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Consejos para organizar un after office

Mejora el clima laboral, expande la red de contactos y genera nuevas oportunidades de negocio mediante las reuniones sociales empresariales.

La organización de un after office o reunión después del trabajo se ha convertido en una tradición muy popular en el mundo laboral actual. Estas ocasiones ofrecen a los profesionales la oportunidad de relajarse, socializar y fortalecer relaciones laborales en un ambiente más informal.

Sin embargo, planificar este evento de forma exitosa requiere más que simplemente elegir un lugar y una hora. En este artículo, te proporcionaré valiosos consejos y estrategias para organizar un after office inolvidable que beneficie tanto a tu equipo como a tu empresa.

Desde la selección del lugar adecuado hasta la gestión de la logística y la promoción del evento, te ayudo a asegurarte de que cada after office que organices sea un éxito rotundo. ¡Prepárate para aprender a planificar eventos que generen momentos memorables y fortalezcan los lazos entre colegas!

Características del formato

Un after office consiste en una reunión después del horario laboral, e incluye a los miembros de un mismo grupo de trabajo, aunque en determinadas ocasiones se pueden invitar a proveedores, distribuidores y clientes.

Los lugares elegidos podrán ser bares, hoteles, restaurantes o algún lugar de moda. Su elección dependerá del motivo por el cual se desarrollará el evento, como puede ser: cumpleaños, fin de año, fechas especiales o simplemente una reunión espontánea.

6 consejos para organizar un after office

1. Define el lugar indicado. Bares, restaurantes o clubes de moda en espacios cerrados o abiertos (dependiendo de la época del año) ofrecen precios especiales para este tipo de servicios, por lo que te aconsejo que planifiques la disponibilidad con tiempo, ya que algunos sitios de moda suelen tener muchísima demanda. Es importante aclarar si se desea compartir el lugar con otras personas o si se requiere de un lugar exclusivo.

2. Aprovecha los espacios dentro de la organización. En el caso que decidas realizar la reunión en las instalaciones de la organización tendrás que organizar una barra de bebidas (podrás incluir bebidas alcohólicas en el caso que la política de la organización lo permita), y disponer de un servicio de alimentos con modalidad autoservicio. También es una buena idea poner música y alquilar juegos, para que todos tengan algo que hacer mientras conversan.

3. Planifica la logística. Por cuestiones de costos y tiempos te recomiendo que el lugar elegido sea cercano al lugar de trabajo. En el caso de elegir un lugar alejado, es importante enviar planos detallados con la ubicación para que todos sepan cómo llegar. Al mismo tiempo, no olvides determinar quién efectuará el pago de los gastos, si la organización que convoca o los invitados.

4. Determina la lista de invitados. Es importante definir quiénes y cuántas personas serán las invitadas. Es recomendable que los jefes asistan a estas reuniones, ya que mejorará su liderazgo y comunicación con los equipos de trabajo. Además, te aconsejo que los temas a desarrollar sean estrictamente sociales, evitando los asuntos laborales por motivos de confidencialidad.

5. Ofrece la opción virtual. Puedes organizar la reunión de manera virtual a través de alguna aplicación como Google Meet, Zoom o Houseparty, y contratar a uno o varios bares y restaurantes para que lleven un kit sorpresa a los distintos domicilios de todos los colaboradores al mismo tiempo. Para lograr el éxito del evento te recomiendo que incorpores alguna actividad virtual como: un concurso, una degustación guiada, un show o una clase de cocina.

6. Establece la modalidad de invitación. Habitualmente, la invitación se realiza por correo electrónico, aunque también puedes utilizar las redes sociales internas, las carteleras, o las invitaciones impresas. No olvides incluir el horario de comienzo y finalización (en general este tipo de eventos se realizan durante la semana laboral y tienen una duración promedio de tres horas). Te aconsejo que la convocatoria la realices con una semana de anticipación.

Ejemplo de un flyer de invitación a un after office

Ideas para organizar after office creativos

Taller de coctelería

Organiza una actividad en la que puedan aprender a hacer algunos cócteles y luego degustarlos juntos.

Juego de escape (escape room)

Reserva una sesión en una sala de escape y desafía a tu equipo a trabajar juntos para resolver el acertijo y escapar de la habitación. En vez de un escape room físico, también pueden probar un escape room virtual, en el que pueden participar desde sus casas.

