicar fórmulas y vincular con informes.

• Trello o Notion: para el seguimiento de tareas, fechas y compromisos con proveedores.

• Expensify o Spendesk: para la gestión de gastos, comprobantes y pagos.

Crea planillas que incluyan columnas como: tipo de gasto, proveedor, responsable, estado del pago, comentarios y fecha estimada. La automatización de totales y alertas por desviaciones hará tu gestión más precisa.

Consejo clave: crea una hoja comparativa de “presupuestado vs. real” y revisa semanalmente los desvíos.

Paso 7: Monitorea y ajusta el presupuesto constantemente

El presupuesto no es un documento estático. Debe revisarse de forma periódica para detectar desviaciones, anticipar sobrecostes o reordenar partidas.

Haz revisiones semanales o quincenales para responder a estas preguntas:

• ¿Qué ingresos reales se han generado hasta el momento?

• ¿Hay alguna partida que está gastando más de lo previsto?

• ¿Hay margen para negociar con proveedores o reducir servicios?

• ¿Se necesitan reasignar fondos de una categoría a otra?

Es esencial que cualquier cambio se comunique con claridad al equipo y que se documenten las decisiones para su trazabilidad.

Recomendación: usa codificación por colores para identificar partidas en riesgo, cumplidas o sobredimensionadas. Esta visualización rápida te ahorrará tiempo y malentendidos.

Ejemplo del presupuesto conformado

Concepto	Inicial	Día 1	Día 2	Día 3
(+) INGRESOS POR VENTA.
Ingresos por venta de entradas anticipadas		216.667	216.667	216.667
Ingresos por venta de stands (empresas tech)	600.000
Ingresos por venta de patrocinio (marcas tecnológicas)	50.000
(-) COSTO VARIABLE.
10 asistentes técnicos multilingües (27,64€/h x 8h)		2.211,2	2.211,2	2.211,2
1 presentador principal (keynote)		500		500
4 técnicos de producción y coordinación (14/4 al 28/4)		1.667	1.667	1.667
6 asistentes para registro y acreditaciones		1.200	1.200	1.200
1 periodista tech para cobertura y prensa		667	667	667
15 guías para city tour para expositores		4.500
15 guías para visitas a hubs de innovación				4.500
(=) MARGEN BRUTO	650.000	205.921,8	210.921,8	205.921,8
(-) SEDE.
Alquiler de salas de conferencias y auditorio		7.656	7.656	7.656
Alquiler espacios breakout/tech demos		4.003	4.003	4.003
Alquiler vestíbulo para networking y demos		5.297	5.297	5.297
Sala VIP, sala reuniones ejecutivas, zona startups		1.410		2.679
Montaje de zona de exposición (stands tecnológicos)		1.589		1.589
Montaje auditorio para keynotes		3.828		3.828
Montaje espacio para conferencias paralelas		1.340		1.340
(-) SERVICIOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS SEDE.
Energía eléctrica general + stands		4.668,64	4.668,64	4.668,64
Seguros multiferia y RC		110,54	110,54	110,54
Derechos de montaje A, B, C		13,3	13,3	13,3
(-) APARCAMIENTO.
Expositores y organizadores		4.000	4.000	4.000
Tarjetas cortesía y zona cáterin		3.150	3.150	3.150
(-) AUDIOVISUALES.
Equipamiento audiovisual completo (pantallas, sonido, micrófonos, traducción, soporte técnico)		27.469,34	27.469,34	27.469,34
Plataforma de streaming / grabación profesional	50.000
(-) CERTIFICADOS DE ESTRUCTURAS.		819	819	819
(-) COMPLEMENTOS STAND MODULARES		66.894	66.894	66.894
(-) DECORACIÓN GRÁFICA.		65.000
(-) LECTOR DE ACREDITACIÓN.		2.394	2.394	2.394
(-) LIMPIEZA Y RESIDUOS.		126	126	126
(-) SEGUROS.		99,93	99,93	99,93
(-) INTERNET.		7.800	7.800	7.800
(-) RESTAURACIÓN.		8.960		720
(-) COMUNICACIÓN Y MARKETING.	500.609
LIVE Connect + comunicación digital		280	280	280
(-) GASTOS GENERALES.	6.000
Mailing patrocinadores y asistentes	10.000
(-) PÁGINA WEB.	8.000
	400
(-) DISEÑO, PUBLICIDAD, IMPRESIÓN.	15.099,48
(-) TRANSPORTE.		3.200	3.200	3.200
(-) PONENTES.		6.600	6.600	6.600
Regalos institucionales y tecnológicos (kits tech)	3.900
(-) COMITÉ ORGANIZADOR.	50.000
(-) SECRETARÍA TÉCNICA.	20.000
(=) CASH-FLOW	35.991,52	-61.013,59	76.223,41	59.547,41
(-) MERCHANDISING.	9.400
(=) CASH-FLOW TOTAL.	26.591,52	-61.013,59	76.223,41	59.547,41
DIFERENCIA INGRESOS/GASTOS.	101.348,75

Conclusión

Hacer un presupuesto para un evento requiere una planificación cuidadosa y un control constante. El primer paso es definir claramente los objetivos y el alcance del evento, estableciendo metas específicas, medibles y realistas que guíen todas las decisiones posteriores. Con estos objetivos, se identifican las necesidades y prioridades, determinando qué recursos y servicios son imprescindibles y cuáles pueden ajustarse, siempre considerando el tipo y la magnitud del evento.

Luego, es fundamental clasificar los gastos en fijos, variables e imprevistos para entender mejor cómo se comportarán los costos y poder prever contingencias. Paralelamente, investigar y comparar proveedores garantiza obtener la mejor calidad al precio justo, evitando sorpresas y permitiendo ajustar el presupuesto según ofertas reales. Además, es necesario calcular las fuentes de ingreso, ya sea a través de la venta de entradas, patrocinios u otras vías, para asegurar que el evento sea financieramente viable.

El uso de herramientas digitales y plantillas especializadas facilita la organización y el seguimiento del presupuesto, permitiendo actualizaciones en tiempo real y mejor comunicación entre los equipos. Finalmente, el monitoreo constante del presupuesto, con revisiones periódicas y ajustes oportunos, es clave para mantener el control financiero, corregir desviaciones y documentar aprendizajes que optimicen futuros eventos.

Referencias bibliográficas

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• Bowdin, G., Allen, J., O'Toole, W., Harris, R., & McDonnell, I. (2011). Events management (3rd ed.). Routledge.

• Fenich, G. G. (2016). Meetings, expositions, events, and conventions: An introduction to the industry (4th ed.). Pearson.

• Getz, D., & Page, S. J. (2016). Event studies: Theory, research and policy for planned events (3rd ed.). Routledge.

• Kerzner, H. (2017). Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling (12th ed.). Wiley.

• Project Management Institute (PMI). (2021). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide) (7th ed.). PMI.

• Phillips, J. J., Breining, M. M., & Phillips, P. P. (2008). Return on investment in meetings and events. Routledge.

• Doran, G. T. (1981). There's a S.M.A.R.T. way to write management's goals and objectives. Management Review, 70(11), 35–36.

• Tarlow, P. (2002). Event risk management and safety. Wiley.

• Masterman, G. (2007). Sponsorship: For a return on investment. Butterworth-Heinemann.

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Daniela Sánchez Silva©