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Consejos efectivos para atraer clientes en una jornada de puertas abiertas

Un evento de puertas abiertas es una oportunidad ideal para dar a conocer las características de una organización a la comunidad.


jornada de puertas abiertas

Las jornadas de puertas abiertas son una estrategia efectiva para atraer clientes y dar a conocer tu negocio. Ya sea que tengas una tienda, un restaurante, una academia de yoga o cualquier otro tipo de empresa, organizar un evento de este tipo puede ser una excelente manera de conectarte con tu audiencia y aumentar tus ventas. Sin embargo, no basta con abrir las puertas y esperar a que la gente llegue por sí sola. Para que tu jornada de puertas abiertas sea un éxito, necesitas un plan efectivo.


En este artículo, te ofreceré consejos probados y efectivos para atraer clientes a tu jornada de puertas abiertas. Descubrirás estrategias de marketing, técnicas de promoción y consejos prácticos que te ayudarán a maximizar la participación y generar interés en tu evento.


¿Qué es una jornada de puertas abiertas?


Una jornada de puertas abiertas es un evento en el que una organización invita a uno o más públicos para que puedan conocer el lugar y el funcionamiento de sus instalaciones.


Este evento puede realizarse durante un día o varios, y puede perseguir diversos objetivos como los de un hotel, por ejemplo, para presentar sus salones, habitaciones y servicios gastronómicos, una industria para exhibir sus nuevas máquinas y equipos, una empresa para ofrecer capacitación, demostraciones y atención especializada, una aerolínea para llevar a sus invitados a conocer uno de sus aviones o un colegio para conseguir nuevos alumnos.


La invitación


Para lograr que el evento sea exitoso es importante armar un buen presupuesto y planificar la actividad con un mínimo de dos meses de anticipación. No olvides elegir las fechas teniendo en cuenta el calendario de los participantes.


A continuación, te presento algunas sugerencias sobre cómo y a quiénes invitar en una jornada de puertas abiertas:


1. Definir el objetivo de la jornada: Antes de invitar a nadie, es importante que tengas claro el objetivo de la jornada. ¿Quieres dar a conocer tus instalaciones, productos o servicios? ¿Quieres aumentar tu base de clientes o de estudiantes? ¿Quieres generar interacción con la comunidad? Tener claro el objetivo te ayudará a definir a quiénes invitar.


2. Identificar a los grupos interesados: Luego de definir el objetivo de la jornada, debes identificar a los grupos que estarían interesados en asistir. Por ejemplo, si tu objetivo es promocionar una escuela, podrías invitar a padres de familia, estudiantes actuales, maestros, autoridades educativas locales, etc. Si tu objetivo es dar a conocer tu empresa, podrías invitar a clientes actuales, potenciales clientes, proveedores, socios comerciales, etc.


3. Preparar la lista de invitados: Una vez que tengas claro a quiénes quieres invitar, prepara una lista con los nombres y las direcciones de correo electrónico o físicas de cada uno de ellos. Si tienes una base de datos de clientes, estudiantes, proveedores, etc., úsala para hacer llegar las invitaciones. También puedes usar las redes sociales para invitar a la comunidad en general.


4. Preparar las invitaciones: Las invitaciones deben ser claras y concisas, y deben incluir información sobre la fecha, hora, lugar y objetivo de la jornada. También puedes incluir un programa de actividades y un mapa del lugar. Las invitaciones pueden ser en formato físico o digital, según tu presupuesto y preferencias.


5. Personalizar las invitaciones: Si tienes la posibilidad, personaliza las invitaciones para cada grupo de invitados. Por ejemplo, si invitas a padres de familia, podrías incluir información sobre las actividades para niños, mientras que si invitas a proveedores, podrías destacar los beneficios de trabajar con tu empresa.


6. Hacer seguimiento a las invitaciones: Una vez que hayas enviado las invitaciones, haz un seguimiento para asegurarte de que llegaron a su destino. Puedes hacerlo por correo electrónico o por teléfono.



Modelo de invitación a una jornada de puertas abiertas


Modelo de invitación a una jornada de puertas abiertas

Desarrollo del evento


Durante la jornada, los invitados podrán recorrer las instalaciones, observar el modo de trabajo de los colaboradores, conocer los procesos de producción, valorar las inversiones y apreciar los beneficios que aporta la organización a la comunidad. Asegúrate de que el lugar esté limpio y ordenado, prepara los materiales que vas a necesitar y asegúrate de tener suficiente personal para atender a los invitados.


Es importante que se tomen las medidas de seguridad necesarias para el correcto funcionamiento del recorrido por las instalaciones.Todo debe estar en perfecto estado.