Picnic en el parque

Lleva a tu equipo a un parque cercano y organiza una tarde de picnic con comida y bebidas.

Clase de cocina

Reserva una clase de cocina y aprende a cocinar algo nuevo juntos. Luego pueden disfrutar de la comida que prepararon.

Torneo de videojuegos

Organiza un torneo de videojuegos y desafía a tu equipo a competir entre sí.

Cata de vinos

Reserva una cata de vinos en un bar o restaurante y aprende sobre diferentes vinos mientras disfrutan de una tarde relajada juntos.

Pintura y vino

Reserva un espacio en un estudio de pintura y vino y disfruten de una noche creativa mientras pintan y beben vino.

Concierto al aire libre

Busca un concierto al aire libre y disfruten juntos de la música y la atmósfera al aire libre.

Visita a una galería de arte

Puedes organizar una visita a una galería de arte local para admirar las obras de artistas contemporáneos. Luego de la visita, pueden comer disfrutar de una comida o bebida juntos.

Juego de bolos

Organiza una partida de bolos en un lugar cercano y pasen una tarde divertida compitiendo entre ustedes.

Noche de karaoke

Alquila una sala de karaoke y disfruten de una noche cantando y divirtiéndose juntos.

Cena temática

Organiza una cena temática en la que todos pueden vestirse de acuerdo con un tema elegido y disfrutar con platos originales. Existen muchas opciones, aquí te presento algunas ideas:

- Fiesta mexicana: Inspirada en la cultura mexicana con comida mexicana, decoración y música.

- Noche de casino: Con juegos de cartas, dados y ruleta, donde los invitados pueden jugar con fichas de juego y ganar premios.

- Cena de películas: En la que se proyecta una película y se sirven alimentos y bebidas que estén relacionados con el tema de la película.

- Fiesta de disfraces: Una cena temática en la que los invitados deben disfrazarse de acuerdo a un tema determinado, por ejemplo, de superhéroes, personajes de Disney, época medieval, entre otros.

- Cena de misterio: Un encuentro en el que los invitados deben resolver un misterio durante la cena, siguiendo pistas y hablando con otros invitados.

- Cena de degustación: Una cena en la que se ofrecen varios platos de diferentes regiones o países del mundo, para que los invitados prueben y descubran nuevos sabores.

- Cena de vino y queso: En este tipo de encuentro se sirven diferentes tipos de vino y queso, con maridajes perfectos para cada uno.

- Cena de lujo: Una cena en donde se sirve comida gourmet en un ambiente elegante y sofisticado.

- Cena de jardín: Un momento agradable donde se ofrece comida fresca y ligera, y los participantes están rodeados de plantas y flores, en un ambiente relajado al aire libre.

- Cena de parrilla: Una cena temática en la que se asan carnes y verduras a la parrilla, con acompañamientos y salsas deliciosas.

Ejemplo de invitación para cena temática para after office — Ejemplo de invitación para cena temática

Cine al aire libre

Si hay un cine al aire libre cerca de tu oficina, puedes organizar una salida para ver una película bajo las estrellas.

Visita a un parque de atracciones

En el caso que exista un parque de atracciones cercano, puedes organizar una tarde de diversión en las atracciones.

Degustación de cerveza

Si tienes colaboradores amantes de la cerveza, pueden reservar una degustación de cerveza y aprender sobre los diferentes tipos de cerveza y su elaboración.

Visita a un mercado nocturno

Si hay un mercado nocturno cerca de tu oficina, puedes organizar una salida para explorar los puestos de comida y comprar algunos recuerdos.

Visita a una bodega

Si hay una bodega de vino cerca, puedes organizar una visita y una degustación para aprender sobre el proceso de elaboración del vino.

Torneo de juegos de mesa

Pueden organizar un torneo de juegos de mesa y disfrutar de una tarde divertida jugando juntos.

Opciones de catering para un after office en la oficina

Existen varias opciones de catering que puedes considerar para un after office en la oficina. Algunas de ellas son:

- Picoteo: Puedes optar por un picoteo que incluya una variedad de snacks como frutos secos, chips, quesos y patés.