Procura preparar una ambientación especial y un servicio de comida adecuado a la cantidad de invitados. También puede ser una buena opción entregar unos presentes personalizados.


Es clave comunicar a los colaboradores sobre la visita e instruir a los que serán los anfitriones mediante una capacitación previa que se base en la atención al público y el desarrollo de habilidades comunicativas.


Respecto al traslado, deberá estar a cargo de los organizadores, los que también tendrán que coordinar la logística con los guías. Para agilizar la visita, prepara una lista de preguntas y respuestas frecuentes para el personal encargado del tour.


Jornada de puertas abiertas en formato virtual


En el caso que decidas hacer un evento digital se deberá crear un formulario de inscripción para inscribirse en el tour virtual, y chequear todos los aspectos técnicos con el área de tecnología de la organización.


Hay muchas plataformas disponibles para organizar eventos virtuales. Algunas opciones populares incluyen Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Skype. Asegúrate de elegir una plataforma que sea fácil de usar para los participantes y que tenga las funcionalidades que necesitas para realizar tu evento.


Prepara a tus presentadores. Verifica de que los presentadores estén familiarizados con la plataforma que vas a utilizar. Realiza una sesión de capacitación para que estén cómodos con las funcionalidades de la plataforma y sepan cómo manejar los recursos que van a utilizar.


Realiza pruebas previas. Antes de la jornada, es importante realizar pruebas previas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Realiza una sesión de prueba con los presentadores y asegúrate de que puedan compartir pantallas, videos y otros recursos que van a utilizar.


A la hora de realizar la jornada de puertas abiertas virtual, asegúrate de estar presente desde el inicio hasta el final de la jornada para responder preguntas y atender a los participantes.


Después de la jornada, envía un correo electrónico de agradecimiento a los participantes y solicita comentarios para mejorar en futuras jornadas de puertas abiertas virtuales.


6 ideas originales para organizar una jornada de puertas abiertas


1. Temática: Elige una temática para tu jornada de puertas abiertas y crea un ambiente acorde a ella. Por ejemplo, si se trata de una escuela de arte, puedes decorar el lugar con obras de arte y permitir que los visitantes participen en talleres.


2. Actividades interactivas: Ofrece actividades interactivas para que los visitantes se involucren en la experiencia. Por ejemplo, una sesión de preguntas y respuestas con el equipo, un recorrido por las instalaciones, demostraciones en vivo de productos o servicios.


3. Invitados especiales: Invita a invitados especiales a la jornada de puertas abiertas, como profesionales destacados o personalidades del sector. De esta manera, podrán compartir sus experiencias y conocimientos con los visitantes.


4. Premios y descuentos: Ofrece premios y descuentos especiales a los visitantes que participen en la jornada de puertas abiertas. Esto les incentivará a asistir y aumentará la probabilidad de que vuelvan en el futuro.


5. Networking: Organiza una sesión de networking para que los visitantes puedan conocer a otros profesionales y establecer contactos. Esto puede ser especialmente útil para estudiantes o personas que buscan nuevas oportunidades laborales.


6. Actividades para niños: Si la jornada de puertas abiertas es para un público amplio, incluye actividades para niños. Por ejemplo, una zona de juegos o talleres creativos.


Las jornadas de puertas abiertas son una excelente manera de obtener notoriedad, aumentar el conocimiento de la marca, impulsar las ventas y construir relaciones positivas con la comunidad y los colaboradores.

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Cómo elaborar el plan de difusión

El plan de difusión es clave para el éxito de una jornada de puertas abiertas, ya que de él depende en gran medida que la gente se entere y decida asistir.


A continuación te presento algunos pasos que puedes seguir para elaborar un plan de difusión efectivo:


1. Define tus objetivos: Antes de empezar a difundir tu jornada de puertas abiertas, es importante que tengas claro cuáles son tus objetivos y quiénes son tus públicos objetivos. ¿Quieres atraer a nuevos clientes? ¿Atraer a estudiantes para tu escuela? ¿Dar a conocer los productos o servicios que ofreces? Una vez que tengas claro esto, podrás definir mejor la estrategia de difusión.


2. Identifica tus canales de comunicación: Hay muchos canales de comunicación que puedes utilizar para difundir tu jornada de puertas abiertas. Algunos de los más comunes incluyen las redes sociales, los medios de comunicación, los folletos y carteles, los correos electrónicos y las invitaciones personalizadas. Piensa cuáles son los canales que mejor se adaptan a tus objetivos y a tu público objetivo.