- Sándwiches: Los sándwiches son una opción clásica para el catering de un after office. Puedes elegir una variedad de panes, carnes, quesos, verduras y aderezos para que tus invitados armen su propio sándwich.

- Tablas de quesos y embutidos: Otra idea es ofrecer tablas de quesos y embutidos que incluyan una variedad de productos de alta calidad y que puedan ser acompañados con panes, frutos secos y mermeladas.

- Finger food: Si eliges una variante un poco más sofisticada, puedes optar por finger food. Esto incluye pequeños bocados que se pueden comer con las manos, como mini quiches, brochetas de pollo, empanadas y mini hamburguesas.

- Comida temática: Si quieres algo más divertido que sorprenda a los invitados, puedes elegir una temática para la comida. Por ejemplo, puedes hacer una barra de tacos o una estación de sushi.

Los eventos fuera de la oficina permiten crear vínculos de confianza que benefician el trabajo en equipo y, eventualmente, hacer negocios.

Ideas de catering para un after office virtual

Para un after office virtual, las opciones de catering son diferentes a las que se ofrecen en una reunión presencial. Algunas opciones que puedes considerar son:

- Envío de bebidas: Puedes enviar bebidas a tus invitados antes de la reunión virtual. Pueden ser bebidas alcohólicas o no alcohólicas, como cervezas, vino, refrescos, tés o cafés. De esta manera, todos podrán brindar y disfrutar de una bebida juntos durante la reunión virtual.

. Caja de snacks: Otra opción es enviar a tus invitados una caja de snacks para que puedan disfrutar durante la reunión virtual. La caja puede incluir una variedad de bocadillos, chocolates, frutos secos, galletas y otros snacks.

- Envío de comida: Si quieres que tus invitados tengan una experiencia gastronómica más completa, puedes enviarles comida a domicilio. Puedes optar por restaurantes que ofrecen servicio de entrega a domicilio o por servicios de catering que tengan opciones para entregas individuales.

- Cursos de cocina: En lugar de enviar comida, puedes enviar a tus invitados un kit de ingredientes y ofrecer un curso de cocina virtual. De esta manera, todos podrán cocinar juntos y disfrutar de la comida que prepararon.

- Happy Hour virtual: También puedes organizar un happy hour virtual en el que cada uno de tus invitados prepare su propia bebida y snack. De esta manera, todos podrán compartir sus opciones y disfrutar juntos.

Más allá de la opción elegida, se deberá tener en cuenta las necesidades y preferencias de los invitados, como dietas especiales o restricciones alimentarias.

Beneficios de organizar un after office

➛ Mejora en el ambiente laboral: Un after office promueve un ambiente de trabajo más relajado y amigable que mejora la moral y el bienestar de los empleados.

➛ Fortalece las relaciones: Dado que permite que los empleados se conozcan mejor y construyan relaciones más sólidas fuera del entorno laboral.

➛ Facilita el networking: Es una oportunidad ideal para que los empleados conozcan a personas de otras áreas o departamentos, lo que puede fomentar la colaboración y el intercambio de ideas.

➛ Reduce el estrés: Este formato de evento le brinda a los invitados la posibilidad de relajarse y olvidarse de las preocupaciones laborales por un tiempo.

➛ Mejora la productividad: Aunque pueda parecer contradictorio, un after office puede ayudar a mejorar la productividad de los empleados. Cuando los empleados se sienten valorados y motivados, es más probable que trabajen con más entusiasmo y eficiencia

➛ Permite el reconocimiento y aumenta la motivación: Estos encuentros son una forma de apreciar a los empleados por su arduo trabajo y motivarlos a seguir intentándolo.

➛ Refuerza y mejora la imagen de marca: Este tipo de encuentros pueden contribuir a mejorar la imagen de marca de una empresa y mostrar a los empleados y clientes potenciales que la empresa se preocupa por su bienestar.

➛ Fomenta la creatividad: Los eventos sociales pueden ser una oportunidad para fomentar la creatividad y la innovación entre los empleados. Las conversaciones informales y las ideas que surgen durante el after office pueden ser una fuente valiosa de inspiración para proyectos futuros.

Estos son solo algunos de los beneficios que puede traer la organización, pero cada negocio y cada situación es única, por lo que puede haber otras ventajas adicionales.