3. Diseña tus materiales de difusión: Una vez que hayas identificado los canales de comunicación que vas a utilizar, es importante que diseñes tus materiales de difusión. Estos pueden incluir carteles, folletos, invitaciones personalizadas, publicaciones en redes sociales, correos electrónicos, entre otros. Asegúrate de que tus materiales sean atractivos y claros, con información precisa sobre la fecha, hora y lugar de la jornada de puertas abiertas.


4. Haz un calendario: Es importante que planifiques con anticipación cuándo y cómo vas a difundir tu jornada de puertas abiertas. Haz un calendario de difusión que incluya las fechas en las que vas a publicar en redes sociales, enviar correos electrónicos, colocar carteles, entre otras acciones. Asegúrate de que tu difusión empiece al menos un mes antes de la fecha de la jornada.


5. Usa las redes sociales: Las redes sociales son una herramienta muy poderosa para difundir eventos como una jornada de puertas abiertas. Crea un evento en Facebook, publica información sobre la jornada en Twitter, Instagram y LinkedIn. Utiliza hashtags específicos para que la información llegue a un público amplio y considera ofrecer premios o descuentos a quienes compartan el evento en sus redes sociales.


6. Contacta a los medios de comunicación: Si quieres llegar a una audiencia más amplia, puedes contactar a los medios de comunicación locales para que cubran tu jornada de puertas abiertas. Haz una lista de medios locales y envía un comunicado de prensa con la información relevante sobre la jornada.


7. Haz seguimiento: Una vez que hayas empezado a difundir tu jornada de puertas abiertas, es importante que hagas seguimiento para saber qué canales están funcionando mejor y ajustar tu plan de difusión si es necesario. Puedes hacer encuestas para conocer cómo se enteraron los asistentes de la jornada.



Evaluación y seguimiento


Al finalizar la jornada, tanto sea presencial como virtual te recomiendo realizar un seguimiento y enviar un correo de agradecimiento por la visita, junto con un resumen de la actividad e información adicional.


Por último, no olvides medir los resultado a través de las métricas, en el caso de los eventos virtuales, o a través de indicadores tales como la cantidad de visitas o las ventas, en el caso de que el evento haya sido presencial.

Estos algunos de los indicadores clave de desempeño que se pueden utilizar para medir el impacto de una jornada de puertas abiertas son:


- Número de asistentes: Este es un indicador básico para medir el éxito de la jornada de puertas abiertas. Cuanto mayor sea el número de asistentes, mayor será el impacto de la jornada.


- Tasa de conversión: La tasa de conversión es el porcentaje de asistentes que se convierten en clientes, estudiantes o colaboradores. Este indicador es clave para evaluar la efectividad de la jornada de puertas abiertas en términos de atraer nuevos clientes o colaboradores.


- Feedback de los asistentes: Es importante recoger el feedback de los asistentes para entender qué aspectos de la jornada funcionaron bien y cuáles se pueden mejorar en el futuro. Para esto se pueden utilizar encuestas o formularios de feedback.


- Número de visitas a la página web: Es clave medir el impacto que ha tenido la jornada de puertas abiertas en el tráfico de la página web de la empresa u organización. Un aumento en el número de visitas después de la jornada puede ser un indicador de que la jornada ha sido efectiva.


- Ventas generadas: Si el evento tiene como objetivo generar ventas, es importante medir cuántas ventas se han generado como resultado de la jornada.


- Número de seguidores o suscriptores: En el caso que el objetivo sea atraer nuevos seguidores o suscriptores, es clave medir cuántos nuevos seguidores o suscriptores se han generado como resultado de la jornada.



Beneficios de organizar una jornada de puertas abiertas


Eleva la imagen de la empresa: a través de este evento la empresa demuestra transparencia y compromiso con su producto o servicio.


Mayor conocimiento de la marca: permite a las empresas llegar a un público más amplio y aumentar el conocimiento de su marca.


Oportunidad de ventas: es una gran oportunidad para aumentar las ventas porque los visitantes pueden convertirse en clientes potenciales.


Mejora la relación con los públicos: al abrir sus puertas, una empresa demuestra su compromiso con el público y puede construir relaciones duraderas y positivas.


Oportunidades para establecer nuevos contactos: puede ser una oportunidad para establecer contactos con otras empresas y profesionales de la industria.


Aumenta la motivación del equipo: al involucrar a los empleados en una jornada de puertas abiertas, les brinda la oportunidad de demostrar sus habilidades y conocimientos, lo que puede aumentar su motivación y compromiso con la empresa.


La única forma universal de dar la bienvenida es una sonrisa.

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Daniela Sánchez Silva©

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